Xem trạng thái đồng bộ hóa sổ ghi chép

Khi bạn chia sẻ sổ ghi chép trực tuyến, OneNote sẽ giữ cho chúng tự động được đồng bộ và cập nhật. Nếu bạn muốn đồng bộ thay đổi theo cách thủ công - ví dụ như khi bạn đã thực hiện nhiều thay đổi với một sổ ghi chép được chia sẻ và bạn muốn đảm bảo rằng chúng đã được tải lên OneDrive hoặc SharePoint trước khi bạn tắt máy tính - thì đây là cách làm:

  1. Trong bất kỳ sổ ghi chép chia sẻ nào, chọn Tệp > Thông tin > Xem Trạng thái Đồng bộ.

  2. Trong hộp thoại Đồng bộ hóa Sổ ghi chép Chia sẻ, hãy nhìn vào các sổ ghi chép dùng chung mà bạn đang kết nối đến.

  3. Nếu một sổ ghi chép chưa được đồng bộ hóa, hãy chọn Đồng bộ Ngay hoặc Đồng bộ Tất cả.

Lưu ý: Việc đồng bộ hóa cũng sẽ tải xuống mọi thay đổi mà những người dùng được phép khác có thể đã thực hiện đối với sổ ghi chép chia sẻ kể từ khi bạn cập nhật lần cuối.

Nếu bạn gặp sự cố khi đồng bộ sổ ghi chép của mình, bạn có thể khắc phục lỗi đồng bộ.

Trong bài viết này

Giới thiệu về đồng bộ hóa sổ tay

Khi bạn làm việc trong sổ ghi chép được lưu trữ trên máy tính của mình, Microsoft OneNote 2010 liên tục và tự động lưu các thay đổi của bạn khi bạn làm việc. Tuy nhiên, nếu bạn thiết lập một sổ ghi chép được chia sẻ trên web hoặc mạng của tổ chức của bạn để chia sẻ sổ ghi chép trên các máy tính khác hoặc với những người khác, hãy lưu và quản lý các thay đổi xảy ra một chút khác nhau.

OneNote giữ bản sao lưu trữ cục bộ của một sổ ghi chép được chia sẻ trên mỗi máy tính truy nhập nó và sau đó đồng bộ hóa bất kỳ thay đổi nào với các tệp sổ ghi chép được lưu trữ trong vị trí chia sẻ. Bạn có thể điều chỉnh các thiết đặt kiểm soát quy trình này. Để đảm bảo rằng sổ ghi chép được chia sẻ chính xác sẽ bắt đầu thay đổi của mọi người, bạn cũng có thể giải quyết các xung đột nhất định có thể phát sinh.

Đầu Trang

Kiểm tra trạng thái đồng bộ sổ ghi chép

Bên dưới các điều kiện thông thường, OneNote tự động đồng bộ hóa sổ ghi chép được chia sẻ với các khoảng cách thường xuyên. Trên thanh dẫn hướng, OneNote sẽ hiển thị biểu tượng trạng thái đồng bộ hóa trên các biểu tượng của sổ ghi chép được chia sẻ để cho biết trạng thái đồng bộ hóa hiện tại:

OneNote đang đồng bộ hóa các thay đổi    Một biểu tượng có hai mũi tên màu xanh lục trong vòng tròn sẽ được hiển thị bất cứ khi nào OneNote cố gắng đồng bộ hóa các thay đổi của bạn với tệp sổ ghi chép trong vị trí chia sẻ.

OneNote đã hoàn tất việc đồng bộ các thay đổi    Một biểu tượng có hai mũi tên màu xanh lục trong vòng tròn và dấu kiểm màu lục sẽ được hiển thị khi các thay đổi đã được đồng bộ thành công với tệp sổ ghi chép trong vị trí được chia sẻ. Khi đồng bộ hóa thành công, những người dùng khác có thể thấy phiên bản mới nhất của các ghi chú của bạn.

