Đăng nhập với Microsoft
Đăng nhập hoặc tạo tài khoản.
Xin chào,
Chọn một tài khoản khác.
Bạn có nhiều tài khoản
Chọn tài khoản bạn muốn đăng nhập.

Bài viết này giải thích cách sử dụng truy vấn giá trị trên cùng trong Access để tìm các giá trị cao nhất hoặc thấp nhất trong một tập hợp các bản ghi. Bạn sử dụng các truy vấn giá trị trên cùng để trả lời nhiều câu hỏi về doanh nghiệp, chẳng hạn như sản phẩm nào cũng bán được và không.

Bạn muốn làm gì?

Tìm hiểu các truy vấn giá trị hàng đầu

Bạn sử dụng truy vấn giá trị trên cùng khi bạn cần tìm các bản ghi có chứa các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng trong một trường bảng. Bạn có thể sử dụng truy vấn giá trị hàng đầu để trả lời các loại câu hỏi sau đây.

  • Sản phẩm đắt nhất hoặc đắt nhất là gì?

  • Ba nhân viên nào có cuộc sinh nhật tiếp theo?

  • Bộ phận nào tạo ra doanh số lớn nhất hoặc ít nhất trong năm hiện tại?

  • Sản phẩm nào chiếm phần trăm năm đầu hoặc cuối cùng của doanh số?

  • Sản phẩm nào trong từng thể loại sản phẩm chiếm phần trăm trên cùng hoặc cuối năm doanh số?

Đặt một thời gian ngắn, các loại truy vấn giá trị hàng đầu, sau đó lọc dữ liệu của bạn để trả về các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng trong một trường. Bạn có thể sử dụng các truy vấn giá trị hàng đầu để tìm kiếm số (bao gồm tiền tệ) và giá trị ngày.

Quy trình tạo truy vấn giá trị hàng đầu theo các bước rộng rãi sau đây:

  • Tạo truy vấn chọn hoặc truy vấn tổng cộng.

    Bạn sử dụng một truy vấn chọn để tìm giá trị trên cùng hoặc dưới cùng trong một bảng. Bạn sử dụng truy vấn tổng để tìm các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng trong một hoặc nhiều thể loại. Ví dụ, nếu bạn muốn trả lời một câu hỏi chẳng hạn như "sản phẩm đắt nhất hoặc ít tốn kém nhất", bạn bắt đầu bằng cách tạo truy vấn chọn. Để trả lời một câu hỏi chẳng hạn như "có sản phẩm nào trong từng thể loại sản phẩm của chúng tôi chiếm phần trăm năm đầu hoặc cuối cùng của doanh số," bạn sử dụng truy vấn tổng cộng. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng loại truy vấn để tìm các giá trị trên cùng và dưới cùng trong một nhóm các bản ghi hoặc bản ghi rơi vào thể loại.

  • Áp dụng thứ tự sắp xếp cho truy vấn.

  • Áp dụng các tiêu chí khác cho truy vấn.

  • Xác định số lượng bản ghi mà bạn muốn truy vấn trả về. Bạn có thể chỉ định một tỷ lệ phần trăm, chẳng hạn như 5 phần trăm giá trị hàng đầu trong một trường, hoặc bạn có thể chỉ định một số cố định, chẳng hạn như 10 giá trị hàng đầu trong một trường.

Chọn giữa truy vấn giá trị hàng đầu và bộ lọc

Để xác định xem bạn có nên tạo truy vấn giá trị hàng đầu hay không, hãy cân nhắc những điều sau đây:

  • Nếu bạn muốn trả về các bản ghi có chứa các giá trị cao nhất hoặc thấp nhất trong một trường và bạn không biết các giá trị trường đầu hoặc chính xác (hoặc không quan trọng), bạn tạo truy vấn giá trị hàng đầu.

  • Nếu bạn muốn trả về tất cả các bản ghi có giá trị trong một trường khớp hoặc nhỏ hơn hoặc lớn hơn một giá trị mà bạn quan tâm, bạn sẽ áp dụng bộ lọc. Ví dụ, để xem các sản phẩm có giá giữa $50 và $100, bạn áp dụng bộ lọc. Hình này minh họa bộ lọc mẫu trong dạng xem thiết kế truy vấn và các kết quả như vậy bộ lọc có thể tạo ra:

    Các sản phẩm có giá từ 50$ đến 100$

    Để biết thêm thông tin về việc tạo và sử dụng bộ lọc, hãy xem bài viết áp dụng bộ lọc để xem các bản ghi chọn trong cơ sở dữ liệu Access.

