Tìm bản ghi với những ngày gần đây nhất hoặc cũ nhất

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Bài viết này giải thích cách sử dụng truy vấn giá trị hàng đầu để tìm những ngày gần đây nhất hoặc sớm nhất trong một tập hợp các bản ghi. Bạn có thể sử dụng thông tin mà kiểu truy vấn này trả về để trả lời nhiều câu hỏi về doanh nghiệp, chẳng hạn như khi khách hàng cuối cùng được đặt đơn hàng.

Bạn muốn làm gì?

Tìm hiểu cách các truy vấn giá trị trên cùng hoạt động với ngày

Tìm ngày gần đây nhất hoặc sớm nhất

Tìm các ngày mới nhất hoặc sớm nhất cho bản ghi trong các thể loại hoặc nhóm

Tìm kiếm gần đây nhất và ngày sớm nhất

Tìm hiểu cách các truy vấn giá trị trên cùng hoạt động với ngày

Bạn sử dụng truy vấn giá trị trên cùng khi bạn cần tìm các bản ghi chứa các ngày mới nhất hoặc sớm nhất trong một bảng hoặc một nhóm các bản ghi. Sau đó, bạn có thể sử dụng dữ liệu để trả lời một số loại câu hỏi kinh doanh, chẳng hạn như:

  • Khi nào một nhân viên đã thực hiện bán hàng? Câu trả lời có thể giúp bạn xác định một nhân viên hiệu quả nhất hoặc hiệu quả nhất.

  • Khi nào khách hàng đặt một đơn hàng cuối cùng? Nếu khách hàng không đặt đơn hàng cho một khoảng thời gian đã cho, bạn có thể muốn di chuyển khách hàng đến một danh sách không hoạt động.

  • Ai có sinh nhật tiếp theo hoặc ngày sinh n tiếp theo?

Quy tắc để tạo và sử dụng các truy vấn giá trị hàng đầu

Bạn tạo truy vấn giá trị hàng đầu bằng cách tạo truy vấn chọn. Tùy thuộc vào kết quả bạn muốn, bạn áp dụng thứ tự sắp xếp cho truy vấn, hoặc bạn chuyển truy vấn thành truy vấn tổng cộng. Nếu bạn chuyển đổi truy vấn, sau đó sử dụng hàm tổng hợp, chẳng hạn như tối đa hoặc phút để trả về giá trị cao nhất hoặc thấp nhất, hoặc đầu tiên hoặc cuối cùng để trả về ngày sớm nhất hoặc gần nhất. Bạn chỉ sử dụng các truy vấn tổng và hàm tổng hợp khi bạn cần tìm dữ liệu rơi vào một tập hợp các nhóm hoặc thể loại. Ví dụ, giả sử bạn cần tìm các số bán hàng cho một ngày đã cho cho mỗi thành phố mà công ty của bạn hoạt động. Trong trường hợp đó, các thành phố sẽ trở thành thể loại (bạn cần tìm kiếm dữ liệu cho mỗi thành phố), vì vậy bạn sử dụng truy vấn tổng.

Khi bạn tiếp tục, hãy nhớ rằng, bất kể loại truy vấn, các truy vấn của bạn phải sử dụng các trường có chứa dữ liệu mô tả, chẳng hạn như tên khách hàng và một trường có chứa giá trị ngày mà bạn muốn tìm. Ngoài ra, giá trị ngày phải nằm trong một trường được đặt thành kiểu dữ liệu ngày/giờ. Các truy vấn bài viết này mô tả không thành công nếu bạn tìm cách chạy chúng với giá trị ngày trong trường văn bản. Ngoài ra, nếu bạn muốn sử dụng truy vấn tổng, các trường dữ liệu của bạn phải bao gồm thông tin thể loại, chẳng hạn như một trường thành phố hoặc vùng quốc gia/khu vực.

Chọn giữa truy vấn giá trị hàng đầu và bộ lọc

Để xác định xem bạn có nên tạo truy vấn giá trị hàng đầu hay không, hãy chọn một trong những thao tác sau đây:

  • Nếu bạn muốn trả về các bản ghi với những ngày gần đây nhất hoặc mới nhất trong một trường và bạn không biết giá trị ngày chính xác hoặc không quan trọng, bạn tạo truy vấn giá trị hàng đầu.

