在 Access 中建立郵寄標籤

Microsoft Access 提供多種不同的選項來建立包含 Access 資料表中資料的標籤。 最簡單的方法是使用Access的標籤嚮導，建立並列印一份格式符合標籤格式的報告。 標籤可以包含儲存在 Access 資料表中的資料，或是從其他來源匯入或連結過來的資料，例如 Microsoft Excel 工作簿或 Microsoft Outlook 聯絡人清單。 你可以在 Access 裡建立標籤作為報表，或者將資料與 Microsoft Word 文件「合併」，然後再從 Word 列印標籤。 本文將說明相關步驟。

您想要做什麼？

• 使用 Access 來建立並列印標籤
• 透過 Microsoft Word 中的郵件合併精靈列印存取資料

使用 Access 來建立並列印標籤

在 Access 中，你可以以報表形式建立標籤，並以小頁面尺寸格式呈現以符合所需標籤。 標籤最常見的用途是郵寄，但任何 Access 資料都可以以標籤格式列印，以滿足各種用途。 以郵寄標籤為例，報告會從包含地址的資料表或查詢中取得地址資料。 列印報告會為底層記錄來源的每個地址提供單一標籤。

如需更多關於從其他來源 (如 Excel 或 Outlook Microsoft Microsoft Outlook) 連結或匯入資料以用於標籤的資訊，請參閱文章《 資料匯入與匯出入門》。

標籤精靈會問你一系列關於標籤及你想顯示在標籤上的資料的問題。 精靈會建立報告，你可以在需要時自訂它。

透過 Access 中的標籤嚮導建立標籤

1. 在導航窗格中，選擇包含你想在標籤上顯示的資料的物件。 這通常是表格、連結表格或查詢，但你也可以選擇表單或報告。

2. 在 [建立] 索引標籤上，按一下 [報表] 群組中的 [標籤]。
   Access 會啟動標籤精靈。
   

   1. 如果你知道標籤的製造商和產品編號：

      • 在 「依製造商篩選」 選項中選擇製造商。
      • 在「 你想要什麼標籤尺寸？ 」的欄位中選擇你的標籤。。
        否則，試著找一個尺寸和數字欄位值與標籤相符的產品。
        如果你找不到類似的標籤：
      • 點選 「自訂 」，然後再點 「新」。
        會顯示 「新標籤 」對話框。
        
      • 請測量標籤，並在 新標籤 對話框的相應欄位輸入尺寸。
      • 在 標籤名稱 文字框輸入自訂標籤名稱，選擇你想要的標籤類型和方向，然後點擊 確定。
        如果你已經建立了自訂標籤，想要選取它：
      • 點選 「顯示自訂標籤大小」，然後點選你想要的自訂標籤。

   2. 在標籤類型中選擇「表格送料」或「連續」，然後點選「下一步」。

   3. 選擇你想要的字體名稱、大小、粗細和標籤上的文字顏色，然後點擊 「下一步」。

   4. 在嚮導的 「你想要什麼 」頁面的「你想要什麼」頁面，從 可用欄位 列表中選擇你想要的標籤欄位，然後雙擊它們加入 原型標籤 框。
      

      • 要在 原型標籤 框中增加欄位間的空格，請按空白鍵。

      • 要建立新行，請按 ENTER。

      • 要在欄位和線條間移動，請使用方向鍵。

      • 要移除欄位，請按退格鍵。

      • 若要新增其他文字或標點符號 (例如城市名稱後的逗號，) 點擊游標，將游標放置於你希望文字出現的位置，然後開始輸入。 每個標籤上的文字都會相同。

        注意

        你只能透過標籤精靈新增以下資料類型的欄位：短文字 (文字) 、長文字 (備忘錄) 、數字、日期/時間、貨幣、是/否或附件。 要新增其他資料型態欄位，完成標籤精靈後，在設計檢視中開啟標籤報告，然後使用 欄位清單 窗格新增欄位。 在設計檢視中報告開啟時，按 ALT+F8 開啟 欄位清單 窗格。

        當你把欄位排好標籤上的順序後，點擊 「下一步」。

   5. 在下一頁，你可以選擇要排序標籤的欄位。 例如，你可能想依郵遞區號排序大件郵件。 從 可用欄位 列表中選擇你想排序的欄位，然後雙擊它們加入 排序 框。 完成時按一下 [下一步]。
      