Quy tắc để tạo và sử dụng các truy vấn giá trị hàng đầu

Khi bạn tiếp tục, hãy nhớ rằng, bất kể loại truy vấn (truy vấn chọn hoặc truy vấn tổng), bạn phải sử dụng các trường có chứa dữ liệu mô tả, chẳng hạn như tên nhân viên hoặc sản phẩm và một trường có chứa các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng mà bạn muốn tìm, chẳng hạn như giá cả hoặc trường ngày. Bạn có thể dùng nhiều hơn một trường dữ liệu và nếu bạn sử dụng truy vấn tổng, thì trường dữ liệu của bạn thường sẽ bao gồm thông tin thể loại, chẳng hạn như một trường thành phố hoặc quốc gia/khu vực. Bạn chỉ có thể bỏ qua dữ liệu thể loại khi bạn tạo một truy vấn tổng cộng chạy với tất cả các bản ghi, chẳng hạn như "Hiển thị cho tôi năm phần trăm cao nhất của đơn hàng đắt tiền nhất". Ngoài ra, bạn có thể sử dụng một truy vấn chọn hoặc tổng cộng để tìm các giá trị trên cùng và dưới cùng trong một nhóm các bản ghi hoặc bản ghi rơi vào thể loại. Để biết thêm thông tin về việc làm như vậy, hãy xem mục Tìm các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng cho các bản ghi trong thể loại hoặc nhóm, ở phần sau trong bài viết này.

Tìm các bản ghi có chứa các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng

Các bước trong phần này giải thích cách tạo truy vấn các giá trị trên cùng cơ bản và truy vấn nâng cao hơn. Các bước đầu tiên thể hiện các phần cơ bản của truy vấn giá trị hàng đầu, trong khi phần thứ hai giải thích cách tìm một vài sinh nhật nhân viên tiếp theo. Các bước sau đây sử dụng bảng mẫu sau:

Họ

Tên

Địa chỉ

Thành phố

Quốc gia/vùng lãnh thổ

Ngày sinh

Thuê ngày

Barnhill

Josh

1 Main St.

New York

Hoa Kỳ

Ngày 05 tháng 2-1968

Ngày 10 tháng 6-1994

Heloo

Waleed

52 1st St.

Boston

Hoa Kỳ

Ngày 22 tháng 5-1957

Ngày 22 tháng 11, 1996

36

Pica

3122 75th Ave. S.W.

Seattle

Hoa Kỳ

Ngày 11 tháng 11-1960

Ngày 11 tháng 3, 2000

Bagel

Jean Philippe

1 Contoso Blvd.

London

Vương quốc Anh

Ngày 22 tháng 3-1964

Ngày 22 tháng 6-1998

Giá

Julius

Calle Smith 2

Thành phố Mê-xi-cô

Mexico

Ngày 05 tháng 6-1972

Ngày 05 tháng 1-2002

Hughes

Stine

3122 75TH St. S.

Seattle

Hoa Kỳ

Ngày 23 tháng 1, 1970

Ngày 23 tháng 4-1999

Riley

Ste

67 Big St.

Tampa

Hoa Kỳ

Ngày 14 tháng 4-1964

Ngày 14 tháng 10-2004

Birkby

Dana

2 nosey Pkwy

Portland

Hoa Kỳ

Ngày 29 tháng 10-1959

Ngày 29 tháng 3-1997

Bagel

Jean Philippe

1 Contoso Blvd.

London

Vương quốc Anh

Ngày 22 tháng 3-1964

Ngày 20 tháng 6-1998

Nếu muốn, bạn có thể nhập dữ liệu trong bảng mẫu này theo cách thủ công, hoặc bạn có thể sao chép bảng này vào một chương trình bảng tính, chẳng hạn như Microsoft Excel, rồi nhập trang tính kết quả vào bảng trong Access.

Lưu ý: Nếu bạn không có chương trình bảng tính, bạn có thể sao chép dữ liệu mẫu vào trình soạn thảo văn bản, chẳng hạn như Notepad. Để biết thêm thông tin về việc nhập dữ liệu văn bản, hãy xem bài viết nhập hoặc liên kết đến dữ liệu trong tệp văn bản.

Tạo truy vấn các giá trị trên cùng cơ bản

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.

