Quản lý dữ liệu bằng truy vấn

Tạo truy vấn có nhiều nguồn dữ liệu

Hình ảnh thiết bị Surface Book

Hãy dùng thử!

Thông thường, để có được câu trả lời bạn cần, bạn có thể tạo các truy vấn thu thập thông tin từ nhiều bảng hoặc từ một tổ hợp các bảng và truy vấn.

Bắt đầu với tham gia

Đôi khi, bạn phải sử dụng dữ liệu từ nhiều nguồn (bảng hoặc truy vấn) để trả lời câu hỏi. Ví dụ, bạn có thể muốn xem có bao nhiêu khách hàng trong một khu vực nhất định ra lệnh cho một sản phẩm cụ thể.

Khi bạn thêm nhiều hơn một nguồn dữ liệu, Access sẽ sử dụng mối quan hệ hiện có, được xác định giữa chúng hoặc nó tạo ra các liên kết giữa chúng cho các mục đích truy vấn. Một tham gia chỉ đơn giản là một kiểu mối quan hệ giữa các nguồn dữ liệu trong một truy vấn.

Lưu ý: Tham gia là tạm thời và chỉ được liên kết với truy vấn. Nếu bạn thường xuyên tạo cùng một tham gia giữa các bảng, bạn có thể muốn tạo mối quan hệ lâu dài giữa chúng.

Nối trong

Đa phần tham gia là các nối bên trong. Điều này phản đối việc tham gia bên ngoài, được thảo luận trong tạo truy vấn với bên ngoài thamgia.

Gia nhập bên trong trả về dữ liệu từ một nguồn chỉ khi nó tìm thấy các bản ghi khớp trong phần kia. Ví dụ, nếu truy vấn của bạn để biết thông tin về các sản phẩm và đơn hàng, bạn chỉ thấy dữ liệu cho các sản phẩm có thứ tự khớp.

Ảnh chụp màn hình các bảng sản phẩm và đơn hàng

Tự tham gia

Nối tự gia nhập hai bản sao của cùng một bảng hoặc truy vấn. Dùng nó để kết hợp các bản ghi từ cùng bảng khi có các giá trị phù hợp trong các trường được gia nhập.

Ví dụ, giả sử bạn có bảng nhân viên liệt kê tất cả nhân viên trong tổ chức của mình, bao gồm cả người quản lý. Bảng chứa báo cáo cho trường, trong đó giữ ID của người quản lý của nhân viên.

ID

Họ

Tên

Báo cáo cho

1

Freehafer

Nancy

5

2

Cencini

An

3

Kotas

Th1

10

4

Sergienko

Mariya

5

5

Thorpe

Steven

2

6

Neipper

Michael

10

7

Zare

Robert

10

8

Guissani

Laura

10

9

Hellung-Larsen

Anne

5

10

Dempsey

Molly

3

Để tìm tên của người quản lý của một nhân viên, hãy tìm nhân viên trong bảng, tìm ID trình quản lý trong trường báo cáo đến, rồi tra cứu ID của người quản trị trong cùng một trường nhân viên. Ví dụ, Nancy báo cáo cho người quản lý có ID nhân viên là 5 — đó là Steven Thorpe.

Để tự động hóa nhiệm vụ này, hãy thêm bảng nhân viên vào truy vấn của bạn hai lần, sau đó tạo tự gia nhập. Khi bạn thêm nguồn dữ liệu lần thứ hai, hãy truy nhập nối _ 1 vào tên của mẫu thứ hai. Ví dụ, nếu bạn thêm bảng nhân viên hai lần, ví dụ thứ hai được đặt tên là Employees_1. Để hiển thị các tên người quản lý cho từng nhân viên, bạn sẽ tạo một nối kết giữa các báo cáo đến trường trong bảng nhân viên và trường ID nhân viên trong bảng Employees_1.

1. Thêm nguồn dữ liệu

  • Chọn tạothiết kế truy vấn>.

Thêm tất cả các bảng và truy vấn bạn cần làm nguồn dữ liệu. (Đừng lo lắng. Nếu bạn quên một, bạn vẫn có cơ hội để thêm nhiều nguồn dữ liệu sau này.

Các nguồn dữ liệu có thể bao gồm các bảng mà bạn muốn hiển thị thông tin (chẳng hạn như bảng sản phẩm) và các bảng có chứa thông tin mà bạn cần sử dụng cho các tiêu chí.

Hãy nhớ rằng các truy vấn hiện có, đã lưu cũng sẵn dùng dưới dạng nguồn dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn đã tạo một truy vấn để tìm tất cả các đơn hàng cho một tháng đã cho, hãy dùng truy vấn đó cùng với bảng sản phẩm để hiện tất cả các sản phẩm được bán trong một tháng đã cho.

2. tham gia các nguồn dữ liệu liên quan

  • Để thêm một bản tham gia, hãy kéo một trường từ một nguồn dữ liệu vào một trường tương ứng trong một nguồn dữ liệu khác. Theo mặc định, Access sẽ tạo ra một tham gia bên trong.

Đối với hầu hết các mối quan hệ, Access sẽ tạo ra một tham gia bên trong. Và nếu bạn đã xác định rằng tính toàn vẹn tham khảo nên được thực thi, nó sẽ được tích hợp. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, Access không tạo ra tham gia mà bạn cần. Ví dụ, nếu bạn thêm các truy vấn hiện có vào truy vấn mới của bạn và không tạo ra mối quan hệ, Access sẽ không tự động tạo ra.

3. hoàn thành truy vấn

  • Làm theo các bước thông thường để tạo truy vấn: thêm các trường đầu ra, thêm bất kỳ tiêu chí nào và chạy hoặc lưu truy vấn của bạn. Để tìm hiểu cách thức, hãy xem tạo truy vấn cơ bản.

Bạn muốn thêm nữa?

Đào tạo về Excel

Đào tạo về Outlook

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×