OneNote không thể đồng bộ hóa các thay đổi    Một biểu tượng với dấu cảnh báo màu vàng, hình tam giác sẽ được hiển thị khi lỗi đồng bộ đã xảy ra trong lần thử đồng bộ gần đây nhất. Để xem lý do lỗi, hãy bấm chuột phải vào biểu tượng sổ ghi chép được chia sẻ trên thanh dẫn hướng, rồi bấm vào trạng thái đồng bộ sổghi chép. Xem phần "khắc phục sự cố đồng bộ" trong bài viết này để biết thêm chi tiết. OneNote vẫn sẽ tiếp tục đồng bộ hóa các phần của sổ ghi chép mà không gặp phải bất kỳ lỗi nào. Bạn cũng có thể tiếp tục thực hiện thay đổi trong bất kỳ phần nào và những thay đổi này sẽ được đồng bộ khi đã giải quyết lỗi.

OneNote không thể đồng bộ hóa các thay đổi    Một biểu tượng có một màu đỏ, chữ cái bị cắt không được hiển thị khi bạn không kết nối đến vị trí mà sổ ghi chép được chia sẻ được lưu trữ. Có thể bạn không có kết nối mạng hoặc máy chủ tại vị trí được chia sẻ có thể không phản hồi. Nếu bạn không kết nối với vị trí dùng chung, bạn vẫn có thể sửa bản sao cục bộ của sổ ghi chép được chia sẻ trên máy tính của bạn. Những thay đổi mà bạn thực hiện ngoại tuyến sẽ được tự động đồng bộ lần sau khi bạn kết nối với vị trí chia sẻ.

Lưu ý: OneNote phải được chạy để đồng bộ hóa sổ ghi chép được chia sẻ. Nếu máy tính của bạn được kết nối với vị trí chia sẻ trên mạng, nhưng OneNote được đóng lại, sổ ghi chép được chia sẻ sẽ không được đồng bộ hóa trên máy tính của bạn cho đến khi bạn khởi động OneNote.

Bật hoặc tắt tính năng đồng bộ hóa sổ ghi chép tự động

Nếu một vị trí sổ ghi chép được chia sẻ tạm thời không sẵn dùng hoặc nếu bạn không muốn xem các thay đổi của những người khác vào sổ ghi chép mà bạn hiện đang làm việc, bạn có thể tắt tính năng đồng bộ hóa sổ ghi chép tự động bằng cách làm theo các bước sau đây:

  1. Trên menu tệp , bấm thông tin.

  2. Ở bên phải, hãy bấm xem trạng thái đồng bộ.

  3. Trong hộp thoại đồng bộ hóa sổ ghi chép chia sẻ xuất hiện, hãy bấm vào nút tùy chọn làm việc ngoại tuyến . OneNote sẽ không đồng bộ hóa các thay đổi của bạn hoặc hiển thị các thay đổi của những người khác vào sổ ghi chép cho đến khi bạn đồng bộ theo cách thủ công sổ tay hoặc bật đồng bộ hóa tự động trở lại.

Đầu Trang

Khắc phục lỗi đồng bộ

Nếu một phần cụ thể trong sổ ghi chép được chia sẻ không thể đồng bộ hóa đúng cách, OneNote sẽ hiển thị thông báo lỗi trong hộp thoại đồng bộ hóa sổ ghi chép chung.

  1. Trên thanh dẫn hướng, bấm chuột phải vào biểu tượng của sổ ghi chép được chia sẻ mà bạn muốn kiểm tra, rồi bấm vào trạng thái đồng bộ sổghi chép.

  2. Trong hộp thoại đồng bộ hóa sổ ghi chép chia sẻ xuất hiện, hãy bấm tab lỗi .

Lưu ý: Nếu gặp phải lỗi cho bất kỳ phần cụ thể nào, các phần khác trong cùng một sổ ghi chép sẽ vẫn được đồng bộ đúng cách.

Đầu Trang

Di chuyển hoặc xóa bỏ các phần bị đặt sai chỗ

Các phần đặt sai chỗ có thể xuất hiện khi OneNote 2010 cố gắng đồng bộ hóa các thay đổi đã được thực hiện cho phần sổ ghi chép mà không tìm thấy tệp phần. Trong các trường hợp như vậy, biểu tượng phần đặt sai chỗ sẽ xuất hiện gần phía dưới cùng của thanh dẫn hướng:

Hình ảnh nút

Các phần đặt sai chỗ cũng có thể xuất hiện trong các trường hợp sau đây:

  • Bạn đã thực hiện thay đổi đối với một phần đã bị xóa bỏ trong vị trí được chia sẻ bởi một người dùng khác.

