Giới thiệu về Access

Bắt đầu với cơ sở dữ liệu

Trình duyệt của bạn không hỗ trợ video.

Hãy dùng thử!

Cơ sở dữ liệu và ứng dụng web có thể mang lại lợi thế kinh doanh lớn. Thiết kế cơ sở dữ liệu rất quan trọng để đạt được mục tiêu của bạn, dù bạn muốn quản lý thông tin của nhân viên, hãy cung cấp các báo cáo hàng tuần đối với dữ liệu hoặc theo dõi đơn hàng của khách hàng. Đầu tư thời gian để hiểu thiết kế cơ sở dữ liệu sẽ giúp bạn xây dựng cơ sở dữ liệu hoạt động ngay lần đầu tiên và phù hợp với nhu cầu thay đổi.

Quan trọng: Ứng dụng Web Access khác với cơ sở dữ liệu trên máy tính. Bài viết này không thảo luận về thiết kế ứng dụng web.

Khái niệm và thuật ngữ

Hãy bắt đầu bằng cách học một số thuật ngữ và khái niệm cơ bản. Để thiết kế một cơ sở dữ liệu hữu ích, bạn tạo các bảng tập trung vào một chủ đề. Trong bảng của bạn, bạn sẽ nắm bắt tất cả dữ liệu cần thiết cho chủ đề đó trong các trường, điều này chứa các đơn vị dữ liệu nhỏ nhất có thể.

Cơ sở dữ liệu quan hệ

Cơ sở dữ liệu mà dữ liệu được chia thành bảng, cũng giống như bảng tính. Mỗi bảng chỉ có một chủ đề, chẳng hạn như khách hàng (một bảng) hoặc sản phẩm (một bảng khác).

Các bản ghi và trường

Lưu trữ cho dữ liệu rời rạc trong một bảng. Hàng (hoặc bản ghi) lưu trữ từng điểm dữ liệu duy nhất, chẳng hạn như tên của một khách hàng. Các cột (hoặc các trường) bạn có thể bị bắt giữ thông tin về từng điểm dữ liệu vào đơn vị có thể nhỏ nhất — tên đầu tiên có thể là một cột và họ có thể là người khác.

Khóa chính

Một giá trị đảm bảo mỗi bản ghi là duy nhất. Ví dụ, có thể có hai khách hàng có cùng tên, Elizabeth Andersen. Tuy nhiên, một trong các bản ghi Elizabeth Andersen có số 12 là khóa chính và có khóa chính là 58.

Mối quan hệ mẹ-con

Mối quan hệ chung giữa các bảng. Ví dụ, một khách hàng duy nhất có thể có nhiều đơn hàng. Các bảng mẹ có khóa chính. Bảng trẻ em có khóa nước ngoài, là các giá trị từ khóa chính khiến cho việc hiển thị các bản ghi bảng con được nối kết với bảng mẹ. Các phím này được liên kết bởi một mối quan hệ.

Thiết kế cơ sở dữ liệu tốt là?

Hai nguyên tắc cơ bản là thiết kế cơ sở dữ liệu tốt:

  • Tránh thông tin trùng lặp (còn gọi là dữ liệu dư thừa). Nó không gian chứa chất thải và tăng khả năng của lỗi.

  • Đảm bảo rằng dữ liệu là chính xác và hoàn thành. Thông tin không đầy đủ hoặc sai thông qua trong các truy vấn và báo cáo và cuối cùng có thể dẫn đến quyết định thông báo lỗi.

Để trợ giúp với những vấn đề sau:

  • Chia thông tin cơ sở dữ liệu vào bảng dựa trên chủ đề với tiêu điểm thu hẹp. Tránh thông tin nhân đôi trong nhiều bảng. (Ví dụ, tên khách hàng chỉ nên đi chỉ trong một bảng.)

  • Tham gia các bảng với nhau bằng cách sử dụng các phím thay vì dữ liệu có nhân đôi.

  • Đưa vào các quy trình hỗ trợ và đảm bảo tính chính xác và tính toàn vẹn của thông tin cơ sở dữ liệu.

  • Thiết kế cơ sở dữ liệu của bạn với việc xử lý dữ liệu và báo cáo cần ghi nhớ.

Để cải thiện tính hữu ích lâu dài của cơ sở dữ liệu của bạn, hãy làm theo năm bước thiết kế sau đây:

Bước 1: xác định mục đích của cơ sở dữ liệu của bạn

Trước khi bạn bắt đầu, hãy có một mục tiêu cho cơ sở dữ liệu của bạn.

