Tạo mối quan hệ danh sách bằng cách dùng cột tra cứu và cột đơn nhất

Tạo mối quan hệ danh sách bằng cách dùng cột tra cứu và cột đơn nhất

Bạn có thể tạo mối quan hệ giữa các danh sách bằng cách sử dụng tổ hợp cột đơn nhất, cột tra cứu và lệnh ràng buộc mối quan hệ (xếp lớp và hạn chế xóa) - toàn bộ những thứ này sẽ giúp bạn tăng khả năng tạo giải pháp kinh doanh phức tạp hơn đồng thời vẫn đảm bảo tính toàn vẹn cho dữ liệu của bạn.

Tổng quan về mối quan hệ của danh sách

Các phần sau đây cung cấp thông tin nền quan trọng về việc tạo mối quan hệ giữa các danh sách nguồn và đích, tạo các cột độc đáo và tra cứu, và hành vi mối quan hệ danh sách thực thi. Bạn sẽ thấy cách thêm cột tra cứu chính và phụ, xem, chỉnh sửa và xóa các mục trong mối quan hệ danh sách và quản lý mối quan hệ danh sách khi danh sách có nhiều mục.

Sử dụng các cột duy nhất và tra cứu để gán sách cho các khóa học

Danh sách cources bằng khung chú thích

Danh sách đọc với khung chú thích để khớp với danh sách khóa học

  1. Danh sách nguồn được gọi là danh sách đọc và danh sách đích được gọi là các khóa học.

  2. Mỗi danh sách có các cột duy nhất để đảm bảo rằng dữ liệu chính xác được khớp.

  3. Cột tra cứu chính trong danh sách nguồn (danh sách đọc) "nhìn lên" cột ID trong danh sách đích (các khóa học) dựa trên một giá trị kết hợp.

  4. Cột tra cứu phụ trong danh sách nguồn sẽ tự động chèn cột tên khóa học từ danh sách đích.

Khi tạo cột, bạn có thể quy định rõ cột này bắt buộc phải chứa giá trị đơn nhất. Điều này có nghĩa là danh sách không thể có bất kỳ giá trị trùng lặp nào trong cột đó. Bạn không thể thêm một mục danh sách có chứa một giá trị trùng lặp, sửa đổi một mục danh sách hiện có sẽ cho kết quả trong việc tạo một giá trị trùng lặp, hoặc khôi phục một mục từ thùng rác nếu nó sẽ dẫn đến một giá trị trùng lặp. Ngoài ra, nếu bạn tạo một cột tra cứu trong danh sách nguồn và bạn xác định cột đó là duy nhất, cột trong danh sách đích cũng không được chứa các giá trị trùng lặp.

Lưu ý: Tính độc đáo không phân biệt chữ hoa/thường. Ví dụ, ORD-231 và Ord-231 được xem là các giá trị trùng lặp.

Cột đơn nhất cũng buộc phải có chỉ mục. Khi tạo cột đơn nhất, có thể bạn sẽ được nhắc nhở tạo chỉ mục và nếu bạn bấm OK thì chỉ mục sẽ được tự động tạo. Sau khi cột đơn nhất đã có chỉ mục thì bạn không thể gỡ bỏ chỉ mục ra khỏi cột này, trừ phi trước đó bạn đã xác định lại cột để cho phép cột có giá trị trùng lặp.

Sau đây là bảng tổng kết loại cột nào có thể hay không thể dùng để tạo cột đơn nhất.

Kiểu Cột Được hỗ trợ

Loại Cột Không hỗ trợ

Một dòng văn bản

Nhiều dòng văn bản

Lựa chọn (một giá trị đơn)

Lựa chọn (nhiều giá trị)

Số

Được tính toán

Tiền tệ

Siêu kết nối hoặc Hình ảnh

Ngày và Giờ

Cột Tùy chỉnh

Tra cứu (một giá trị đơn)

Tra cứu (nhiều giá trị)

Người (một giá trị đơn)

Người (nhiều giá trị)

Có/Không

Để tạo mối quan hệ giữa hai danh sách, bạn tạo cột tra cứu trong danh sách nguồn lấy (hoặc "tìm kiếm") một hoặc nhiều giá trị phù hợp từ danh sách đích. Sau khi bạn tạo cột tra cứu này (cột chính), bạn có thể tiếp tục thêm các cột bổ sung (cột phụ) từ danh sách đích đến danh sách nguồn. Các cột phụ bổ sung phải có kiểu dữ liệu được hỗ trợ được mô tả bên dưới.

Bảng sau đây tóm tắt các kiểu cột có thể và không thể dùng để tạo cột tra cứu.