  • Bạn đã thực hiện thay đổi đối với một phần đã được di chuyển đến một vị trí khác nhau bởi một người dùng khác. Nếu mục đã được chuyển sang sổ ghi chép được chia sẻ khác đang mở trên máy tính của bạn, OneNote có thể khám phá lại tệp phần và đồng bộ hóa thay đổi của bạn tại vị trí mới. Trong trường hợp này, biểu tượng phần đặt sai chỗ biến mất sau khi các thay đổi được đồng bộ hóa.

Các phần đặt sai chỗ vẫn ở trong sổ ghi chép được chia sẻ cho đến khi OneNote phát hiện ra vị trí mới của phần đó hoặc cho đến khi bạn hoặc người dùng khác di chuyển hoặc xóa bỏ phần bị đặt sai chỗ đó.

Di chuyển phần bị đặt sai chỗ sang sổ ghi chép khác

Nếu một phần trong sổ ghi chép được chia sẻ không còn được đồng bộ hóa nhưng bạn muốn giữ lại thông tin mà nó có chứa, bạn có thể di chuyển phần chưa được đồng bộ hóa sang sổ ghi chép khác. Điều này sẽ loại bỏ nó khỏi sổ ghi chép được chia sẻ trong khi giữ gìn nội dung của nó.

  1. Bấm chuột phải vào tab của phần bị đặt sai chỗ mà bạn muốn di chuyển, rồi bấm di chuyển trên menu lối tắt.

  2. Trong hộp thoại Di chuyển Phần đến, hãy thực hiện một trong các thao thác sau:

    • Để di chuyển phần hiện tại phía trước tab phần khác, hãy bấm vào tab phần đích trong danh sách, rồi bấm di chuyển trước.

    • Để di chuyển phần hiện tại phía sau tab phần khác, hãy bấm vào tab phần đích trong danh sách, rồi bấm di chuyển sau.

    • Để di chuyển phần hiện tại vào một nhóm phần hoặc vào sổ ghi chép mà không có bất kỳ phần nào hiện có, hãy bấm vào nhóm phần đích hoặc sổ ghi chép trong danh sách, rồi bấm vào di chuyển vàođó.

      Mẹo: Để tạo một nhóm phần mới, hãy chọn một vị trí trong danh sách, rồi bấm vào tạo nhóm phần mới trước khi bạn di chuyển phần hiện tại.

Xóa bỏ phần bị đặt sai chỗ khỏi sổ ghi chép

Nếu một phần trong sổ ghi chép được chia sẻ đã được cố ý xóa và bạn không còn cần phải đồng bộ hóa hoặc lưu các thay đổi của bạn, hãy làm như sau:

  1. Ở cuối thanh dẫn hướng , bấm vào mục Hình ảnh nút đặt sai chỗ.

  2. Trong danh sách các phần bị đặt sai chỗ, hãy bấm chuột phải vào tên của phần mà bạn muốn xóa, rồi bấm xóa.

    Quan trọng: Khi bạn xóa bỏ một phần bị đặt sai chỗ, thông tin nó chứa được loại bỏ vĩnh viễn. Nếu bạn không chắc liệu để loại bỏ vĩnh viễn một phần bị đặt sai chỗ, bạn có thể di chuyển nó sang một phần khác trong sổ ghi chép của bạn thay vì xóa bỏ nó.

Đầu Trang

Bạn muốn làm gì?

Xem trạng thái đồng bộ hóa

Bên dưới các điều kiện thông thường, OneNote tự động đồng bộ hóa sổ ghi chép được chia sẻ với các khoảng cách thường xuyên. Trên thanh dẫn hướng sổ tay , OneNote sẽ hiển thị biểu tượng trạng thái đồng bộ hóa để cho biết trạng thái đồng bộ hiện tại cho mỗi sổ ghi chép được chia sẻ.

