Bạn có thể sử dụng các điều khiển được tính toán trên biểu mẫu và báo cáo trong cơ sở dữ liệu Access để hiển thị kết quả của một phép tính. Ví dụ: nếu bạn có báo cáo hiển thị số lượng mặt hàng đã bán và giá của từng đơn vị, bạn có thể thêm hộp văn bản được tính toán nhân hai trường đó để hiển thị tổng giá. Thuộc tính Nguồn Điều khiển của hộp văn bản được tính toán chứa biểu thức có thể nhân hai trường (số mục lớn hơn đơn giá) để có được kết quả.
Bạn muốn làm gì?
Tạo điều khiển được tính toán
Quy trình này giúp bạn tạo điều khiển được tính toán mà không cần sử dụng trình hướng dẫn điều khiển.
-
Bấm chuột phải vào biểu mẫu hoặc báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm Dạng xem Thiết kế.
-
Trên tab Thiết kế, trong nhóm Điều khiển, bấm vào công cụ dành cho loại điều khiển bạn muốn tạo.
Để biết danh sách các loại điều khiển có thể được dùng làm điều khiển tính toán, hãy xem mục Tìm hiểu loại điều khiển nào có thể được dùng làm điều khiển được tính toán.
-
Đặt con trỏ ở nơi bạn muốn đặt điều khiển vào biểu mẫu hoặc báo cáo, rồi bấm vào biểu mẫu hoặc báo cáo để chèn điều khiển.
-
Nếu trình hướng dẫn điều khiển khởi động, hãy bấm Hủy bỏ để đóng.
-
Chọn điều khiển, nhấn F4 để hiển thị bảng thuộc tính, rồi nhập biểu thức vào hộp thuộc tính Nguồn Điều khiển. Để sử dụng biểu Trình tạo Biểu thức để tạo biểu thức, hãy bấm
-
Chuyển sang dạng xem Biểu mẫu hoặc dạng xem Báo cáo và xác minh rằng điều khiển được tính toán hoạt động như bạn mong đợi.
Lưu ý:
-
Đặt toán tử = trước mỗi biểu thức. Ví dụ: =[Đơn_Giá]*.75.
-
Để biết thêm thông tin về cách tạo biểu thức, xem bài viết Tìm hiểu cách dựng biểu thức.
-
Nếu bạn cần thêm không gian để nhập biểu thức trong hộp thuộc tính Nguồn Điều khiển, nhấn SHIFT+F2 để mở hộp Thu phóng.
-
Nếu biểu mẫu hoặc báo cáo của bạn dựa trên một truy vấn, có thể bạn sẽ muốn đặt biểu thức vào truy vấn thay vì đặt vào một điều khiển được tính toán. Thực hiện điều này có thể cải thiện hiệu suất và nếu bạn dự định tính tổng cho các nhóm bản ghi, việc sử dụng tên của một trường được tính toán trong một hàm tổng hợp.
-
Khi bạn sắp xếp trên điều khiển được tính toán trong biểu mẫu hoặc báo cáo, hãy đảm bảo rằng thuộc tính Định dạng của điều khiển được đặt phù hợp. Nếu không, các giá trị số hoặc ngày được tính có thể sắp xếp theo bảng chữ cái thay vì theo số.
-
Thay đổi điều khiển được liên kết thành điều khiển được tính toán
Một cách hay để tạo điều khiển được tính toán là trước tiên hãy tạo điều khiển liên kết (ví dụ: bằng cách kéo một trường từ ngăn Danh sách Trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo của bạn), rồi chỉnh sửa thuộc tính Nguồn Điều khiển của điều khiển liên kết để tạo biểu thức. Điều này hoạt động tốt, miễn là bạn đảm bảo rằng tên của điều khiển không xung đột với bất kỳ tên trường nào có trong biểu thức. Để biết thêm thông tin về cách tạo điều khiển được liên kết bằng cách kéo một trường từ ngăn Danh sách Trường, hãy xem bài viết Thêm trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo.
Giả sử bạn đã tạo điều khiển liên kết của mình, hãy sử dụng thủ tục sau đây để thay đổi điều khiển thành điều khiển được tính toán và tránh bất kỳ xung đột tên nào.