Kiểu Cột Được hỗ trợ

Loại Cột Không hỗ trợ

Một dòng văn bản

Nhiều dòng văn bản

Số

Tiền tệ

Ngày và Giờ

Cá nhân hoặc Nhóm

Được tính toán

Siêu kết nối hoặc hình ảnh

Cột tùy chỉnh

Có/Không

Lựa chọn

Tra cứu

Có hai kiểu cột tra cứu mà bạn có thể tạo: cột tra cứu có mối quan hệ ràng buộc và cột tra cứu có mối quan hệ không ràng buộc.

Trong cột tra cứu có mối quan hệ ràng buộc (hay còn gọi là tính toàn vẹn tham chiếu), bạn có thể tra cứu giá trị đơn mà vẫn giữ được tính toàn vẹn cho dữ liệu của bạn trong danh sách đích theo một trong hai cách sau:

Xóa Xếp tầng    Nếu xóa một mục trong danh sách đích thì các mục liên quan khác hoặc các mục trong danh sách nguồn cũng bị xóa theo. Trong trường hợp này, bạn muốn đảm bảo chắc chắn rằng tất cả các mục liên quan bị xóa là một phần của một giao dịch cơ sở dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn xóa một đơn hàng trong danh sách đích, bạn hoàn toàn có thể đảm bảo các mục đơn hàng tương ứng trong danh sách nguồn cũng bị xóa theo. Bạn không muốn có các mục đơn hàng mà không có thứ tự tương ứng, vì điều đó sẽ tạo ra "mồ côi" các mục đơn hàng có thể gây nhầm lẫn sau.

Xóa Hạn chế    Khi bạn cố xóa một mục trong danh sách đích trong khi mục này có một hoặc nhiều mục liên quan khác trong danh sách nguồn, bạn sẽ bị chặn không cho xóa mục đó trong danh sách đích. Trong trường hợp này, bạn muốn đảm bảo giữ nguyên mục liên quan trong danh sách đích. Ví dụ, nếu ai đó cố xóa một mục đơn hàng khỏi danh sách đích trong khi một khách hàng có thể vẫn đang có đơn hàng đó ở trạng thái chờ xử lý và bạn muốn ngăn không cho xóa mục đơn hàng cho đến khi đơn hàng đó được xử lý. Nói cách khác, bạn không muốn đơn hàng của khách hàng tình cờ bị xóa vì điều này sẽ ảnh hưởng đến khả năng bạn hoàn thành đơn hàng.

Danh sách các khóa học tìm cách xóa bỏ hai mục.

Danh sách đọc với các mục đã xóa

  • Thao tác xóa xếp tầng đảm bảo tất cả các mục liên quan sẽ bị xóa trong một giao dịch cơ sở dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn đã xóa mục trong danh sách khóa học có một danh sách ID của 1, nó cũng sẽ xóa các mục trong danh sách đọc tham chiếu đến mục đã xóa.

  • Thao tác hạn chế xóa ngăn không cho xóa bỏ các mục trong danh sách đích nếu các mục danh sách nguồn liên quan có tồn tại. Vì vậy, nếu bạn đã tìm cách xóa mục trong danh sách khóa học với ID danh sách 3, bạn sẽ bị chặn làm như vậy, vì nó vẫn được tham chiếu bởi ít nhất một mục trong danh sách đọc.

Thực thi hành vi mối quan hệ danh sách sẽ giúp giữ cho dữ liệu của bạn hợp lệ và ngăn chặn mâu thuẫn không nhất quán có thể gây ra vấn đề xuống đường.

Lưu ý: Muốn tạo hay sửa đổi mối quan hệ ràng buộc, bạn ràng buộc phải có quyền Quản lý Danh sách đối với danh sách.

Cột tra cứu có chức năng ràng buộc mối quan hệ cũng cần phải có chỉ mục. Khi bạn tạo một cột tra cứu nhằm giúp lực lượng mối quan hệ, bạn có thể được nhắc tạo chỉ mục. Khi bạn chọn OK, chỉ mục sẽ được tạo tự động. Sau khi một cột tra cứu có thể xảy ra mối quan hệ có một chỉ mục, bạn không thể loại bỏ chỉ mục khỏi cột đó, trừ khi bạn trước tiên bạn loại bỏ mối quan hệ ràng buộc.

Cột tra cứu có mối quan hệ không ràng buộc

Trong cột tra cứu có mối quan hệ không thực thi, bạn có thể tra cứu một hoặc nhiều giá trị từ danh sách nguồn trong danh sách đích. Khi bạn có quyền xóa mục trong danh sách nguồn, không có hạn chế xóa bổ sung hoặc xóa các thao tác xảy ra trong danh sách đích.

