总结： 决定在 SharePoint 服务器 2013 中选择哪些记录管理方法。
在 SharePoint 中，可以管理存档中的记录，也可以管理与活动文档相同的文档存储库中的记录。 通过使用 SharePoint 就地方法，当您声明文档已成为记录时，记录将保持不变，但 SharePoint 现在将其作为记录进行管理。 例如，文档在声明为记录时可能会获得不同的保留策略，或者用户可能无法编辑它。
也可以使用混合方法。 例如，可以将记录与活动文档一起保留两年，然后在项目完成后将记录移动到记录存档。
在考虑是在单独的记录中心网站或创建文档的同一协作网站中管理记录时，请考虑以下问题：
- 协作网站的管理是否适合于管理记录？ 您的行业是否受强制记录与活动文档分开的监管要求的制约？ 是否应该信任协作网站的管理员来管理包含记录的网站？ 您可能希望在与协作网站相比具有更多受限访问的网站或根据不同计划备份的网站中存储记录。
- 协作网站将使用多长时间？ 如果记录的保留时间必须超过项目正在进行的时间，则选择就地记录管理策略意味着，即使不再使用协作网站，也不得不对其进行维护。
- 在文档变为记录后，项目成员是否需要经常访问文档？ 如果您使用现场方法，则项目成员可以相同的方式访问文档，无论该文档是活动状态还是记录。
- 无论是活动状态还是记录，您组织中的记录管理器仅负责记录，还是负责所有信息？ 如果记录管理员仅负责官方记录，则拥有单独的记录中心网站可能更容易。
下表描述了对记录中心中的记录和协作网站中就地管理的记录可以执行的操作之间的差异。 这些差异是从记录管理员和在项目团队中协作的员工的角度提出的。
| Factor | 记录存档 | 就地记录 |
|---|---|---|
| 管理记录保留 | 内容组织者根据元数据自动将新记录放入存档文件计划的正确文件夹中。 | 根据当前内容类型或位置，记录和活动文档可能有不同的策略。 |
| 限制哪些用户可以查看记录 | 可以。 存档指定记录的权限。 | 不。 当文档成为记录时，权限不会更改。 但是，可以限制哪些用户可以编辑和删除记录。 |
| 为记录管理员) 轻松查找记录 ( | 容易。 所有记录都位于一个位置。 | 难。 记录分布在多个协作网站中。 |
| 将所有文档版本作为记录进行维护 | 用户必须将文档的每个版本显式发送到存档。 | 自动，假设已启用版本控制。 |
| 轻松查找团队协作者的信息 () | 更难，不过当文档成为记录时，可以向协作网站添加指向文档的链接。 | 容易。 |
| 协作网站的杂乱无章 | 协作网站仅包含活动文档。 | 协作网站包含活动和非活动文档 (记录) ，但你可以创建视图来仅显示记录。 |
| 能够审核记录 | 可以。 | 依赖于协作网站的审核策略。 |
| 管理安全性 | 记录管理员可以管理记录存档。 | 协作网站管理员有权管理记录和活动文档。 |
下表描述了可能影响 IT 资源管理方式的两种记录管理方法之间的差异。
| Factor | 记录存档 | 就地记录 |
|---|---|---|
| 要管理的网站数 | 更多网站。 也就是说，除了协作网站之外，还有一个单独的存档。 | 更少的站点。 |
| 可扩展性 | 缓解协作站点上的数据库大小压力。 | 更快地达到最大网站集大小。 |
| 管理简便 | 用于记录的单独网站或服务器场。 | 除了具有活动文档的网站所需的内容之外，其他网站预配也不起作用。 |
| 存储 | 可以将记录存储在不同的存储介质上。 | 活动文档和记录存储在一起。 |