Tạo và chia sẻ Bảng điều khiển với Excel và Microsoft Groups

Bảng điều khiển là bản trình bày trực quan về các số liệu then chốt cho phép bạn nhanh chóng xem và phân tích dữ liệu của mình ở một nơi. Bảng điều khiển không chỉ cung cấp các dạng xem dữ liệu hợp nhất mà còn cung cấp cơ hội nghiệp vụ thông minh tự phục vụ, tại đó người dùng có thể lọc dữ liệu để hiển thị chỉ những điều quan trọng đối với họ. Trước đây, báo cáo Excel thường yêu cầu bạn tạo nhiều báo cáo cho những người hoặc phòng ban khác nhau tùy theo nhu cầu của họ.

Ví dụ về Bảng Excel Điều khiển với Slicer và Timline

Tổng quan

Trong chủ đề này, chúng ta sẽ thảo luận về cách sử dụng nhiều PivotTable, PivotChart và công cụ PivotTable để tạo một bảng điều khiển động. Sau đó, chúng tôi sẽ cung cấp cho người dùng khả năng nhanh chóng lọc dữ liệu theo cách họ muốn với Slicer và Đường thời gian, cho phép PivotTable và biểu đồ của bạn tự động bung rộng và thu gọn để chỉ hiển thị thông tin mà người dùng muốn xem. Ngoài ra, bạn có thể nhanh chóng làm mới bảng điều khiển khi thêm hoặc cập nhật dữ liệu. Điều này khiến bảng này rất tiện vì bạn chỉ cần tạo báo cáo bảng điều khiển một lần.

Ví dụ: chúng tôi sẽ tạo bốn PivotTable và biểu đồ từ một nguồn dữ liệu duy nhất.

Sau khi tạo bảng điều khiển, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách chia sẻ bảng điều khiển với mọi người bằng cách tạo Một Nhóm Microsoft. Chúng tôi cũng có một sổ làm Excel việc tương tác mà bạn có thể tự tải xuống và làm theo các bước này.

Tải xuống sổ làm Excel hướng dẫn về Bảng điều khiển.

Lấy dữ liệu của bạn

  1. Bạn có thể sao chép và dán dữ liệu trực Excel hoặc bạn có thể thiết lập truy vấn từ nguồn dữ liệu. Đối với chủ đề này, chúng tôi đã sử dụng truy vấn Phân tích Doanh số từ mẫu Northwind Traders cho Microsoft Access. Nếu bạn muốn sử dụng, bạn có thể mở Access, rồi đi đến Tệp >> Tìm kiếm "Northwind", rồi tạo cơ sở dữ liệu mẫu. Sau khi hoàn thành việc đó, bạn sẽ có thể truy nhập bất kỳ truy vấn nào có trong mẫu. Chúng tôi đã đưa dữ liệu này vào sổ làm việc Excel cho bạn, vì vậy không cần phải lo lắng nếu bạn không có Access.

  2. Xác nhận rằng dữ liệu của bạn được cấu trúc đúng cách, không thiếu hàng hoặc cột. Mỗi hàng cần đại diện cho một bản ghi hoặc mục riêng lẻ. Để được trợ giúp thiết lập truy vấn hoặc nếu cần thao tác với dữ liệu, hãy xem mục Tải & đổi trong Excel.

    Dữ liệu mẫu trong Excel dữ liệu cần sử dụng làm nguồn dữ liệu PivotTable
  3. Nếu chưa, hãy định dạng dữ liệu của bạn dưới dạng Bảng Excel Định dạng. Khi bạn nhập từ Access, dữ liệu sẽ tự động được nhập vào bảng.

Tạo PivotTable

  1. Chọn ô bất kỳ trong dải dữ liệu của bạn, rồi đi đến chèn > PivotTable > tính mới. Hãy xem Tạo PivotTable để phân tích dữ liệu trang tính để biết thêm chi tiết.

  2. Thêm các trường PivotTable mà bạn muốn, sau đó định dạng như mong muốn. PivotTable này sẽ là cơ sở cho những người khác, vì vậy bạn nên dành thời gian thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào đối với kiểu, bố trí báo cáo và định dạng chung ngay bây giờ để bạn không phải thực hiện nhiều lần. Để biết thêm chi tiết, hãy xem: Thiết kế bố trí và định dạng của PivotTable.

    Trong trường hợp này, chúng tôi đã tạo một tóm tắt mức cao nhất về doanh số theo thể loại sản phẩm và sắp xếp theo trường Doanh số theo thứ tự giảm dần.

    PivotTable Mẫu theo Thể loại, Doanh & % tổng

    Xem mục Sắp xếp dữ liệu trong PivotTable hoặc PivotChart thêm chi tiết.