   6. 在最後一頁輸入標籤名稱，然後點選 完成。
      
      如果你選擇 「看到標籤，因為標籤會顯示 在標籤精靈的最後一頁，Access 就會在列印預覽中顯示標籤」。 你可以點擊標籤來放大縮小，或使用狀態列上的縮放控制。
      
      如果您在標籤精靈的最後一頁選擇 「修改標籤設計 」，Access 會以設計檢視顯示標籤報告。

      注意

      列印預覽是唯一能看到你排版後欄位的檢視。如果您以報表檢視或版面檢視檢視報告，Access 會將所有資料顯示在同一欄中。

自訂標籤外觀

如果結果標籤看起來不符合你的需求，你可以透過在設計檢視中開啟報告並進行修改來自訂版面配置。 處理標籤時，通常使用設計檢視會比較容易，因為你可以更精確地控制版面。 若要在設計檢視中查看你所做的變更結果，請切換到列印預覽。

如果 Access 顯示沒有足夠的水平空間來顯示資料

這個訊息出現時，是某些標籤測量結果的副作用。 通常發生在標籤非常接近標籤頁左右邊緣時。 這可能導致精靈指定超出正常列印範圍的測量值，進而在預覽或列印標籤時出現訊息。

如果你對標籤文字的對齊感到滿意，且不會每隔一頁就看到空白頁，那你可能想保持報告的設計不變，每次訊息出現時就按確定即可。 否則，你可以嘗試調整以下章節中描述的頁面設定選項。

如果你的資料和標籤對不上

在很多情況下，你可以透過在設計檢視中調整標籤版面上的小問題來解決。 你可以移動控制項，並透過調整細節區塊的寬度或高度來調整標籤大小。

要切換到設計檢視，請在導航窗格中右鍵點擊報告，然後在快捷選單中點選 設計檢視 。

如果你需要更改標籤間的邊距或間距，可以在設計檢視中使用頁面 設定 對話框：

• 在頁面 設定 標籤的頁面 佈局 群組中，點選 欄位。

  頁面 設定 對話框顯示時，選取 了欄位 標籤。

您可以在 頁面設定 對話框的三個區塊中更改以下設定：

章節	選項	描述
格線設定	欄數	這應該等於整頁標籤的數量。
	行距	輸入新值以增加或減少標籤列間的垂直空間。
	欄間距	輸入新值以增加或減少標籤欄間的水平空間。
柱子大小	Width	設定這個數值時，請記得邊距和欄間距。 你可以在頁面設定對話框中點擊列印選項來檢查並調整邊界。
	Height	視需要調整每個標籤的高度。
	和細節一樣	選擇後，欄位寬度與高度等同於設計檢視中細節區塊的寬度與高度。
柱式配置	往下，再橫向	選擇後，標籤資料會先從第一欄列印，再往下列印第二欄，依此類推。
	先橫越，再往下	選擇後，標籤資料會先印在第一排，再印到第二排，依此類推。

列印標籤

1. 請在任何檢視 (開啟報告，或在導覽面板) 中選擇報告。
2. 在 檔案 標籤中，點 選列印，然後再點 列印。
   Access 會顯示 [列印] 對話方塊。
3. 輸入您選擇的選項，例如印表機、列印範圍及列印份數。
4. 按一下 [確定]。

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透過 Microsoft Word 中的郵件合併精靈列印存取資料

如果你的地址已儲存在 Access，但你想匯出到 Word，以便利用其郵件合併功能來格式化和列印標籤，你可以使用 Word 的郵件合併精靈。

1. 在導覽窗格中，選擇包含你想列印資料的資料表或查詢。

2. 在外部資料標籤的匯出群組中，點選 Word 合併。

3. 在 Microsoft Word 郵件合併嚮導對話框中，如果您已建立文件並想將資料連結到該文件，請點擊「將您的資料連結至現有的 Microsoft Word 文件」。 否則，點擊 建立新文件，然後將資料連結到該文件。

4. 按一下 [確定]。
   如果你選擇將資料連結到現有的 Microsoft Word 文件，會開啟「選擇 Microsoft Word 文件」對話框。 選擇你想要的文件，然後點擊 開啟。 文件會以 Word 開啟。
   如果你選擇建立新文件，Word 會以空白文件開啟。

5. 在 Word 中，請依照郵件合併工作窗格中的指示操作。 當您進入Word郵件合併流程第 3 步 (選擇收件人) 時，您在此程序第 1 步選擇的資料來源將已被選中。

   欲了解更多關於 Word 郵件合併精靈的資訊，請參閱 Word 說明。

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