Tự động Cc (đồng gửi) ai đó trên mỗi email bạn gửi

Trong Microsoft Outlook, bạn có thể chỉ định rằng đối với tất cả các thư bạn gửi, một bản sao gửi riêng (Cc) tự động sẽ được gửi đến người khác hoặc danh sách phân phối. 

Một kịch bản trong đó quy tắc này hữu ích là khi tất cả các thành viên của nhóm chịu trách nhiệm phản hồi các thư email đến, chẳng hạn như một trung tâm hỗ trợ. Khi một thành viên nhóm trả lời tin nhắn, những thành viên còn lại trong nhóm sẽ tự động nhận được bản sao của thư trả lời, giúp mọi người luôn được thông báo về các liên lạc đi.

Trước tiên, bạn cần tạo một quy tắc để tự động gửi một bản sao (Cc) cho tất cả các thư email bạn gửi.

Quy tắc cụ thể này được gọi là quy tắc phía máy khách. Quy tắc phía máy khách chỉ chạy trên máy tính mà quy tắc đó được tạo và chỉ chạy nếu Outlook đang chạy. Nếu bạn đã gửi thông điệp email bằng cách dùng tài khoản email của bạn trên một máy tính khác, quy tắc sẽ không chạy từ máy tính đó cho đến khi nó được tạo ra trên máy tính đó. Bạn phải tạo cùng một quy tắc này trên mỗi máy tính mà bạn định sử dụng quy tắc đó.

Tạo quy tắc

  1. Trong Thư, trên tab Trang đầu, trong nhóm Di chuyển, bấm vào Quy tắc để > lý quy tắc & báo.

    Hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo

    Hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo xuất hiện.

  2. Trên tab Quy tắc Email, bấm Quy tắc Mới.

    Chọn Quy tắc Mới

  3. Trong Trình hướng dẫn Quy tắc, dưới Bắt đầu từ quy tắc trống,bấm vào Áp dụng quy tắc cho thư tôi gửi.

    Chọn Áp dụng quy tắc cho thư tôi gửi

  4. Bấm Tiếp, rồi bấm Tiếp một lần nữa.

  5. Một thông báo xác nhận sẽ xuất hiện, thông báo cho bạn rằng quy tắc này sẽ áp dụng cho mọi thư bạn gửi. Bấm Yes (Có).

    Thông báo xác nhận

  6. Bên dưới Bước 1: Chọn (các) hànhđộng, chọn hộp kiểm Cc thư đến mọi người hoặc nhóm công cộng.

    Chọn (các) hành động

  7. Bên dưới Bước 2: Sửa mô tả quy tắc (bấm vào giátrị được gạch chân), bấm người hoặc nhóm công cộng.

  8. Trong hộp thoại Địa chỉ Quy tắc, bấm vào một tên hoặc nhóm, rồi bấm Đến. Lặp lại bước này cho đến khi tất cả các tên hoặc nhóm mà bạn muốn thêm đều được đưa vào hộp Đến.

  9. Bấm OK.

  10. Trong Trình hướng dẫn Quy tắc,bấm Tiếp rồi bấm Tiếp một lần nữa.

  11. Bên dưới Bước 1: Chỉ định tên cho quy tắc này, nhập tên mà bạn sẽ nhận ra cho quy tắc này.

    Đặt tên cho quy tắc mới

  12. Trong Bước 2: Thiết lập tùy chọn quy tắc, chọn hộp kiểm Bật quy tắc này.

  13. Bấm Kết thúc.

  14. Bạn sẽ thấy một thông báo nói rằng quy tắc sẽ chỉ chạy khi bạn kiểm tra email của mình trong Outlook. Bấm OK.

Giờ đây mỗi lần bạn gửi thư, dù đó là thư mới, thư trả lời hay thư bạn đang chuyển tiếp thì những người hoặc nhóm bạn đã chỉ định trong quy tắc đều sẽ được tự động thêm vào làm người nhận Cc. Bạn sẽ không nhìn thấy tên của những người hoặc nhóm trên dòng Cc khi bạn soạn thư, nhưng bất kỳ người nhận thư nào cũng sẽ nhìn thấy những tên này.

Đầu trang

Tắt quy tắc

Để tránh gửi thư gửi tự động, trước tiên bạn phải tắt quy tắc.

  1. Trong Thư, trên tab Trang đầu, bấm quy tắc để > lý quy tắc & báo.

  2. Trên tab Quy tắc Email, bên dưới Quy tắc,bỏ chọn hộp kiểm cho quy tắc bạn đã tạo trước đó.

  3. Bấm OK.

Bây giờ bạn có thể gửi thư mà không cần quy tắc Cc tự động gửi bản sao tới người khác hoặc danh sách phân phối. Quy tắc sẽ vẫn tắt cho đến khi bạn quay lại hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo và bật lại quy tắc đó.

