Xử lý Phân tích Trực tuyến (OLAP) là một công nghệ được sử dụng để sắp xếp các cơ sở dữ liệu doanh nghiệp lớn và hỗ trợ nghiệp vụ thông minh. Cơ sở dữ liệu OLAP được chia thành một hoặc nhiều cube, mỗi khối được một người quản trị khối sắp xếp và thiết kế sao cho phù hợp với cách bạn truy xuất và phân tích dữ liệu để tạo và sử dụng báo cáo PivotTable và báo cáo PivotChart dễ dàng hơn mà bạn cần.
Trong bài viết này
Trí tuệ thương nghiệp là gì?
Một nhà phân tích kinh doanh thường muốn có được một bức tranh toàn cảnh về doanh nghiệp, để xem các xu hướng rộng hơn dựa trên dữ liệu tổng hợp và xem các xu hướng này được phân tích bởi bất kỳ số biến số nào. Nghiệp vụ thông minh là quy trình trích xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu OLAP, rồi phân tích dữ liệu đó để biết thông tin mà bạn có thể sử dụng để đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt và thực hiện hành động. Ví dụ: OLAP và nghiệp vụ thông minh giúp trả lời các loại câu hỏi sau đây về dữ liệu nghiệp vụ:
-
Làm thế nào để so sánh tổng doanh thu của tất cả các sản phẩm trong năm 2007 với tổng doanh thu từ năm 2006?
-
Khả năng sinh lời của chúng tôi so với cùng kỳ trong năm năm qua như thế nào?
-
Khách hàng trên 35 tuổi đã chi tiêu bao nhiêu tiền trong năm ngoái và hành vi đó đã thay đổi như thế nào theo thời gian?
-
Có bao nhiêu sản phẩm đã được bán ở hai quốc gia/khu vực cụ thể trong tháng này so với cùng tháng trước?
-
Đối với từng nhóm tuổi của khách hàng, phân tích về lợi nhuận (cả tỷ lệ phần trăm ký quỹ và tổng) theo danh mục sản phẩm là bao nhiêu?
-
Tìm nhân viên bán hàng hàng đầu và dưới cùng, nhà phân phối, nhà cung cấp, khách hàng, đối tác hoặc khách hàng.
Xử lý Phân tích Trực tuyến (OLAP) là gì?
Cơ sở dữ liệu Xử lý Phân tích Trực tuyến (OLAP) tạo điều kiện thuận lợi cho truy vấn nghiệp vụ thông minh. OLAP là một công nghệ cơ sở dữ liệu đã được tối ưu hóa cho truy vấn và báo cáo, thay vì xử lý các giao dịch. Dữ liệu nguồn cho OLAP là cơ sở dữ liệu Xử lý Giao dịch Trực tuyến (OLTP) thường được lưu trữ trong kho dữ liệu. Dữ liệu OLAP được lấy từ dữ liệu lịch sử này và được tổng hợp thành các cấu trúc cho phép phân tích phức tạp. Dữ liệu OLAP cũng được sắp xếp theo cấu trúc phân cấp và được lưu trữ trong cube thay vì bảng. Nó là một công nghệ tinh vi sử dụng các cấu trúc đa chiều để cung cấp truy cập nhanh chóng vào dữ liệu để phân tích. Tổ chức này giúp dễ dàng cho báo cáo PivotTable hoặc báo cáo PivotChart hiển thị các bản tóm tắt ở mức cao, chẳng hạn như tổng doanh thu trên toàn bộ quốc gia hoặc khu vực, đồng thời cũng hiển thị chi tiết cho các site có doanh số đặc biệt mạnh hoặc yếu.
Cơ sở dữ liệu OLAP được thiết kế để tăng tốc độ truy xuất dữ liệu. Vì máy chủ OLAP, chứ không phải Microsoft Office Excel, tính các giá trị tóm tắt nên sẽ cần gửi ít dữ liệu hơn tới Excel khi bạn tạo hoặc thay đổi báo cáo. Phương pháp này cho phép bạn làm việc với lượng dữ liệu nguồn lớn hơn nhiều so với dữ liệu bạn có thể nếu dữ liệu được tổ chức trong cơ sở dữ liệu truyền thống, trong đó Excel truy xuất tất cả các bản ghi riêng lẻ, rồi tính toán các giá trị tóm tắt.