Một trong những lợi ích của việc tạo mối quan hệ danh sách là bạn có thể hiển thị và chỉnh sửa các cột từ hai hoặc nhiều danh sách, trên một trang. Khi bạn tạo một cột tra cứu trong danh sách nguồn, cột chính sẽ hiển thị các giá trị từ cột danh sách đích, nhưng bạn cũng có thể chỉ rõ rằng các cột bổ sung, phụ từ danh sách đích cũng hiển thị dọc theo cột chính và các cột danh sách nguồn khác.

Lưu ý: Bạn nên chỉ định việc chấp nhận nhiều giá trị và các cột bổ sung liên quan đến cột chính khi bạn tạo cột chính. Trong khi bạn có thể đổi tên cột từ danh sách, bạn không thể thêm vào các tính năng khác này. Để thay đổi thành nhiều giá trị, thêm cột hoặc các tùy chọn khác sau khi bạn đã tạo một danh sách, hãy đi đến thiết đặt >thiết đặt danh sách.

Thêm nhiều giá trị và cột bổ sung vào cột tra cứu

Giá trị cột chính là một nối kết mà bạn có thể chọn để hiển thị tất cả các giá trị cột của mục đó trong danh sách đích. Mỗi giá trị cột phụ trong danh sách đích sẽ hiển thị dưới dạng văn bản trong cột của danh sách nguồn. Nếu bạn tạo cột tra cứu có nhiều giá trị thì mỗi cột từ danh sách đích - bất kể là chính hay phụ - sẽ hiển thị hàng loạt giá trị tương ứng, mỗi giá trị được phân cách bằng dấu chấm phẩy. Bạn có thể thao tác trên các cột chính và phụ này ở dạng xem danh sách theo cách gần như hoàn toàn giống với các thao tác trên các cột trong danh sách nguồn, chẳng hạn như thêm, di chuyển, lọc hay sắp xếp các cột đó.

Tên của cột chính là tên mà bạn đã đặt khi bạn tạo cột tra cứu. Tên của mỗi cột phụ được mặc định tuân theo quy ước đặt tên chuẩn của <tên cột chính trong danh sách nguồn>: <tên cột trong danh sách đích>. Vì vậy, khi bạn thay đổi tên của cột chính thì tên của tất cả các cột phụ cũng thay đổi theo. Tuy nhiên, bạn có thể sửa đổi tên và mô tả mặc định của cột phụ để làm cho tên đó có ý nghĩa hơn đối với mình.

Danh sách các công cụ với ID và nhạc cụ được tô sáng

danh sách nhạc sĩ với ID và tiêu đề được tô sáng

  1. 1. Cột tra cứu chính có nhiều giá trị.

  2. 2. Cột tra cứu phụ có nhiều giá trị.

  3. 3. tên cột đã được thay đổi từ tên mặc định của nhạc cụ: tiêu đề cho nhạc cụ.

Lưu ý: ID tên cột sẵn dùng theo mặc định nhưng ẩn. Để dùng nó, hãy chọn xem tùy chọn, rồi chọn chỉnh sửa dạng xem hiện tại. Cuộn và chọn hộp Hiển thị .

Khi bạn tạo mối quan hệ của danh sách bằng cách dùng cột tra cứu, cột đơn nhất và danh sách có mối quan hệ ràng buộc, bạn có thể đạt ngưỡng hay giới hạn tài nguyên và bạn có thể bị chặn trong các trường hợp sau:

  • Khi bạn tạo cột đơn nhất trong danh sách đã có với số lượng mục nhiều hơn Ngưỡng Dạng xem Danh sách (nhưng cần lưu ý rằng thông thường, thao tác thêm mục vào danh sách khiến cho danh sách đó vượt quá Ngưỡng Dạng xem Danh sách là thao tác thường không bị chặn).

  • Nếu bạn bật Xóa Xếp tầng hay Hạn chế Xóa đối với trường tra cứu trong danh sách có số mục vượt quá Ngưỡng Dạng xem Danh sách.

  • Bạn đã vượt quá ngưỡng tra cứu dạng xem danh sách, theo mặc định là mười hai cột tra cứu.

  • Khi số lượng mục trong thao tác xóa vượt quá con số 1.000.

Để biết thêm thông tin về việc quản lý danh sách có nhiều mục, hãy xem quản lý danh sách và thư viện có nhiều mục.

Cảnh báo: Bạn không thể thực hiện các thao tác sau:

  • Tạo một cột duy nhất trong danh sách có quyền cấp mục được xác định.

  • Ngắt kế thừa quyền từ danh sách vào mục danh sách nếu danh sách có chứa một cột duy nhất.

  • Tạo một cột duy nhất hoặc sửa đổi một cột là duy nhất trong một danh sách có chứa các mục có các quyền duy nhất hoặc đã bật phê duyệt nội dung.