  2. Bấm vào bảng mà bạn muốn sử dụng trong truy vấn, bấm vào Thêm để đặt bảng trong lưới thiết kế, rồi bấm đóng.
    -hoặc-
    Bấm đúp vào bảng.
    Nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu, hãy thêm bảng nhân viên vào truy vấn.

  3. Thêm các trường bạn muốn sử dụng trong truy vấn của mình vào lưới thiết kế. Bạn có thể bấm đúp vào từng trường hoặc kéo và thả từng trường trên một ô trống trong hàng trường .
    Nếu bạn sử dụng bảng mẫu, hãy thêm tên, họ và ngày sinh mới.

  4. Trong trường có chứa các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng của bạn (trường ngày sinh, nếu bạn dùng bảng mẫu), hãy bấm vào hàng sắp xếp và chọn tăng dần hoặc giảm dần.
    Nếu trường giá trị của bạn chứa các số, chẳng hạn như giá cả, số liệu bán hàng, thứ tự sắp xếp tăng dần trả về giá trị thấp nhất và thứ tự sắp xếp giảm dần trả về giá trị cao nhất. Nếu trường giá trị của bạn chứa ngày, thứ tự sắp xếp giảm dần trả về ngày gần đây nhất, trong khi tăng dần trả về ngày sớm nhất.

    Quan trọng: Bạn phải đặt hàng để sắp xếptăng dần hoặc giảm dần đối với các trường có chứa các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng của bạn. Nếu bạn chỉ định thứ tự sắp xếp cho một trường khác với trường có chứa các giá trị trên cùng hoặc dưới của bạn — ví dụ: ProductName thay vì giá-truy vấn sẽ không trả về kết quả mà bạn muốn.

  5. Trên tab thiết kế , trong nhóm thiết lập truy vấn , bấm vào mũi tên xuống bên cạnh trả về (danh sách giá trị hàng đầu ) và nhập số hoặc phần trăm bản ghi mà bạn muốn xem hoặc chọn một tùy chọn từ danh sách.

  6. Bấm Chạy để chạy truy vấn và hiển thị kết quả trong dạng xem Biểu dữ liệu.

  7. Lưu truy vấn và tiếp tục mở để sử dụng trong các bước tiếp theo.

Bạn có thể thấy rằng loại truy vấn giá trị trên cùng có thể trả lời các câu hỏi cơ bản, chẳng hạn như người là người cũ nhất hoặc trẻ nhất trong công ty. Các bước tiếp theo sẽ giải thích cách sử dụng biểu thức và các tiêu chí khác để thêm sức mạnh và tính linh hoạt cho truy vấn. Tiêu chí được hiển thị trong bước tiếp theo đã trả về ba ngày sinh của nhân viên tiếp theo.

Thêm tiêu chí vào truy vấn

Lưu ý: Những bước này giả định rằng bạn sẽ sử dụng truy vấn được mô tả trong phần trước đó.

  1. Mở, trong dạng xem thiết kế, truy vấn mà bạn đã tạo trong các bước trước đó.

  2. Trong lưới thiết kế truy vấn, trong cột ở bên phải của cột ngày sinh, sao chép và dán hoặc nhập biểu thức Expr1: datePart("m", [ngày sinh]). Hàm datePart trích xuất phần tháng của giá trị trong trường ngày sinh.

  3. Ở bên phải của cột có chứa biểu thức, sao chép và dán hoặc nhập biểu thức expr2 đều: datePart("d", [ngày sinh]). Trong trường hợp này, hàm datePart trích xuất phần ngày của giá trị trong trường ngày sinh.

  4. Xóa các hộp kiểm trong hàng Hiển thị cho từng biểu thức, rồi bấm vào ô sắp xếp cho từng biểu thức và chọn tăng dần.

  5. Tùy ý, bạn có thể xác định tiêu chí để giới hạn phạm vi của truy vấn. Khi bạn chỉ định tiêu chí, truy vấn chỉ sắp xếp các bản ghi đáp ứng tiêu chí và nó sẽ xác định các giá trị trường trên cùng hoặc dưới cùng từ bên trong danh sách được sắp xếp.
    Để tiếp tục với dữ liệu mẫu, trong hàng tiêu chí của trường ngày sinh, hãy nhập hoặc sao chép và dán biểu thức này:

    Month ([ngày sinh]) > month (Date ()) hoặc month ([ngày sinh]) = month (Date ()) và Day ([ngày sinh]) >Day (Date ())

    Biểu thức này thực hiện những điều sau đây: một phần tháng ([ngàysinh]) > month (Date ()) sẽ kiểm tra ngày sinh của mỗi nhân viên để xem liệu nó nằm trong một tháng trong tương lai và nếu True, bao gồm những bản ghi đó trong truy vấn. Tháng ([ngàysinh]) = month (Date ()) và Day ([ngàysinh]) >Day (Date ()) của biểu thức kiểm tra các ngày sinh xảy ra trong tháng hiện tại để xem liệu ngày sinh sẽ rơi vào hoặc sau ngày hiện tại. Nếu điều kiện đó đúng, hàm có chứa các bản ghi đó trong kết quả truy vấn. Để tóm tắt, biểu thức này bỏ qua bất kỳ bản ghi nào mà ngày sinh sẽ té ngã từ ngày 1 tháng 1 đến ngày mà bạn chạy truy vấn của mình.

    Để xem thêm ví dụ về biểu thức tiêu chí truy vấn, hãy xem bài viết ví dụ về tiêu chí truy vấn.

  6. Trên tab thiết kế , trong nhóm thiết lập truy vấn , bấm vào mũi tên xuống bên cạnh trả về (danh sách giá trị hàng đầu ) và nhập số hoặc phần trăm bản ghi mà bạn muốn xem hoặc chọn một tùy chọn từ danh sách.

  7. Bấm Chạy để chạy truy vấn và hiển thị kết quả trong dạng xem Biểu dữ liệu.

Nếu truy vấn của bạn trả về các bản ghi khác hơn là bạn mong đợi

Nếu dữ liệu của bạn chứa các bản ghi chia sẻ giá trị ngày, truy vấn giá trị hàng đầu của bạn có thể trả về nhiều dữ liệu hơn bạn mong đợi. Ví dụ, bạn có thể thiết kế truy vấn giá trị hàng đầu để truy xuất ba bản ghi nhân viên, nhưng bạn thực sự nhìn thấy bốn vì "Wilson" và "Edwards" chia sẻ ngày sinh. Loại truy vấn này trả về tất cả các giá trị hàng đầu, bất kể có bao nhiêu bản ghi có các giá trị đó. Để loại trừ các giá trị trùng lặp, bạn có thể đặt một thuộc tính có tên là các giá trị duy nhất. Để biết thông tin về việc sử dụng thuộc tính đó, hãy xem mục nếu bạn thấy bản ghi trùng lặp, ở phần sau trong bài viết này.

Họ

Ngày_sinh

Son's

9/26/1968

Jacobsen

10/2/1970

Lam

10/15/1965

Wil

10/15/1969

Nếu truy vấn của bạn trả về ít bản ghi hơn bạn mong đợi

Giả sử bạn đã thiết kế một truy vấn để trả về năm bản ghi đầu hoặc cuối cùng trong một trường, nhưng bạn chỉ thấy ba bản ghi. Theo quy tắc, bạn giải quyết sự cố khi mở truy vấn trong dạng xem thiết kế và xem lại hàng tiêu chí trong lưới thiết kế cho các tiêu chí có nhiều hạn chế hơn là bạn dự định. Để biết thêm thông tin về tiêu chí, hãy xem bài viết ví dụ về tiêu chí truy vấn.

Nếu bạn thấy bản ghi trùng lặp

Nếu truy vấn giá trị hàng đầu trả về bản trùng lặp lại, các bảng bên dưới chứa các bản ghi trùng lặp hoặc các bản ghi sẽ xuất hiện là trùng lặp vì truy vấn không bao gồm các trường có thể phân biệt giữa các bản ghi. Ví dụ, đây là một truy vấn Hiển thị năm đơn hàng được vận chuyển gần đây nhất, cùng với tên của người bán hàng đã xử lý giao dịch.

Ngày_vận_chuyển

Nhân viên bán hàng

11/12/2004

Fontana

11/12/2004

Moreno

10/12/2004

Osada

10/12/2004

Osada

10/12/2004

Fontana

Các bản ghi thứ ba và thứ tư xuất hiện là trùng lặp nhưng có thể là do người bán hàng Osada xử lý hai đơn hàng khác nhau mà được vận chuyển trong cùng ngày đó.