Cơ sở dữ liệu OLAP chứa hai kiểu dữ liệu cơ bản: số đo, là dữ liệu số, số lượng và giá trị trung bình mà bạn sử dụng để đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt và các chiều, là các thể loại mà bạn sử dụng để sắp xếp các số đo này. Cơ sở dữ liệu OLAP giúp sắp xếp dữ liệu theo nhiều mức độ chi tiết, sử dụng cùng các thể loại mà bạn đã quen thuộc để phân tích dữ liệu.
Các mục sau đây mô tả chi tiết hơn về từng cấu phần:
Cube Cấu trúc dữ liệu tổng hợp các số đo theo các mức và cấu trúc phân cấp của từng kích thước mà bạn muốn phân tích. Cube kết hợp một vài kích thước, chẳng hạn như thời gian, địa lý và dòng sản phẩm, với dữ liệu tóm tắt, chẳng hạn như số liệu kiểm kê hoặc doanh số. Cube không phải là "cube" trong ý nghĩa toán học nghiêm ngặt bởi vì họ không nhất thiết phải có mặt bằng nhau. Tuy nhiên, chúng là một ẩn dụ apt cho một khái niệm phức tạp.
Đo Một tập hợp các giá trị trong một khối dựa trên một cột trong bảng dữ kiện của khối và thường là các giá trị số. Giá trị đo là các giá trị trung tâm trong khối được xử lý trước, tổng hợp và phân tích. Ví dụ phổ biến bao gồm doanh số, lợi nhuận, doanh thu và chi phí.
Thành viên Một mục trong cấu trúc phân cấp đại diện cho một hoặc nhiều lần xuất hiện dữ liệu. Một thành viên có thể là duy nhất hoặc không nhất định. Ví dụ: 2007 và 2008 đại diện cho các thành viên duy nhất trong mức năm của chiều thời gian, trong khi January thể hiện các thành viên không thống nhất ở mức tháng vì có thể có nhiều hơn một Tháng Một trong chiều thời gian nếu nó chứa dữ liệu trong nhiều hơn một năm.
Phần tử được tính toán Một phần tử của kích thước có giá trị được tính toán tại thời gian chạy bằng cách sử dụng biểu thức. Các giá trị phần tử được tính có thể được lấy từ giá trị của các phần tử khác. Ví dụ, một thành viên được tính, Lợi nhuận, có thể được xác định bằng cách trừ giá trị của thành viên, Chi phí, từ giá trị của thành viên, Doanh số.
Kích thước Một tập hợp các cấu trúc phân cấp có tổ chức của các cấp trong một khối mà người dùng hiểu và dùng làm cơ sở để phân tích dữ liệu. Ví dụ: chiều địa lý có thể bao gồm các mức cho Quốc gia/Khu vực, Tiểu bang/Tỉnh và Thành phố. Hoặc một chiều thời gian có thể bao gồm một cấu trúc phân cấp với các cấp cho năm, quý, tháng và ngày. Trong báo cáo PivotTable hoặc báo cáo PivotChart, mỗi cấu trúc phân cấp trở thành một tập hợp các trường mà bạn có thể bung rộng và thu gọn để hiển thị các mức thấp hơn hoặc cao hơn.
Cấu trúc phân cấp Cấu trúc cây lô-gic sắp xếp các thành viên của một chiều để mỗi thành viên có một thành viên cha mẹ và không hoặc nhiều thành viên con. Trẻ là thành viên ở cấp dưới tiếp theo trong cấu trúc phân cấp có liên quan trực tiếp đến thành viên hiện tại. Ví dụ, trong cấu trúc phân cấp Thời gian chứa các mức Quý, Tháng và Ngày, Tháng Một là con của Q1. Cha mẹ là thành viên ở cấp độ cao hơn tiếp theo trong cấu trúc phân cấp có liên quan trực tiếp đến thành viên hiện tại. Giá trị cha mẹ thường là sự hợp nhất các giá trị của tất cả các con của nó. Ví dụ, trong cấu trúc phân cấp Thời gian có chứa các mức Quý, Tháng và Ngày, Q1 là bậc mẹ của Tháng Một.
