Sử dụng một trường danh sách giá trị khi bạn có một tập hợp giới hạn các giá trị không thay đổi thường xuyên, chẳng hạn như thang xếp hạng hoặc danh mục chi phí.
Lưu ý Access có các loại trường danh sách khác: trường tra cứu để tra cứu các dữ liệu trùng khớp trong bảng (chẳng hạn như trường ID để tra cứu Tên đầy đủ) và trường đa giá trị có thể lưu trữ đến 100 giá trị trong một trường, được tách biệt bằng các dấu phẩy (,). Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Tạo hoặc xóa trường tra cứu và Tạo hoặc xóa trường đa giá trị.
Trong bài viết này
Tạo trường danh sách giá trị
-
Mở bảng ở Dạng xem thiết kế.
-
Bấm vào ô trong cột Kiểu dữ liệu tương ứng với cột mà bạn muốn xác định dưới dạng một trường tra cứu, bấm vào mũi tên xuống rồi bấm Trình hướng dẫn tra cứu.
Lưu ý Trình hướng dẫn Tra cứu tạo ba loại danh sách tùy thuộc vào các lựa chọn mà bạn thực hiện trong trình hướng dẫn: trường tra cứu, trường danh sách giá trị và trường đa giá trị.
-
Cẩn thận làm theo các bước sau trong trình hướng dẫn:
-
Trên trang đầu tiên, chọn Tôi sẽ nhập giá trị mà tôi muốn, rồi bấm vào Tiếp theo.
-
Trên trang thứ hai, duy trì chọn 1 cột, nhập nhiều giá trị, một giá trị trong mỗi hàng dưới tiêu đề cột, rồi bấm Tiếp theo.
-
Trên trang thứ ba, bên dưới Bạn có muốn giới hạn mục nhập cho các lựa chọn?, chọn Giới hạn chỉ danh sách, rồi bấm vào Hoàn tất.
-
-
Lưu các thay đổi của bạn.
Cập nhật thuộc tính cho trường danh sách giá trị
Khi bạn sử dụng Trình hướng dẫn tra cứu để tạo trường danh sách giá trị, các thuộc tính của trường Tra cứu sẽ được đặt sẵn cho bạn. Để thay đổi thiết kế của trường danh sách giá trị, hãy đặt các thuộc tính Tra cứu cho trường đó.
-
Mở bảng trong Dạng xem thiết kế.
-
Bấm vào tên của trường tra cứu trong cột Tên trường.
-
Dưới Thuộc tính trường, bấm vào tab Tra cứu.
-
Đặt thuộc tính Điều khiển Hiển thị thành Hộp Tổ hợp để xem mọi thay đổi thuộc tính sẵn dùng nhằm phản ánh lựa chọn của bạn. Để biết thêm thông tin, xem mục Thuộc tính trường tra cứu.
-
Bạn có thể chỉnh sửa danh sách giá trị ngay trong phần thuộc tính Nguồn hàng.
Xóa trường danh sách giá trị
Quan trọng Một khi bạn xóa một trường danh sách giá trị chứa dữ liệu, bạn sẽ mất dữ liệu đó vĩnh viễn — bạn không thể hoàn tác thao tác xóa. Vì lý do đó, bạn nên sao lưu cơ sở dữ liệu trước khi xóa bất kỳ trường bảng nào hoặc các cấu phần cơ sở dữ liệu khác.
Xóa khỏi Dạng xem biểu dữ liệu
-
Mở bảng ở Dạng xem biểu dữ liệu.
-
Xác định vị trí trường danh sách giá trị, bấm chuột phải vào hàng tiêu đề rồi bấm Xóa trường.
-
Bấm Có để xác nhận thao tác xóa.
Xóa khỏi Dạng xem thiết kế
-
Mở bảng ở Dạng xem thiết kế.
-
Bấm vào bộ chọn hàng cạnh trường danh sách giá trị, rồi nhấn DELETE hoặc bấm chuột phải vào bộ chọn hàng, rồi bấm Xóa hàng.