  3. Khi bạn đã tạo PivotTable chính của mình, hãy chọn PivotTable đó, rồi sao chép và dán PivotTable nhiều lần nếu cần cho các vùng trống trong trang tính. Ví dụ của chúng tôi, những PivotTable này có thể thay đổi hàng nhưng không thể thay đổi cột để chúng ta đặt chúng trên cùng một hàng với một cột trống ở giữa mỗi hàng. Tuy nhiên, bạn có thể nhận thấy rằng mình cần đặt các PivotTable bên dưới nhau nếu chúng có thể bung rộng cột.

    Quan trọng: PivotTable không thể chờm lấp lên nhau, vì vậy hãy đảm bảo rằng thiết kế của bạn sẽ cho phép có đủ khoảng trống giữa chúng để cho phép các PivotTable bung rộng và hợp đồng khi các giá trị được lọc, thêm hoặc loại bỏ.

    Lúc này, bạn có thể muốn đặt tên có ý nghĩa cho PivotTable để bạn biết chúng sẽ làm gì. Nếu không, Excel sẽ đặt tên cho chúng là PivotTable1, PivotTable2, v.v.. Bạn có thể chọn từng công cụ, rồi đi đến Công cụ PivotTable > phân > nhập tên mới vào hộp Tên PivotTable. Điều này sẽ rất quan trọng khi kết nối PivotTable của bạn với các slicer và điều khiển đường thời gian.

    Đổi tên PivotTable từ Công cụ PivotTable > tích > tên PivotTable

Tạo PivotChart

  1. Bấm vào vị trí bất kỳ trong PivotTable đầu tiên và đi đến Công cụ PivotTable > tích > PivotChart > chọn một loại biểu đồ. Chúng tôi đã chọn biểu đồ Kết hợp với Doanh số dưới dạng biểu đồ Cột liên cụm và % Tổng dưới dạng biểu đồ Đường được vẽ trên trục Phụ.

    Hộp thoại xem biểu đồ cho Biểu đồ kết hợp với Biểu đồ cột liên cụm và Biểu đồ đường
  2. Chọn biểu đồ, sau đó đổi kích cỡ và định dạng như mong muốn từ tab PivotChart công cụ. Để biết thêm chi tiết, hãy xem chuỗi của chúng tôi trên Định dạng biểu đồ.

  3. Lặp lại cho mỗi PivotTable còn lại.

  4. Giờ đây là thời điểm thích hợp để đổi tên PivotChart của bạn. Đi đến PivotChart Công cụ > tích > nhập tên mới vào hộp Tên Biểu đồ.

Thêm Slicer và Đường thời gian

Slicer và Đường thời gian cho phép bạn nhanh chóng lọc PivotTable và PivotChart để bạn có thể xem thông tin có ý nghĩa với mình.

Dạng xem bị cắt của Slicer và điều khiển đường thời gian trong một bảng điều khiển
  1. Chọn PivotTable bất kỳ, rồi đi đến Công cụ PivotTable > Phân tích > lọc > Chèn Slicer, rồi chọn từng mục bạn muốn sử dụng cho slicer. Với bảng điều khiển này, chúng tôi đã chọn Thể loại, Tên Sản phẩm, Nhân viên và Tên Khách hàng. Khi bạn bấm OK, các slicer sẽ được thêm vào giữa màn hình, xếp chồng lên nhau, vì vậy bạn sẽ cần phải sắp xếp và đổi kích cỡ chúng nếu cần.

    Tùy chọn Chèn Slicer từ Công cụ PivotTable > tích > lọc
  2. Tùy chọn Slicer – Nếu bạn bấm vào bất kỳ slicer nào, bạn có thể đi đến Công cụ Slicer > Tùy chọn và chọn các tùy chọn khác nhau, như Kiểu và số cột được hiển thị. Bạn có thể căn chỉnh nhiều slicer bằng cách chọn chúng bằng Ctrl +Bấm chuột trái , sau đó sử dụng các công cụ Căn chỉnh trên tab Công cụ Slicer.

  3. Kết nối slicer - Slicer sẽ chỉ được kết nối với PivotTable mà bạn đã sử dụng để tạo slicer, vì vậy bạn cần chọn từng Slicer rồi đi đến Công cụ Slicer > Tùy chọn > Kết nối Báo cáo và kiểm tra PivotTable bạn muốn kết nối với từng PivotTable nào. Slicer và Đường thời gian có thể kiểm soát PivotTable trên bất kỳ trang tính nào, ngay cả khi trang tính bị ẩn.

    Kết nối Báo cáo Slicer từ Công cụ Slicer > chọn
  4. Thêm Đường thời gian – Chọn PivotTable bất kỳ và đi đến Công cụ PivotTable> Phân tích > Lọc > Chèn Đường thời gian ,sau đó chọn từng mục bạn muốn sử dụng. Đối với bảng điều khiển này, chúng tôi đã chọn Ngày Đặt hàng.

