Tạo và quản lý tập tài liệu

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Sau khi một kiểu nội dung tập tài liệu đã được thêm vào thư viện tài liệu, bạn có thể dùng nó để tạo các sản phẩm nhiều tài liệu công việc. Ngoài ra, khi bạn bấm vào thư mục cho tập tài liệu để mở nó, bạn được đưa đến một trang Chào mừng bạn có thể dùng để quản lý nội dung trong tập tài liệu.

Nếu thư viện bạn đang làm việc trong chứa tài liệu và tập tài liệu, bạn có thể xác định các tập tài liệu trong thư viện tài liệu bằng cách tìm kiếm biểu tượng thư mục duy nhất của họ. Biểu tượng bộ tài liệu

Khi bạn đang làm việc với tập tài liệu, bạn có thể sử dụng tab quản lý trên ruy-băng tập tài liệu (sẽ xuất hiện trên trang Chào mừng cho tập tài liệu) để thực hiện các tác vụ phổ biến.

Quản lý các tab

  1. Đi đến thư viện tài liệu được cấu hình để hỗ trợ tập tài liệu.

  2. Bấm vào tab Tệp.

    Lưu ý: Nếu bạn đang dùng SharePoint 2010, hãy bấm vào tab tài liệu .

  3. Bấm vào mũi tên bên cạnh Tài liệu mới, sau đó bấm Tập tài liệu hoặc tên của tập tài liệu bạn muốn dùng để tạo (nếu tổ chức của bạn đã tạo tùy chỉnh kiểu nội dung tập tài liệu, họ có thể có tên duy nhất). Nếu thư viện hỗ trợ tạo các tài liệu cá nhân và tập tài liệu, bạn có thể xác định tập tài liệu bằng cách tìm kiếm biểu tượng thư mục. Biểu tượng bộ tài liệu

  4. Trong hộp thoại Tập tài liệu mới , hãy nhập tên và mô tả cho tập tài liệu bạn đang tạo, sau đó bấm OK hoặc lưu. Khi tập tài liệu được tạo ra, trình duyệt Hiển thị trang Chào mừng cho tập tài liệu.

    Nếu tập tài liệu này được cấu hình để tự động tạo tài liệu khi bạn tạo một mẫu mới, các tài liệu này xuất hiện trong phần Web trên trang Chào mừng. Nếu không có nội dung mặc định đã được chỉ định cho tập tài liệu này, một tập tài liệu làm trống thư mục được tạo ra và bạn có thể thêm hoặc tải tệp lên thư mục để làm cho chúng là một phần của tập tài liệu. Bạn có thể thêm các tệp chỉ có cùng một kiểu nội dung như những người được phép trong tập tài liệu.

Nếu tập tài liệu bạn đang làm việc không được cấu hình để tự động tạo nội dung mặc định khi bạn tạo một phiên bản mới của tập tài liệu, bạn có thể thêm tệp vào tập tài liệu theo cách thủ công. Chỉ các tệp của kiểu nội dung được phép cho tập tài liệu có thể thêm.

  1. Đi đến thư viện tài liệu chứa tập tài liệu bạn muốn Cập Nhật và bấm vào tên của tập tài liệu để đi đến trang Chào mừng của nó.

  2. Trên trang Chào mừng cho tập tài liệu, hãy bấm vào tab tệp .

    Lưu ý: Nếu bạn đang dùng SharePoint 2010, hãy bấm vào tab tài liệu .

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để thêm một tệp mới cho tập tài liệu, bấm Tài liệu mới, sau đó bấm loại tài liệu mà bạn muốn tạo.

    • Để tải lên tài liệu để tập tài liệu, hãy bấm Tải lên tài liệu và sau đó duyệt đến vị trí của tệp mà bạn muốn. Chọn tệp, bấm mở và sau đó bấm OK. Xác định thuộc tính bắt buộc bất kỳ thông tin khi bạn được nhắc, sau đó bấm lưu.

    • Để tải nhiều tài liệu để tập tài liệu, trong File Explorer, tìm tệp bạn muốn tải lên, và sau đó nhấn Ctrl + bấm vào mỗi tệp. Kéo và thả tệp bạn đã chọn lên trên trang Chào mừng. (Khi bạn kéo các tệp trên trang, bạn sẽ thấy một hộp với thông báo thả ở đây.)

Theo mặc định, tập tài liệu kế thừa quyền từ thư viện mà họ được đặt. Bạn có thể chọn để xác định các quyền duy nhất cho tập tài liệu nếu bạn cần để hạn chế hoặc thay đổi những ai có quyền truy nhập các tài liệu trong một tập tài liệu riêng lẻ.

Quản lý quyền duy nhất ở mức mục hoặc thư mục mức có thể là phức tạp và tốn. Nếu hầu hết các tập tài liệu sẽ cần phải có thể truy nhập vào các nhóm tương tự, có thể dễ dàng hơn để quản lý quyền ở cấp thư viện.