Cấp Trong cấu trúc phân cấp, dữ liệu có thể được sắp xếp thành các mức chi tiết thấp hơn và cao hơn, chẳng hạn như mức Năm, Quý, Tháng và Ngày trong cấu trúc phân cấp Thời gian.
Các tính năng OLAP trong Excel
Truy xuất dữ liệu OLAP Bạn có thể kết nối với nguồn dữ liệu OLAP giống như cách bạn làm với các nguồn dữ liệu ngoài khác. Bạn có thể làm việc với các cơ sở dữ liệu được tạo bằng Dịch vụ OLAP của Microsoft SQL Server phiên bản 7.0, Microsoft SQL Server Analysis Services phiên bản 2000 và Microsoft SQL Server Analysis Services phiên bản 2005, các sản phẩm máy chủ Microsoft OLAP. Excel cũng có thể làm việc với các sản phẩm OLAP của bên thứ ba tương thích với OLE-DB cho OLAP.
Bạn chỉ có thể hiển thị dữ liệu OLAP dưới dạng báo cáo PivotTable hoặc báo cáo PivotChart hoặc trong một hàm trang tính được chuyển đổi từ báo cáo PivotTable, nhưng không hiển thị dưới dạng báo cáo miền dữ liệu ngoài. Bạn có thể lưu báo cáo PivotTable OLAP và báo cáo PivotChart trong mẫu báo cáo và bạn có thể tạo tệp Kết nối Dữ liệu Office (ODC) (.odc) để kết nối với cơ sở dữ liệu OLAP cho truy vấn OLAP. Khi bạn mở tệp ODC, Excel sẽ hiển thị báo cáo PivotTable trống, vốn đã sẵn sàng để bạn bố trí.
Tạo tệp khối để sử dụng ngoại tuyến Bạn có thể tạo tệp khối ngoại tuyến (.cub) với một tập hợp con dữ liệu từ cơ sở dữ liệu máy chủ OLAP. Dùng tệp khối ngoại tuyến để làm việc với dữ liệu OLAP khi bạn không kết nối với mạng của mình. Khối cho phép bạn làm việc với lượng dữ liệu lớn hơn trong báo cáo PivotTable hoặc báo cáo PivotChart so với cách khác và tăng tốc độ truy xuất dữ liệu. Bạn chỉ có thể tạo tệp cube nếu sử dụng một Phần mềm cung cấp truy cập OLAP, chẳng hạn như Microsoft SQL Analysis Services Server phiên bản 2005, hỗ trợ tính năng này.
Hành động Máy chủ Một hành động máy chủ là một tính năng tùy chọn nhưng hữu ích mà người quản trị khối OLAP có thể xác định trên một máy chủ sử dụng một phần tử khối hoặc số đo như một tham số vào một truy vấn để có được chi tiết trong cube, hoặc để bắt đầu một ứng dụng khác, chẳng hạn như một trình duyệt. Excel hỗ trợ URL, Báo cáo, Tập hàng, Truy sâu Qua và Bung rộng đến hành động máy chủ Chi tiết nhưng không hỗ trợ Độc quyền, Câu lệnh và Tập dữ liệu.
KPI KPI là một số đo được tính toán đặc biệt được xác định trên máy chủ cho phép bạn theo dõi "chỉ số hiệu suất then chốt" bao gồm trạng thái (Giá trị hiện tại có đáp ứng một số cụ thể không?) và xu hướng (giá trị theo thời gian là gì?). Khi những biểu tượng này được hiển thị, Máy chủ có thể gửi các biểu tượng liên quan tương tự như bộ biểu tượng Excel mới để cho biết ở trên hoặc dưới mức trạng thái (chẳng hạn như biểu tượng Dừng ánh sáng) hoặc liệu một giá trị đang thịnh hành lên hay xuống (chẳng hạn như biểu tượng mũi tên hướng).