  • Nếu bạn muốn trả về tất cả các bản ghi có ngày kết quả phù hợp, trước đó hoặc muộn hơn một ngày cụ thể, bạn sử dụng bộ lọc. Ví dụ, để xem ngày cho doanh số bán hàng giữa tháng tư và tháng bảy, bạn áp dụng bộ lọc. Thảo luận đầy đủ các bộ lọc nằm ngoài chủ đề này.

    Để biết thêm thông tin về việc tạo và sử dụng bộ lọc, hãy xem bài viết áp dụng bộ lọc để xem các bản ghi chọn trong cơ sở dữ liệu Access.

Đầu Trang

Tìm ngày gần đây nhất hoặc sớm nhất

Các bước trong phần này giải thích cách tạo truy vấn các giá trị trên cùng cơ bản sử dụng thứ tự sắp xếp, cùng với truy vấn nâng cao hơn có sử dụng các biểu thức và các tiêu chí khác. Phần đầu tiên thể hiện các bước cơ bản trong việc tạo một truy vấn giá trị hàng đầu và phần thứ hai sẽ giải thích cách tìm một vài sinh nhật nhân viên tiếp theo bằng cách thêm tiêu chí. Các bước này sử dụng dữ liệu trong bảng mẫu sau đây.

Họ

Tên

Địa chỉ

Thành phố

Quốc gia/vùng lãnh thổ

Ngày sinh

Thuê ngày

Barnhill

Josh

1 Main St.

New York

Hoa Kỳ

Ngày 05 tháng 2-1968

Ngày 10 tháng 6-1994

Heloo

Waleed

52 1st St.

Boston

Hoa Kỳ

Ngày 22 tháng 5-1957

Ngày 22 tháng 11, 1996

Pica

36

3122 75th Ave. S.W.

Seattle

Hoa Kỳ

Ngày 11 tháng 11-1960

Ngày 11 tháng 3, 2000

Bagel

Jean Philippe

1 Contoso Blvd.

London

Vương quốc Anh

Ngày 22 tháng 3-1964

Ngày 22 tháng 6-1998

Giá

Julius

Calle Smith 2

Thành phố Mê-xi-cô

Mexico

Ngày 05 tháng 6-1972

Ngày 05 tháng 1-2002

Hughes

Stine

3122 75TH St. S.

Seattle

Hoa Kỳ

Ngày 23 tháng 1, 1970

Ngày 23 tháng 4-1999

Riley

Ste

67 Big St.

Tampa

Hoa Kỳ

Ngày 14 tháng 4-1964

Ngày 14 tháng 10-2004

Birkby

Dana

2 nosey Pkwy

Portland

Hoa Kỳ

Ngày 29 tháng 10-1959

Ngày 29 tháng 3-1997

Nếu muốn, bạn có thể nhập dữ liệu mẫu này vào một bảng mới theo cách thủ công, hoặc bạn có thể sao chép bảng mẫu này vào một chương trình bảng tính, chẳng hạn như Microsoft Excel, rồi sử dụng Access để nhập trang tính kết quả vào bảng.

Tạo truy vấn các giá trị trên cùng cơ bản

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.

    Hộp thoại Hiển thị Bảng xuất hiện.

  2. Trong hộp thoại, hãy bấm vào bảng mà bạn muốn sử dụng trong truy vấn, bấm Thêm để đặt bảng ở phần trên của trình thiết kế, rồi bấm đóng.

    -hoặc-

    Bấm đúp vào bảng, rồi bấm đóng.

    Nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu được liệt kê là phần trước đó, hãy thêm bảng nhân viên vào truy vấn.

  3. Thêm các trường bạn muốn sử dụng trong truy vấn của mình vào lưới thiết kế. Bạn có thể bấm đúp vào từng trường hoặc kéo và thả từng trường trên một ô trống trong hàng trường .

    Nếu bạn sử dụng bảng mẫu, hãy thêm tên, họ và ngày sinh mới.

  4. Trong trường có chứa các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng của bạn (trường ngày sinh, nếu bạn dùng bảng mẫu), hãy bấm vào hàng sắp xếp và chọn tăng dần hoặc giảm dần.

    Thứ tự sắp xếp giảm dần trả về ngày gần đây nhất và thứ tự sắp xếp tăng dần trả về ngày sớm nhất.

