Tạo một công cụ theo dõi tài nguyên giải pháp sử dụng InfoPath và Excel

Tác vụ 1: mở và tùy chỉnh mẫu biểu mẫu theo dõi tài nguyên

Vì bạn không thể phát hành mẫu biểu mẫu vào danh sách người nhận email nếu nó có một điều khiển hộp văn bản có chứa hình ảnh được nối kết, bạn cần thực hiện thay đổi nhỏ cho biểu mẫu mẫu theo dõi tài nguyên.

1. Trên menu tệp , hãy bấm thiết kế mẫu biểu mẫu.

2. Trong hộp thoại thiết kế mẫu biểu mẫu , bên dưới mở mẫu biểu mẫu, hãy bấm tùy chỉnh mẫu.

3. Trong hộp thoại bắt đầu , bấm vào trình theo dõi tài nguyên mẫu, rồi bên dưới tác vụ biểu mẫu, hãy bấm thiết kế biểu mẫu này.

4. Bấm chuột phải vào điều khiển Assetnotes , trỏ đến thuộc tính hộp văn bản có định dạng, bấm vào tab Hiển thị , sau đó bên dưới định dạng sẵn dùng, hãy xóa hộp kiểm hình ảnh được liên kết .

Tác vụ 2: xác định các tùy chọn gửi

Nhiệm vụ tiếp theo là xác định các tùy chọn gửi để nhân viên có thể gửi một tệp biểu mẫu được đặt tên duy nhất (. xml) vào tài khoản email của nhà sản xuất của quyết định dưới dạng tệp đính kèm.

1. Trên menu công cụ , bấm vào tùy chọn gửi.

2. Trong hộp thoại tùy chọn gửi , chọn hộp kiểm cho phép người dùng gửi biểu mẫu này .

3. Bấm gửi dữ liệu biểu mẫu đến một đích duy nhất, sau đó trong danh sách, bấm vào email.

4. Bấm vào Thêm.

   Trình hướng dẫn kết nối dữ liệu xuất hiện.

5. Trong hộp đến , hãy nhập biệt danh của quyết định-Maker sẽ nhận được tất cả các biểu mẫu đã gửi.

6. Để xác định dòng chủ đề duy nhất, trong hộp chủ đề :

   • Bấm vào chèn công thức .

   • Nhập công thức sau đây:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

• Bấm vào xác nhận công thức, rồi bấm OK hai lần.

• Trong hộp giới thiệu , hãy nhập một tin nhắn thích hợp hoặc thêm hướng dẫn quan trọng cho giải pháp này.

• Bấm Tiếp theo.

• Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, hãy bấm gửi dữ liệu biểu mẫu dưới dạng phần đính kèm, rồi chọn hộp kiểm đính kèm mẫu biểu mẫu để đảm bảo rằng người dùng có thể mở hộp kiểm biểu mẫu .

  Điều này giúp đảm bảo rằng các nhân viên có quyền truy nhập vào tệp mẫu biểu mẫu (. xsn) trong trường hợp họ không thể truy nhập nó từ vị trí mạng của nó.

• Để chỉ định một tên tệp duy nhất cho từng tệp biểu mẫu (. xml) trong hộp tên phần đính kèm :

  1. Bấm vào chèn công thức .

  2. Nhập công thức giống như một công thức trên dòng chủ đề :

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

1. Bấm vào xác nhận công thức, rồi bấm OK hai lần.

• Bấm Tiếp theo.

• Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, trong hộp nhập tên cho kết nối dữ liệu này , hãy nhập tên mô tả cho kết nối dữ liệu đệ trình này.

• Xác minh rằng thông tin là chính xác trong phần tóm tắt , rồi bấm kết thúc.

• Lưu biểu mẫu đó vào một thư mục mạng công cộng có thể truy nhập được vào quyết định và cho tất cả nhân viên.

Đầu trang

Tác vụ 1: trích xuất tệp lược đồ từ InfoPath

1. Trong InfoPath, hãy mở tệp mẫu hình mẫu theo dõi tài nguyên.

2. Trên menu công cụ , bấm vào thiết kế biểu mẫu này.

3. Trên menu tệp , bấm lưu dưới dạng tệp nguồn.

4. Trong hộp thoại duyệt thư mục , chọn một thư mục hoặc tạo một thư mục mới mà bạn muốn lưu trữ tệp lược đồ.

Lưu ý vị trí của thư mục ở đó tất cả các tệp nguồn được lưu và tên của tệp lược đồ, trong trường hợp này, myschema. xsd, chứa định nghĩa lược đồ của dữ liệu XML biểu mẫu.

