Sửa đổi cơ sở dữ liệu mới của bạn được tạo ra từ mẫu

Mọi mẫu được bao gồm trong Access là một ứng dụng theo dõi hoàn chỉnh có chứa các bảng, biểu mẫu, báo cáo, truy vấn, macro và mối quan hệ được xác định trước. Các mẫu này được thiết kế ngay lập tức hữu ích trong hộp, để bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu mới dựa trên mẫu và nhanh chóng thiết lập và sử dụng. Tuy nhiên, có thể có những lúc bạn muốn sửa đổi cơ sở dữ liệu mới — ví dụ: để thêm hoặc đổi tên trường hoặc thay đổi báo cáo.

Bài viết này giải thích cách thực hiện các sửa đổi phổ biến nhất mà bạn có thể muốn áp dụng cho cơ sở dữ liệu đã được tạo ra từ mẫu. Xem các liên kết đến các bài viết để biết thêm thông tin chuyên sâu về các khu vực cụ thể.

Bạn muốn làm gì?

Tìm hiểu những điều cơ bản về bảng và trường

Khi bạn tạo cơ sở dữ liệu, bạn lưu trữ dữ liệu của mình trong các bảng — danh sách dựa trên chủ đề của hàng và cột. Bạn lưu trữ các mục thông tin mà bạn muốn theo dõi trong các trường (còn được gọi là cột). Ví dụ, trong một bảng liên hệ, bạn có thể tạo các trường cho họ, tên, số điện thoại và địa chỉ. Đối với bảng sản phẩm, bạn có thể tạo trường cho tên sản phẩm, ID sản phẩm và giá cả.

Điều quan trọng là bạn chọn các trường cẩn thận. Ví dụ, thường là một ý tưởng tồi để tạo một trường để lưu trữ một giá trị được tính toán. Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể Access tính toán giá trị khi cần thiết. Khi bạn chọn trường, hãy tìm cách lưu trữ thông tin trong phần nhỏ nhất của nó. Ví dụ thay vì tên đầy đủ trong một trường duy nhất, hãy cân nhắc việc lưu trữ tên và họ một cách riêng biệt. Nói chung, nếu bạn cần báo cáo, sắp xếp, tìm kiếm hoặc thực hiện phép tính trên một mục thông tin, hãy đặt nó trong một trường.

Để biết thêm thông tin về cách thiết kế một cơ sở dữ liệu và chọn trường, hãy xem bài viết Những vấn đề cơ bản về thiết kế cơ sở dữ liệu.

Một trường có các đặc điểm xác định nhất định. Ví dụ, mọi trường đều có một tên duy nhất xác định trường đó trong một bảng. Một trường cũng có một kiểu dữ liệu được chọn để khớp với thông tin được lưu trữ. Loại dữ liệu sẽ xác định các giá trị có thể được lưu trữ và các hoạt động có thể được thực hiện trên các giá trị đó, cũng như dung lượng lưu trữ bao nhiêu để dành cho từng giá trị. Mỗi trường đều có một nhóm các thiết đặt được gọi là các thuộc tính xác định các đặc điểm xuất hiện hoặc hành vi của trường. Ví dụ, thuộc tính định dạng xác định bố trí Hiển thị của trường — nghĩa là, nó sẽ xuất hiện như thế nào khi hiển thị.

Thêm trường vào bảng

Bạn có thể dễ dàng thêm một trường vào bảng trong dạng xem biểu dữ liệu. Tuy nhiên, bạn cũng có thể thêm một trường vào một bảng trong dạng xem thiết kế. Trong dạng xem biểu dữ liệu, bạn thêm trường bằng cách nhập một số dữ liệu vào ô bên dưới Bấm vào để thêm đầu đề cột. Bạn cũng có thể thêm một trường vào bảng trong dạng xem thiết kế.

Để tìm hiểu thêm về cách thêm một trường vào bảng trong dạng xem biểu dữ liệu, hãy xem bài viết Thêm hoặc xóa cột trong biểu dữliệu.

Để tìm hiểu thêm về cách thêm một trường vào bảng trong dạng xem thiết kế, hãy xem bài viết tạo bảng và thêm trường.

Lưu ý: Khi bạn thêm một trường mới vào bảng, trường sẽ không tự động được thêm vào các biểu mẫu và báo cáo hiện có của bạn. Bạn phải thêm thủ công trường vào các biểu mẫu và báo cáo để nó xuất hiện trong đó.