Để quản lý quyền cho tập tài liệu, bạn phải có tối thiểu mức cấp phép thiết kế hoặc toàn quyền kiểm soát.

  1. Trên trang Chào mừng cho tập tài liệu, bấm vào tab quản lý , sau đó bấm quyền.

  2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để thay đổi thiết đặt quyền cho thư viện tài liệu chính, hãy bấm Quản lý mẹ.

    • Để dừng kế thừa quyền từ thư viện tài liệu và tạo quyền duy nhất cho tập tài liệu này riêng lẻ, hãy bấm Dừng kế thừa quyền.

    • Để xem các quyền cụ thể cá nhân có, bấm Kiểm tra quyền, sau đó nhập tên của người dùng hoặc nhóm bạn muốn kiểm tra.

    • Để thừa kế quyền từ thư viện tài liệu mẹ (nếu tập tài liệu đã được cấu hình để dừng kế thừa chúng) hãy bấm Kế thừa quyền.

Nếu lập phiên bản đã được bật cho thư viện tài liệu mà tập tài liệu của bạn đã được lưu, bạn có một vài tùy chọn khác nhau để làm việc với lịch sử Phiên bản của tập tài liệu của bạn hoặc tài liệu riêng lẻ trong tập hợp.

Trên trang Chào mừng cho tập tài liệu, hãy bấm vào tab quản lý , và sau đó thực hiện một trong các thao tác sau.

Để thực hiện điều này:

Hãy làm thế này:

Chụp ảnh tức thời của thuộc tính hiện tại và tài liệu trong một tập tài liệu

Bấm Ghi lại phiên bản, nhập mô tả về những thay đổi đã thực hiện trong các phiên bản mà bạn đang chụp, sau đó bấm OK.

Dạng xem lịch sử Phiên bản cho tập tài liệu

Bấm lịch sử Phiên bản.

Khôi phục tập tài liệu vào một phiên bản trước đó

  1. Bấm lịch sử Phiên bản.

  2. Trỏ đến thông tin ngày và thời gian cho phiên bản mà bạn muốn khôi phục, bấm vào mũi tên xuất hiện, sau đó bấm Khôi phục Phiên bản.

Điều này sẽ khôi phục toàn bộ tập tài liệu đã chọn phiên bản được lưu. Bất kỳ thay đổi được thực hiện đối với tập tài liệu sau khi phiên bản này sẽ được trở lại.

Xóa ảnh tức thời phiên bản trước đó của tập tài liệu

Bấm Lịch sử Phiên bản, sau đó bấm Xóa tất cả phiên bản. Hành động này sẽ xóa bỏ lịch sử Phiên bản ảnh tức thời của tập tài liệu. Nó sẽ không xóa tập tài liệu đó.

Dạng xem lịch sử Phiên bản cho các tệp riêng lẻ trong tập tài liệu

Trỏ vào tài liệu mà bạn muốn xem lịch sử Phiên bản, bấm vào mũi tên xuất hiện, sau đó bấm Lịch sử Phiên bản.

Khôi phục tài liệu riêng lẻ vào một phiên bản trước đó.

  1. Trỏ vào tài liệu mà bạn muốn xem lịch sử Phiên bản, bấm vào mũi tên xuất hiện, sau đó bấm Lịch sử Phiên bản.

  2. Trỏ đến thông tin ngày và thời gian cho phiên bản mà bạn muốn khôi phục, bấm vào mũi tên xuất hiện, sau đó bấm khôi phục.

Nếu bạn đang dùng chương trình email tương thích với Microsoft SharePoint Server 2010, chẳng hạn như Microsoft Outlook 2010, bạn có thể nhanh chóng gửi email một nối kết đến trang Chào mừng cho tập tài liệu.

  1. Trên trang Chào mừng cho tập tài liệu, bấm vào tab quản lý , sau đó bấm email một nối kết.

  2. Khi bạn được nhắc để cho phép Outlook để mở nội dung Web, bấm cho phép.

  3. Trong để dòng của thông điệp email mà Microsoft Outlook, hãy nhập tên của người nhận mong muốn, xác định một chủ đề trong dòng chủ đề , sau đó nhập bất kỳ thông tin bổ sung nào bạn muốn đưa vào phần nội dung của email.

  4. Nếu bạn muốn, bạn có thể xác định địa chỉ email của bạn trong dòng từ sao cho thông báo không xuất hiện gửi từ máy chủ và người nhận không bỏ qua nó. Bấm vào mũi tên xuống bên cạnh từ, sau đó bấm Địa chỉ email khác. Nhập hoặc chọn địa chỉ email của bạn.

  5. Khi bạn đã hoàn tất việc soạn thảo tin nhắn của bạn, hãy bấm gửi trong Outlook.

Xem thêm

Giới thiệu tập tài liệu

Tạo và cấu hình một tài liệu đặt kiểu nội dung mới

Tùy chỉnh trang Chào mừng cho tập tài liệu

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×