Quan trọng: Tính năng hộp thư của site trong SharePoint đang bị gỡ xuống kể từ đầu tháng Ba năm 2017. Tính năng này sẽ bị loại bỏ hoàn toàn trong bản phát hành tương lai. Tổ SharePoint mới không còn có quyền truy nhập vào tính năng hộp thư của site nữa. Tổ chức SharePoint hiện tại không còn có thể tạo hộp thư của site mới. Mọi hộp thư của site đã được thiết lập và triển khai trước Tháng Ba 2017 sẽ tiếp tục hoạt động.
Chúng tôi sẽ cung cấp một quy trình để giúp chuyển tiếp các site hộp thư hiện có của site sang một Nhóm Microsoft 365 vào Tháng Chín 2017. Nếu bạn hiện đang sử dụng tính năng hộp thư của site trong SharePoint, bạn nên cân nhắc thay đổi sang Nhóm sản phẩm Microsoft 365 thay vào đó để hỗ trợ các kịch bản cộng tác email của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem Office 365 Nhóm Thay vì Hộp thư của Site.
Lưu ý: Tính năng hộp thư của site sẽ vẫn được hỗ trợ, nhưng đã bị SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint 2013 và SharePoint 2010. Khách hàng nên khám phá hộp thư chung như một giải pháp thay thế cho hộp thư của site.
Hộp thư của trang là tài khoản email và chia sẻ tài liệu trung tâm được truy nhập từ trang SharePoint. Nhóm của bạn có thể chọn dùng hộp thư của site để tập hợp các cuộc hội thoại email cấp độ nhóm phù hợp hoặc cộng tác để soạn thảo email quan trọng. Nhóm của bạn cũng có thể nhận thấy lợi ích khi chia sẻ các tài liệu quan trọng một cách an toàn bằng hộp thư của site.
Sau khi thiết lập hộp thư của site cho site của mình, một tài khoản email mới sẽ được tạo ra sử dụng tên site của bạn. Chẳng hạn như bạn có một site nhóm sử dụng URL này: http://contosobistro.sharepoint.com/HRTeamSite. địa chỉ email cho hộp thư của site sẽ là HRTeamSite@contosobistro.sharepoint.com. Để tìm hiểu thêm, hãy xem mục Thêm hộp thư của site để giữ email theo ngữ cảnh.
Tập hợp các cuộc hội thoại email cấp độ nhóm
Nhiều nhóm có các cuộc trò chuyện bằng email thường xuyên. Một số hội thoại có những thông tin có thể là một tham chiếu hữu ích trong tương lai. Thay vì mất thông tin đó trong hộp thư đến của riêng bạn, bạn có thể chuyển tiếp email hữu ích nhất trong chuỗi thư đến hộp thư site của mình. Tất cả những ai có quyền Đóng góp cho site của bạn đều có thể mở hộp thư của site và xem thư đó. Việc này cung cấp một bản ghi email trong hộp thư của site để các thành viên nhóm có thể tìm thấy thông tin mà họ cần sau này.
Một lợi ích khác cho việc thu thập các cuộc hội thoại email cấp độ nhóm là chỉ cần CC địa chỉ email hộp thư của site khi gửi email cho nhóm. Thậm chí bạn có thể gắn cả địa chỉ email hộp thư của site trong nhóm liên hệ hoặc danh sách phân phối, để địa chỉ đó tự động được bao gồm bất cứ khi nào bạn gửi thư cho nhóm của mình.
Bạn muốn tìm hiểu thêm? Hãy xem Dùng hộp thư của site để điều phối email nhóm.
Chia sẻ tài liệu với người khác
Mỗi nhóm đều có một số loại tài liệu cần lưu trữ ở đâu đó và cần thường xuyên chia sẻ với những người khác. Nếu bạn lưu trữ tài liệu của nhóm mình trên site SharePoint, bạn có thể dùng ứng dụng Hộp thư của Site để chia sẻ các tài liệu này với những người có quyền truy nhập site.
Quan trọng: Khi người dùng xem hộp thư của site trong Outlook, họ sẽ thấy một danh sách tất cả các tài liệu trong thư viện tài liệu của site đó. Hộp thư của site trình bày cùng một danh sách các tài liệu cho mọi người dùng, do đó một số người dùng có thể nhìn thấy tài liệu nhưng họ không có quyền truy nhập để mở.
Bạn muốn tìm hiểu thêm? Hãy xem phần Dùng hộp thư của site để cộng tác trên tài liệu.
Xem thêm
Dùng hộp thư của site để sắp xếp email cho một nhóm hoặc dự án
