Tạo các dạng xem PivotTable hoặc PivotChart trong cơ sở dữ liệu Access trên máy tính

Xem dữ liệu chi tiết

Bạn có thể bấm vào dấu cộng (+) ở bên phải của nhân viên bán hàng hoặc bên dưới khu vực để xem các bản ghi chi tiết riêng lẻ. Minh họa sau đây cho thấy dữ liệu chi tiết cho Anne Dodsworth.

Các trường chi tiết này tồn tại trong nguồn bản ghi tiềm ẩn.

Trường chi tiết được tính toán sử dụng một biểu thức dựa trên các trường chi tiết khác.

Những giao dịch cá nhân này đã được quản lý bởi Anne Dodsworth ở khu vực Tây Duyên Hải.

Trường tóm tắt và dữ liệu xuất hiện ở phía dưới cùng của dạng xem.

Bạn có thể bấm vào dấu trừ (-) ở bên phải của nhân viên bán hàng hoặc khu vực để ẩn dữ liệu chi tiết tương ứng.

Đầu Trang

Xem các mục riêng lẻ

Khi một vùng cột có nhiều trường, bạn có thể bấm vào dấu cộng (+) hoặc dấu trừ (-) ở bên trái mục để hiện hoặc ẩn các mục mức thấp hơn. Ví dụ, để hiển thị dữ liệu tóm tắt hoặc chi tiết cho từng thành phố trên bờ Tây, hãy bấm vào dấu cộng (+) ở bên trái của bờ Tây.

Minh họa sau đây cho thấy các giá trị tóm tắt cho mỗi thành phố trong nhóm bờ Tây.

Các mục của trường thành phố được nhóm trong nhóm tùy chỉnh West Coast.

Tóm tắt dữ liệu cho Elgin.

Bấm vào đây sẽ hiển thị khách hàng dựa theo thông tin về Elgin và tổng hợp dữ liệu cho mỗi khách hàng.

Bấm vào đây Hiển thị dữ liệu chi tiết cho Elgin.

Đầu Trang

Thêm trường hàng

Trường hàng là các trường tạo ra các hàng của PivotTable. Trong hình minh họa ở đầu bài viết này, nhân viên bán hàng là trường hàng.

Để thêm một trường hàng:

• Kéo trường từ danh sách trường vào khu vực được đánh dấu thả trường hàng ở đây trong pivottable.

Ngoài ra, bạn có thể thêm trường bộ lọc bằng cách sử dụng quy trình sau đây:

1. Chọn trường trong danh sách trường.

2. Ở cuối danh sách trường, hãy chọn vùng hàng từ danh sách thả xuống, rồi bấm Thêm vào.

Thêm trường cột

Như tên ngụ ý, các trường cột là những cột tạo nên các cột của PivotTable. Trong hình minh họa ở đầu bài viết này, thành phố và customerid là các trường cột.

Để thêm trường cột:

• Kéo trường từ danh sách trường đến khu vực được đánh dấu thả trường cột ở đây trong pivottable.

Ngoài ra, bạn có thể thêm trường bộ lọc bằng cách sử dụng quy trình sau đây:

1. Chọn trường trong danh sách trường.

2. Ở cuối danh sách trường, hãy chọn vùng cột từ danh sách thả xuống, rồi bấm Thêm vào.

Thêm trường chi tiết

Các trường chi tiết là các ô chi tiết của PivotTable. Trong hình minh họa ở đầu bài viết này, tên sản phẩm, giá đơn vịvà trường số lượng là tất cả các trường chi tiết.

Để thêm một trường chi tiết:

• Kéo trường từ danh sách trường vào khu vực được đánh dấu thả tổng cộng hoặc các trường chi tiết ở đây trong pivottable.

Ngoài ra, bạn có thể thêm trường bộ lọc bằng cách sử dụng quy trình sau đây:

1. Chọn trường trong danh sách trường.

2. Ở cuối danh sách trường, chọn khu vực chi tiết từ danh sách thả xuống, rồi bấm Thêm vào.

Thêm trường bộ lọc

Các trường bộ lọc là tùy chọn. Việc thêm trường bộ lọc cho phép bạn lọc toàn bộ PivotTable theo giá trị. Ví dụ, trong hình minh họa đầu tiên ở đầu bài viết này, trường quốc gia đã được thêm dưới dạng một trường bộ lọc. Kết quả là toàn bộ PivotTable đều có thể được lọc cho các quốc gia cụ thể.

Để thêm một trường bộ lọc:

• Kéo trường từ danh sách trường đến khu vực được đánh dấu thả các trường trong bộ lọc ở đây trong pivottable.

Ngoài ra, bạn có thể thêm trường bộ lọc bằng cách sử dụng quy trình sau đây:

1. Chọn trường trong danh sách trường.

2. Ở cuối danh sách trường, chọn vùng lọc từ danh sách thả xuống, rồi bấm Thêm vào.

Di chuyển trường

• Kéo tên trường đến vị trí bạn muốn. Đảm bảo bạn có thể kéo chính tên trường (ví dụ, nhân viên bánhàng) và không phải là một trong các giá trị trường.

Xóa trường

• Chọn tên trường mà bạn muốn xóa, sau đó trên tab thiết kế , trong nhóm trường hiện hoạt , hãy bấm loại bỏ trường.
  
