Tạo, tham dự và điều hành các cuộc họp trong khi sử dụng Teams để tìm hiểu khoảng cách

Tạo, tham dự và điều hành cuộc họp là nhiệm vụ cốt lõi khi bạn đang sử dụng nền tảng tìm hiểu khoảng cách. Tùy thuộc vào bạn là ai và bạn đang cố gắng làm theo kịch bản nào, dưới đây là một tập hợp các hướng dẫn và thông tin cho việc chạy cuộc họp Microsoft Teams. 
 

Lưu ý: Teams hỗ trợ cuộc họp tối đa 300 người dự.

Việc chuyển sang học tập trực tuyến có thể gây ra một bộ thách thức mới cho lớp học của bạn. Microsoft Teams thể giúp bạn tạo và điều hành các cuộc họp cho lớp học ảo của bạn. Hãy xem qua các chủ đề khác nhau hoặc xem trung tâm tìm hiểu khoảng cách của chúng tôi để biết thêm trợ giúp. 

Bạn có thể lên lịch cuộc họp theo hai cách Microsoft Teams: Sử dụng lịch hoặc sử dụng tùy chọn Họp Ngay. 

Để lên lịch cuộc họp bằng lịch, hãy làm theo các bước sau. 

  1. Đi đến Lịch ở phía bên trái của ứng dụng rồi chọn Cuộc họp mới ở góc trên bên phải.

  2. Chọn khoảng thời gian trong lịch. Biểu mẫu lên lịch sẽ mở lên.

  3. Biểu mẫu lên lịch là nơi bạn sẽ đặt tên cho cuộc họp, mời mọi người và thêm chi tiết cuộc họp. Sử dụng tính năng Trợ lý lên lịch để tìm thời gian phù hợp với tất cả mọi người.

  4. Khi bạn điền xong các thông tin chi tiết, hãy chọn Lưu. Thao tác này sẽ đóng biểu mẫu lên lịch và gửi lời mời tới hộp thư đến Outlook của tất cả mọi người.

Nếu bạn muốn sử dụng chức năng Họp ngay, hãy xem Tạo Cuộc họp Tức thời với Họp ngay

Bạn có thể trao cho mỗi người dự cuộc họp một vai trò ảnh hưởng đến những gì họ có thể xem và làm khi gia nhập một cuộc họp. Ví dụ, người dự có thể dùng micrô, camera video và xem nội dung do người khác chia sẻ, nhưng họ không thể chia sẻ nội dung riêng của mình hay thêm hoặc loại bỏ người dự. Để biết thêm thông tin về các vai trò khác nhau bạn có thể gán cho người dự, hãy xem Vai trò trong cuộc Teams. 

Để thay đổi vai trò của một người dự:

  1. Mở cuộc họp từ lịch của bạn, sau đó chọn Tùy chọn Cuộc họp.

  2. Dùng danh sách Who thể trình bày danh sách thả xuống để chọn người bạn muốn trao quyền diễn giả.

Nếu bạn có kênh hiện có cho lớp học ảo của mình, bạn có thể tạo cuộc họp của mình trong kênh. Chọn menu thả xuống Gặp gỡ ở góc trên bên phải của cửa sổ kênh, rồi chọn Lên lịch cuộc họp.  

Để biết thêm thông tin, hãy xem Họp trong kênh.

Mẹo: Nếu bạn muốn có nhóm hoặc nhóm riêng tư trong một lớp học cụ thể, bạn có thể sử dụng kênh riêng tư. Tạo kênh riêng cho từng nhóm dự án để bạn có thể dễ dàng họp riêng với từng nhóm dự án và nhanh chóng. Để biết thêm thông tin về cách tạo kênh riêng tư, hãy xem kênh Tiêu chuẩn và Kênh Riêng tư.  

Có thể hữu ích khi gửi thông tin về cách thức cuộc họp hoạt động, hành vi mong đợi và các quy tắc trước khi cuộc họp bắt đầu. 

Cách thực hành tốt nhất là sử dụng cùng một bộ hướng dẫn và các thiết đặt giống nhau cho tất cả các cuộc họp với học sinh. Điều này sẽ giúp học viên biết nên kỳ vọng điều gì. 

Ví dụ, bạn có thể bao gồm các hướng dẫn sau đây trong thư mời họp của bạn. 

