Chat trong tổ chức và nhóm trong Kaizala

Chat trong tổ chức và nhóm

Bạn có thể tương tác với đồng nghiệp của mình trong các cuộc trò chuyện bảo mật của tổ chức và nhóm tổ chức. Các cuộc trò chuyện và nhóm của tổ chức bao gồm những người trong và ngoài tổ chức của bạn. Điều này cho phép mọi người từ nhiều tổ chức dễ dàng cộng tác. Bất kỳ ai trong tổ chức của bạn có tài khoản cơ hợp lệ đều có thể tham gia. Một số tính năng bao gồm:

• Quyền sở hữu dữ liệu    Công ty của bạn sở hữu tất cả dữ liệu trong một nhóm tổ chức hoặc cuộc trò chuyện, bao gồm mọi hình ảnh, video và tệp âm thanh. Chỉ một thực thể có thể sở hữu dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn có một nhóm với các đồng nghiệp từ các tổ chức đối tác, dữ liệu nhóm chỉ thuộc về một tổ chức. (Để biết thêm thông tin, hãy xem Điều khoản về Quyền riêng tư.)

• Bảo mật nâng cao    Kaizala giúp ngăn chặn rò rỉ dữ liệu và truy nhập trái phép, bao gồm:

  • Không thể truy nhập dữ liệu thuộc các nhóm tổ chức và cuộc trò chuyện bên ngoài ứng dụng Kaizala. Ví dụ: bạn không thể truy nhập vào ảnh của tổ chức trong bộ sưu tập điện thoại của mình. Con người chỉ có thể xuất dữ liệu của riêng họ.

  • Nếu ai đó rời khỏi tổ chức của bạn, dữ liệu nhóm tổ chức và trò chuyện sẽ bị xóa khỏi thiết bị của họ.

  • Người quản trị tổ chức có thể đặt các chính sách để hạn chế sao chép, chia sẻ và chuyển tiếp từ các cuộc trò chuyện của tổ chức. Để đặt chính sách, hãy đi tới mục Cổng thông tin Quản lý Kaizala > Đặt>Sách Đối tượng > chọn một chính sách.

    Cả người quản trị tổ chức lẫn người quản trị nhóm đều có thể đặt chính sách cho các nhóm tổ chức. Để đặt chính sách ở cấp độ nhóm, đi tới Cổng thông tin Quản lý Kaizalanhóm > > chọn > nhóm chọn Thêm bên cạnh tên nhóm > Chỉnh sửa Chính sách > chọn các chính sách liên quan sẽ được áp dụng cho nhóm đó.

• Kiểm soát truy nhập    Người quản trị tổ chức hoặc người quản trị nhóm của bạn có thể đặt các chính sách để chỉ cho phép những người đã đăng nhập vào của họ để truy nhập vào nhóm tổ chức của họ. Các cuộc trò chuyện của tổ chức yêu cầu mọi người đăng nhập vào mọi thời điểm. Ngoài ra, người quản trị tổ chức có thể vô hiệu hóa việc sử dụng Kaizala trong tổ chức của họ. (Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Bật hoặc tắt Kaizala Pro cho tổ chức của.)

• Tiếp cận các công nghệ mạnh mẽ từ hệ sinh thái Microsoft    Bạn có thể tích hợp Kaizala với các công nghệ khác trong hệ sinh thái Microsoft. Dòng công việc là một cách phổ biến để tăng tính bảo mật và năng suất của bạn bên trong Kaizala. Để biết thêm thông tin, hãy xem tích hợp Microsoft Intunetích hợp với Microsoft Flow https://docs.microsoft.com/en-us/Office365/Kaizala/use-microsoft-flow-with-kaizala.

Các cuộc trò chuyện và nhóm riêng tư

Các cuộc trò chuyện và nhóm riêng tư không bao giờ được liên kết với một tổ chức. Dữ liệu chỉ thuộc về người dự. Người quản trị tổ chức không thể kiểm soát các cuộc trò chuyện và nhóm riêng tư.