Tùy theo yêu cầu của bạn, bạn có thể thực hiện một trong hai điều cần tránh trả về bản ghi trùng lặp. Bạn có thể thay đổi thiết kế của truy vấn để thêm các trường sẽ giúp phân biệt các bản ghi, chẳng hạn như trường OrderID và CustomerID. Hoặc nếu có đủ để chỉ xem một trong các bản ghi trùng lặp, bạn chỉ có thể hiện các bản ghi riêng biệt bằng cách đặt thuộc tính giá trị duy nhất của truy vấn thành . Để đặt thuộc tính này, trong dạng xem thiết kế truy vấn, hãy nhấn F4 để hiển thị bảng thuộc tính cho truy vấn, định vị thuộc tính giá trị duy nhất và đặt nó thành .

Để biết thêm thông tin về cách xử lý các bản ghi trùng lặp, hãy xem bài viết Tìm bản ghi trùng lặp bằng truy vấn.

Đầu Trang

Tìm các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng cho các bản ghi trong thể loại hoặc nhóm

Bạn tìm thấy các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng cho các bản ghi rơi vào nhóm bằng cách tạo truy vấn tổng. Khi bạn tiếp tục, hãy nhớ rằng, theo mặc định, một truy vấn tổng cộng có thể chỉ bao gồm trường hoặc các trường chứa dữ liệu nhóm của bạn, chẳng hạn như trường "thể loại" và trường có giá trị trên cùng hoặc dưới cùng, chẳng hạn như trường "giá". Các truy vấn tổng không thể chứa những trường khác dùng để mô tả các mục trong một thể loại. Tuy nhiên, bạn có thể tạo truy vấn thứ hai bao gồm các trường từ truy vấn tổng cộng của bạn, cùng với các trường khác nhau từ các bảng khác có chứa dữ liệu mô tả.

Ví dụ, giả sử bạn có một bảng sản phẩm và bạn gán từng sản phẩm cho một thể loại, chẳng hạn như trò chơi bảng, câu đố, v.v. Nếu bạn tạo một truy vấn tổng để xác định sản phẩm đắt tiền nhất trong mỗi thể loại, truy vấn chỉ có thể bao gồm trường hoặc các trường có chứa dữ liệu thể loại và trường có chứa dữ liệu giá. Đối với ví dụ này, giả định một trường gọi là tên thể loại và một trường có tên là Price. Khi bạn chạy kiểu truy vấn này, hãy truy nhập nối "maxof" hoặc "minof" (tùy thuộc vào hàm mà bạn chọn) vào đầu trường giá, chẳng hạn như:

Tên thể loại

Hàm MaxOfPrice

Trò chơi bảng

$55,00

Hóc

$43,90

Trò chơi máy tính

$263,50

Búp bê

$81,00

...

...

Truy vấn tổng cộng của bạn không thể bao gồm các trường khác mà sẽ giúp mô tả sản phẩm (và do đó làm cho dữ liệu dễ hiểu hơn), chẳng hạn như tên sản phẩm hoặc tên của nhà cung cấp, như vậy:

Tên thể loại

Hàm MaxOfPrice

Tên Sản phẩm

Tên nhà cung cấp

Trò chơi bảng

$55,000

Vui vẻ với C++

Proseware, Inc.

Hóc

$43,90

Sơ đồ Cơ sở dữ liệu có Quan hệ

Bản phát hành Lucerne

Trò chơi máy tính

$263,50

Kẻ nghiền Máy tính và những Sinh vật Thần thoại

Litware, Inc.

Búp bê

$81,00

Tượng Chàng lập trình viên Đang làm việc

Công ty TNHH contoso, Ltd

...

...

...

...

Nếu bạn muốn xem dữ liệu mang tính mô tả đó, bạn có thể tạo một truy vấn chọn thứ hai kết hợp các trường trong truy vấn tổng của mình với các trường dữ liệu bổ sung.

Các bước trong phần này giải thích cách tạo truy vấn tổng và chọn truy vấn cần thiết để xác định các sản phẩm đắt tiền nhất trong mỗi tập hợp thể loại. Các bước giả định sử dụng các bảng mẫu sau đây:

Bảng thể loại

CategoryID

Tên thể loại

Mô tả

1

Trò chơi bảng

Mọi lứa tuổi và mức độ kỹ năng

2

Hóc

Ghép hình, câu đố Word, đồ chơi câu đố

3

Trò chơi máy tính

Tất cả các bàn giao tiếp và mức độ kỹ năng

4

Búp bê

Con số hành động, búp bê thời trang

5

Thiết bị thể thao

Bi, quần áo, lưới

6

Mô hình/sở thích

Máy bay, ô tô, xe lửa

Bảng nhà cung cấp

SupplierID

Tên nhà cung cấp

1

Fabrikam

2

Tailspin Toys

3

Northwind Traders

4

Các hoạt động phiêu lưu

5

Bản phát hành Lucerne

6

Proseware, Inc.