Biểu tượng Đồng bộ thay đổi OneNote đang    đồng bộ hóa các thay đổi biểu tượng này sẽ hiển thị bất cứ khi nào OneNote cố gắng đồng bộ các thay đổi mà bạn đã thực hiện cùng với những người dùng khác đang sửa sổ ghi chép được chia sẻ cùng một lúc. Trong quá trình đồng bộ hóa, tốt nhất là không ngắt kết nối với mạng hoặc tắt máy tính của bạn.

Biểu tượng Đồng bộ cập nhật OneNote đã hoàn tất    việc đồng bộ hóa biểu tượng này sẽ được hiển thị khi các thay đổi mà bạn đã thực hiện đối với sổ ghi chép được chia sẻ đã được đồng bộ với tệp sổ ghi chép trong vị trí được chia sẻ. Khi đồng bộ hóa thành công, những người dùng khác có thể thấy phiên bản mới nhất của các ghi chú của bạn.

Biểu tượng Làm việc ngoại tuyến OneNote không thể đồng bộ hóa đầy đủ các thay đổi    biểu tượng này sẽ được hiển thị khi bạn không kết nối đến vị trí mà sổ ghi chép được chia sẻ được lưu trữ hoặc nếu xảy ra lỗi trong việc đồng bộ hóa gần đây nhất. Để xem lý do lỗi, hãy tạm dừng con trỏ qua tên sổ ghi chép trên thanh dẫn hướng sổ ghi chép và chờ cho một mẹo màn hình xuất hiện. Nếu bạn không kết nối với vị trí dùng chung, bạn vẫn có thể sửa bản sao cục bộ của sổ ghi chép đã chọn trên máy tính của mình. Những thay đổi mà bạn thực hiện ngoại tuyến sẽ được tự động đồng bộ lần sau khi bạn kết nối với vị trí chia sẻ.

Lưu ý: OneNote phải được chạy để đồng bộ hóa sổ ghi chép được chia sẻ. Nếu máy tính của bạn được kết nối với vị trí chia sẻ trên mạng, nhưng OneNote được đóng lại, sổ ghi chép được chia sẻ sẽ không được đồng bộ trên máy tính của bạn.

Xem các lỗi đồng bộ hóa

  1. Trên menu tệp , trỏ tới đồng bộ, rồi bấm vào trạng thái đồng bộ sổghi chép.

  2. Trong hộp thoại đồng bộ hóa sổ ghi chép chia sẻ, hãy bấm tab lỗi .

Lưu ý: Nếu một phần cụ thể trong sổ ghi chép được chia sẻ không thể đồng bộ hóa đúng cách, OneNote vẫn sẽ đồng bộ hóa các phần khác trong cùng một sổ tay.

Đầu Trang

Thay đổi thiết đặt đồng bộ

Mặc dù trong hầu hết các trường hợp, cách tốt nhất là tự động đồng bộ hóa sổ tay, bạn có thể kiểm soát khi muốn OneNote đồng bộ hóa các thay đổi của bạn với sổ ghi chép tại vị trí được chia sẻ của mình. Điều này rất hữu ích khi bạn muốn đảm bảo đồng bộ hóa xảy ra nhanh chóng (ví dụ, ngay trước khi bạn tắt máy tính của bạn). Bạn cũng có thể tạm ngừng tự động đồng bộ khi bạn không muốn người dùng sổ tay khác xem các thay đổi hoặc bổ sung của bạn cho đến khi bạn sẵn sàng thực hiện công khai.

Đồng bộ hóa thủ công sổ ghi chép được chia sẻ

  • Trên menu tệp , trỏ tới đồng bộ, rồi thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Bấm đồng bộ tất cả sổ tay để đồng bộ tất cả các sổ ghi chép được chia sẻ được liệt kê trên thanh dẫn hướng sổ tay của bạn.

    • Bấm đồng bộ hóa sổ ghi chép hiện tại để chỉ đồng bộ sổ ghi chép mà bạn hiện đang chỉnh sửa.