Để giữ cho thiết kế của bạn tập trung, tóm tắt mục đích của cơ sở dữ liệu và tham khảo phần tóm tắt thường xuyên. Nếu bạn muốn một cơ sở dữ liệu nhỏ dành cho doanh nghiệp tại nhà, ví dụ, bạn có thể viết một chút thông tin đơn giản, chẳng hạn như, "cơ sở dữ liệu khách hàng giữ danh sách thông tin khách hàng cho mục đích sản xuất gửi thư và báo cáo". Đối với cơ sở dữ liệu doanh nghiệp, bạn có thể cần nhiều đoạn văn để mô tả khi nào và làm thế nào để mọi người trong các vai trò khác nhau sẽ sử dụng cơ sở dữ liệu và dữ liệu của nó. Tạo một câu lệnh nhiệm vụ cụ thể và chi tiết để tham chiếu đến toàn bộ quy trình thiết kế.

Bước 2: tìm và sắp xếp thông tin cần thiết

Thu thập tất cả các loại thông tin mà bạn muốn ghi, chẳng hạn như tên sản phẩm và số đơn hàng của bạn.

Bắt đầu với các thông tin và phương pháp theo dõi hiện có của bạn. Ví dụ, có thể bạn hiện đang ghi đơn hàng mua trong một sổ cái hoặc bạn giữ thông tin khách hàng trên biểu mẫu giấy. Sử dụng những nguồn đó để liệt kê thông tin mà bạn hiện đang chụp (ví dụ, tất cả các hộp trên biểu mẫu của bạn). Nơi bạn hiện không chụp thông tin quan trọng, hãy suy nghĩ về thông tin rời rạc bạn cần. Mỗi kiểu dữ liệu cá nhân trở thành một trường trong cơ sở dữ liệu của bạn.

Đừng lo lắng về việc thực hiện danh sách đầu tiên của bạn hoàn hảo — bạn có thể tinh chỉnh theo thời gian. Tuy nhiên, hãy xem xét tất cả những người sử dụng thông tin này và yêu cầu ý tưởng của họ.

Tiếp theo, hãy suy nghĩ về những gì bạn muốn ra khỏi cơ sở dữ liệu và các loại báo cáo hoặc gửi thư mà bạn muốn tạo. Sau đó, hãy đảm bảo rằng bạn đang thu giữ thông tin cần thiết để đáp ứng các mục tiêu đó. Ví dụ, nếu bạn muốn báo cáo hiển thị doanh số theo khu vực, bạn cần phải nắm bắt dữ liệu doanh số ở cấp độ khu vực. Cố gắng phác thảo báo cáo với thông tin thực sự như bạn muốn xem. Sau đó, liệt kê dữ liệu mà bạn cần để tạo báo cáo. Thực hiện tương tự đối với các gửi thư hoặc các kết quả đầu ra khác mà bạn muốn từ cơ sở dữ liệu.

Ví dụ

Giả sử bạn cung cấp cho khách hàng cơ hội để chọn tham gia (hoặc vắng mặt) các bản cập nhật email định kỳ và bạn muốn in danh sách những người đã chọn tham gia. Bạn cần có một cột gửi email trong bảng khách hàng, với các giá trị được cho phép có và không.

Đối với những người sẵn sàng nhận email, bạn cần một địa chỉ email, cũng có thể yêu cầu một trường. Nếu bạn muốn đưa lời chào đúng (chẳng hạn như Mr., Mrs. hoặc MS.), hãy đưa vào một trường lời chào. Nếu bạn muốn khách hàng địa chỉ theo tên của họ trong email, hãy thêm trường tên đầu tiên.

Mẹo: Hãy nhớ để phá vỡ từng phần thông tin vào phần hữu ích nhỏ nhất, chẳng hạn như tên và họ của một bảng khách hàng. Nói chung, nếu bạn muốn sắp xếp, tìm kiếm, tính toán hoặc báo cáo dựa trên một mục thông tin (chẳng hạn như tên cuối của khách hàng), bạn nên đặt mục đó trong trường riêng của nó.

Bước 3: chia thông tin vào bảng

Chia các mục thông tin của bạn vào các tổ chức chính hoặc đối tượng, chẳng hạn như sản phẩm, khách hàng và đơn hàng. Mỗi chủ đề sẽ trở thành một bảng.