    Quan trọng: Bạn phải đặt một giá trị trong hàng sắp xếp chỉ dành cho các trường chứa ngày của bạn. Nếu bạn chỉ định thứ tự sắp xếp cho trường khác, truy vấn sẽ không trả về kết quả mà bạn muốn.

  5. Trên tab thiết kế , trong nhóm thiết lập truy vấn , bấm vào mũi tên xuống bên cạnh tất cả (danh sách giá trị hàng đầu ), rồi nhập số bản ghi mà bạn muốn xem hoặc chọn một tùy chọn từ danh sách.

  6. Bấm vào chạy_ z0z_đểchạy truy vấn và hiển thị kết quả trong dạng xem biểu dữ liệu.

  7. Lưu truy vấn và tiếp tục mở để sử dụng trong các bước tiếp theo.

Bạn có thể thấy rằng loại truy vấn giá trị trên cùng có thể trả lời các câu hỏi cơ bản, chẳng hạn như người là người cũ nhất hoặc trẻ nhất trong công ty. Các bước tiếp theo sẽ giải thích cách sử dụng biểu thức và các tiêu chí khác để thêm sức mạnh và tính linh hoạt cho truy vấn. Tiêu chí được hiển thị trong bước tiếp theo đã trả về ba ngày sinh của nhân viên tiếp theo.

Thêm tiêu chí vào truy vấn

Lưu ý: Những bước này giả định rằng bạn sẽ sử dụng truy vấn được mô tả trong phần trước đó.

  1. Chuyển truy vấn mà bạn đã tạo trong các bước trước đó để xem thiết kế.

  2. Trong lưới thiết kế truy vấn, trong cột ở bên phải của cột ngày sinh, sao chép và dán hoặc nhập biểu thức này: Expr1: DatePart ("m", [ngày sinh]). Sau đó bấm chạy.

    Hàm datePart trích xuất phần tháng của trường ngày sinh.

  3. Chuyển sang dạng xem thiết kế.

  4. Ở bên phải của biểu thức đầu tiên, dán hoặc nhập biểu thức này: expr2 đều: DatePart ("d", [ngày sinh]). Sau đó bấm chạy.

    Trong trường hợp này, hàm datePart trích xuất phần ngày của trường ngày sinh.

  5. Chuyển sang dạng xem thiết kế.

  6. Xóa các hộp kiểm trong hàng hiện cho mỗi biểu thức hai bạn vừa nhập, bấm vào hàng sắp xếp cho từng biểu thức, rồi chọn tăng dần.

  7. Bấm Chạy.

  8. Tùy ý, bạn có thể xác định tiêu chí để giới hạn phạm vi của truy vấn. Khi bạn chỉ định tiêu chí, truy vấn chỉ sắp xếp các bản ghi đáp ứng tiêu chí và nó sẽ xác định các giá trị trường trên cùng hoặc dưới cùng từ bên trong danh sách được sắp xếp.

    Để tiếp tục với dữ liệu mẫu, hãy chuyển sang dạng xem thiết kế. Sau đó, trong hàng tiêu chí của cột ngày sinh , hãy nhập biểu thức sau đây:

    Month ([ngày sinh]) _ Gt_ month (Date ()) hoặc month ([ngày sinh]) = month (Date ()) và Day ([ngày sinh]) _ Gt_day (Date ())

    Biểu thức này thực hiện như sau: tháng ([ngày sinh]) _ GT_ month (Date ()) kiểm tra ngày sinh của mỗi nhân viên để xem liệu nó nằm trong một tháng trong tương lai và nếu True, bao gồm các bản ghi đó trong truy vấn. Tháng ([ngày sinh]) = month (Date ()) và Day ([ngày sinh]) _ Gt_day (Date ()) của biểu thức kiểm tra các ngày sinh sẽ xảy ra trong tháng hiện tại để xem liệu sinh nhật rơi vào hoặc sau ngày hiện tại. Nếu điều kiện đó đúng, hàm có chứa các bản ghi đó trong truy vấn. Để tóm tắt: biểu thức này bỏ qua bất kỳ bản ghi nào mà sinh nhật rơi vào giữa ngày 1 tháng 1 và ngày mà bạn chạy truy vấn của mình.

    Để xem thêm ví dụ về biểu thức tiêu chí truy vấn, hãy xem bài viết ví dụ về tiêu chí truy vấn.