Tắt tính năng đồng bộ hóa sổ ghi chép tự động

Tự động đồng bộ hóa các sổ ghi chép được chia sẻ được bật theo mặc định. Nếu bạn không muốn người khác nhìn thấy các thay đổi mà bạn thực hiện với sổ ghi chép được chia sẻ cho đến khi bạn hoàn tất việc chỉnh sửa chúng (ví dụ như khi bạn vẫn đang kiểm tra dữ liệu), bạn có thể tắt tính năng đồng bộ hóa tự động.

  1. Mở sổ ghi chép được chia sẻ mà bạn muốn vô hiệu hóa tự động đồng bộ hóa giữa máy tính của bạn và tệp sổ ghi chép được chia sẻ.

  2. Trên menu tệp , trỏ tới đồng bộ, rồi bấm làm việc ngoại tuyến.

    Quan trọng: Khi bạn làm việc ngoại tuyến, OneNote không còn nỗ lực để đồng bộ hóa bất kỳ thay đổi nào mà bạn thực hiện trên máy tính của mình, ngay cả khi bạn thoát và khởi động lại OneNote sau đó. Không ai khác có thể nhìn thấy các thay đổi của bạn đối với sổ ghi chép cho đến khi bạn tắt tính năng đồng bộ hóa sổ ghi chép tự động trở lại.

Bật lại đồng bộ hóa sổ tay tự động

  1. Mở sổ ghi chép được chia sẻ mà bạn muốn cho phép tự động đồng bộ hóa giữa máy tính của bạn và tệp sổ ghi chép được chia sẻ.

  2. Trên menu tệp , trỏ tới đồng bộ, rồi bấm vào trạng thái đồng bộ sổghi chép.

  3. Trong hộp thoại đồng bộ hóa sổ ghi chép chia sẻ, hãy bấm tự động đồngbộ, rồi bấm đóng.

Đầu Trang

Giải quyết mọi xung đột đồng bộ hóa

Ngắt kết nối đến vị trí sổ ghi chép được chia sẻ và các điều kiện mạng có thể làm cho người sở hữu sổ tay hoặc những người dùng khác xử lý bất kỳ xung đột đồng bộ nào theo cách thủ công.

Các thông báo xung đột Phiên bản thường xuất hiện nếu bạn và người dùng khác thực hiện thay đổi cùng một đoạn ghi chú cùng một lúc, hoặc nếu bạn thực hiện thay đổi trong khi thay đổi của một người dùng khác đang được đồng bộ hóa. Bạn cũng có thể nhận được thông báo lỗi nếu bạn và người dùng khác đã thay đổi cùng đoạn văn trong khi bạn đã ở trạng thái ngoại tuyến.

Trong trường hợp này, một thông báo lỗi xuất hiện trên thanh thông tin màu vàng. Bạn cũng sẽ nhìn thấy một biểu tượng trên một trang có xung đột.

Để quản lý xung đột sổ ghi chép được chia sẻ trong OneNote, hãy làm như sau:

  1. Bấm vào thanh thông tin màu vàng ở đầu trang của bạn để xem một trang liệt kê các thay đổi xung đột (được tô sáng bằng màu đỏ).

  2. Kết hợp các thay đổi vào trang chính, nếu cần.

  3. Khi bạn hoàn tất kết hợp bất kỳ thay đổi nào, hãy xóa trang xung đột bằng cách bấm chuột phải vào tab Trang rồi bấm xóa trên menu lối tắt.

Lưu ý: Không cần thiết để giải quyết xung đột ngay lập tức. Các trang khiến các xung đột cụ thể sẽ tiếp tục được đồng bộ bất kỳ khi nào bạn hoặc người dùng khác thực hiện các thay đổi bổ sung cho sổ ghi chép được chia sẻ. Các trang liệt kê các xung đột vẫn giữ nguyên trong phần sổ ghi chép cho đến khi bạn quyết định thực hiện hành động nào về các xung đột. Các trang xung đột cho một sổ ghi chép được chia sẻ cụ thể được hiển thị trên máy tính của mỗi người dùng, vì vậy bất kỳ ai đang sử dụng sổ ghi chép được chia sẻ trong câu hỏi có thể giải quyết xung đột.