7

Công ty TNHH contoso, Ltd

8

Các nhà nhập khẩu toàn thế giới

9

Đồ chơi ở chót

10

Các nhà nhập khẩu toàn thế giới

11

Litware, Inc.

12

Video SOUTHRIDGE

Bảng Sản phẩm

Tên Sản phẩm

SupplierID

CategoryID

Giá

Tượng chàng lập trình viên đang làm việc

7

4

$12,95

Vui vẻ với C++

6

1

$15,85

Sơ đồ Cơ sở dữ liệu có Quan hệ

5

2

$22,50

Chip Máy tính Huyền diệu

3

2

$32,65

Truy nhập! Trò chơi!

1

1

$22,95

Kẻ nghiền Máy tính và những Sinh vật Thần thoại

11

3

$78,50

Bài tập dành cho Kẻ nghiền Máy tính! DVD!

4

5

$14,88

Ultimate Flying Pizza

2

5

$36,75

Ổ Đĩa Mềm 5,25 inch Gắn ngoài (Tỷ lệ 1/4)

8

6

$65,00

Con số không hành động của người quản lý

9

4

$78,88

Bóng tối ảm đạm

12

3

$53,33

Xây dựng Bàn phím của Riêng Bạn

1

6

$77,95

Lưu ý: Các bước cũng giả định một mối quan hệ một-nhiều giữa các thể loại và bảng sản phẩm và giống nhau giữa các nhà cung cấp và bảng sản phẩm. Trong trường hợp này, các bảng chia sẻ các trường SupplierID và CategoryID. Truy vấn tổng cộng được mô tả trong các phần tiếp theo sẽ không hoạt động mà không có mối quan hệ.

Tạo truy vấn tổng

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.

  2. Chọn các bảng bạn muốn làm việc, bấm Thêm, rồi bấm vào đóng sau khi bạn đã hoàn tất thêm các bảng.
    -hoặc-
    Bấm đúp vào bảng mà bạn muốn sử dụng, rồi bấm đóng. Mỗi bảng xuất hiện trong lưới thiết kế. Nếu bạn sử dụng bảng mẫu được liệt kê ở trên, bạn thêm các bảng thể loại và sản phẩm.

  3. Bấm đúp vào các trường bảng bạn muốn sử dụng ở truy vấn của mình.
    Tại thời điểm này, hãy đảm bảo rằng bạn chỉ thêm các trường nhóm và trường giá trị vào truy vấn. Nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu được liệt kê trong bảng trước đó, bạn thêm trường tên thể loại từ bảng thể loại và trường giá từ bảng sản phẩm.

  4. Tùy ý, bạn có thể xác định một tiêu chí để giới hạn phạm vi của truy vấn.
    Chỉ có các bản ghi đáp ứng tiêu chí sẽ được sắp xếp, và các giá trị trường trên cùng và dưới sẽ được xác định trong danh sách được sắp xếp này. Ví dụ, để loại trừ các sản phẩm trong thể loại thể thao, bạn thêm biểu thức này vào hàng tiêu chí của trường tên thể loại: <> "thể thao".
    Để xem thêm ví dụ về biểu thức tiêu chí truy vấn, hãy xem bài viết ví dụ về tiêu chí truy vấn.

  5. Chuyển đổi truy vấn thành truy vấn tổng cộng.

    1. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Hiển thị/Ẩn, bấm Tổng.

      Hàng tổng sẽ xuất hiện trong lưới thiết kế.

  6. Đảm bảo rằng tổng số ô của mỗi trường nhóm được đặt là nhóm theo, sau đó đặt ô tổng của trường giá trị (trường có chứa các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng) đến tối đa hoặc phút.
    Việc chọn Max trả về giá trị lớn nhất trong một trường số và giá trị ngày gần đây nhất trong trường ngày/giờ. Chọn min trả về giá trị nhỏ nhất trong trường số và giá trị ngày hoặc thời gian sớm nhất trong trường ngày/giờ. Nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu, hãy đặt ô tổng của trường tên thể loại vào nhóm theovà ô tổng của trường giá thành tối đa hoặc phút.