  9. Trên tab thiết kế , trong nhóm thiết lập truy vấn , bấm vào mũi tên xuống bên cạnh tất cả (danh sách giá trị hàng đầu ), rồi nhập số bản ghi mà bạn muốn xem hoặc chọn một tùy chọn từ danh sách.

    Để xem ba ngày sinh nhật tiếp theo, hãy nhập 3.

  10. Bấm vào chạy_ z0z_đểchạy truy vấn và hiển thị kết quả trong dạng xem biểu dữ liệu.

Nếu bạn thấy nhiều bản ghi hơn bạn chỉ định

Nếu dữ liệu của bạn chứa nhiều bản ghi chia sẻ giá trị ngày, truy vấn giá trị hàng đầu của bạn có thể trả về nhiều dữ liệu hơn bạn chỉ định. Ví dụ, bạn có thể thiết kế truy vấn giá trị hàng đầu để truy xuất ba bản ghi nhân viên, nhưng truy vấn trả về bốn bản ghi vì "Wilson" và "Edwards" chia sẻ sinh nhật, như được hiển thị trong bảng sau đây.

Họ

Ngày_sinh

Berka

9/26/1968

Teton

10/2/1970

Lam

10/15/1965

Wil

10/15/1969

Nếu bạn thấy các bản ghi ít hơn bạn chỉ định

Giả sử bạn thiết kế một truy vấn để trả về năm bản ghi đầu hoặc cuối cùng trong một trường, nhưng truy vấn chỉ trả về ba bản ghi. Theo quy tắc, bạn giải quyết sự cố khi mở truy vấn trong dạng xem thiết kế và xem lại hàng tiêu chí của các cột trong lưới thiết kế.

Để biết thêm thông tin về tiêu chí, hãy xem bài viết ví dụ về tiêu chí truy vấn.

Nếu bạn thấy bản ghi trùng lặp

Nếu truy vấn giá trị hàng đầu trả về bản trùng lặp lại, các bảng bên dưới chứa các bản ghi trùng lặp hoặc các bản ghi sẽ xuất hiện là trùng lặp vì truy vấn không bao gồm các trường có thể phân biệt giữa các bản ghi. Ví dụ, bảng sau đây Hiển thị kết quả của một truy vấn trả về năm đơn hàng được vận chuyển gần đây nhất, cùng với tên của người bán hàng đã xử lý giao dịch.

Ngày_vận_chuyển

Nhân viên bán hàng

11/12/2004

Freitag

11/12/2004

Cajhen

10/12/2004

Delgado

10/12/2004

Delgado

10/12/2004

Freitag

Các bản ghi thứ ba và thứ tư xuất hiện là trùng lặp nhưng có thể là nhân viên bán hàng Delgado xử lý hai bộ đơn khác nhau mà được vận chuyển trong cùng ngày đó.

Tùy theo yêu cầu của bạn, bạn có thể thực hiện một trong hai điều cần tránh trả về bản ghi trùng lặp. Bạn có thể thay đổi thiết kế của truy vấn để thêm các trường sẽ giúp phân biệt các bản ghi, chẳng hạn như trường OrderID và CustomerID. Hoặc nếu có đủ để chỉ xem một trong các bản ghi trùng lặp, bạn chỉ có thể hiện các bản ghi riêng biệt bằng cách đặt thuộc tính giá trị duy nhất của truy vấn thành . Để đặt thuộc tính này, trong dạng xem thiết kế truy vấn, hãy bấm chuột phải vào vị trí bất kỳ trong khu vực trống ở nửa trên của trình thiết kế truy vấn, rồi bấm thuộc tính trên menu lối tắt. Trong bảng thuộc tính cho truy vấn, hãy định vị thuộc tính giá trị duy nhất và đặt nó thành .

Để biết thêm thông tin về cách xử lý các bản ghi trùng lặp, hãy xem bài viết Tìm, ẩn hoặc loại bỏ dữ liệu trùng lặp.

Đầu Trang

Tìm các ngày mới nhất hoặc sớm nhất cho bản ghi trong các thể loại hoặc nhóm

Bạn sử dụng truy vấn tổng để tìm ngày sớm nhất hoặc mới nhất cho bản ghi rơi vào nhóm hoặc thể loại. Truy vấn tổng cộng là một truy vấn chọn sử dụng các hàm tổng hợp chẳng hạn như phút, tối đa, tổng, đầu tiêncuối cùng để tính toán giá trị cho một trường đã cho.