Định dạng Máy chủ Người quản trị cube có thể tạo các số đo và phần tử được tính toán với định dạng màu, định dạng phông chữ và quy tắc định dạng có điều kiện, có thể được chỉ định là quy tắc kinh doanh tiêu chuẩn của công ty. Ví dụ: định dạng máy chủ cho lợi nhuận có thể là định dạng số của tiền tệ, màu ô màu xanh lá cây nếu giá trị lớn hơn hoặc bằng 30.000 và màu đỏ nếu giá trị nhỏ hơn 30.000 và kiểu phông đậm nếu giá trị nhỏ hơn 30.000 và thường nếu lớn hơn hoặc bằng 30.000. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Thiết kế bố trí và định dạng của báo cáo PivotTable.
Ngôn ngữ hiển thị Office Người quản trị khối có thể xác định bản dịch cho dữ liệu và lỗi trên máy chủ cho người dùng cần xem thông tin PivotTable bằng ngôn ngữ khác. Tính năng này được định nghĩa là thuộc tính kết nối tệp và cài đặt quốc gia/vùng máy tính của người dùng phải tương ứng với ngôn ngữ hiển thị.
Các cấu phần phần mềm mà bạn cần để truy nhập nguồn dữ liệu OLAP
Một nhà cung cấp OLAP Để thiết lập nguồn dữ liệu OLAP cho Excel, bạn cần một trong các nhà cung cấp OLAP sau đây:
-
Nhà cung cấp Microsoft OLAP Excel bao gồm phần mềm trình điều khiển nguồn dữ liệu và máy khách mà bạn cần để truy nhập vào các cơ sở dữ liệu được tạo bằng Microsoft SQL Server OLAP Services phiên bản 7.0, Microsoft SQL Server OLAP Services phiên bản 2000 (8.0) và Microsoft SQL Server Analysis Services phiên bản 2005 (9.0).
-
Nhà cung cấp OLAP bên thứ ba Đối với các sản phẩm OLAP khác, bạn cần cài đặt trình điều khiển và phần mềm máy khách bổ sung. Để sử dụng các tính năng của Excel để làm việc với dữ liệu OLAP, sản phẩm của bên thứ ba phải phù hợp với tiêu chuẩn OLE-DB cho OLAP và tương thích với Microsoft Office. Để biết thông tin về việc cài đặt và sử dụng nhà cung cấp OLAP bên thứ ba, hãy tham vấn người quản trị hệ thống hoặc nhà cung cấp cho sản phẩm OLAP của bạn.
Cơ sở dữ liệu máy chủ và tệp khối Phần mềm máy khách OLAP của Excel hỗ trợ các kết nối đến hai loại cơ sở dữ liệu OLAP. Nếu cơ sở dữ liệu trên máy chủ OLAP sẵn dùng trên mạng của bạn, bạn có thể truy xuất dữ liệu nguồn trực tiếp từ máy chủ đó. Nếu bạn có tệp tệp khối vuông ngoại tuyến chứa dữ liệu OLAP hoặc tệp định nghĩa khối, bạn có thể kết nối với tệp đó và truy xuất dữ liệu nguồn từ tệp đó.
Nguồn dữ liệu Nguồn dữ liệu cung cấp cho bạn quyền truy nhập vào tất cả dữ liệu trong cơ sở dữ liệu OLAP hoặc tệp khối ngoại tuyến. Sau khi tạo nguồn dữ liệu OLAP, bạn có thể căn cứ báo cáo trên nguồn dữ liệu đó và trả dữ liệu OLAP về Excel dưới dạng báo cáo PivotTable hoặc báo cáo PivotChart hoặc trong một hàm trang tính được chuyển đổi từ báo cáo PivotTable.
Truy vấn Microsoft Bạn có thể sử dụng Truy vấn để truy xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu bên ngoài, chẳng hạn như Microsoft SQL hoặc Microsoft Access. Bạn không cần sử dụng Truy vấn để truy xuất dữ liệu từ PivotTable OLAP được kết nối với tệp cube. Để biết thêm thông tin, hãy xem Sử dụng Truy vấn Microsoft để truy xuất dữ liệu ngoài.
Sự khác biệt về tính năng giữa dữ liệu nguồn OLAP và dữ liệu nguồn không phải OLAP
Nếu bạn làm việc với báo cáo PivotTable và báo cáo PivotChart từ cả OLAP dữ liệu nguồn loại dữ liệu nguồn khác, bạn sẽ nhận thấy một số khác biệt về tính năng.