Mẹo: Để nhanh chóng tắt quy tắc này trên cơ sở từng thư, hãy xem phần tiếp theo: "Sử dụng thể loại để tắt Cc tự động trên cơ sở mỗi thư".

Sử dụng thể loại để tắt Cc tự động theo từng thư

Nếu bạn muốn linh hoạt tắt quy tắc Cc tự động mới của mình trên cơ sở một thư mà không cần đi đến hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo, bạn có thể sử dụng tính năng thể loại trong Outlook, cùng với quy tắc.

Sửa quy tắc bạn đã tạo trước đó để nếu bạn thêm một thể loại đã xác định vào thư, quy tắc Cc sẽ không tự động gửi bản sao cho bất kỳ ai.

  1. Trong Thư, trên tab Trang đầu, bấm quy tắc để > lý quy tắc & báo.

  2. Trên tab Quy tắc Email, bấm vào quy tắc mà bạn đã tạo trước đó, rồi bấm Thay đổi Quy tắc.

    Thay đổi quy tắc

  3. Bấm sửa quy tắc Cài đặt.

    Chỉnh sửa thiết đặt quy tắc

  4. Bấm vào Tiếp theo trên hai bước đầu tiên của Trình hướng dẫn Quy tắc cho đến khi bạn thấy có bất kỳ ngoại lệ nào không?

  5. Dưới Bước 1: Chọn (các)ngoại lệ (nếu cần thiết), chọn hộp kiểm ngoại trừ nếu được gán vào thể loại thể loại.

    Chọn ngoại lệ

  6. Bên dưới Bước 2: Sửa mô tả quy tắc (bấm vào giá trị được gạch chân),bấm thể loại.

  7. Trong hộp thoại Thể loại Màu, hãy bấm Mới.

    Hộp thoại Thể loại Màu

  8. Trong hộp thoại Thêm Thể loại Mới, ở hộp Tên, nhập Không Cc Tự động.

    Thêm Thể loại Mới

    Bạn cũng có thể gán lối tắt bàn phím có thể được dùng để nhanh chóng áp dụng thể loại này cho thư. Để thực hiện điều này, hãy bấm vào một tùy chọn trong danh sách Phím Lối tắt.

  9. Bấm OK để đóng hộp thoại Thêm Thể loại Mới và Thể loại Màu.

  10. Bấm Kết thúc.

  11. Bạn sẽ thấy một thông báo cho biết quy tắc là quy tắc chỉ trên máy khách. Bấm OK.

Khi bạn muốn gửi thư và tắt quy tắc Cc tự động cho thư đó, hãy áp dụng thể loại cho thư.

  1. Khi soạn thư mới hoặc trả lời hay chuyển tiếp thư, trên tab Tùy chọn, bấm vào Xem thêm Tùy chọn.

    Tùy chọn Khác

  2. Trong hộp thoại Thuộc tính, bấm vào Thể loại, rồi bấm vào Không Có Cc Tự động.

Mẹo: Hãy dùng lối tắt bàn phím thể loại nếu bạn đã xác định lối tắt khi tạo thể loại đặc biệt.

Khi bạn gửi thư, quy tắc Auto Cc sẽ không tự động gửi một bản sao cho bất kỳ ai.

Đầu trang

Trước tiên, bạn cần tạo một quy tắc để tự động gửi một bản sao (Cc) cho tất cả các thư email bạn gửi.

Quy tắc cụ thể này được gọi là quy tắc phía máy khách. Quy tắc phía máy khách chỉ chạy trên máy tính mà quy tắc đó được tạo và chỉ chạy nếu Outlook đang chạy. Nếu bạn đã gửi thông điệp email bằng cách dùng tài khoản email của bạn trên một máy tính khác, quy tắc sẽ không chạy từ máy tính đó cho đến khi nó được tạo ra trên máy tính đó. Bạn phải tạo cùng một quy tắc này trên mỗi máy tính mà bạn định sử dụng quy tắc đó.

Tạo quy tắc

  1. Trong Thư, trên menu Công cụ, bấm vào Quy tắc và Cảnh báo.

    Menu Công cụ

  2. Trên tab Quy tắc Email, bấm Quy tắc Mới.

    Hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo

  3. Trong hộp thoại Trình hướng dẫn Quy tắc, bên dưới Bắt đầu từ quy tắc trống,bấm vào Kiểm tra thư sau khigửi , rồi bấm vào Tiếp theo.

  4. Bấm Tiếp theo.

    Một xác nhận sẽ xuất hiện, thông báo cho bạn rằng quy tắc này sẽ áp dụng cho mọi thư bạn gửi. Bấm Yes (Có).

  5. Bên dưới Bước 1: Chọn (các) hànhđộng, chọn hộp kiểm Cc thư đến mọi người hoặc danh sách phân phối.

    Hộp thoại Trình hướng dẫn Quy tắc

  6. Bên dưới Bước 2: Sửa mô tả quy tắc (bấm vào giátrị được gạch dưới), bấm người hoặc danh sách phân phối.

  7. Trong hộp thoại Địa chỉ Quy tắc, bấm vào một tên hoặc danh sách phân phối, rồi bấm Đến. Lặp lại bước này cho đến khi tất cả các tên hoặc danh sách phân phối bạn muốn thêm đều có trong hộp Tới.