  5. Tùy chọn Đường thời gian – Bấm vào Đường thời gian, rồi đi đến Công cụ Đường thời gian > Chọn tùy chọn, rồi chọn các tùy chọn như Kiểu ,Đầu đề và Chú thích. Chọn tùy chọn Kết nối Báo cáo để nối kết đường thời gian với PivotTable mà bạn chọn.

Tìm hiểu thêm về các điều khiển của SlicerĐường thời gian.

Bước tiếp theo

Bảng điều khiển của bạn hiện đã hoàn tất về chức năng, nhưng có lẽ bạn vẫn cần sắp xếp nó theo cách bạn muốn và thực hiện các điều chỉnh cuối cùng. Ví dụ: bạn có thể muốn thêm tiêu đề báo cáo hoặc nền. Đối với bảng điều khiển, chúng tôi đã thêm các hình xung quanh PivotTable và tắt Đầu đề và Đường lưới từ tab Xem.

Đảm bảo kiểm tra từng slicer và đường thời gian của bạn để đảm bảo PivotTable và PivotChart hoạt động phù hợp. Bạn có thể thấy những tình huống mà trong đó một số vùng chọn nhất định gây ra vấn đề nếu một PivotTable muốn điều chỉnh và chồng lấp lên một PivotTable khác, mà PivotTable đó không thể làm và sẽ hiển thị một thông báo lỗi. Những sự cố này cần được khắc phục trước khi bạn phân phối bảng điều khiển của mình.

Sau khi thiết lập xong bảng điều khiển, bạn có thể bấm vào tab "Chia sẻ bảng điều khiển" ở đầu chủ đề này để tìm hiểu cách phân phối bảng thông tin.

Chúc mừng bạn khi tạo bảng điều khiển! Trong bước này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập Microsoft Group để chia sẻ bảng điều khiển của bạn. Điều chúng tôi sẽ làm là ghim bảng điều khiển của bạn lên đầu thư viện tài liệu của nhóm bạn trong SharePoint, để người dùng của bạn có thể dễ dàng truy nhập vào đó bất kỳ lúc nào.

Lưu ý: Nếu bạn chưa có một thiết lập nhóm, hãy xem Tạo nhóm trong Outlook

Lưu trữ bảng điều khiển của bạn trong nhóm

Nếu bạn chưa lưu sổ làm việc bảng điều khiển của mình trong nhóm, bạn sẽ muốn di chuyển sổ làm việc vào đó. Nếu tệp đã có trong thư viện tệp của nhóm thì bạn có thể bỏ qua bước này.

  1. Đi tới nhóm của bạn trong Outlook 2016 hoặc Outlook trên web.

  2. Bấm Tệp trong ribbon để truy nhập thư viện tài liệu của nhóm.

  3. Bấm vào nút Tải lên trên dải băng, rồi tải sổ làm việc bảng điều khiển lên thư viện tài liệu.

Thêm nhóm vào nhóm của bạn SharePoint Online

  1. Nếu bạn truy nhập thư viện tài liệu từ Outlook 2016, hãy bấm vào Trang đầu trên ngăn dẫn hướng ở bên trái. Nếu bạn truy nhập thư viện tài liệu Outlook trên web, hãy bấm >Site khác từ phía cuối bên phải của ribbon.

  2. Bấm vào Tài liệu từ ngăn dẫn hướng ở bên trái.

  3. Tìm sổ làm việc bảng điều khiển của bạn và bấm vào vòng tròn lựa chọn ở ngay bên trái tên của nó.

  4. Khi bạn đã chọn sổ làm việc bảng điều khiển, hãy chọn Ghim lên trên cùng trên dải băng.

Chọn tệp và bấm vào Ghim lên trên cùng để dễ dàng truy nhập tệp trên thư viện tài liệu của bạn

Bây giờ bất cứ khi nào người dùng của bạn đến trang Tài liệu của site nhóm SharePoint Online, bảng tính bảng điều khiển của bạn sẽ xuất hiện ngay tại đó ở phía trên cùng. Họ có thể bấm vào đó và dễ dàng truy nhập phiên bản hiện tại của bảng điều khiển.

Mẹo: Người dùng của bạn cũng có thể truy nhập thư viện tài liệu nhóm của bạn, bao gồm sổ làm việc bảng điều khiển của bạn, thông qua Outlook di động Nhóm.

Xem thêm

Bạn có thắc mắc mà chúng tôi chưa trả lời tại đây?

Truy cập vào Cộng đồng Microsoft Answers.

Chúng tôi luôn lắng nghe!

Bài viết này đã được Ben và Chris xem lại lần gần nhất vào 16/03/2017 nhờ có phản hồi của bạn. Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích và đặc biệt là nếu bạn không thấy bài viết hữu ích, vui lòng sử dụng các điều khiển phản hồi bên dưới và để lại phản hồi mang tính xây dựng để chúng tôi có thể tiếp tục xây dựng bài viết tốt hơn. Xin cảm ơn!

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×