Đầu Trang

Xem lại mọi phần bị đặt sai chỗ

Các phần đặt sai chỗ có thể xuất hiện khi OneNote cố gắng đồng bộ hóa các thay đổi đã được thực hiện cho phần sổ ghi chép mà không tìm thấy tệp phần. Trong các trường hợp như vậy, các phần đặt sai chỗ sẽ xuất hiện gần dưới cùng thanh dẫn hướng sổ ghi chép, phía trên biểu tượng tất cả sổ tay .

Các phần đặt sai chỗ cũng có thể xuất hiện trong các trường hợp sau đây:

  • Bạn đã thực hiện thay đổi đối với một phần đã bị xóa bỏ trong vị trí được chia sẻ bởi một người dùng khác.

  • Bạn đã thực hiện thay đổi đối với một phần đã được di chuyển đến một vị trí khác nhau bởi một người dùng khác. Nếu mục đã được chuyển sang sổ ghi chép được chia sẻ khác đang mở trên máy tính của bạn, OneNote có thể khám phá lại tệp phần và đồng bộ hóa thay đổi của bạn tại vị trí mới. Trong trường hợp này, biểu tượng phần đặt sai chỗ biến mất sau khi các thay đổi được đồng bộ hóa.

Các phần đặt sai chỗ vẫn ở trong sổ ghi chép được chia sẻ cho đến khi OneNote phát hiện ra vị trí mới của phần đó hoặc cho đến khi bạn hoặc người dùng khác xóa hoặc di chuyển phần bị đặt sai chỗ đó.

Xóa bỏ phần bị đặt sai chỗ

Nếu một phần trong sổ ghi chép được chia sẻ đã được cố ý xóa và bạn không còn cần phải đồng bộ hóa hoặc lưu các thay đổi của bạn, hãy làm như sau:

  1. Ở cuối thanh dẫn hướng sổ ghi chép, bấm vào các phầnbị đặt sai chỗ.

  2. Trong danh sách các phần bị đặt sai chỗ, hãy bấm chuột phải vào tên của phần mà bạn muốn xóa, rồi bấm xóa.

    Quan trọng: Khi bạn xóa bỏ một phần bị đặt sai chỗ, thông tin nó chứa được loại bỏ vĩnh viễn. Nếu bạn không chắc liệu để loại bỏ vĩnh viễn một phần bị đặt sai chỗ, bạn có thể di chuyển nó sang một phần khác trong sổ ghi chép của bạn thay vì xóa bỏ nó.

Di chuyển phần bị đặt sai chỗ sang sổ ghi chép khác

Nếu một phần trong sổ ghi chép được chia sẻ không còn được đồng bộ hóa nhưng bạn muốn giữ lại thông tin mà nó có chứa, bạn có thể di chuyển phần chưa được đồng bộ hóa sang sổ ghi chép khác. Điều này sẽ loại bỏ nó khỏi sổ ghi chép được chia sẻ trong khi giữ gìn nội dung của nó.

  1. Bấm chuột phải vào tab của phần bị đặt sai chỗ mà bạn muốn di chuyển, rồi bấm di chuyển trên menu lối tắt.

  2. Trong hộp thoại Di chuyển Phần đến, hãy thực hiện một trong các thao thác sau:

    • Để di chuyển phần hiện tại phía trước tab phần khác, hãy bấm vào tab phần đích trong danh sách, rồi bấm di chuyển trước.

    • Để di chuyển phần hiện tại phía sau tab phần khác, hãy bấm vào tab phần đích trong danh sách, rồi bấm di chuyển sau.

    • Để di chuyển phần hiện tại vào một nhóm phần hoặc vào sổ ghi chép mà không có bất kỳ phần nào hiện có, hãy bấm vào nhóm phần đích hoặc sổ ghi chép trong danh sách, rồi bấm vào di chuyển vàođó.

      Mẹo: Để tạo một nhóm phần mới, hãy chọn một vị trí trong danh sách, rồi bấm vào tạo nhóm phần mới trước khi bạn di chuyển phần hiện tại.

Đầu Trang

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×