Để tham gia bài học trực tuyến của bạn:

  1. Bấm vào liên kết Tham gia sử Microsoft Teams dưới đây để vào lớp học ảo của bạn.

  2. Tắt tiếng micrô và tắt video khi tham gia.

  3. Chọn nút Gia nhập để tham gia cuộc họp.

  4. Để mở bảng điều khiển bên trò chuyện, bấm vào biểu tượng Trò chuyện.

  5. Để giơ tay trong bài học, hãy gõ Tay Cầm vào bảng điều khiển trò chuyện.

  6. Khi giáo viên đã sẵn sàng nghe câu hỏi của bạn, họ sẽ bật micrô để đặt câu hỏi hoặc đóng góp vào cuộc trò chuyện.

    Hãy nhớ: Vui lòng tôn trọng quyền của các học sinh khác để học mà không bị gián đoạn. Tất cả các quy tắc trường học và lớp học đều áp dụng trực tuyến cũng như quy tắc đó ở trường. 

Nếu bạn mới dùng để chạy và tham dự các cuộc họp trực tuyến, hướng dẫn có thể in ra này sẽ giúp bạn nhanh chóng nắm được những điều cơ bản. 

Cách điều chỉnh dạng xem trong cuộc họp

Teams tìm cách dự đoán những gì bạn sẽ muốn xem trong một cuộc họp. Khi ai đó bắt đầu nói, chúng tôi sẽ chỉ cho họ. Khi ai đó chia sẻ nội dung, chúng tôi cho thấy điều đó.

Nhưng khi bạn muốn xem nội dung khác, có một vài cách để nói cho mọi người Teams.

  • Chuyển đổi giữa mọi người và nội dung  Khi ai đó chia sẻ bản trình bày, bạn có thể chuyển đổi giữa xem nội dung và những người trong phòng bằng cách bấm vào video hoặc PowerPoint trình bày mà bạn quan tâm.

  • Ghim video  Bấm chuột phải vào video trong cuộc họp và chọn Ghim. Video sẽ được hiển thị bất kể ai đang nói. Bạn có thể ghim nhiều video hoặc bấm chuột phải vào bất kỳ video đã ghim nào và chọn Bỏ ghim bất cứ lúc nào.

  • Đặt lại khung video  Teams thể cắt xén video để vừa với màn hình tốt hơn. Nếu bạn muốn thay đổi điều này, hãy bấm chuột phải vào video và chọn Khớp với khung để xem toàn bộ video. Để xem dạng xem gần hơn, đã cắt xén, hãy bấm chuột phải vào video và chọn Tô khung.

Lớp học trực tuyến có thể mới mẻ với bạn. Để tăng tính hiệu quả trong trải nghiệm lớp học trực tuyến của bạn, bạn có thể cân nhắc các vấn đề sau: 

  • Làm thế nào để bạn bắt đầu cuộc họp với học sinh? Bạn đã có hướng dẫn chưa? Bạn có muốn cho phép video hay không? Bạn có khuyến khích học sinh trò chuyện với nhau để trả lời câu hỏi hoặc có nên chat chỉ để giải đáp thắc mắc trực tiếp giữa học sinh và giáo viên không? Bạn đã thực hiện hệ thống nâng tay chưa?

  • Học viên có hiểu các quy tắc quy tắc lớp học trực tuyến không? Ví dụ: bạn có thể cung cấp cho họ một danh sách như:

    • Không có định giờ riêng biệt.

    • Học viên không tuân thủ quy tắc có thể bị loại bỏ khỏi lớp học trực tuyến.

    • Nếu cho phép video, học viên có nên làm mờ nền của mình không?

  • Bạn có thể khuyến khích sự tham gia bằng cách nào?

  • Bạn có phương pháp được thực hiện để kiểm tra với học viên sau phiên lớp học không? Hãy cân nhắc việc khảo sát thoát ra hoặc bài tập mà học sinh có thể thực hiện bên ngoài lớp học trực tuyến để đảm bảo các bài học được hiểu đúng.

    • Nếu bạn muốn tạo một vé thoát cho học sinh khi họ rời khỏi lớp học trực tuyến, hãy thử tạo một bài kiểm tra bằng Microsoft Forms.

