Ngoài việc cộng tác trên email, bạn cũng có thể muốn cộng tác trên các tài liệu bằng cách dùng hộp thư của site. Một lợi thế trong việc dùng hộp thư của site để cộng tác trên tài liệu là bạn có thể truy nhập vào tài liệu được lưu trữ trên site SharePoint hoặc từ bên trong Outlook. Bạn cũng có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu với những người khác. Hãy xem ứng dụng Thêm Hộp thư của Site để giữ email theo ngữ cảnh trên một site để biết thêm thông tin về cách hộp thư của site có thể trợ giúp.
Quan trọng
Tính năng hộp thư của site trong SharePoint sẽ bị ngừng sử dụng kể từ Tháng Ba 2017. Tính năng này sẽ bị loại bỏ hoàn toàn trong bản phát hành tương lai. Các tổ chức SharePoint mới không còn quyền truy nhập vào tính năng hộp thư của site. Các tổ chức SharePoint hiện có không còn có thể tạo hộp thư của site mới. Bất kỳ hộp thư nào của site đã được thiết lập và triển khai trước Tháng Ba 2017 sẽ vẫn hoạt động.
Chúng tôi sẽ cung cấp một quy trình để giúp chuyển tiếp các site hộp thư hiện có của site sang Nhóm Microsoft 365 vào Tháng Chín 2017. Nếu bạn hiện đang sử dụng tính năng hộp thư của site trong SharePoint, bạn nên cân nhắc thay đổi thành Nhóm Microsoft 365 để hỗ trợ các kịch bản cộng tác qua email của mình. Để biết thêm thông tin, hãy xem Dùng Nhóm Office 365 thay vì Hộp thư của Site.
Lưu ý
Tính năng hộp thư của site sẽ vẫn được hỗ trợ nhưng sẽ không còn được hỗ trợ trong các sản phẩm SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint 2013 và SharePoint 2010. Khách hàng được khuyến nghị khám phá hộp thư chung như một giải pháp thay thế cho hộp thư của site.
Quan trọng
Khi người dùng xem hộp thư của site trong Outlook, họ sẽ thấy một danh sách tất cả các tài liệu trong thư viện tài liệu của site đó. Hộp thư của site trình bày cùng một danh sách các tài liệu cho mọi người dùng, do đó một số người dùng có thể nhìn thấy tài liệu nhưng họ không có quyền truy nhập để mở.
Để thêm tài liệu bằng cách dùng hộp thư của site, chỉ cần kéo tài liệu vào email và chúng sẽ được thêm vào thư viện tài liệu trên site SharePoint của bạn.
Mẹo
Bạn có biết rằng bạn cũng có thể dùng hộp thư của site để điều phối email nhóm?
Chuyển tiếp tài liệu từ hộp thư của site
Sau khi tài liệu được lưu trữ trên site SharePoint, điều quan trọng là mọi thay đổi trong tương lai đối với tài liệu phải xảy ra trong phiên bản được lưu trữ trên site. Để giúp trỏ mọi người tới phiên bản tài liệu phù hợp, bạn có thể dễ dàng chuyển tiếp tài liệu trong Outlook bằng cách bấm chuột phải vào tài liệu đó, rồi bấm Chuyển tiếp.
Nếu bạn có nhiều tài liệu muốn chia sẻ, bạn chỉ cần kéo và thả chúng vào email để tự động bao gồm các liên kết đến từng tài liệu.
Thêm thư mục Tài liệu vào mục Yêu thích của bạn trong Outlook
Nếu bạn dùng danh sách Yêu thích trong Outlook, bạn có thể thấy hữu ích khi đưa cả các thư mục Tài liệu từ hộp thư của site vào danh sách Yêu thích của bạn. Bạn có thể bấm chuột phải vào thư mục Tài liệu , rồi bấm Hiển thị trong Yêu thích.
Nếu bạn có hai thư mục Tài liệu trong danh sách Yêu thích có cùng tên, Outlook sẽ tự động thêm tên hộp thư vào tên thư mục (ví dụ: "Tài liệu – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com") để bạn có thể dễ dàng nhìn thấy thư mục nào thuộc thư mục nào.
Đọc thêm về Outlook Yêu thích trong Giữ thư mục thư thường dùng trong Yêu thích.