Các bước trong phần này giả định rằng bạn đang chạy một sự kiện-kinh doanh quản lý-bạn sẽ chăm sóc về dàn, chiếu sáng, phục vụ và các khía cạnh khác của các hàm lớn. Ngoài ra, các sự kiện mà bạn quản lý rơi vào một vài thể loại, chẳng hạn như giới thiệu sản phẩm, hội chợ đường phố và các buổi hòa nhạc. Các bước trong phần này giải thích cách trả lời câu hỏi thường gặp: khi là sự kiện kế tiếp, theo thể loại? Nói cách khác, khi là khởi động sản phẩm tiếp theo, buổi hòa nhạc tiếp theo, v.v.

Khi bạn tiếp tục, hãy nhớ những điều sau đây: theo mặc định, loại Tổng truy vấn mà bạn tạo ở đây có thể chỉ bao gồm trường có chứa dữ liệu nhóm hoặc thể loại của bạn và trường có chứa ngày của bạn. Bạn không thể bao gồm các trường khác mô tả các mục trong một thể loại, chẳng hạn như tên khách hàng hoặc nhà cung cấp. Tuy nhiên, bạn có thể tạo truy vấn thứ hai kết hợp truy vấn tổng cộng của bạn với các trường có chứa dữ liệu mô tả. Các bước sau trong phần này giải thích cách thực hiện tác vụ đó.

Các bước trong phần này giả định việc sử dụng ba bảng sau đây:

Bảng loại sự kiện    

Mã chữ

Kiểu sự kiện

1

Khởi động sản phẩm

2

Hàm Corporate

3

Hàm riêng tư

4

Quỹ raiser

5

Triển lãm thương mại

6

Buổi

7

Hát

8

Trưng

09

Hội chợ đường phố

Bảng Customers    

CustomerID

Công ty

Liên hệ

1

Contoso, Ltd. Dạng

Jonathan Haas

2

Tailspin Toys

Ellen Adams

3

Fabrikam

Carol Philips

4

Đồ chơi ở chót

Lucio Iallo

5

A. Mốc

Mandar Samant

6

Các hoạt động phiêu lưu

Brian Burke

7

Viện thiết kế

Jaka Stele

8

Trường học Mỹ thuật

Hàm Milena Duomanova

Bảng sự kiện    

ID_sự_kiện

Kiểu sự kiện

Khách hàng

Ngày sự kiện

Giá

1

Khởi động sản phẩm

Contoso, Ltd.

4/14/2003

$10,000

2

Hàm Corporate

Tailspin Toys

4/21/2003

$8.000

3

Triển lãm thương mại

Tailspin Toys

5/1/2003

$25.000

4

Trưng

Viện Thiết kế Đồ họa

5/13/2003

$4.500

5

Triển lãm thương mại

Contoso, Ltd.

5/14/2003

$55.000

6

Hát

Trường học Mỹ thuật

5/23/2003

$12.000

7

Khởi động sản phẩm

A. Mốc

6/1/2003

$15.000

8

Khởi động sản phẩm

Đồ chơi ở chót

6/18/2003

$21.000

09

Quỹ raiser

Các hoạt động phiêu lưu

6/22/2003

$1.300

10/03/2010

Buổi

Viện Thiết kế Đồ họa

6/25/2003

$2.450

20

Buổi

Contoso, Ltd.

7/4/2003

$3.800

06

Hội chợ đường phố

Viện Thiết kế Đồ họa

7/4/2003

$5,500

Lưu ý: Các bước trong phần này giả định rằng các bảng của khách hàng và loại sự kiện nằm ở bên "một" của mối quan hệ một-nhiều với bảng sự kiện. Trong trường hợp này, bảng các sự kiện chia sẻ các trường CustomerID và TypeID. Tổng các truy vấn được mô tả trong các phần tiếp theo sẽ không hoạt động mà không cần những mối quan hệ đó.

Làm thế nào để tôi thêm dữ liệu này vào cơ sở dữ liệu?