Ghi lại cuộc họp có thể là tài nguyên giá trị cho học viên và phụ huynh và giúp tạo điều kiện cho học viên hiểu và lưu giữ tài liệu được trình bày. Khi bạn ghi âm một cuộc họp, bản chép lại và phụ đề kín có thể tìm kiếm sẽ tự động được tạo. 

Để ghi lại cuộc họp, sau khi cuộc họp đã bắt đầu, hãy đi đến Các tùy chọn khác > đầu ghi. Bạn cũng có thể dừng ghi bằng Tùy chọn khác. 

Sử dụng các điều khiển cuộc họp để quản lý cài đặt và trò chuyện.

Sau khi cuộc họp kết thúc, bạn sẽ nhận được email có liên kết đến bản ghi và bản ghi sẽ sẵn dùng trong chat hoặc kênh trong bảy ngày.

Khi lớp học trực tuyến kết thúc, bạn có thể rời khỏi cuộc họp bằng cách gác máy.

Học tập trực tuyến có thể gây khó khăn và thú vị cho cả học viên và giảng viên. Với Microsoft Teams, giảng viên của bạn có thể tổ chức các bài giảng, bài thuyết trình và thậm chí là các nhóm thảo luận ảo. 

Kiểm tra các chủ đề khác nhau trên trang này để giúp bạn bắt đầu sử dụng các Microsoft Teams trong lớp học ảo của bạn. 

Bạn muốn có cái nhìn tổng quan về cách Microsoft Teams hoạt động? Hãy xem video này!

Trình duyệt của bạn không hỗ trợ video.

Bạn sẽ nhận được thư mời đến một cuộc họp lớp học trực tuyến từ người hướng dẫn hoặc người quản trị trường học của bạn. Để chấp nhận nó, chỉ cần bấm vào dấu kiểm màu lục trong thư mời. 

Có một vài cách để bạn tham gia lớp học trực tuyến của mình khi lớp học bắt đầu. 

  • Nếu bạn có Teams mở, sau khi giáo viên của bạn bắt đầu cuộc họp, bạn sẽ thấy thông báo bật lên ở góc dưới cùng bên phải của màn hình thông báo bắt đầu cuộc họp. Chọn Gia nhập để tham gia cuộc họp.

  • Bạn cũng có thể đi tới lịch Teams của mình. Tất cả các cuộc họp trực tuyến của bạn đều được liệt kê ở đó. Để tham gia cuộc họp, hãy bấm đúp vào cuộc họp, rồi chọn Gia nhập ở góc trên bên phải.

  • Bấm chuột phải vào cuộc họp trong lịch của bạn và chọn Tham gia trực tuyến.

Tùy thuộc vào cách thiết lập cuộc họp, bạn có thể cần phải chờ để được chấp nhận vào lớp học trực tuyến. Nếu vậy, bạn sẽ thấy một thông báo cho bạn biết rằng bạn hiện đang ở phòng đợi cuộc họp. Giáo viên của bạn sẽ tiếp nhận bạn ngay. 

Giáo viên của bạn có thể sẽ gửi tập hợp hướng dẫn và quy tắc lớp học cho bạn trước lớp học trực tuyến đầu tiên. 

Dưới đây là một số quy tắc phổ biến sẽ giúp lớp học trực tuyến của bạn tiến hành suôn sẻ. 

  1. Khi bạn gia nhập cuộc họp, hãy tắt camera video và micrô trừ khi người hướng dẫn đã hướng dẫn bạn cách khác. Để thực hiện điều này, hãy bấm vào thanh trượt micrô và camera video để chúng được đặt ở vị trí tắt. Bạn luôn có thể bật chúng trong cuộc họp nếu giáo viên yêu cầu điều đó.

  2. Nếu giáo viên hướng dẫn của bạn không muốn bạn bật camera video, làm mờ nền của bạn. Điều này sẽ tạo ra trải nghiệm học tập tốt nhất cho tất cả đồng nghiệp của bạn. Bạn sẽ không phải lo lắng về điều gì đó khiến học sinh khác mất tập trung hoặc có khả năng gây khó chịu. Để làm mờ nền của bạn, hãy bấm con trượt giữa khi bạn gia nhập cuộc họp của mình. Làm như vậy sẽ mở một pa-nen ở bên phải màn hình, cùng với một vài tùy chọn nền. Chọn Làm mờ để che khui chi tiết mọi thứ đằng sau bạn.