Sau khi bạn có danh sách thông tin bắt buộc, hãy xác định các thực thể chính (hoặc đối tượng) mà bạn cần để sắp xếp dữ liệu của mình. Tránh dữ liệu nhân đôi qua các thực thể. Ví dụ, danh sách sơ bộ cho một cơ sở dữ liệu bán hàng sản phẩm có thể trông giống như thế này:

Ảnh chụp màn hình các mục thông tin được nhóm thành các đối tượng

Các thực thể chính là: khách hàng, nhà cung cấp, sản phẩm và đơn hàng. Vì vậy, hãy bắt đầu với bốn bảng: một cho các dữ kiện về khách hàng, một cho các sự kiện về nhà cung cấp, v.v. Điều này có thể không có thiết kế cuối cùng của bạn, nhưng đó là một điểm bắt đầu tốt.

Lưu ý: Cơ sở dữ liệu tốt nhất chứa nhiều bảng. Tránh những cám dỗ để đặt tất cả thông tin của bạn trong một bảng duy nhất. Kết quả này trong thông tin trùng lặp, kích cỡ cơ sở dữ liệu lớn hơn và các lỗi tăng. Thiết kế để ghi lại mỗi một thực tế chỉ một lần. Nếu bạn tìm thấy thông tin lặp lại cho mình, chẳng hạn như địa chỉ nhà cung cấp, cơ sở dữ liệu của bạn để đặt thông tin đó trong một bảng riêng biệt.

Để tìm hiểu lý do tại sao các bảng khác tốt hơn là ít hơn, hãy cân nhắc bảng được hiển thị ở đây:

Đoạn màn hình của các sản phẩm và nhà cung cấp dữ liệu

Mỗi hàng chứa thông tin về cả sản phẩm và nhà cung cấp của nó. Vì bạn có thể có nhiều sản phẩm từ cùng một nhà cung cấp, tên nhà cung cấp và thông tin địa chỉ cần được lặp lại nhiều lần. Như vậy rất tốn dung lượng ổ đĩa. Thay vào đó, hãy ghi lại thông tin nhà cung cấp một lần trong một bảng nhà cung cấp riêng biệt và sau đó nối kết bảng đó với bảng sản phẩm.

Sự cố thứ hai với thiết kế này là điều hiển nhiên khi bạn cần sửa đổi thông tin về nhà cung cấp. Giả sử bạn cần thay đổi địa chỉ của nhà cung cấp. Vì địa chỉ xuất hiện ở nhiều nơi nên bạn có thể vô tình thay đổi địa chỉ ở chỗ này nhưng quên thay đổi địa chỉ ở những chỗ khác. Ghi địa chỉ của nhà cung cấp chỉ trong một nơi giải quyết vấn đề đó.

Cuối cùng, giả sử chỉ có một sản phẩm được cung cấp bởi coho Winery và bạn muốn xóa bỏ sản phẩm nhưng giữ lại tên nhà cung cấp và thông tin địa chỉ. Với thiết kế này, làm thế nào để bạn xóa bản ghi sản phẩm mà không mất thông tin về nhà cung cấp? Không thể. Vì mỗi bản ghi có chứa các dữ liệu về một sản phẩm ngoài các dữ kiện về một nhà cung cấp, bạn không thể xóa bỏ một sản phẩm mà không cần xóa bỏ người kia. Để giữ nguyên dữ liệu này, hãy chia bảng này thành hai: thông tin đầu tiên dành cho sản phẩm và thông tin thứ hai về nhà cung cấp. Sau đó, khi bạn xóa một bản ghi sản phẩm, bạn chỉ xóa các dữ liệu về sản phẩm đó — chứ không phải sự thật về nhà cung cấp.

Bước 4: chuyển các mục thông tin vào cột

Quyết định xem bạn cần lưu trữ thông tin nào trong mỗi bảng. Những phần dữ liệu rời rạc này trở thành các trường trong bảng. Ví dụ, một bảng nhân viên có thể bao gồm các trường chẳng hạn như họ, tên và thuê ngày.

Sau khi bạn đã chọn chủ đề cho bảng cơ sở dữ liệu, các cột trong bảng đó chỉ nên lưu trữ các sự kiện về chủ đề duy nhất đó. Ví dụ, bảng sản phẩm chỉ nên lưu trữ dữ liệu về sản phẩm — không phải về nhà cung cấp của họ.

Để quyết định xem thông tin nào cần theo dõi trong bảng, hãy dùng danh sách bạn đã tạo trước đó. Ví dụ, bảng khách hàng có thể bao gồm: tên, họ, địa chỉ, gửi email, lời chào và địa chỉ email. Mỗi bản ghi (khách hàng) trong bảng có chứa cùng một tập hợp các cột, vì vậy bạn lưu trữ chính xác cùng một thông tin cho mỗi khách hàng.