  8. Bấm OK.

  9. Trong hộp thoại Trình hướng dẫn Quy tắc, bấm vào Tiếp theo.

  10. Bấm Tiếp theo.

  11. Bên dưới Bước 1: Chỉ định tên cho quy tắc này, nhập tên mà bạn sẽ nhận ra cho quy tắc này.

    Hộp thoại Trình hướng dẫn Quy tắc

  12. Bấm Kết thúc.

Giờ đây mỗi lần bạn gửi thư, dù đó là thư mới, thư trả lời hay thư bạn đang chuyển tiếp thì những người hoặc danh sách phân phối bạn đã chỉ định trong quy tắc đều sẽ tự động được thêm vào làm người nhận Cc. Bạn sẽ không nhìn thấy tên của những người hoặc danh sách phân phối trên dòng Cc khi bạn soạn thư, nhưng bất kỳ người nhận thư nào cũng sẽ nhìn thấy những tên này.

Đầu trang

Tắt quy tắc

Để tránh gửi thư gửi tự động, trước tiên bạn phải tắt quy tắc.

  1. Trong Thư, trên menu Công cụ, bấm vào Quy tắc và Cảnh báo.

  2. Trên tab Quy tắc Email, bên dưới Quy tắc,bỏ chọn hộp kiểm cho quy tắc bạn đã tạo trước đó.

  3. Bấm OK.

    Bây giờ bạn có thể gửi thư mà không cần quy tắc Cc tự động gửi bản sao tới người khác hoặc danh sách phân phối. Quy tắc sẽ vẫn tắt cho đến khi bạn quay lại hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo và bật lại quy tắc đó.

Mẹo: Để nhanh chóng tắt quy tắc này trên cơ sở từng thư, hãy xem phần tiếp theo: "Sử dụng thể loại để tắt Cc tự động trên cơ sở mỗi thư".

Sử dụng thể loại để tắt Cc tự động theo từng thư

Nếu bạn muốn linh hoạt tắt quy tắc Cc tự động mới của mình trên cơ sở một thư mà không cần đi đến hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo, bạn có thể sử dụng tính năng thể loại trong Office Outlook 2007 cùng với quy tắc.

Sửa quy tắc bạn đã tạo trước đó để nếu bạn thêm một thể loại đã xác định vào thư, quy tắc Cc sẽ không tự động gửi bản sao cho bất kỳ ai.

  1. Trong Thư, trên menu Công cụ, bấm vào Quy tắc và Cảnh báo.

  2. Trên tab Quy tắc Email, hãy bấm vào quy tắc bạn đã tạo trước đó, bấm Thay đổi Quy tắc ,rồi bấm Sửa Quy tắc Cài đặt.

    Hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo

  3. Bấm vào Tiếp theo trên hai bước đầu tiên của Trình hướng dẫn Quy tắc cho đến khi bạn thấy có bất kỳ ngoại lệ nào không?

  4. Dưới Bước 1: Chọn (các)ngoại lệ (nếu cần thiết), chọn hộp kiểm ngoại trừ nếu được gán vào thể loại thể loại.

  5. Bên dưới Bước 2: Sửa mô tả quy tắc (bấm vào giá trị được gạch chân),bấm thể loại.

  6. Trong hộp thoại Thể loại Màu, hãy bấm Mới.

    Hộp thoại Thêm Thể loại Mới

  7. Trong hộp thoại Thêm Thể loại Mới, trong hộp Tên, nhập Không Có Cc Tự động.

    Bạn cũng có thể gán lối tắt bàn phím có thể được dùng để nhanh chóng áp dụng thể loại này cho thư. Để thực hiện điều này, hãy bấm vào một tùy chọn trong danh sách Phím Lối tắt.

  8. Bấm OK để đóng hộp thoại Thêm Thể loại Mới và Thể loại Màu.

  9. Bấm Kết thúc.

Khi bạn muốn gửi thư và tắt quy tắc Cc tự động cho thư đó, hãy áp dụng thể loại cho thư.

  1. Khi soạn thư mới hoặc trả lời hay chuyển tiếp thư, trên tab Thư, trong nhóm Tùy chọn, bấm vào Công cụ khởi động Hộp thoại Tùy chọn Thư Hình ảnh Nút .

  2. Trong hộp thoại Tùy chọn Thư, bấm Thể loại, rồi bấm Không Cc Tự động.

Mẹo: Hãy dùng lối tắt bàn phím thể loại nếu bạn đã xác định lối tắt khi tạo thể loại đặc biệt.

Khi bạn gửi thư, quy tắc Auto Cc sẽ không tự động gửi một bản sao cho bất kỳ ai.

Đầu trang

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×