Tạo cuộc trò chuyện của tổ chức

Bạn có thể tạo các cuộc trò chuyện tổ chức với bất kỳ ai trong tổ chức của bạn có tài hợp lệ. Hãy làm theo các bước sau:

1. Đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365 việc của bạn trên Kaizala (Hồ sơ > liên kết > vào tài khoản cơ quan của bạn.)

2. Mở tab Con người hoặc gõ nhẹ vào Trò chuyện Mới.

3. Tìm kiếm người nào đó trong tổ chức của bạn bằng cách sử dụng tên hoặc biệt danh của họ.

4. Kết quả tìm kiếm là từ cả liên hệ cá nhân của bạn và thư mục của tổ chức bạn. Gõ nhẹ vào kết quả từ thư mục của tổ chức của bạn, luôn có:

   • Biểu tượng Office trên hình đại diện.

     

   • Địa chỉ email của tổ chức sẽ được hiển thị bên dưới tên.

   • Gõ nhẹ vào hình đại diện để xem toàn bộ hồ sơ của người đó. Bạn cũng sẽ thấy các thuộc tính Azure Active Directory (Azure AD) khác như Azure AD tên hiển thị, chỉ định và địa chỉ email.

5. Bạn sẽ thấy một hộp cho biết bạn đang tạo một cuộc trò chuyện của tổ chức mà bạn có tùy chọn hủy bỏ.

   

6. Sau khi được tạo, cuộc trò chuyện này sẽ xuất hiện trên danh sách Trò chuyện với biểu tượng Office.

7. Gõ nhẹ vào tên của người đó trong cuộc trò chuyện để hiển thị các thuộc Azure AD như email và chỉ định. Tên tổ chức và mẹo công cụ giải thích các cuộc trò chuyện và nhóm của tổ chức cũng sẽ hiển thị.

8. Để tạo một cuộc trò chuyện riêng tư với người này, hãy lưu thông tin liên hệ của họ vào danh sách liên hệ của bạn, rồi gõ nhẹ vào liên hệ trong danh sách liên hệ của bạn.

9. Không thể chuyển đổi chat riêng tư thành cuộc trò chuyện của tổ chức.

Tạo nhóm tổ chức

Bạn có thể tạo nhóm tổ chức theo hai cách:

• Bằng cách sử dụng cổng thông tin quản lý Kaizala: Tất cả các nhóm được tạo thông qua cổng thông tin sẽ tự động được thêm vào tổ chức. Để biết thêm thông tin về cách tạo nhóm trong cổng thông tin, hãy xem mục Nhóm Kaizala được.

• Bằng cách sử dụng ứng dụng Kaizala:

  • Theo mặc định, bất kỳ nhóm nào bạn tạo trên ứng dụng đều là nhóm riêng tư. Với tư cách là người quản trị nhóm, bạn có thể thêm các nhóm này vào tổ chức của mình nếu bạn đã đăng nhập vào tài khoản cơ quan Microsoft 365 của mình trên ứng dụng Kaizala (Hồ sơ > tài khoản được liên kết > đăng nhập vào tài khoản cơ quan của bạn.)

  • Để thêm nhóm vào tổ chức, hãy đi đến hồ sơ nhóm > nhấn vào Xem thêm ở phía trên bên phải ảnh nhóm và > nhấn thêm vào Thêm vào tổ chức. Thao tác này sẽ chuyển đổi nhóm riêng tư thành một nhóm tổ chức.

  • Ánh xạ tổ chức sẽ được áp dụng từ điểm chuyển đổi. Thư gửi hoặc nhận được trước khi ánh xạ sẽ tiếp tục duy trì ở chế độ riêng tư.

Khi một người tham gia hoặc được thêm vào một nhóm tổ chức, họ sẽ thấy thông báo cho biết nhóm thuộc sở hữu của tổ chức đó. Quyền sở hữu tổ chức cũng được phản ánh trong hồ sơ nhóm thông qua mẹo công cụ:

Tất cả các nhóm tổ chức hiển thị trong cổng thông tin quản lý Kaizala. Để xem tất cả các nhóm tổ chức của bạn, hãy đi Cổng thông tin Quản lý Kaizala > nhóm.

Trò chuyện riêng tư và tổ chức

Nhóm riêng tư và tổ chức