在報表不含任何記錄時取消列印報表

預設情況下，你可以列印不包含任何紀錄的報告。 若要解決此問題，您可以使用巨集或 Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) 程式碼來偵測報表中是否有記錄，然後取消列印作業。 本文章中的步驟會說明如何使用這兩種技巧。

您想要做什麼？

• 使用巨集取消列印
• 使用 VBA 程式碼取消列印

當報表不含任何記錄時，您可能會想要取消列印。 例如，若您剛開始銷售新產品，可能會有一段時間尚未有任何銷售記錄。 因此，您應該考慮到某些報表可能不包含任何詳細記錄，而 Count 函數等彙總函數可能沒有任何內容可計算。 為了妥善處理這種情況，您可以建立取消列印作業的巨集。 您也可以新增幾行精心放置的 VBA 程式碼來執行相同的動作。 VBA 是 Access 使用的程式語言。

你可以將巨集或 VBA 程式碼加入報告的 「無資料 」事件程序。 當你執行沒有紀錄的報告時，Access 會觸發「 無資料」 事件。 本文所述的巨集和 VBA 程式碼會顯示適當的訊息，並在報表不包含資料時取消列印報表。 當您將巨集或 VBA 程式碼新增至 On No Data 事件程序時，每當您開啟不含記錄的報表時，巨集或 VBA 程式碼都會執行。 當您按一下 [確定] 關閉任一警示訊息時，巨集也會關閉空白報表。 當您將巨集或 VBA 程式碼新增至報表時，當您嘗試在 [報表檢視] 或 [版面配置檢視] 中顯示報表時，系統將不會開啟空白報表，但您可以在 [設計檢視] 中開啟報表。

使用巨集取消列印

本節所述的巨集會在您嘗試列印空白報表時顯示警示訊息。 當您按一下 [確定] 關閉訊息方塊時，巨集會自動取消列印作業。 如果不包含警示訊息，則當您嘗試列印報表時看起來好像什麼都沒有發生，這可能會讓報表使用者感到困惑。

建立巨集

1. 在 [功能窗格] 中，以滑鼠右鍵按一下您要變更的報表，然後按一下 [設計檢視]。
2. 在 [設計] 索引標籤上，按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [屬性表]。
   -或-
   根據您的地區和語言設定，按兩下報表左上角或右上角的方塊。
3. 點選 事件 標籤，在 「無資料 」屬性框中點選 。
   隨後會出現 [選擇建立器] 對話方塊。
4. 按一下 [巨集建立器]，然後按一下 [確定]。
   巨集設計工具隨即啟動並顯示空白巨集。
5. 在巨集設計視窗上的巨集指令下拉式清單中，從清單中選取 [MessageBox]。
6. 在 [訊息] 方塊中，輸入警示訊息的文字。
   例如，您可以輸入下列內容：報表沒有記錄。
7. 或者，將 [嗶嗶聲] 方塊中的引數值從 [是] 變更為 [否]，然後在 [類型] 清單中，選取要顯示在警示訊息中的圖示類型。
8. 在 [標題] 方塊中，輸入您警示訊息的標題。
   例如，您可以輸入 [無記錄]。
9. 選取 MessageBox 巨集指令下方的巨集指令下拉式清單，然後選取 [CancelEvent]。
10. 在 [設計] 索引標籤上，按一下 [關閉] 群組中的 [儲存]。
11. 在 [設計] 索引標籤上，按一下 [關閉] 群組中的 [關閉]。 如果出現警示訊息，詢問您是否要儲存巨集和報表屬性的變更，請按一下 [是]、關閉報表，在出現提示時儲存變更，然後繼續進行後續步驟以進行測試。

測試您的巨集

• 在 [功能窗格] 中，以滑鼠右鍵按一下包含巨集的報表，然後按一下 [列印]。 視您選擇的選項而定，Access 會顯示警示訊息。
  當您按一下 [確定] 關閉訊息時，CancelEvent 巨集指令會停止列印作業。 因為您未指定任何其他事件 (例如開啟報表以檢視)，因此報表會關閉。

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使用 VBA 程式碼取消列印

此處所述的 VBA 程式碼運作方式與上一節所述的巨集類似，當您開啟空白報表時，它會顯示警示訊息，然後在您關閉警示訊息時取消列印作業。

新增 VBA 程式碼

1. 在 [功能窗格] 中，以滑鼠右鍵按一下您要變更的報表，然後按一下 [設計檢視]。

   注意

   若要完成此程序，請使用不含記錄的報表。

2. 在 [設計] 索引標籤上，按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [屬性表]。
   -或-
   根據您的地區和語言設定，按兩下報表左上角或右上角的方塊。

3. 點選 事件 標籤，在 「無資料 」屬性框中點選 。
   隨後會出現 [選擇建立器] 對話方塊。

4. 按一下 [程式代碼建立器]，然後按一下 [確定]。
   Visual Basic 編輯器隨即啟動並顯示空白事件程序。

5. 在 Visual Basic 編輯器中輸入下列程式碼，讓Report_NoData 程序在完成時看起來完全像這樣：

   Private Sub Report_NoData (Cancel As Integer)
     MsgBox "There are no records to report", vbExclamation, "No Records"
     Cancel = True
   End Sub
   
   

6. 完成後，按一下 [檔案]，然後按一下 [儲存]。

7. 依序按一下 [檔案] 和 [關閉並返回 Microsoft Access]。

8. 關閉開啟的報表，然後按一下 [是] 確認儲存。

9. 在 [功能窗格] 中，以滑鼠右鍵按一下剛才變更的報表，然後按一下 [列印]。 視您選擇的選項而定，Access 會顯示警示訊息。

Report_NoData 程序會使用 MsgBox 函數顯示 [報表沒有記錄] 訊息和 [確定] 按鈕。 當您按一下 [確定] 後，程序中的 "Cancel=True" 行會指示 Access 取消報表。 取消 是一個參數，會自動傳遞給事件程序，當事件程序完成時，Access 會自動檢查。

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