Tạo danh sách đầu tiên của bạn, rồi xem lại và tinh chỉnh nó. Hãy nhớ để phá vỡ thông tin xuống các trường có khả năng nhỏ nhất. Ví dụ, nếu danh sách ban đầu của bạn có địa chỉ là một trường, hãy ngắt dòng đó xuống địa chỉ đường, thành phố, tiểu bang và mã zip — hoặc, nếu khách hàng của bạn là toàn cục, thành các trường thậm chí khác. Như vậy, ví dụ, bạn có thể thực hiện gửi thư theo đúng định dạng hoặc báo cáo theo đơn hàng theo tiểu bang.

Sau khi bạn đã tinh chỉnh các cột dữ liệu trong mỗi bảng, bạn đã sẵn sàng để chọn khóa chính của từng bảng.

Bước 5: xác định các phím chính

Chọn khóa chính cho mỗi bảng. Khóa chính, chẳng hạn như ID sản phẩm hoặc ID đơn hàng, duy nhất xác định từng bản ghi. Nếu bạn không có mã định danh rõ ràng, duy nhất, hãy dùng Access để tạo một tài liệu cho bạn.

Bạn cần một cách để xác định duy nhất mỗi hàng trong mỗi bảng. Hãy nhớ ví dụ trước đó mà hai khách hàng có cùng tên? Vì họ chia sẻ tên, bạn cần một cách riêng biệt để xác định từng người.

Vì vậy, mỗi bảng nên bao gồm một cột (hoặc tập hợp các cột) mà chỉ xác định một hàng duy nhất. Điều này được gọi là khóa chính và thường là một số duy nhất, chẳng hạn như số ID nhân viên hoặc số sê-ri. Access sử dụng khóa chính để liên kết nhanh dữ liệu từ nhiều bảng và để giúp dữ liệu cùng với bạn.

Đôi khi khóa chính bao gồm hai hoặc nhiều trường. Ví dụ, một bảng chi tiết đơn hàng lưu trữ các mục dòng cho các đơn hàng có thể sử dụng hai cột trong khóa chính: ID đơn hàng và ID sản phẩm. Khi khóa chính sử dụng nhiều hơn một cột, nó còn được gọi là khóatổng hợp.

Đoạn màn hình của bảng sản phẩm

Nếu bạn đã có một mã định danh duy nhất cho thông tin trong bảng, chẳng hạn như số sản phẩm mà chỉ xác định từng sản phẩm trong danh mục của bạn, hãy sử dụng, nhưng chỉ khi các giá trị đó đáp ứng các quy tắc này cho các khóa chính:

  • Mã định danh sẽ luôn khác nhau cho mỗi bản ghi. Các giá trị trùng lặp sẽ không được phép trong khóa chính.

  • Luôn có một giá trị cho mục đó. Mỗi bản ghi trong bảng của bạn phải có khóa chính. Nếu bạn đang sử dụng nhiều cột để tạo khóa (chẳng hạn như phần gia đình và phần số), cả hai giá trị luôn phải hiện diện.

  • Khóa chính là một giá trị không thay đổi. Vì các phím được tham chiếu bởi các bảng khác, bất kỳ thay đổi nào đối với khóa chính trong một bảng có nghĩa là thay đổi cho nó được tham chiếu ở khắp mọi nơi. Các thay đổi thường xuyên tăng nguy cơ bị lỗi.

Nếu bạn không có mã định danh rõ ràng, hãy sử dụng một số tùy ý, duy nhất là khóa chính. Ví dụ, bạn có thể gán từng thứ tự một số đơn hàng duy nhất cho mục đích duy nhất xác định thứ tự.

Mẹo: Để tạo một số duy nhất là khóa chính, hãy thêm một cột bằng cách sử dụng kiểu dữ liệu AutoNumber. Kiểu dữ liệu AutoNumber tự động gán một giá trị số duy nhất, số cho mỗi bản ghi. Loại mã định danh này không chứa thông tin thực tế Mô tả hàng đại diện cho nó. Đó là lý tưởng cho việc sử dụng làm khóa chính vì các số không thay đổi — không giống như khóa chính có chứa các dữ liệu về một hàng, chẳng hạn như số điện thoại hoặc tên khách hàng.

Bạn muốn xem thêm?

Hướng dẫn đặt tên trường, điều khiển và đối tượng

Giới thiệu về bảng

Đào tạo về Excel

Đào tạo về Outlook

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×