  3. Sử dụng tính năng trò chuyện cuộc họp để đặt câu hỏi. Giáo viên của bạn có thể sẽ có hướng dẫn theo cách tốt nhất để giơ cao tay của bạn, nhưng một cách phổ biến là bấm vào biểu tượng Trò chuyện trong cuộc họp, sau đó gõ Tay cầm hoặc Nâng tay. Sau đó đợi giáo viên gọi cho bạn.

Khi tham gia lớp học trực tuyến, bạn sẽ thấy một số điều khiển giúp bạn tương tác và tham gia với giảng viên và các học viên khác (khi được phép). 

  • Để sử dụng tính năng trò chuyện lớp học trực tuyến, hãy bấm vào biểu tượng Trò chuyện.

  • Bạn có thể nhập tin nhắn vào hộp trò chuyện, chèn văn bản hoặc emoji và gửi tin nhắn của bạn. Đảm bảo tuân thủ quy tắc của giảng viên để biết loại thông điệp nào phù hợp cho lớp học trực tuyến của bạn. 

    Bạn có thể sử dụng tính năng chat trong lớp học trực tuyến của bạn.

Teams tìm cách dự đoán những gì bạn sẽ muốn xem trong một cuộc họp. Khi ai đó bắt đầu nói, chúng tôi sẽ chỉ cho họ. Khi ai đó chia sẻ nội dung, chúng tôi cho thấy điều đó.

Nhưng khi bạn muốn xem nội dung khác, có một vài cách để nói cho mọi người Teams.

  • Chuyển đổi giữa mọi người và nội dung  Khi ai đó chia sẻ bản trình bày, bạn có thể chuyển đổi giữa xem nội dung và những người trong phòng bằng cách bấm vào video hoặc PowerPoint trình bày mà bạn quan tâm.

  • Ghim video  Bấm chuột phải vào video trong cuộc họp và chọn Ghim. Video sẽ được hiển thị bất kể ai đang nói. Bạn có thể ghim nhiều video hoặc bấm chuột phải vào bất kỳ video đã ghim nào và chọn Bỏ ghim bất cứ lúc nào.

  • Đặt lại khung video  Teams thể cắt xén video để vừa với màn hình tốt hơn. Nếu bạn muốn thay đổi điều này, hãy bấm chuột phải vào video và chọn Khớpvới khung để xem toàn bộ video. Để xem dạng xem gần hơn, đã cắt xén, hãy bấm chuột phải vào video và chọn khung.

Với tư cách là người quản trị, bạn có thể quản lý cả học viên và giáo viên. Bạn có thể đặt chính sách cuộc họp cho toàn bộ tổ chức của bạn cũng như các cài đặt cụ thể sẽ áp dụng cho tất cả các cuộc họp trong tổ chức của bạn. 

Chính sách cuộc họp được dùng để kiểm soát những tính năng nào sẵn dùng cho người dự cuộc họp và người tổ chức như nhau. Một số chính sách mà bạn có thể đặt bao gồm:

  • Có cho phép ghi trên đám mây hay không

  • Bật hoặc tắt video IP

  • Bật hoặc tắt chế độ chia sẻ màn hình

  • Bật hoặc tắt tính năng bảng trắng

  • Bật hoặc tắt tính năng ghi chú được chia sẻ

Để biết thêm thông tin về cách đặt chính sách cuộc họp, hãy xem Quản lý chính sách cuộc họp

Có một số thiết đặt cuộc họp bạn có thể thiết đặt cho toàn bộ tổ chức của bạn. Chúng bao gồm:

  • Cho phép người dùng ẩn danh tham gia cuộc họp hay không

  • Tạo thư mời họp tùy chỉnh. Tùy chỉnh thư mời họp có thể được thiết kế để bao gồm các quy tắc lớp học áp dụng cho tất cả các lớp học trực tuyến, ví dụ.

Để tìm hiểu thêm về việc thay đổi thiết đặt cuộc họp cho tổ chức của bạn, hãy xem Quản lý thiết đặt cuộc họp Microsoft Teams. 

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Microsoft dùng nội bộ

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×