Để thêm các bảng mẫu này vào cơ sở dữ liệu, bạn có thể sao chép dữ liệu sang Excel và sau đó nhập dữ liệu, nhưng với một vài ngoại lệ:

  • Khi bạn sao chép các loại sự kiện và các bảng khách hàng sang Excel, không sao chép các cột TypeID và CustomerID. Access sẽ thêm các giá trị khóa chính cho bạn khi bạn nhập các trang tính; tiết kiệm thời gian cho bạn.

  • Sau khi bạn nhập các bảng, bạn phải mở bảng sự kiện trong dạng xem thiết kế và chuyển đổi loại sự kiện và cột khách hàng vào trường tra cứu. Để như vậy, hãy bấm vào cột kiểu dữ liệu cho mỗi trường, rồi bấm trình hướng dẫn tra cứu.

    Như một phần trong việc tạo trường tra cứu, Access sẽ thay thế các giá trị văn bản trong loại sự kiện và cột khách hàng với các giá trị số từ bảng nguồn.

    Để biết thêm thông tin về việc tạo và sử dụng trường tra cứu, hãy xem bài viết tạo hoặc xóa trường đa giá trịhướng dẫn đến trường đa giá trị. Cả hai bài viết đều giải thích cách tạo một loại trường tra cứu cho phép bạn chọn nhiều giá trị cho một trường đã cho và cũng giải thích cách tạo danh sách tra cứu.

Tạo truy vấn tổng

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.

    Hộp thoại Hiển thị Bảng xuất hiện.

  2. Trong hộp thoại, chọn các bảng bạn muốn làm việc, bấm Thêm, rồi bấm vào đóng khi bạn hoàn tất thêm các bảng.

    -hoặc-

    Bấm đúp vào các bảng bạn muốn sử dụng, rồi bấm Đóng. Mỗi bảng xuất hiện ở phần trên của trình thiết kế truy vấn.

    Nếu bạn sử dụng bảng mẫu được liệt kê ở trên, hãy thêm các bảng các sự kiện và sự kiện.

  3. Bấm đúp vào các trường bảng bạn muốn sử dụng ở truy vấn của mình. Đảm bảo rằng bạn chỉ thêm các trường nhóm hoặc thể loại và trường giá trị vào truy vấn tại điểm này.

    Nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu được liệt kê trong ba bảng trước đó, bạn thêm trường loại sự kiện từ bảng kiểu sự kiện hoặc trường ngày sự kiện từ bảng sự kiện.

  4. Tùy ý, bạn có thể xác định tiêu chí giới hạn phạm vi của truy vấn. Chỉ những bản ghi đáp ứng tiêu chí này sẽ được sắp xếp và các giá trị trường trên cùng và dưới cùng được xác định trong danh sách được sắp xếp này.

    Ví dụ, nếu bạn muốn trả về các sự kiện trong thể loại hàm Private, bạn nhập biểu thức này trong hàng tiêu chí của cột loại sự kiện : _ Lt_gt_ "chức năng riêng tư".

    Để xem thêm ví dụ về biểu thức tiêu chí truy vấn, hãy xem bài viết ví dụ về tiêu chí truy vấn.

  5. Chuyển đổi truy vấn thành truy vấn tổng, bằng cách thực hiện các thao tác sau:

    Trên tab Thiết kế, trong nhóm Hiển thị/Ẩn, bấm Tổng.

    Hàng tổng sẽ xuất hiện trong lưới thiết kế.

  6. Đảm bảo hàng tổng của mỗi trường nhóm hoặc thể loại được đặt thành nhóm theođó, sau đó đặt hàng tổng của trường giá trị (trường có giá trị trên cùng hoặc dưới cùng) đến tối đa hoặc phút.

    Max trả về giá trị lớn nhất trong một trường số và giá trị ngày gần đây nhất trong trường ngày/giờ. Hàm min trả về giá trị nhỏ nhất trong trường số và giá trị ngày hoặc thời gian sớm nhất trong trường ngày/giờ.

  7. Trên tab thiết kế , trong nhóm thiết lập truy vấn , bấm vào mũi tên xuống bên cạnh tất cả (danh sách giá trị hàng đầu ), rồi nhập số bản ghi mà bạn muốn xem hoặc chọn một tùy chọn từ danh sách.

    Trong trường hợp này, hãy chọn tất cả, rồi bấm vào chạy để hiển thị kết quả trong dạng xem biểu dữ liệu.