Để thêm một cột mới, hãy làm theo các bước sau đây:

  1. Dẫn hướng tới trang chứa danh sách.

  2. Chọn tên của danh sách trên trang hoặc chọn cài đặt Nút thiết đặt SharePoint Online , chọn nội dung trang, rồi chọn tên của danh sách.

  3. Tìm tiêu đề cột ở đầu danh sách. Chọn + Thêm cột vào bên phải của tiêu đề cột.

    Thêm cột trong SharePoint Online.

  4. Một thả xuống xuất hiện cùng các kiểu cột khác nhau mà bạn có thể tạo ra. Chọn một trong các kiểu cột sau đây:

    • Một dòng văn bản

    • Nhiều dòng văn bản

    • Vị trí

    • Number

    • Có/Không

    • Ngày

    • Lựa chọn

    • Siêu kết nối

    • Ảnh

    • Tiền

    Lưu ý: Nếu bạn muốn tạo một cột tra cứu, hãy chọn Thêm từ danh sách thả xuống. Đặt tên cho cột của bạn, rồi chọn loại tra cứu từ màn hình tùy chọn cột. Sau đó, bạn có thể bỏ qua các bước 5 và 6.

  5. Thêm tên và thông tin cột của bạn vào ngăn xuất hiện ở bên phải của trang.

  6. Chuyển đổi sẽ thực thi các giá trị duy nhất.

    Chọn thực thi các giá trị duy nhất

    Nếu bạn chọn kiểu dữ liệu không được hỗ trợ cho một cột, hãy thực thi các giá trị duy nhất sẽ không xuất hiện.

  • Bạn không thể loại bỏ chỉ mục của một cột duy nhất. Để loại bỏ chỉ mục, bạn phải thay đổi cột từ một cột duy nhất cho phép các giá trị trùng lặp đầu tiên, rồi loại bỏ chỉ mục.

  • Nếu bạn cố đổi cột đã có từ cột cho phép giá trị trùng lặp thành cột cho phép giá trị đơn nhất, có thể bạn sẽ bị ngăn không cho thực hiện việc sửa đổi này nếu cột đã có chứa giá trị trùng lặp. Trước tiên, bạn phải loại bỏ tất cả các giá trị trùng lặp, sau đó thay đổi cột từ cho phép các giá trị trùng lặp sang một cột duy nhất.

  • Nếu bạn muốn thay đổi kiểu dữ liệu của cột duy nhất, hãy làm như sau:

    • Thay đổi cột để cho phép các giá trị trùng lặp

    • Loại bỏ chỉ mục

    • Thay đổi cột thành kiểu dữ liệu được hỗ trợ khác

    • Sau đó, hãy tạo cột duy nhất.

Những bước này hướng dẫn bạn qua thiết lập một cột tra cứu Hiển thị cột chính và tùy chọn cột phụ vào danh sách. Cột chính có thể được lập chỉ mục nhưng vì cột phụ (hoặc trường) được điều khiển bởi chính, nó không thể là duy nhất hoặc được lập chỉ mục.

  1. Dẫn hướng tới trang chứa danh sách.

  2. Chọn tên của danh sách trên dẫn hướng site hoặc chọn thiết đặt Nút thiết đặt SharePoint Online , chọn nội dung trang, rồi chọn tên của danh sách.

  3. Tìm tiêu đề cột ở đầu danh sách. Chọn + Thêm cột vào bên phải của tiêu đề cột.

    Thêm cột trong SharePoint Online.

  4. Từ danh sách thả xuống, hãy chọn xem thêm.

    Nút tùy chọn khác được chọn

  5. Bên dưới kiểu thông tin trong cột này là, chọn tra cứu (thông tin đã có trên trang web này).

  6. Trong trường lấy thông tin từ , hãy chọn một danh sách đích.

  7. Trong trường cột này , hãy chọn một cột chính.

  8. Bên dưới Thêm cột để hiện từng trường bổ sung này, cho mỗi cột phụ mà bạn muốn thêm, hãy chọn hộp kiểm bên cạnh tên cột. Chỉ những cột có kiểu dữ liệu được hỗ trợ mới được liệt kê.

  9. Sau này, nếu bạn muốn thêm hoặc loại bỏ cột phụ, hãy sửa đổi cột tra cứu và thực hiện các lựa chọn mà bạn muốn.

    Lưu ý: Bạn không thể lập chỉ mục một cột phụ hoặc thực hiện một cột phụ duy nhất.

  10. Nếu bạn muốn cột tra cứu hiển thị ở dạng xem mặc định, chọn Thêm dạng xem mặc định.

  11. Để tạo một mối quan hệ ràng buộc, hãy chọn thực thi hành vi quan hệ , rồi chọn hạn chế xóa bỏhoặc xếptầng.

  12. Chọn OK.

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×