  7. Trên tab thiết kế , trong nhóm công cụ , hãy đảm bảo rằng danh sách trả về được đặt thành tất cả, rồi bấm vào chạy để chạy truy vấn và hiển thị kết quả trong dạng xem biểu dữ liệu.

    Lưu ý: Tùy thuộc vào hàm mà bạn đã chọn trong bước 7, Access sẽ thay đổi tên của trường giá trị trong truy vấn thành Maxoffieldname hoặc minoffieldname. Nếu bạn sử dụng bảng mẫu, hãy truy nhập đổi tên trường maxofprice hoặc minofprice.

  8. Lưu truy vấn và đi đến các bước tiếp theo.

Truy vấn không trả về tên sản phẩm hoặc bất kỳ thông tin nào khác về sản phẩm. Để xem dữ liệu bổ sung, bạn cần tạo truy vấn thứ hai kết hợp truy vấn mà bạn vừa tạo. Các bước tiếp theo sẽ giải thích cách tạo truy vấn thứ hai này.

Tạo truy vấn thứ hai để xem thêm dữ liệu

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.

  2. Bấm vào tab truy vấn , rồi bấm đúp vào truy vấn tổng cộng mà bạn đã tạo trong phần trước đó.

  3. Bấm vào tab bảng và thêm các bảng mà bạn đã sử dụng trong truy vấn tổng cộng cộng với bất kỳ bảng nào có chứa dữ liệu liên quan khác mà bạn muốn xem.
    Nếu bạn sử dụng bảng mẫu được liệt kê trước đó, bạn thêm các bảng thể loại, sản phẩm và nhà cung cấp vào truy vấn mới của bạn.

  4. Tham gia các trường trong truy vấn tổng cộng vào các trường tương ứng trong bảng mẹ. Để thực hiện việc này, hãy kéo từng trường trong truy vấn tổng cộng đến trường tương ứng của nó trong bảng.

    Nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu, hãy kéo trường tên thể loại trong truy vấn tổng cộng đến trường tên thể loại trong bảng thể loại. Sau đó, bạn kéo trường MaxOfPrice trong truy vấn tổng cộng vào trường giá trong bảng sản phẩm. Các kết nối cho phép truy vấn chọn mới của bạn để mang lại cùng dữ liệu trong truy vấn tổng và dữ liệu trong các bảng khác.

  5. Trong cửa sổ cho truy vấn tổng, hãy bấm đúp vào dấu sao để thêm toàn bộ truy vấn vào lưới thiết kế, rồi kéo các trường bổ sung từ các bảng khác trong truy vấn.

    Nếu bạn sử dụng bảng mẫu, bạn bấm đúp vào truy vấn tổng cộng mà bạn đã tạo trong phần trước và sau đó thêm tên sản phẩm và trường nhà cung cấp từ bảng sản phẩm và nhà cung cấp tương ứng.

  6. Tùy chọn, xác định thứ tự sắp xếp cho một hoặc nhiều cột.
    Ví dụ, để liệt kê các thể loại theo thứ tự bảng chữ cái, hãy đặt ô sắp xếp của cột tên thể loại thành tăng dần.

  7. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

    Điều này sẽ chạy truy vấn và hiển thị kết quả trong dạng xem biểu dữ liệu.

Mẹo: Nếu bạn không muốn đầu đề của cột giá xuất hiện dưới dạng hàm maxofprice hoặc minofprice, hãy mở truy vấn trong dạng xem thiết kế và trong cột giá trong lưới, nhập giá: Maxofprice hoặc Price: minofprice. Làm như vậy làm cho giá xuất hiện dưới dạng đầu đề của cột trong dạng xem biểu dữ liệu.

Đầu Trang

Tìm các bản ghi có chứa các giá trị trên cùng và dưới cùng

Các truy vấn mà bạn đã tạo trước đó trong bài viết này có thể trả về các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng, nhưng không phải cả hai. Nếu bạn muốn nhìn thấy cả hai bộ giá trị trong một dạng xem duy nhất, bạn cần phải tạo hai truy vấn — một trong đó truy xuất các giá trị hàng đầu và một biểu thị các giá trị dưới cùng — rồi phối và lưu trữ kết quả trong một bảng duy nhất.