    Lưu ý: Tùy thuộc vào hàm mà bạn đã chọn trong bước 6, hãy truy nhập thay đổi tên của trường giá trị trong truy vấn thành MaxofFieldname hoặc minoffieldname. Nếu bạn sử dụng bảng mẫu, hãy truy nhập đổi tên trường Maxofevent ngày hoặc ngàyminofevent .

  8. Lưu truy vấn và đi đến các bước tiếp theo.

Kết quả truy vấn không hiển thị tên sản phẩm hoặc bất kỳ thông tin nào khác về sản phẩm. Để xem dữ liệu bổ sung, bạn cần tạo truy vấn thứ hai kết hợp truy vấn mà bạn vừa tạo. Các bước tiếp theo sẽ giải thích cách thực hiện điều này.

Tạo truy vấn thứ hai để thêm dữ liệu

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.

  2. Trong hộp thoại hiện bảng , hãy bấm vào tab truy vấn , rồi bấm đúp vào truy vấn tổng cộng mà bạn đã tạo trong phần trước đó.

  3. Bấm vào tab bảng và thêm các bảng mà bạn đã sử dụng trong truy vấn tổng cộng của bạn, cũng như thêm bất kỳ bảng nào có chứa dữ liệu liên quan khác. Nếu bạn sử dụng ba bảng mẫu trước đó, hãy thêm loại sự kiện, sự kiện và các bảng khách hàng đến truy vấn mới của bạn.

  4. Tham gia các trường trong truy vấn tổng cộng vào các trường tương ứng trong bảng mẹ. Để thực hiện việc này, hãy kéo từng trường trong truy vấn tổng cộng đến trường tương ứng của nó trong bảng.

    Nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu từ ba bảng, hãy kéo cột kiểu sự kiện trong truy vấn tổng cho trường loại sự kiện trong bảng loại sự kiện. Sau đó, bạn kéo cột ngày Maxofevent trong truy vấn tổng của trường ngày tổ chức sự kiện trong bảng sự kiện. Tạo các tham gia này cho phép truy vấn chọn mới của bạn để mang lại cùng dữ liệu trong truy vấn tổng và dữ liệu trong các bảng khác.

  5. Thêm các trường mô tả bổ sung từ các bảng khác trong truy vấn.

    Nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu từ ba bảng, bạn có thể thêm công ty và trường liên hệ từ bảng khách hàng.

  6. Tùy chọn, xác định thứ tự sắp xếp cho một hoặc nhiều cột. Ví dụ, để liệt kê các thể loại theo thứ tự bảng chữ cái, đặt hàng sắp xếp của cột kiểu sự kiện để tăng dần.

  7. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

    Kết quả của truy vấn sẽ được hiển thị trong dạng xem biểu dữ liệu.

Mẹo:  Nếu bạn không muốn đầu đề của cột giá xuất hiện dưới dạng hàm maxofprice hoặc minofprice, hãy mở truy vấn trong dạng xem thiết kế và trong cột giá trong lưới, nhập giá: Maxofprice hoặc Price: minofprice. Giá sẽ xuất hiện dưới dạng đầu đề của cột trong dạng xem biểu dữ liệu.

Đầu Trang

Tìm kiếm gần đây nhất và ngày sớm nhất

Các truy vấn mà bạn đã tạo trước đó trong bài viết này có thể trả về các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng, nhưng không phải cả hai. Nếu bạn muốn nhìn thấy cả hai bộ giá trị trong một dạng xem duy nhất, bạn cần phải tạo hai truy vấn — một trong đó truy xuất các giá trị hàng đầu và một biểu thị các giá trị dưới cùng — rồi phối và lưu trữ kết quả trong một bảng duy nhất.

Quy trình tìm giá trị trên cùng và dưới cùng và hiển thị dữ liệu đó trong một bảng theo các bước sau:

  • Tạo một giá trị hàng đầu và truy vấn giá trị dưới cùng hoặc nếu bạn cần nhóm dữ liệu của mình, hãy tạo tổng truy vấn sử dụng hàm minMax .

  • Truy vấn các giá trị hàng đầu của bạn (hoặc truy vấn tổng tối đa của bạn) vào truy vấn tạo bảng và tạo bảng mới.