Xóa trường khỏi bảng

Nếu có thể, bạn nên tránh xóa một trường khỏi cơ sở dữ liệu được tạo ra từ một trong các mẫu đã cung cấp — có thể là trường được sử dụng trong các đối tượng cơ sở dữ liệu khác, chẳng hạn như biểu mẫu và báo cáo. Vì vậy, việc xóa trường sẽ tạo ra hậu quả khi bạn cố gắng sử dụng các đối tượng cơ sở dữ liệu khác có thể sử dụng trường — các đối tượng cơ sở dữ liệu sẽ không hoạt động như mong đợi. Bạn sẽ phải loại bỏ bất kỳ tham chiếu nào vào trường từ tất cả các đối tượng sử dụng nó để cho những đối tượng khác hoạt động chính xác.

Khi bạn quyết định rằng bạn phải xóa một trường khỏi cơ sở dữ liệu đã được tạo ra từ một mẫu, bạn có thể làm như vậy trong dạng xem biểu dữ liệu hoặc dạng xem thiết kế. Hãy nhớ rằng nếu các đối tượng cơ sở dữ liệu khác tham chiếu đến trường đã xóa, bạn phải sửa đổi các đối tượng khác để loại bỏ tham chiếu. Ví dụ: nếu báo cáo có chứa một điều khiển bị ràng buộc với trường đã xóa và bạn chạy báo cáo, một thông báo lỗi xuất hiện, vì Access không thể tìm thấy dữ liệu cho trường đó.

Khi bạn xóa một trường, bạn xóa vĩnh viễn tất cả các thông tin được lưu trữ trong trường đó. Vì lý do đó, bạn nên dùng thận trọng khi xóa trường và bạn nên tạo bản sao lưu cơ sở dữ liệu của mình trước khi xóa trường.

Trước khi bạn có thể xóa một trường, bạn phải đảm bảo rằng nó không tham gia vào bất kỳ mối quan hệ bảng nào. Nếu bạn tìm cách xóa một trường mà những mối quan hệ tồn tại, bạn có thể truy nhập cảnh báo bạn rằng trước tiên bạn phải xóa bỏ mối quan hệ.

Để biết hướng dẫn từng bước về cách xóa mối quan hệ bảng, hãy xem bài viết tạo, chỉnh sửa hoặc xóa mối quan hệ.

Để biết hướng dẫn từng bước về cách xóa trường khỏi bảng, hãy xem bài viết xóa trường.

Đổi tên một trường hoặc bảng

Nếu có thể, bạn nên tránh đổi tên một trường hoặc bảng trong một cơ sở dữ liệu được tạo ra từ một trong các mẫu được cung cấp — có thể là trường hoặc bảng được sử dụng trong các đối tượng cơ sở dữ liệu khác, chẳng hạn như biểu mẫu và báo cáo. Do đó, việc đổi tên trường hoặc bảng có thể tạo ra những hậu quả khi bạn tìm cách sử dụng các đối tượng cơ sở dữ liệu khác mà sử dụng trường hoặc bảng. Các đối tượng khác có thể không hoạt động như dự kiến nếu họ vẫn tham chiếu đến tên cũ. Đối với các đối tượng khác hoạt động đúng, tên cũ phải được đổi thành tên mới. Nếu hộp kiểm thực hiện tự sửa tên được chọn trong thể loại cơ sở dữ liệu hiện tại của hộp thoại tùy chọn Access , phần lớn công việc này sẽ được thực hiện tự động.

Bạn có thể muốn thay đổi văn bản xuất hiện trong đầu đề cột ở dạng xem biểu dữ liệu. Bạn có thể làm như vậy mà không cần phải đổi tên trường. Nếu bạn chỉ muốn thay đổi văn bản trong đầu đề cột và bạn không muốn đổi tên trường đó, hãy xem mục thay đổi văn bản xuất hiện trong đầu đề cột.

Khi cần thiết, bạn có thể đổi tên bảng trong ngăn dẫn hướng hoặc đổi tên trường trong dạng xem biểu dữ liệu hoặc dạng xem thiết kế. Trước khi bạn thực hiện như vậy, bạn nên xem xét việc bật tùy chọn tự sửa tên , nếu nó chưa được bật.

Bật tùy chọn tự sửa tên

Khi bạn đổi tên một đối tượng cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như trường, bảng, biểu mẫu hoặc báo cáo, bạn thường muốn thay đổi tên sẽ được truyền đi khắp cơ sở dữ liệu. Nếu không, các đối tượng tham chiếu đến tên cũ sẽ không hoạt động như mong đợi. Access cung cấp tính năng tự sửa tên, giúp tuyên truyền các thay đổi tên. Theo mặc định, tự sửa tên được bật cho tất cả các cơ sở dữ liệu mới trong Access. Tuy nhiên, nếu nó bị tắt, bạn có thể thực hiện các thao tác sau để bật tính năng này.