-
Bấm Có để xác nhận thao tác xóa.
Thuộc tính trường tra cứu
|
Đặt thuộc tính này |
Thành |
|
Điều khiển Hiển thị |
Đặt thuộc tính này để điều khiển những thuộc tính được hiển thị:
|
|
Loại Nguồn Hàng |
Chọn xem bạn sẽ điền các giá trị từ bảng hoặc truy vấn khác hay từ danh sách các giá trị bạn chỉ định vào trường tra cứu. Bạn cũng có thể chọn điền tên của các trường trong một bảng hoặc truy vấn vào danh sách. |
|
Nguồn Hàng |
Chỉ định bảng, truy vấn hoặc danh sách các giá trị cung cấp các giá trị cho trường tra cứu. Khi thuộc tính Loại Nguồn Hàng được đặt thành Bảng/Truy vấn hoặc Danh sách Trường, thuộc tính này nên được đặt thành tên bảng hay truy vấn hoặc thành một câu lệnh SQL thể hiện truy vấn. Khi thuộc tính Loại Nguồn Hàng được đặt thành Danh sách Giá trị, thuộc tính này nên chứa một danh sách các giá trị được phân tách bằng dấu chấm phẩy. |
|
Cột Liên quan |
Chỉ định cột trong nguồn hàng cung cấp giá trị được lưu trữ bởi trường tra cứu. Giá trị này có thể nằm trong khoảng từ 1 đến số lượng cột trong nguồn hàng. Cột cung cấp giá trị để lưu trữ không nhất thiết phải là cùng một cột với cột hiển thị. |
|
Số Cột |
Chỉ định số lượng cột trong nguồn hàng có thể được hiển thị ở trường tra cứu. Để chọn những cột cần hiển thị, bạn cung cấp độ rộng cột trong thuộc tính Độ rộng Cột. |
|
Đầu đề Cột |
Chỉ định xem có hiển thị đầu đề cột không. |
|
Độ rộng Cột |
Nhập độ rộng cột cho từng cột. Giá trị hiển thị trong trường tra cứu chính là (các) cột được thể hiện trong thuộc tính Độ rộng Cột khi có độ rộng khác 0. Nếu bạn không muốn hiển thị một cột, chẳng hạn như cột ID, hãy chỉ định 0 cho độ rộng. |
|
Hàng Danh sách |
Chỉ định số hàng xuất hiện khi bạn hiển thị trường tra cứu. |
|
Độ rộng Danh sách |
Chỉ định độ rộng của điều khiển xuất hiện khi bạn hiển thị trường tra cứu. |
|
Giới hạn trong Danh sách |
Chọn xem bạn có thể nhập một giá trị không nằm trong danh sách không. |
|
Cho phép Nhiều Giá trị |
Cho biết liệu trường tra cứu có cho phép chọn nhiều giá trị không. Bạn không thể thay đổi giá trị thuộc tính này từ Có thành Không. |
|
Cho phép Chỉnh sửa Danh sách giá trị |
Chỉ định xem bạn có thể chỉnh sửa các mục trong trường tra cứu dựa trên danh sách giá trị không. Khi thuộc tính này được đặt thành Có và bạn bấm chuột phải vào Trường Tra cứu dựa trên danh sách giá trị cột duy nhất, bạn sẽ thấy tùy chọn menu Chỉnh sửa mục danh sách. Nếu trường tra cứu có nhiều hơn một cột, thuộc tính này được bỏ qua. |
|
Biểu mẫu Chỉnh sửa Mục danh sách |
Đặt tên cho biểu mẫu hiện có dùng để chỉnh sửa các mục danh sách trong trường tra cứu dựa trên một bảng hoặc truy vấn. |
|
Chỉ Hiển thị Giá trị Nguồn Hàng |
Chỉ hiển thị các giá trị khớp với nguồn hàng hiện tại khi Cho phép Nhiều Giá trị được đặt thành Yes. |