Tác vụ 2: ánh xạ tệp lược đồ InfoPath trong Excel

1. Tạo một tệp Excel mới, rồi lưu nó vào một vị trí có thể truy nhập được vào quyết định.

2. Trong Excel, nếu tab nhà phát triển không hiển thị, hãy thực hiện như sau:

   1. Bấm Nút Microsoft Office , sau đó bấm Tùy chọn Excel.

   2. Trong danh mục phổ biến , dưới tùy chọn hàng đầu để làm việc với Excel, hãy chọn hộp kiểm Hiển thị tab nhà phát triển trong dải băng , rồi bấm OK.

      Lưu ý: Dải băng là một cấu phần của Giao diện người dùng Microsoft Office Fluent.

3. Trên tab Nhà phát triển, trong nhóm XML, bấm Nguồn.

   

   Ngăn tác vụ nguồn XML sẽ được hiển thị.

4. Bấm vào bản đồ XML, sau đó trong hộp thoại bản đồ XML , bấm Thêm.

5. Trên máy tính đang chạy Windows Vista    

   1. Trong thanh địa chỉ, hãy bấm vào ổ đĩa hoặc thư mục có chứa tệp myschema. xsd mà bạn đã tạo trong bước 2 của phần, nhiệm vụ 1: trích tệp lược đồ từ InfoPath.

      Trên máy tính đang chạy Microsoft Windows XP    

   2. Trong danh sách Tìm trong , hãy bấm vào ổ đĩa hoặc thư mục có chứa tệp myschema. xsd mà bạn đã tạo trong bước 2 của phần đó, nhiệm vụ 1: trích tệp lược đồ từ InfoPath.

6. Bấm vào tệp rồi bấm Mở.

7. Khi hộp thoại nhiều Roots xuất hiện, hãy bấm vào nút gốc assettracking được xác định trong tệp myschema. Xsd, rồi bấm OK.

   Ánh xạ XML được hiển thị trong ngăn tác vụ nguồn XML .

8. Kéo ns1: yếu tố nút tài nguyên, là một thành phần XML lặp lại, đến vị trí trang tính nơi bạn muốn bảng Excel xuất hiện.

   

Tác vụ 3: tùy chỉnh bố trí của bảng Excel

Theo mặc định, Excel dùng tên phần tử XML làm đầu đề cột cho bảng. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi các đầu đề cột bằng cách chỉnh sửa các ô tiêu đề cột.

1. Để sửa đổi tiêu đề cột mặc định, hãy giữ cho bảng Excel được chọn, tìm tiền tố chuỗi sau đây, ns1: tài sảnvà loại bỏ nó. Ví dụ, bạn có thể thay đổi ns1: assetID thành ID.

   

2. Để điều chỉnh độ rộng cột, hãy bấm vào nút chọn tất cả , rồi bấm đúp vào bất kỳ ranh giới đầu đề cột nào.

Đầu trang

Tác vụ 1: xuất biểu mẫu từ Outlook sang một thư mục Windows

1. Trong Outlook, hãy chọn thư mục chứa tất cả các biểu mẫu mà bạn đã nhận được từ các nhân viên, rồi nhấn CTRL + A để chọn tất cả các thư email biểu mẫu.

2. Bấm chuột phải vào vùng chọn, trỏ đến hành động InfoPath, rồi bấm xuất biểu mẫu.

3. Trong hộp thoại xuất biểu mẫu , chọn một thư mục, rồi nhấn OK.

Tác vụ 2: nhập các biểu mẫu vào Excel

1. Trong sổ làm việc Excel mà bạn đã tạo trong bước 2: ánh xạ tệp Schema và tùy chỉnh bố trí bảng trong Excel, hãy chọn một trong các ô được ánh xạ trong bảng Excel.

2. Trên tab nhà phát triển , trong nhóm XML , bấm nhập.

   

   Hộp thoại nhập XML được hiển thị.

3. Trên máy tính đang chạy Windows Vista    

   • Trong thanh địa chỉ, hãy bấm vào thư mục có chứa tệp dữ liệu XML (. xml) được tạo trong tác vụ 1: xuất biểu mẫu từ Outlook vào một thư mục Windows.