Bật tùy chọn tự sửa tên

  1. Bấm vào Tệp > Tùy chọn

  2. Trong hộp thoại tùy chọn Access , trong ngăn bên trái, hãy bấm cơ sở dữ liệu hiện tại.

  3. Bên dưới tên tùy chọn tự sửa, chọn hộp kiểm theo dõi thông tin tự sửa tên , rồi chọn hộp kiểm thực hiện tự sửa tên .

  4. Nếu bạn muốn giữ lại một bảng để Nhật ký mỗi thay đổi được thực hiện theo tên tự sửa, hãy chọn hộp kiểm tự sửa đổi tên Nhật ký thay đổi .

  5. Bấm OK.

  6. Để lưu các thay đổi của bạn, hãy bấm lưu trên thanh công cụ truy nhập nhanh.

Lưu ý: Tính năng tự sửa tên không giống với tính năng tự sửa. Tính năng tự sửa tên các tham chiếu có thể sửa được giữa các đối tượng. Tính năng tự sửa được sửa các từ hoặc cụm từ sai chính tả thường xuyên.

Đổi tên trường trong dạng xem biểu dữ liệu

  1. Trong ngăn dẫn hướng, hãy bấm đúp vào bảng mà bạn muốn đổi tên trường.

    Bảng được mở trong dạng xem biểu dữ liệu.

  2. Bấm chuột phải vào đầu đề cột cho trường mà bạn muốn đổi tên, rồi bấm đổi tên trường trên menu lối tắt.

  3. Nhập tên mới cho trường và sau đó nhấn ENTER.

Đổi tên trường trong dạng xem thiết kế

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng mà bạn muốn đổi tên trường đó, rồi bấm dạng xem thiết kế trên menu lối tắt.

    Bảng được mở trong dạng xem thiết kế.

  2. Bấm vào ô trong cột tên trường cho trường bạn muốn đổi tên.

    Mẹo: Để chọn toàn bộ tên trường, chỉ trỏ đến bên trái ký tự đầu tiên trong tên cho đến khi con trỏ thay đổi thành mũi tên, rồi bấm vào.

  3. Chỉnh sửa văn bản để đổi tên trường.

  4. Để lưu các thay đổi của bạn, hãy bấm lưu trên thanh công cụ truy nhập nhanh.

Đổi tên bảng

Bạn có thể đổi tên bảng và hầu hết các đối tượng cơ sở dữ liệu khác trực tiếp từ ngăn dẫn hướng.

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng mà bạn muốn đổi tên, rồi bấm đổi tên trên menu lối tắt.

    Lưu ý: Bạn phải đóng tất cả các đối tượng đang mở tham chiếu bảng trước khi có thể đổi tên.

  2. Nhập tên mới, rồi nhấn ENTER.

  3. Để lưu các thay đổi của bạn, hãy bấm lưu trên thanh công cụ truy nhập nhanh.

Thay đổi văn bản xuất hiện trong đầu đề cột

Chú thích là tiêu đề hoặc đầu đề mà bạn có thể gán cho một trường bằng cách đặt thuộc tính chú thích của trường. Chú thích này là độc lập với tên trường — mỗi trường có tên trường và cũng có thể có một chú thích. Ví dụ, bạn có thể muốn tên trường của bạn là một từ duy nhất mà không có khoảng trắng. Sau đó, bạn có thể sử dụng thuộc tính chú thích để tạo tên mô tả khác bao gồm khoảng trống. Access sẽ hiển thị chú thích tại chỗ tên trường trong dạng xem biểu dữ liệu và trong nhãn và đầu đề trong các truy vấn, biểu mẫu và báo cáo.

Nếu bạn không cung cấp văn bản cho thuộc tính chú thích, tên trường được dùng theo mặc định.

Nếu bạn muốn thay đổi tên xuất hiện trong đầu đề cho một cột trong dạng xem biểu dữ liệu, bạn có thể làm như vậy mà không cần thay đổi tên trường bằng cách đặt thuộc tính chú thích của trường. Để thay đổi thuộc tính chú thích của trường, hãy làm như sau:

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng mà bạn muốn thay đổi chú thích đó, rồi bấm dạng xem thiết kế trên menu lối tắt.

    Bảng được mở trong dạng xem thiết kế.

  2. Bấm vào ô trong cột tên trường cho trường có thuộc tính chú thích mà bạn muốn đặt.

  3. Trong phần dưới cùng, bên dưới thuộc tính trường, trên tab chung , hãy bấm chúthích.

  4. Nhập chú thích mới cho trường.

  5. Để lưu các thay đổi của bạn, hãy bấm lưu trên thanh công cụ truy nhập nhanh.