  

  Lưu ý:  Hành động này sẽ loại bỏ trường khỏi dạng xem, nhưng trường vẫn sẵn dùng trong nguồn dữ liệu cơ bản.

Thêm các trường chi tiết được tính toán

1. Trên tab thiết kế , trong nhóm công cụ , hãy bấm công thức, rồi bấm vào tạo trường chi tiết được tính toán.
   
   Access sẽ hiển thị hộp thoại thuộc tính .
   

2. Trong hộp tên , nhập tên cho trường được tính toán.

3. Trong hộp lớn hơn bên dưới hộp tên , hãy nhập tính toán mà bạn muốn thực hiện, ví dụ:
   
   số lượng unitprice *
   

   Mẹo:  Trong khi bạn nhập phép tính, bạn có thể sử dụng danh sách thả xuống và chèn tham chiếu đến nút ở cuối hộp thoại thuộc tính để thêm trường vào phép tính.

4. Bấm Thay đổi. Access sẽ thêm trường được tính toán vào danh sách trường.

5. Lặp lại các bước từ 2 đến 4 cho bất kỳ trường được tính toán nào khác mà bạn muốn tạo.

6. Đóng hộp thoại thuộc tính.

7. Thêm trường được tính toán vào PivotTable cho mỗi hướng dẫn trong phần Thêm trường chi tiết.

Thêm tổng trường

1. Hãy đảm bảo rằng các ô chi tiết được hiển thị: chọn một nhãn đầu đề cột, sau đó trên tab thiết kế , trong nhóm hiện/ẩn , bấm vào hiện chi tiết.

2. Chọn một trong các giá trị chi tiết mà bạn muốn thêm tổng.

3. Trên tab thiết kế , trong nhóm công cụ , bấm vào autocalc, rồi bấm vào loại tổng bạn muốn thêm.

4. Lặp lại bước 3 cho bất kỳ loại tổng nào khác mà bạn muốn thêm vào.

Thêm trường

• Để thêm một trường, hãy kéo nó từ danh sách trường vào một trong các vùng thả "" trên biểu đồ. Ngoài ra, bạn có thể chọn trường trong danh sách trường, sau đó ở cuối danh sách trường, hãy chọn khu vực mà bạn muốn thêm trường, rồi bấm Thêm vào.

  • Nếu bạn không thấy vùng thả, trên tab thiết kế , trong nhóm hiện/ẩn , hãy bấm vào vùng thả.

  • Nếu bạn không nhìn thấy danh sách trường, trên tab thiết kế , trong nhóm hiện/ẩn , hãy bấm danh sách trường.

Xóa trường

• Để xóa một trường, hãy chọn nhãn của nó trên biểu đồ, rồi nhấn DELETE. Ngoài ra, bạn có thể kéo trường ra khỏi biểu đồ.

Nhóm dữ liệu

1. Chọn một tên trường trong biểu đồ.

2. Nếu hộp thoại thuộc tính chưa được hiển thị, hãy bấm chuột phải vào tên trường rồi bấm thuộc tính.

3. Trong hộp thoại thuộc tính , hãy bấm tab bộ lọc và nhóm .

4. Bên dưới nhóm, trong danh sách các mục nhóm theo , hãy chọn tùy chọn Nhóm mà bạn muốn. Ví dụ, trên một trường ngày, bạn có thể bấm vào năm. Trên trường văn bản, bạn có thể nhóm theo các ký tự tiền tố, ví dụ: 3 ký tự đầu tiên của tên.

Lọc dữ liệu

1. Chọn một điểm đánh dấu dữ liệu trong biểu đồ.

2. Nếu hộp thoại thuộc tính chưa được hiển thị, hãy bấm chuột phải vào đánh dấu dữ liệu, rồi bấm thuộc tính.

3. Trên tab bộ lọc và nhóm của hộp thoại thuộc tính , bên dưới lọc, chọn loại lọc và số lượng mục mà bạn muốn hiển thị. Ví dụ, để xem 5 mục trên cùng, hãy chọn trên cùng trong danh sách Hiển thị , rồi nhập 5 vào hộp mục .

Sắp xếp dữ liệu

• Bấm chuột phải vào một điểm đánh dấu dữ liệu trong biểu đồ, trỏ đến sắp xếp, rồi bấm vào tùy chọn sắp xếp bạn muốn.

Tiêu đề trục

1. Chọn tiêu đề trục mà bạn muốn định dạng.

2. Nếu hộp thoại thuộc tính chưa được hiển thị, hãy bấm chuột phải vào tiêu đề rồi bấm thuộc tính.

3. Trong hộp thoại thuộc tính , bấm tab định dạng và trong hộp chú thích, nhập văn bản bạn muốn hiển thị.

4. Bên dưới định dạng văn bản trên cùng một tab, hãy chọn tùy chọn định dạng bạn muốn.

Nhãn dữ liệu

1. Bấm vào nhãn dữ liệu (ví dụ, một trong các nhãn dọc theo trục thể loại (x).

2. Bấm lại vào nhãn để chọn tất cả các nhãn dọc theo trục.

3. Nếu hộp thoại thuộc tính chưa được hiển thị, hãy bấm chuột phải vào một trong các nhãn và sau đó bấm thuộc tính.

4. Trong hộp thoại thuộc tính , bấm tab định dạng , rồi chọn các tùy chọn định dạng mà bạn muốn.