Bạn không thể thay đổi thể loại của người dùng khi bạn làm đại diện trong Outlook

Triệu chứng

Nếu bạn sử dụng Microsoft Outlook để truy nhập (các) thư mục hộp thư của người dùng Microsoft Exchange khác, thì khả năng áp dụng, tạo hoặc xóa Thể loại Outlook sẽ giới hạn ở các quyền mà bạn có trên Calendar của họ và các thư mục riêng lẻ khác.

Ví dụ, khi bạn cố gắng áp dụng hoặc loại bỏ một thể loại trên một mục trong thư mục dùng chung, nếu bạn có ít hơn các quyền được yêu cầu, bạn nhận được một trong các thông báo lỗi sau đây trong Microsoft Outlook:

Ngoài ra, nếu bạn mở hộp thoại Thể loại Màu khi đang ở trong thư mục dùng chung, các nút Mới , Đổitên và Xóa sẽ không sẵn dùng (xuất hiện mờ đi).

Nguyên nhân

Bạn không có quyền thư mục được yêu cầu Calendar tối thiểu để tạo, xóa, áp dụng hoặc loại bỏ thể loại. Danh sách các thể loại màu trong hộp thư được lưu trữ trong thư ẩn trong Calendar thư của hộp thư. Do đó, nếu bạn đang làm việc trong bất kỳ thư mục dùng chung nào của hộp thư của người dùng khác, bạn phải có quyền thích hợp đối với thư mục Calendar của người dùng khác để xem và áp dụng thể loại của họ, cũng như để tạo thể loại mới hoặc xóa thể loại hiện có trong thư mục dùng chung của người dùng khác.

Giải pháp

Cấu hình các quyền được liệt kê trong các mục sau đây để khớp với cấp độ truy nhập mà bạn muốn cho các thể loại trong thư mục dùng chung trong hộp thư của người dùng khác.

Đặt thể loại trong lịch dùng chung khi sử dụng chia sẻ lịch Microsoft 365

Nếu bạn không sử dụng tính năng Chia sẻ Calendar cập nhật trong Microsoft 365, hãy bỏ qua mục Đặt danh mục nếu chia sẻ lịch Microsoft 365 bị vô hiệu hóa hoặc nếu sử dụng hộp thư Exchange tại chỗ.

Nếu bạn đang sử dụng tính năng chia Calendar cập nhật trong Microsoft 365, hãy đặt cấu hình các quyền sau đây.

• Người quản trị Microsoft 365 phải cấp quyền Truy nhập Đầy đủ của Exchange cho người đại diện đối với hộp thư của người chia sẻ. Xem quản lý quyền cho người nhận trong Exchange Online.
• Người chia sẻ phải cấp quyền Truy nhập Đại diện Outlook đại diện, như được mô tả trong mục Cho phép người khác quản lý thư và lịch của bạn.

Sau khi đặt các quyền được yêu cầu, hãy khởi động lại Outlook.

Để tạo hoặc xóa thể loại trong hộp thư của người dùng khác, người đại diện có thể bấm thư mục Hộp thư đến dùng chung, rồi bấm Phân loại trên dải băng.

Nếu người đại diện không thể xem hoặc gán thể loại, họ có thể khắc phục sự cố bằng cách bật và tắt Làm việc Ngoại tuyến. Để thực hiện điều này, dẫn hướng đến thư mục lịch dùng chung, sau đó bấm tab Gửi/Nhận trên ribbon, bấm để bật Làm việc Ngoại tuyến, rồi bấm Làm việc Ngoại tuyến lần nữa để tắt nó.

Đặt thể loại nếu tính năng chia sẻ lịch Microsoft 365 bị vô hiệu hóa hoặc nếu sử dụng hộp thư exchange tại chỗ

Nếu bạn đang sử dụng tính năng chia Calendar cập nhật trong Microsoft 365, vui lòng bỏ qua mục Đặt danh mục trong lịch dùng chung khi sử dụng mục chia sẻ lịch của Microsoft 365.

Áp dụng hoặc loại bỏ thể loại khỏi các mục trong thư mục dùng chung

1. Khởi động Outlook.
2. Bấm chuột phải vào thư mục dùng chung, rồi bấm Thuộc tính .
3. Bấm vào tab Quyền .
4. Thêm hoặc bấm để chọn người dùng phải làm việc với các thể loại trong thư mục được chia sẻ.
5. Bên dưới Quyền , bấm vào Trình soạn thảo hoặc mức cấp phép cao hơn trong hộp Mức Cấp phép, rồi bấm OK .

Tạo hoặc xóa thể loại trong thư mục dùng chung

Nếu bạn muốn thêm thể loại mới hoặc đại diện thể loại hiện có trong thư mục dùng chung, bạn phải có quyền Chủ sở hữu đối với thư mục Calendar của chủ sở hữu hộp thư đang chia sẻ thư mục của họ. Để thay đổi quyền trên thư mục Calendar, hãy làm theo các bước sau trên máy khách Outlook của người dùng sở hữu hộp thư với (các) thư mục dùng chung:

1. Khởi động Outlook.
2. Bấm Calendar trong menu dẫn hướng.
3. Bấm chuột phải vào thư Calendar mục, rồi bấm Thuộc tính .
4. Bấm vào tab Quyền .
5. Thêm hoặc bấm để chọn người dùng phải quản lý thể loại trong thư mục dùng chung.
6. Bên dưới Quyền , bấm để chọn Chủ sở hữu trong hộp Mức Cấp phép, rồi bấm OK .

Đổi tên thể loại trong thư mục dùng chung

Ngay cả khi bạn có quyền Chủ sở hữu đối với thư mục Calendar của người dùng đang chia sẻ thư mục, nút Đổi tên luôn bị vô hiệu hóa trong hộp thoại Thể loại Màu đối với người khác ngoài chủ sở hữu hộp thư. Khi bạn đổi tên một thể loại trong hộp thoại Thể loại Màu, Outlook phải kiểm tra từng mục được phân loại trong mỗi thư mục để đổi tên thể loại, nếu thích hợp. Vì điều này, chỉ chủ sở hữu hộp thư mới có thể đổi tên một thể loại được hiển thị trong hộp thoại Thể loại Màu. Vui lòng yêu cầu chủ sở hữu của thư mục dùng chung đổi tên thể loại nếu bạn phải đổi tên thể loại.