Lần sau khi bạn mở bảng trong dạng xem biểu dữ liệu, chú thích thay vì tên trường sẽ xuất hiện trong đầu đề cột.

Đầu Trang

Thêm trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo

Khi bạn tạo một cơ sở dữ liệu mà bạn dựa trên mẫu, cơ sở dữ liệu của bạn sẽ chứa một số biểu mẫu được thiết kế sẵn, và các báo cáo mà bạn có thể làm việc ngay lập tức. Tuy nhiên, bạn có thể tìm thấy rằng bạn muốn thêm một trường bổ sung vào biểu mẫu hoặc báo cáo. Khi bạn thêm một trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo, bạn sẽ tạo được gọi là điều khiển.

Điều khiển là các đối tượng hiển thị dữ liệu, thực hiện hành động, cũng như để bạn xem và làm việc với các thông tin nhằm cải thiện giao diện người dùng, như nhãn và hình ảnh. Điều khiển có thể được ràng buộc, không bị ràng buộc và tính toán.

Để có danh sách đầy đủ các loại điều khiển mà bạn có thể sử dụng trong các biểu mẫu và báo cáo, hãy xem bài viết giới thiệu về điều khiển.

Thêm một trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo ở dạng xem bố trí

Sau khi bạn tạo một biểu mẫu hoặc báo cáo, bạn có thể dễ dàng tinh chỉnh thiết kế của nó bằng cách làm việc trong dạng xem bố trí. Bằng cách sử dụng dữ liệu trực tiếp thực tế làm hướng dẫn của bạn, bạn có thể điều chỉnh độ rộng của trường và sắp xếp lại các trường. Bạn có thể đặt các trường mới trên biểu mẫu hoặc báo cáo và đặt thuộc tính cho biểu mẫu hoặc báo cáo và điều khiển của họ.

Để chuyển sang dạng xem bố trí, trong ngăn dẫn hướng, hãy bấm chuột phải vào biểu mẫu hoặc báo cáo, rồi bấm dạng xem bố trí trên menu lối tắt. Ngoài ra, bạn có thể bấm vào nút dạng xem bố trí trên thanh trạng thái Access, hoặc bạn có thể bấm chuột phải vào tab Tài liệu cho biểu mẫu hoặc báo cáo, rồi bấm dạng xem bố trí trên menu lối tắt.

Mở bảng thuộc tính

  • Ở tab Thiết kế, trong nhóm Công cụ, bấm Bảng Thuộc tính.

    Lối tắt bàn phím Nhấn F4.

Bạn có thể sử dụng ngăn danh sách trường để thêm các trường từ bảng hoặc truy vấn bên dưới vào thiết kế của bạn. Để hiển thị ngăn danh sách trường , trên tab định dạng , trong nhóm điều khiển , bấm Thêm trường hiện có. Sau đó, bạn có thể kéo các trường trực tiếp từ ngăn danh sách trường vào thiết kế của bạn.

Hiển thị ngăn danh sách trường

  • Trên tab Thiết kế, trong nhóm Công cụ, bấm Thêm Trường Hiện có.

Thêm một trường từ ngăn danh sách trường

  • Để thêm một trường duy nhất, hãy kéo trường từ ngăn danh sách trường đến phần mà bạn muốn hiển thị trên biểu mẫu hoặc báo cáo.

  • Để thêm vài trường cùng một lúc, nhấn và giữ phím CTRL, rồi bấm vào trường bạn muốn. Kéo các trường đã chọn vào biểu mẫu hoặc báo cáo.

Khi bạn thả các trường vào một phần, Access sẽ tạo điều khiển hộp văn bản bị ràng buộc cho mỗi trường và tự động đặt một điều khiển nhãn bên cạnh mỗi trường.

Để biết thêm thông tin về biểu mẫu và báo cáo, hãy xem các bài viết Thêm một trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo, tạo biểu mẫu trong Accesstạo một báo cáo đơn giản.

Thêm một trường lưu trữ tài liệu, tệp hoặc hình ảnh

Bạn có thể sử dụng Access để thêm một trường có kiểu dữ liệu đính kèm để lưu trữ một hoặc nhiều tài liệu, tệp hoặc hình ảnh. Bạn có thể sử dụng trường đính kèm để lưu trữ một vài tệp trong một trường duy nhất. Thậm chí bạn có thể lưu trữ nhiều loại tệp trong trường đó. Ví dụ, trong cơ sở dữ liệu ứng viên việc làm, bạn có thể đính kèm một hoặc nhiều hồ sơ cá nhân, ngoài ảnh, vào bản ghi cho mỗi liên hệ.