  • Chuyển đổi truy vấn giá trị dưới cùng của bạn (hoặc truy vấn tổng cuối của bạn) vào một truy vấn chắp thêm và chắp thêm bản ghi vào bảng giá trị hàng đầu của bạn.

    Các bước trong các phần sau đây sẽ giải thích cách thực hiện điều này.

    Tạo truy vấn

    1. Tạo truy vấn giá trị trên cùng và dưới cùng.

      Để biết các bước cần thiết để tạo truy vấn giá trị trên cùng hoặc dưới cùng, hãy xem Tìm ngày tháng gần đây nhất hoặc sớmnhất, trước đó trong bài viết này. Nếu bạn cần nhóm các bản ghi theo thể loại, hãy xem Tìm ngày gần đây nhất hoặc sớm nhất cho các bản ghi trong thể loại hoặc nhóm, trước đó trong bài viết này.

      Nếu bạn sử dụng các bảng mẫu từ mục cuối cùng, chỉ sử dụng dữ liệu trong bảng sự kiện. Sử dụng các trường ngày tổ chức sự kiện, khách hàng và sự kiện từ bảng sự kiện trong cả hai truy vấn.

    2. Lưu từng truy vấn với tên có ý nghĩa, chẳng hạn như giá trị hàng đầu và giá trị cuối cùng, rồi rời khỏi chúng để mở để dùng trong các bước tiếp theo.

Tạo truy vấn tạo bảng

  1. Với truy vấn giá trị hàng đầu của bạn đang mở trong dạng xem thiết kế:

    Trên tab Thiết kế, trong nhóm Loại Truy vấn, hãy bấm vào Tạo Bảng.

    Hộp thoại Tạo Bảng sẽ xuất hiện.

  2. Trong hộp tên bảng , nhập tên cho bảng sẽ lưu trữ các bản ghi trên cùng và dưới cùng. Ví dụ, nhập bản ghi trên cùng và dưới cùng, rồi bấm OK.

    Mỗi lần bạn chạy truy vấn, thay vì Hiển thị kết quả trong dạng xem biểu dữ liệu, truy vấn sẽ tạo ra một bảng và thay thế giá trị trên cùng với dữ liệu hiện tại.

  3. Lưu và đóng truy vấn.

Tạo truy vấn chắp thêm

  1. Với truy vấn giá trị dưới cùng của bạn trong dạng xem thiết kế:

    Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kiểu Truy vấn, hãy bấm Chắp thêm.

  2. Hộp thoại Gắn thêm sẽ xuất hiện.

  3. Nhập cùng tên mà bạn đã gõ trong hộp thoại tạo bảng .

    Ví dụ, nhập bản ghi trên cùng và dưới cùng, rồi bấm OK. Mỗi lần bạn chạy truy vấn, thay vì Hiển thị kết quả trong dạng xem biểu dữ liệu, truy vấn sẽ kết thúc các bản ghi vào bảng bản ghi trên cùng và dưới cùng.

  4. Lưu và đóng truy vấn.

Chạy truy vấn

  • Bây giờ bạn đã sẵn sàng để chạy hai truy vấn. Trong ngăn dẫn hướng, hãy bấm đúp vào truy vấn giá trị hàng đầu và bấm khi Access nhắc bạn. Sau đó bấm đúp vào truy vấn giá trị dưới và bấm khi Access nhắc bạn.

  • Mở bảng bản ghi trên cùng và dưới cùng trong dạng xem biểu dữ liệu.

Quan trọng: Nếu bạn tìm cách chạy bảng tạo bảng hoặc chắp thêm các truy vấn và có vẻ như không có gì xảy ra, hãy kiểm tra thanh trạng thái truy nhập cho thông báo sau đây:

Chế độ Tắt đã chặn hành động hoặc sự kiện này.

Nếu bạn thấy thông báo đó, hãy thực hiện các bước sau đây:

  • Nếu nó chưa được hiển thị, hãy hiện thanh thông báo. Để thực hiện điều này, trên tab công cụ cơ sở dữ liệu , trong nhóm Hiển thị/ẩn , hãy bấm thanh thông báo.

  • Trên Thanh Thông báo, hãy bấm vào Tuỳ chọn.

    Hộp thoại Tùy chọn Bảo mật của Microsoft Office xuất hiện.

  • Chọn bật nội dung này , rồi bấm OK.

  • Chạy lại truy vấn của bạn.

Đầu Trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×