Tạo tài liệu Office có thể truy nhập

Khi tạo nội dung với Office, bạn có thể giúp người Khuyết tật thông qua một số điều chỉnh đơn giản. Bạn có thể sử dụng một số tính năng Office tích hợp sẵn để đảm bảo rằng tất cả mọi người có thể đọc và hiểu rõ tài liệu của bạn. Bằng cách tăng khả năng truy nhập trong tài liệu của bạn, bạn có thể phục vụ cho toàn bộ khán giả của mình và không chỉ là một phần của nó.

Bạn có thể sử dụng bộ kiểm tra trợ năng để đảm bảo rằng nội dung của bạn thực sự dễ truy nhập. Công cụ miễn phí sẵn dùng trong Word, Excel, Outlook, OneNote và PowerPoint trên Windows hoặc Mac, và Visio trên Windows. Bộ kiểm tra trợ năng Tìm mọi vấn đề về khả năng truy nhập trong tài liệu của bạn và giải thích lý do tại sao mỗi người có thể là vấn đề tiềm ẩn đối với người Khuyết tật. Công cụ này cũng đưa ra các đề xuất về cách giải quyết từng sự cố.

Bảng sau đây bao gồm một số cách thực hành tốt nhất để tạo Office tài liệu có thể truy nhập cho người Khuyết tật. Để biết thông tin chi tiết về cách tìm và khắc phục sự cố trong một ứng dụng Office cụ thể, hãy xem các hướng dẫn áp dụng:

Nội dung cần sửa

Lý do cần sửa

Sử dụng màu

Không bao giờ dựa vào màu mình để truyền tải thông tin, trong trường hợp người xem của bạn không thể nhìn thấy chính xác. Nếu màu chính xác là quan trọng cần biết, đề cập đến màu, ví dụ, trong nhãn hình ảnh.

Tránh sử dụng màu lam nhạt, vì nó là màu đầu tiên gây ra sự cố như tuổi đôi và mất độ nhạy cảm của họ.

Sử dụng âm thanh

Nếu bạn sử dụng âm thanh trong tài liệu, hãy đảm bảo rằng thông tin có thể truy nhập ngay cả khi bạn không thể nghe thấy.

Để làm cho video và tệp âm thanh dễ truy nhập, bạn có thể thêm phụ đề hoặc phụ đề chi tiết vào tài liệu của mình. Họ làm cho tài liệu của bạn phù hợp với một người xem lớn hơn, bao gồm những người bị khiếm thính và những người nói ngôn ngữ khác với một trong clip phương tiện của bạn.

Thiếu văn bản thay thế trong hình ảnh trực quan

Nếu bạn đang sử dụng bộ đọc màn hình, văn bản thay thế (Alt) Mô tả một thành phần trực quan cho những người không thể nhìn thấy. Luôn áp dụng các văn bản thay thế hiệu quả cho tất cả các hình dạng, hình ảnh, biểu đồ, bảng và đồ họa SmartArt để giúp dễ dàng truy nhập tài liệu của bạn. Để biết thêm thông tin về việc sử dụng thích hợp của văn bản thay thế, hãy xem văn bản thay thế.

Kiểu viết phức tạp

Nếu người xem của bạn không thể hiểu được bạn, tài liệu của bạn sẽ tự động không thành công.

Sử dụng các câu ngắn và ngữ pháp đơn giản. Nếu nội dung tự vay vào danh sách dấu đầu dòng, hãy trình bày theo cách đó. Danh sách dấu đầu dòng là rất đơn giản của cách thực thi các câu ngắn.

Khi phải đối mặt với các tùy chọn, luôn chọn từ đơn giản nhất sẵn dùng, thay vì Ấn tượng đối tượng của bạn với từ vựng của bạn.

Các bảng trong tài liệu

Tránh sử dụng bảng trong tài liệu của bạn, nếu có thể, kể từ khi theo dõi nội dung bảng thông qua bộ đọc màn hình có thể khó. Nếu bạn phải sử dụng bảng, hãy thiết kế cẩn thận dễ dàng nhất có thể. Luôn sử dụng đầu đề để giới thiệu bảng.