     Trên máy tính đang chạy Microsoft Windows XP    

   • Trong danh sách Tìm trong , hãy bấm thư mục có chứa tệp dữ liệu XML (. xml) được tạo trong tác vụ 1: xuất biểu mẫu từ Outlook vào một thư mục Windows.

4. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Nếu các tệp được liên tục, hãy nhấn SHIFT, rồi bấm vào tệp thứ nhất và cuối cùng trong danh sách.

   • Nếu các tệp không liên tục, hãy nhấn CTRL, rồi bấm vào từng tệp mà bạn muốn nhập trong danh sách.

5. Bấm Nhập.

   

Theo mặc định, Excel sẽ ghi đè bất kỳ dữ liệu hiện có nào trong các ô được ánh xạ, đây là kết quả cuối cùng mong muốn cho giải pháp kinh doanh này. Tuy nhiên, một nhà sản xuất quyết định có thể, ví dụ, nhập dữ liệu vài lần để đo tiến độ trước thời hạn đã lên lịch.

Để biết thêm thông tin, hãy xem kết nối với TỆP XML.

Tác vụ 3: làm mới báo cáo PivotTable và PivotChart

• Bấm vào một ô trong báo cáo PivotTable.

• Trên tab tùy chọn , trong nhóm dữ liệu , hãy bấm vào mũi tên bên cạnh làm mới tất cả, rồi bấm làm mới.

  

Sổ làm việc Excel hiện đã chứa tất cả các báo cáo dữ liệu và tóm tắt mà bạn cần giúp bạn phân bổ ngân sách thiết bị cho năm sau. Tất nhiên, bạn có thể thực hiện phân tích thêm trong sổ làm việc Excel nếu cần, chẳng hạn như sắp xếp, lọc hoặc định dạng có điều kiện dữ liệu.

Đầu trang

Sử dụng danh sách SharePoint

Từ InfoPath, bạn có thể dễ dàng sử dụng danh sách SharePoint dưới dạng nguồn dữ liệu chỉ đọc. Bạn có thể thực hiện một trong hai thao tác sau:

• Từ danh sách SharePoint, xuất dữ liệu sang Excel, điều này sẽ tự động tạo kết nối dữ liệu trong Excel.

• Từ Excel, rõ ràng là tạo kết nối dữ liệu vào danh sách SharePoint.

Sau khi tạo kết nối dữ liệu, bạn có thể làm mới dữ liệu trong Excel để truy xuất dữ liệu up-to-date.

Bạn có thể sử dụng danh sách SharePoint để thêm và cập nhật dữ liệu, sử dụng biểu mẫu InfoPath để hiển thị một mục từ danh sách (ví dụ, một mục phức tạp hay dài nhất được hiển thị theo chiều dọc), sau đó dùng Excel để phân tích thêm dữ liệu.

1. Hiển thị một mục duy nhất để xem trước dễ dàng trong InfoPath.

2. thêm và cập nhật dữ liệu trong một danh sách SharePoint.

3. làm mới và báo cáo Cập Nhật với Excel.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Thêm một kết nối dữ liệu vào một thư viện hoặc danh sách tài liệu SharePoint

Sử dụng cơ sở dữ liệu Access

Từ InfoPath, bạn có thể tạo kết nối đọc/ghi vào cơ sở dữ liệu Access. Từ Excel, bạn có thể tạo kết nối dữ liệu rõ ràng đến cơ sở dữ liệu Access mà bạn có thể làm mới để truy xuất dữ liệu up-to-date. Thậm chí bạn có thể xác định kết nối tự động làm mới khi sổ làm việc được mở hoặc làm mới theo định kỳ, chẳng hạn như mỗi 5 phút.

Bạn có thể sử dụng cơ sở dữ liệu Access làm trung gian giữa InfoPath và Excel. Khi bạn gửi một biểu mẫu InfoPath để truy nhập, bạn sẽ cập nhật cơ sở dữ liệu Access. Khi bạn làm mới kết nối dữ liệu trong Excel, bạn truy xuất dữ liệu được Cập Nhật từ Access. Trong hiệu ứng, bạn sẽ gửi gián tiếp dữ liệu từ InfoPath sang sổ làm việc Excel.

1. Hiển thị và gửi biểu mẫu đến cơ sở dữ liệu Access.

2. lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Access.

3. làm mới và báo cáo Cập Nhật với Excel.

Để biết thêm thông tin, hãy xem thiết kế mẫu biểu mẫu dựa trên cơ sở dữ liệu Microsoft Access.

Đầu trang