Thêm một trường đính kèm vào một bảng

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng mà bạn muốn thêm trường, rồi bấm dạng xem thiết kế trên menu lối tắt.

    Bảng được mở trong dạng xem thiết kế.

  2. Trong cột tên trường , hãy bấm vào hàng trống đầu tiên và nhập tên cho trường mới.

  3. Bấm vào ô liền kề trong cột kiểu dữ liệu , rồi chọn phần đính kèm trong danh sách.

  4. Để lưu các thay đổi của bạn, hãy bấm lưu trên thanh công cụ truy nhập nhanh.

    Access có thể hiển thị thông báo cho biết bạn không thể hoàn tác các thay đổi của bạn sau khi bạn lưu bảng. Điều này có nghĩa là bạn không thể chuyển đổi trường thành kiểu dữ liệu khác, nhưng bạn có thể xóa trường đó, nếu bạn cho rằng mình đã có lỗi.

  5. Bấm vào để xác nhận thay đổi.

Sau khi bạn thêm trường đính kèm vào bảng, bạn có thể sử dụng hộp thoại phần đính kèm để thêm tài liệu, tệp hoặc hình ảnh vào bản ghi.

Thêm tệp đính kèm vào một trường

  1. Trong ngăn dẫn hướng, hãy bấm đúp vào bảng mà bạn muốn thêm phần đính kèm.

    Bảng được mở trong dạng xem biểu dữ liệu.

  2. Trong bảng, bấm đúp vào trường đính kèm.

    Hộp thoại Phần đính kèm sẽ xuất hiện.

  3. Bấm vào Thêm.

    Hộp thoại Chọn Tệp sẽ xuất hiện.

  4. Sử dụng danh sách Tìm trong để duyệt đến tệp hoặc tệp mà bạn muốn đính kèm vào bản ghi, chọn tệp hoặc tệp, rồi bấm mở.

    Lưu ý rằng bạn có thể chọn nhiều tệp thuộc loại dữ liệu được hỗ trợ.

  5. Trong hộp thoại Phần đính kèm, bấm OK để thêm tệp vào bảng của bạn.

    Access sẽ thêm các tệp vào trường và increments số cho biết phần đính kèm phù hợp.

  6. Lặp lại các bước này nếu cần để thêm tệp vào trường hiện tại hay các trường trong bảng của bạn.

Để biết thêm thông tin về các trường đính kèm, hãy xem bài viết đính kèm tệp và đồ họa vào các bản ghi trong cơ sở dữ liệu của bạn.

Đầu Trang

Thay đổi cách trường xuất hiện

Bạn có thể tùy chỉnh trường sẽ xuất hiện khi hiển thị. Ví dụ, bạn có thể đặt định dạng hiển thị để dùng trong toàn bộ cơ sở dữ liệu của mình, chẳng hạn như trong các biểu mẫu và báo cáo, hoặc khi một bảng được mở trong dạng xem biểu dữ liệu. Để thiết lập định dạng hiển thị, bạn đặt thuộc tính định dạng của trường. Thuộc tính định dạng của trường sau đó được kế thừa tự động theo biểu mẫu và báo cáo mới mà bạn tạo.

Đặt định dạng hiển thị trong dạng xem biểu dữ liệu

  1. Trong ngăn dẫn hướng, hãy bấm đúp vào bảng có chứa trường có định dạng mà bạn muốn đặt.
    Bảng được mở trong dạng xem biểu dữ liệu.

  2. Bấm vào trường có định dạng hiển thị mà bạn muốn đặt.

  3. Trên tab trường , trong nhóm định dạng , bấm vào mũi tên trong danh sách thả xuống bên cạnh định dạng, rồi chọn định dạng.

    Trường được hiển thị với định dạng hiển thị mới.

Đặt định dạng hiển thị trong dạng xem thiết kế

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng có chứa trường có định dạng hiển thị mà bạn muốn thay đổi, rồi bấm dạng xem thiết kế trên menu lối tắt.

    Bảng được mở trong dạng xem thiết kế.

  2. Bấm vào trường có định dạng hiển thị mà bạn muốn đặt.

  3. Bên dưới thuộc tính trường, trên tab chung , bấm vào hộp định dạng .

  4. Bấm vào danh sách thả xuống và chọn định dạng hiển thị.

  5. Để lưu các thay đổi của bạn, hãy bấm lưu trên thanh công cụ truy nhập nhanh.

Đầu Trang

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

×