-
Bấm chuột phải vào biểu mẫu hoặc báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm Dạng xem Thiết kế.
-
Bấm vào trường bạn muốn thay đổi, rồi nhấn F4 để mở bảng thuộc tính.
-
Trên tab Tất cả của bảng thuộc tính, nếu thuộc tính Name khớp với thuộc tính Nguồn Điều khiển, hãy chỉnh sửa thuộc tính Name để hai thuộc tính không khớp. Hãy đảm bảo rằng tên bạn nhập không phải là từ dành riêng hoặc tên của một trường khác trong cơ sở dữ liệu của bạn. Để biết thêm thông tin về các từ dành riêng, hãy xem bài viết Tìm hiểu về các từ và ký hiệu dành riêng của Access.
-
Chỉnh sửa chuỗi trong hộp thuộc tính Nguồn Điều khiển để chứa biểu thức bạn muốn.
-
Nhấn CTRL+S để lưu các thay đổi của bạn.
-
Chuyển sang dạng xem Bố trí hoặc dạng xem Biểu mẫu và xác minh rằng điều khiển được tính toán hoạt động như bạn mong đợi.
Nếu điều khiển không hiển thị dữ liệu bạn muốn (ví dụ: nếu Access hiển thị #Name? trong điều khiển), hãy kiểm tra nguồn bản ghi của biểu mẫu hoặc báo cáo để đảm bảo rằng tất cả các trường bạn đã sử dụng trong biểu thức đều sẵn dùng. Nếu nguồn bản ghi là một truy vấn, bạn có thể cần thêm một hoặc nhiều trường vào truy vấn trước khi biểu thức hoạt động.
Lưu ý:
-
Đặt toán tử = trước mỗi biểu thức. Ví dụ: =[Đơn_Giá]*.75.
-
Nếu bạn cần thêm không gian để nhập biểu thức trong hộp thuộc tính Nguồn Điều khiển, nhấn SHIFT+F2 để mở hộp Thu phóng.
-
Nếu biểu mẫu hoặc báo cáo của bạn dựa trên một truy vấn, có thể bạn sẽ muốn đặt biểu thức vào truy vấn thay vì đặt vào một điều khiển được tính toán. Thực hiện điều này có thể cải thiện hiệu suất và nếu bạn dự định tính tổng cho các nhóm bản ghi, việc sử dụng tên của một trường được tính toán trong một hàm tổng hợp.
-
Khi bạn sắp xếp trên một điều khiển được tính toán trong một biểu mẫu hoặc báo cáo, hãy đảm bảo đặt thuộc tính Format của điều khiển một cách thích hợp. Nếu không, các giá trị số hoặc ngày được tính có thể sắp xếp theo bảng chữ cái thay vì theo số.
Tìm hiểu loại điều khiển nào có thể được dùng làm điều khiển được tính toán
Hộp văn bản là lựa chọn phổ biến nhất cho điều khiển được tính toán vì chúng có thể hiển thị rất nhiều loại dữ liệu khác nhau. Tuy nhiên, bất kỳ điều khiển nào có thuộc tính Nguồn Điều khiển đều có thể được dùng làm điều khiển được tính toán. Trong nhiều trường hợp, việc sử dụng một loại điều khiển nhất định làm điều khiển được tính toán không hợp lý, vì bạn không thể cập nhật điều khiển đó theo cách bạn có thể cập nhật điều khiển liên kết hoặc không liên kết. Ví dụ: nếu bạn đặt điều khiển hộp kiểm trên biểu mẫu, rồi nhập một biểu thức vào thuộc tính Nguồn Điều khiển của hộp kiểm, bạn không còn có thể chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm bằng cách bấm vào biểu thức đó. Hộp kiểm xuất hiện ở dạng đã chọn hoặc bị xóa, dựa trên kết quả của biểu thức. Nếu bạn bấm vào hộp kiểm, Access sẽ hiển thị cảnh báo trên thanh trạng thái của Access: Không thể chỉnh sửa điều khiển; điều khiển được gắn với biểu thức<biểu thức của bạn>. Tuy nhiên, trên báo cáo, việc căn cứ điều khiển hộp kiểm dựa trên kết quả tính toán có thể hữu ích vì điều khiển trên báo cáo chỉ được dùng để hiển thị thông tin.