Quy trình tìm giá trị trên cùng và dưới cùng và hiển thị dữ liệu đó trong một bảng theo các bước sau:

  • Tạo truy vấn giá trị hàng đầu và truy vấn giá trị dưới cùng hoặc nếu bạn cần nhóm dữ liệu của mình, hãy tạo tổng truy vấn sử dụng các hàm minMax .

  • Truy vấn các giá trị hàng đầu của bạn (hoặc truy vấn tổng tối đa của bạn) vào truy vấn tạo bảng và chạy truy vấn này để tạo một bảng mới.

  • Chuyển đổi truy vấn giá trị dưới cùng của bạn (hoặc truy vấn tổng cộng của bạn) vào truy vấn chắp thêm và chạy truy vấn này để gắn thêm bản ghi vào bảng giá trị hàng đầu của bạn.

    Các bước trong các phần sau đây sẽ giải thích cách tạo truy vấn.

    Lưu ý: Trừ khi cơ sở dữ liệu của bạn được ký điện tử hoặc nó nằm trong một vị trí tin cậy, Access sẽ ngăn bạn thực hiện các truy vấn hành động được mô tả ở đây. Hãy làm theo các bước đầu tiên để cho phép bất kỳ nội dung bị chặn nào trước khi bạn tìm cách tạo bảng tạo và chắp thêm các truy vấn được mô tả ở đây.

    Bật nội dung trong cơ sở dữ liệu

    • Trên Thanh Thông báo, bấm Cho phép Nội dung.

    • Chạy lại truy vấn của bạn.

  • Tạo truy vấn giá trị trên cùng và dưới cùng.

    Đối với các bước cần thiết để tạo truy vấn giá trị trên cùng hoặc dưới cùng, hãy xem phần Tìm bản ghi có giá trị trên cùng hoặc dưới cùng, trong bài viết này. Nếu bạn cần nhóm các bản ghi theo thể loại, hãy xem mục Tìm các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng cho các bản ghi trong thể loại hoặc nhóm, trước đó trong bài viết này.

  • Lưu từng truy vấn và rời khỏi để mở để dùng trong các bước tiếp theo.

Tạo truy vấn tạo bảng

  1. Với truy vấn giá trị hàng đầu của bạn đang mở trong dạng xem thiết kế:

    Trên tab Thiết kế, trong nhóm Loại Truy vấn, hãy bấm vào Tạo Bảng.
    Hộp thoại tạo bảng sẽ xuất hiện.

  2. Trong hộp tên bảng , nhập tên cho bảng sẽ lưu trữ các bản ghi trên cùng và dưới cùng. Ví dụ, nhập bản ghi trên cùng và dưới cùng, rồi bấm OK.
    Mỗi lần bạn chạy truy vấn, thay vì Hiển thị kết quả trong dạng xem biểu dữ liệu, truy vấn sẽ tạo ra một bảng và thay thế giá trị trên cùng với dữ liệu hiện tại.

  3. Lưu và đóng truy vấn.

Tạo truy vấn chắp thêm

  1. Mở truy vấn giá trị dưới cùng của bạn trong dạng xem thiết kế.

  2. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kiểu Truy vấn, hãy bấm Chắp thêm.

  3. Trong hộp thoại chắp Thêm , hãy nhập cùng tên mà bạn đã gõ trong hộp thoại tạo bảng .
    Ví dụ, nhập bản ghi trên cùng và dưới cùng , rồi bấm OK. Mỗi lần bạn chạy truy vấn, thay vì Hiển thị kết quả trong dạng xem biểu dữ liệu, truy vấn sẽ kết thúc các bản ghi vào bảng bản ghi trên cùng và dưới cùng.

  4. Lưu và đóng truy vấn.

Chạy truy vấn

Bây giờ bạn đã sẵn sàng để chạy hai truy vấn.

  • Trong ngăn dẫn hướng, hãy bấm đúp vào truy vấn giá trị hàng đầu và bấm trong thư.

  • Bấm đúp vào truy vấn giá trị cuối và bấm trong thư.

  • Mở bảng bản ghi trên cùng và dưới cùng trong dạng xem biểu dữ liệu.

Đầu Trang

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Microsoft Office nội bộ

Thông tin này có hữu ích không?

Bạn hài lòng đến đâu với chất lượng dịch thuật?
Điều gì ảnh hưởng đến trải nghiệm của bạn?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

×