Truy xuất dữ liệu Máy chủ OLAP trả về dữ liệu mới cho Excel mỗi lần bạn thay đổi bố trí báo cáo. Với các kiểu dữ liệu nguồn bên ngoài khác, bạn truy vấn tất cả dữ liệu nguồn cùng một lúc hoặc bạn có thể đặt tùy chọn thành truy vấn chỉ khi hiển thị các mục trường bộ lọc báo cáo khác nhau. Bạn cũng có một vài tùy chọn khác để làm mới báo cáo.
Trong báo cáo dựa trên dữ liệu nguồn OLAP, thiết đặt trường bộ lọc báo cáo không sẵn dùng, truy vấn nền không khả dụng và thiết đặt tối ưu hóa bộ nhớ không sẵn dùng.
Lưu ý: Cài đặt tối ưu hóa bộ nhớ cũng không sẵn dùng cho nguồn dữ liệu OLEDB và cho báo cáo PivotTable dựa trên dải ô.
Loại trường Dữ liệu nguồn OLAP, kích thước có thể chỉ được dùng làm trường hàng (chuỗi), cột (thể loại) hoặc trường trang. Chỉ có thể sử dụng trường đo lường làm trường giá trị. Đối với các kiểu dữ liệu nguồn khác, tất cả các trường có thể được sử dụng trong bất kỳ phần nào của báo cáo.
Truy nhập vào dữ liệu chi tiết Đối với dữ liệu nguồn OLAP, máy chủ xác định mức độ chi tiết sẵn dùng và tính toán giá trị tóm tắt, vì vậy bản ghi chi tiết tạo nên giá trị tóm tắt có thể không sẵn dùng. Tuy nhiên, máy chủ có thể cung cấp trường đặc tính bạn có thể hiển thị. Các kiểu dữ liệu nguồn khác không có trường thuộc tính, nhưng bạn có thể hiển thị chi tiết cơ sở cho các giá trị trường dữ liệu và cho các mục, đồng thời bạn có thể hiển thị các mục không có dữ liệu.
Trường bộ lọc báo cáo OLAP có thể không có mục Tất cả và lệnh Hiển thị Trang Bộ lọc Báo cáo không sẵn dùng.
Thứ tự sắp xếp ban đầu Đối với dữ liệu nguồn OLAP, các mục trước tiên sẽ xuất hiện theo thứ tự mà máy chủ OLAP trả về chúng. Sau đó, bạn có thể sắp xếp hoặc sắp xếp lại các mục theo cách thủ công. Đối với các kiểu dữ liệu nguồn khác, các mục trong báo cáo mới đầu tiên xuất hiện được sắp xếp theo thứ tự tăng dần theo tên mục.
Tính toán Máy chủ OLAP cung cấp các giá trị tóm tắt trực tiếp cho một báo cáo, vì vậy bạn không thể thay đổi các hàm tổng hợp cho các trường giá trị. Đối với các kiểu dữ liệu nguồn khác, bạn có thể thay đổi hàm tổng hợp cho một trường giá trị và sử dụng nhiều hàm tổng hợp cho cùng một trường giá trị. Bạn không thể tạo trường được tính toán hoặc mục tính toán trong báo cáo với dữ liệu nguồn OLAP.
Tổng phụ Trong báo cáo có dữ liệu nguồn OLAP, bạn không thể thay đổi hàm tổng hợp cho tổng phụ. Với các kiểu dữ liệu nguồn khác, bạn có thể thay đổi các hàm tổng hợp tổng phụ và hiển thị hoặc ẩn tổng phụ cho tất cả các trường hàng và cột.
Đối với dữ liệu nguồn OLAP, bạn có thể bao gồm hoặc loại trừ các mục ẩn khi tính tổng phụ và tổng cuối. Đối với các kiểu dữ liệu nguồn khác, bạn có thể bao gồm các mục trường bộ lọc báo cáo ẩn trong tổng phụ nhưng các mục ẩn trong các trường khác sẽ bị loại trừ theo mặc định.
