Thêm nội dung Trợ giúp tùy chỉnh vào một mẫu biểu mẫu

Trong bài viết này

• Cân nhắc tính tương thích

• Các loại trợ giúp

• Tạo dạng xem để hiển thị trợ giúp

• Tạo một ngăn tác vụ tùy chỉnh để hiển thị trợ giúp

• Dùng định dạng có điều kiện để hiển thị trợ giúp theo ngữ cảnh

• Tạo một siêu kết nối đến một tệp trợ giúp bên ngoài hoặc trang Web

• Thêm các hướng dẫn cho người dùng để xem hệ thống trợ giúp InfoPath

Cân nhắc tính tương thích

Khi bạn thiết kế mẫu biểu mẫu trong Microsoft Office InfoPath 2007, bạn có thể chọn để thiết kế một mẫu biểu mẫu tương thích với trình duyệt. Khi bạn thiết kế mẫu biểu mẫu tương thích với trình duyệt, một số tính năng không sẵn có. Ví dụ, ngăn tác vụ tùy chỉnh, thường được dùng để hiển thị nội dung Trợ giúp tùy chỉnh, không được hỗ trợ trong mẫu biểu mẫu tương thích với trình duyệt. Để thêm trợ giúp vào mẫu biểu mẫu tương thích với trình duyệt, hãy xem xét một cách thay thế để thêm trợ giúp, chẳng hạn như bằng cách dùng định dạng điều kiện để hiển thị trợ giúp theo ngữ cảnh.

Đầu trang

Các loại trợ giúp

Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của mẫu biểu mẫu và nhu cầu của người dùng của bạn, bạn có thể thêm các loại trợ giúp văn bản, bằng cách dùng quy trình khác nhau. Tùy thuộc vào mẫu biểu mẫu của bạn, bạn có thể sử dụng nhiều hơn một loại trợ giúp văn bản trong mẫu biểu mẫu của bạn. Sau đây là danh sách các cách phổ biến nhất để hiển thị trợ giúp văn bản trong mẫu biểu mẫu của bạn:

• Dạng xem trợ giúp    Tạo một riêng biệt dạng xem để hiển thị trợ giúp văn bản khi bạn muốn cung cấp hướng dẫn chi tiết để người dùng của bạn. Bạn có thể tạo dạng xem trợ giúp có chứa chỉ trợ giúp văn bản, hoặc bạn có thể tạo bản sao các điều khiển mà bạn đã thêm trong dạng xem mặc định của mẫu biểu mẫu và bao gồm đi kèm với văn bản trợ giúp. Bằng cách thêm điều khiển với trợ giúp văn bản, bạn cung cấp một dạng xem khác để điền vào biểu mẫu — một chứa trợ giúp theo ngữ cảnh cho mỗi phần hoặc điều khiển. Đây là một phương pháp hữu ích khi khán giả của bạn chứa cả người dùng mới, những người cần thêm trợ giúp, và người dùng giàu kinh nghiệm, Ai đã biết cách điền vào biểu mẫu.

  Mẹo: Vì mẫu biểu mẫu tương thích với trình duyệt không hỗ trợ ngăn tác vụ tùy chỉnh, sử dụng dạng xem trợ giúp để hiển thị trợ giúp văn bản là một lựa chọn thay thế tốt để ngăn tác vụ tùy chỉnh.

• Ngăn tác vụ tùy chỉnh    Ngăn tác vụ tùy chỉnh là tệp HTML có nội dung được hiển thị trong một ngăn tác vụ InfoPath khi người dùng sẽ điền một mẫu. Bạn có thể xác định chỉ có một tệp HTML để mở trong ngăn tác vụ tùy chỉnh mặc định cho mẫu biểu mẫu của bạn, nhưng bạn có thể thêm tệp HTML bổ sung vào mẫu biểu mẫu của bạn dưới dạng tệp tài nguyên, sau đó tạo siêu kết nối giữa chúng. Chỉ các tệp HTML có thể được hiển thị trong ngăn tác vụ tùy chỉnh. Ngăn tác vụ tùy chỉnh có thể cung cấp lệnh cụ thể của biểu mẫu và nội dung Trợ giúp. Bạn có thể thêm một tệp HTML trực tiếp vào mẫu biểu mẫu của bạn, để người dùng có thể xem ngăn tác vụ tùy chỉnh trợ giúp ngay cả khi họ sẽ điền vào mẫu ngoại tuyến, hoặc bạn có thể nối kết nhiệm vụ tùy chỉnh ngăn tệp HTML được lưu trữ trong một vị trí khác. Ví dụ, nếu bạn lập kế hoạch nội dung Trợ giúp Cập Nhật thường xuyên, nhưng không muốn phát hành mẫu biểu mẫu của bạn mỗi lần một bản Cập Nhật được thực hiện đối với tệp trợ giúp HTML, đó là nên lưu trữ tệp HTML trong một vị trí và nối kết đến nó từ ngăn tác vụ tùy chỉnh. Hãy nhớ rằng mẫu biểu mẫu tương thích với trình duyệt không hỗ trợ ngăn tác vụ tùy chỉnh, vì vậy bạn nên tạo một ngăn tác vụ tùy chỉnh chỉ cho biểu mẫu sẽ được điền trong InfoPath.