Nếu bạn đang tạo một bảng có HTML cho một trang web, hãy dùng gắn thẻ thích hợp để cho phép bộ đọc màn hình hoặc hiển thị chữ Braille để cung cấp thông tin tiêu đề bảng và dữ liệu trong ngữ cảnh. Sử dụng thẻ <TH> cho các đầu trang và <TD> thẻ cho các ô dữ liệu. Và đừng quên bao gồm tóm tắt bảng trong thẻ <> bảng để giải thích về mục đích của bảng.

Bố trí tài liệu dựa trên bảng

Các bố trí dựa trên bảng được phổ biến đặc biệt trong các bản tin được tạo bằng Word và Outlook. Bằng cách tạo một bảng có viền ẩn và đặt các bài viết bản tin khác nhau trong các ô riêng lẻ, bạn có thể dễ dàng tạo một tài liệu ấn tượng. Tuy nhiên, người đọc của bạn có các vấn đề về khả năng truy nhập sẽ không cảm ơn bạn. Không bao giờ sử dụng bảng dưới dạng công cụ bố trí.

Khi dẫn hướng một tài liệu với bố trí bảng, bộ đọc màn hình và chữ Braille sẽ hiển thị các bảng đọc hàng theo hàng ngang qua các cột: Nếu bản tin của bạn đã được thiết kế để đọc từ trên xuống dưới cùng cột, người đọc của bạn sẽ bị mất.

Nhằm đặt ra tài liệu của bạn mà không cần sử dụng bảng. Đối với các ý tưởng và một bộ sưu tập các mẫu trợ năng mà bạn có thể sử dụng với các ứng dụng Office khác nhau, hãy xem tạo các mẫu của bạn dễ truy nhập hơnnhận các mẫu dễ truy nhập cho Office. Nếu bạn phải sử dụng bố trí bảng, hãy đảm bảo rằng nó được thiết kế để đọc các hàng ngang qua các cột và cố thu nhỏ số lượng đồng bộ hóa phím tab hoặc yêu cầu bắt buộc để đến được kết thúc.

Lệnh dẫn hướng và tiêu điểm

Người dùng bộ đọc màn hình dựa vào phím tab hoặc để dẫn hướng qua tài liệu của bạn. Mỗi phím tab, nhấn hoặc vuốt để di chuyển tiêu điểm trong tài liệu sang phần tiếp theo và cho phép bộ đọc màn hình để đọc nội dung trong phần đó.

Để thực hiện dẫn hướng dễ truy nhập, hãy đảm bảo rằng các phần trong nội dung tài liệu đã được đặt hàng logic. Điều này đặc biệt quan trọng nếu nội dung tài liệu được tạo ra trong văn bản và phần hình riêng biệt được đặt bên cạnh hoặc ở đầu trang khác, chẳng hạn như trên bản chiếu PowerPoint. Nếu các phần không được sắp xếp hợp lý, bộ đọc màn hình sẽ đọc chúng theo thứ tự sai, giúp cho người dùng ít cơ hội để hiểu nội dung. Để kiểm tra dẫn hướng, hãy kích hoạt bộ đọc màn hình và di chuyển qua tài liệu bằng cách nhấn phím tab hoặc xoay sang trái hoặc phải trên màn hình. Hãy đảm bảo tiêu điểm di chuyển qua tài liệu như mong đợi.

Xem thêm

Video: tạo tài liệu có thể truy nhập

Video: tạo các bảng dễ truy nhập hơn trong Excel

Video: tạo biểu đồ dễ truy nhập hơn trong Excel

Video: tạo trang chiếu dễ truy nhập hơn trong PowerPoint

Tạo PDF có thể truy nhập

Hỗ trợ kỹ thuật dành cho khách hàng là người khuyết tật

Microsoft muốn mang tới trải nghiệm tốt nhất có thể cho toàn bộ khách hàng của mình. Nếu bạn là người khuyết tật hoặc có câu hỏi liên quan tới trợ năng, vui lòng liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để được hỗ trợ kỹ thuật. Nhóm hỗ trợ Answer Desk dành cho Người khuyết tật được đào tạo để sử dụng rất nhiều công nghệ hỗ trợ phổ biến và có thể hỗ trợ bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp và Ngôn ngữ Ký hiệu Hoa Kỳ. Vui lòng truy nhập site Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để biết các chi tiết liên hệ cho khu vực của bạn.

Nếu bạn là người dùng chính phủ, thương mại hoặc người dùng doanh nghiệp, hãy liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật trong doanh nghiệp.

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×