• Định dạng có điều kiện     Bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để xác định các tùy chọn định dạng khác nhau cho điều khiển dựa trên các điều kiện xảy ra trên biểu mẫu. Nếu điều kiện đã xác định là đúng khi người dùng sẽ điền một mẫu, định dạng có điều kiện được áp dụng. Khi bạn thêm trợ giúp văn bản vào một phần trong mẫu biểu mẫu của bạn và thêm có điều kiện định dạng cho phần, bạn có cho phép người dùng để hiện hoặc ẩn theo ngữ cảnh giúp văn bản cho một phần hoặc điều khiển khi cần thiết, mà không cần chuyển đổi dạng xem. Đây là một cách hữu ích để cung cấp tại chỗ trợ giúp cho các phần cụ thể hoặc điều khiển cho người dùng muốn trợ giúp.

• Trợ giúp bên ngoài     Bạn có thể thêm một nối kết tới tệp bên ngoài, chẳng hạn như tệp HTML trên một trang Web. Ví dụ, nếu trang Web hỗ trợ kỹ thuật cho tổ chức của bạn chứa một trang Web để bắt đầu một phiên trò chuyện trực tiếp với một thiết kế hỗ trợ kỹ thuật, bạn có thể thêm siêu kết nối vào mẫu biểu mẫu của bạn cho phép người dùng để mở trang đó trong trình duyệt Web của họ. Phương pháp này rất hữu ích khi bạn thiết kế mẫu biểu mẫu cho bộ phận khác trong tổ chức của bạn, và bộ phận đó nhất đủ tiêu chuẩn để cung cấp trợ giúp hoặc hỗ trợ kỹ thuật cho người dùng.

• InfoPath giúp hệ thống dành cho người dùng người điền vào biểu mẫu     InfoPath chứa một hệ thống trợ giúp dành riêng cho những người điền vào biểu mẫu. Theo hướng dẫn người dùng của bạn để nhấn F1 trong khi họ điền biểu mẫu, bạn kích hoạt chúng để truy nhập các chủ đề trợ giúp về chức năng InfoPath tiêu chuẩn. Sử dụng phương pháp này cho biểu mẫu người dùng sử dụng điền InfoPath chỉ.

Đầu trang

Tạo dạng xem để hiển thị trợ giúp

Để tạo dạng xem riêng biệt trong mẫu biểu mẫu của bạn cho người dùng để xem trợ giúp về điền vào biểu mẫu, bạn cần để trước tiên tạo dạng xem trợ giúp cho mẫu biểu mẫu của bạn, và sau đó thêm nút vào dạng xem biểu mẫu mặc định mà người dùng có thể bấm để truy nhập dạng xem trợ giúp.

Tạo một ngăn tác vụ tùy chỉnh để hiển thị trợ giúp

Để tạo và bật một ngăn tác vụ tùy chỉnh, hãy làm như sau:

1. Trên menu công cụ , bấm Tùy chọn biểu mẫu.

2. Bên dưới thể loại, bấm lập trình.

3. Chọn hộp kiểm cho phép ngăn tác vụ tùy chỉnh .

4. Trong hộp tên ngăn nhiệm vụ , hãy nhập tên mà bạn muốn xuất hiện ở phía trên cùng của ngăn tác vụ tùy chỉnh. Ví dụ, nhập Trợ giúp.

5. Để thêm tệp vào mẫu biểu mẫu của bạn, hãy bấm Tệp tài nguyên.

   Lưu ý: Để nối kết tệp với mẫu biểu mẫu của bạn, trong hộp vị trí của ngăn tác vụ , nhập đường dẫn tuyệt đối với vị trí của tệp HTML, sau đó bấm OK.

   Ghi chú Bảo mật: Chúng tôi khuyên bạn nối kết đến tệp HTML nằm trong cùng một tên miền đó là mẫu biểu mẫu của bạn. Nếu không, người dùng mở biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu của bạn sẽ thấy cảnh báo.

6. Trong hộp thoại Tài nguyên tệp , bấm Thêm.

7. Trong hộp thoại Thêm tệp , duyệt đến và chọn tệp HTML mà bạn muốn và sau đó bấm OK.

8. Nếu HTML tệp mà bạn đã thêm tệp bổ sung tham chiếu, chẳng hạn như biểu định kiểu xếp tầng, thêm các tệp cũng như.

   Mẹo: Bạn có thể xác định chỉ có một tệp HTML để mở trong ngăn tác vụ tùy chỉnh mặc định cho mẫu biểu mẫu của bạn, nhưng bạn có thể thêm tệp HTML bổ sung vào mẫu biểu mẫu của bạn dưới dạng tệp tài nguyên, sau đó tạo siêu kết nối giữa chúng.

9. Trong hộp thoại Tùy chọn biểu mẫu , bấm vào tên của tệp HTML mà bạn vừa thêm vào trong hộp vị trí của ngăn tác vụ .

10. Để kiểm tra các thay đổi của bạn, hãy bấm xem trước trên thanh công cụ chuẩn hoặc nhấn CTRL + SHIFT + B. Ngăn tác vụ tùy chỉnh mà bạn vừa tạo ra sẽ xuất hiện theo mặc định khi bạn xem trước mẫu biểu mẫu.

Đầu trang

Dùng định dạng có điều kiện để hiển thị trợ giúp theo ngữ cảnh

Thủ tục sau đây mô tả cách dùng định dạng có điều kiện để hiện hoặc ẩn trợ giúp theo ngữ cảnh.

1. Nếu ngăn tác vụ Điều khiển không hiển thị, bấm Thêm Điều khiển trên menu Chèn hoặc nhấn ALT+I, C.

2. Trong ngăn tác vụ điều khiển , bấm hộp kiểm, sau đó bấm phần.

3. Bấm vào phần mà bạn vừa thêm vào mẫu biểu mẫu của bạn, và nhập văn bản một số trợ giúp.

4. Xóa bỏ văn bản nhãn mặc định cho hộp kiểm, sau đó nhập Bấm để hiện hoặc ẩn trợ giúp.

5. Bấm vào tab của phần trên mẫu biểu mẫu của bạn, sau đó trên menu định dạng , bấm Định dạng có điều kiện.

6. Bấm vào Thêm.

7. Bên dưới nếu điều kiện này là true, trong hộp đầu tiên, hãy bấm chọn một trường hoặc nhóm.

8. Trong hộp thoại chọn một trường hoặc nhóm , chọn trường tương ứng với điều khiển hộp kiểm mà bạn đã thêm ở bước 2, sau đó bấm OK.

9. Trong hộp thứ hai, trong hộp thoại Định dạng có điều kiện , hãy bấm bằng.

10. Trong hộp thứ ba, hãy bấm FALSE.

11. Bên dưới rồi áp dụng định dạng này, hãy chọn hộp kiểm ẩn điều khiển này .

    Lưu ý: Điều kiện giờ đây cho biết rằng nếu chọn hộp kiểm, phần sẽ được hiển thị.

12. Để kiểm tra các thay đổi của bạn, hãy bấm Xem trước trên thanh công cụ Chuẩn hoặc nhấn CTRL+SHIFT+B.

Đầu trang

Tạo một siêu kết nối đến một tệp trợ giúp bên ngoài hoặc trang Web

Thủ tục sau đây mô tả cách để thêm một siêu kết nối từ mẫu biểu mẫu của bạn thành tệp trợ giúp bên ngoài, chẳng hạn như tệp HTML hoặc tệp trợ giúp (.chm) được biên soạn, hoặc tới một trang Web, chẳng hạn như một trang Web hỗ trợ kỹ thuật.

Thêm các hướng dẫn cho người dùng để xem hệ thống trợ giúp InfoPath

InfoPath bao gồm một hệ thống trợ giúp riêng biệt mà mọi người có thể dùng khi họ điền biểu mẫu. Hệ thống trợ giúp này chứa thông tin về các tác vụ phổ biến, chẳng hạn như bật hoặc tắt tự động điền và kiểm tra chính tả của văn bản trong một biểu mẫu. Như trình thiết kế biểu mẫu, bạn có thể mở InfoPath trợ giúp cho biểu mẫu người dùng bằng cách nhấn F1 khi bạn đang xem trước một biểu mẫu trong cửa sổ xem trước.

Trợ giúp cho biểu mẫu người dùng được giới hạn các tác vụ áp dụng cho tất cả biểu mẫu, vì vậy thật nên cung cấp trợ giúp tùy chỉnh cho các mẫu biểu mẫu mà bạn thiết kế. Để giúp người dùng của bạn xem hệ thống trợ giúp InfoPath khi họ điền biểu mẫu, bạn có thể thêm hướng dẫn của mẫu biểu mẫu sẽ giải thích cách truy nhập vào hệ thống trợ giúp InfoPath. Ví dụ, bạn có thể bao gồm một trong các ví dụ sau đây trong mẫu biểu mẫu của bạn:

• Để mở Trợ giúp InfoPath, hãy nhấn F1.

• Để mở Trợ giúp InfoPath, hãy bấm Trợ giúp Microsoft Office InfoPath trên menu Trợ giúp .

Đầu trang