使用Office系列產品時，應該使用Excel還是Access來管理表格資料？ 另一篇配套文章《 使用 Access 或 Excel 管理你的資料》討論了各產品的優點及其帶來的價值。 但為什麼要在其中一個之間做選擇呢？ 如果你把資料存到 Access，並從 Excel 連接，就能同時享受兩者的好處。 以下是十個理由說明為什麼同時使用 Excel 和 Access 非常合理。
原因一：Access 是為各種使用者設計的
雖然 Excel 不是資料庫，但它被廣泛用於儲存資料，且常被用來解決簡單的資料庫問題。 不過，Excel 是平面檔案資料庫，不是關聯式資料庫。 當簡單的資料表需要演變成多個相關資料表時，Access 是資訊工作者快速建立資料庫應用程式的首選。 Access 一直是企業中收集和整合分散資料的絕佳「資料平台」，其中許多資料都存放在 Excel 工作簿中。 一旦資料進入 Access，你可以新增更多資料表並將它們連結，建立查詢資料 (或資料) 檢視，結構化資料並定義資料類型以協助確保資料完整性，並在多使用者間共享與更新資料，並建立強大的報告與表單。
與 Excel 簡單的試算表排版不同，Access 的組織方式不同，包含多個相互關聯的物件，乍看之下可能令人畏懼。 但使用 Access 不需要是專家。 Access 是為各種使用者設計的，你只能用到你需要的程度。
一層一層地剝開 Access。
1. 使用 Access 有三種方式：偶爾使用者、進階使用者或開發者。
2. 資料表、查詢、表單與報告相互建立，構成資料庫應用的核心。
3. 偶爾使用者會使用精靈、物業建構工具、Office Fluent 使用者介面，以及類似 Excel 的功能，快速完成工作。
4. 進階使用者則有巨集、屬性窗格、表達式和資料庫設計工具，可以深入挖掘並做更多事。
5。 開發者可以使用模組並開發 VBA 程式碼，建立自訂資料庫解決方案並部署執行時應用程式。
原因二：將 Excel 工作表複製到 Access 資料表
一個不錯的開始方法是將 Excel 的資料複製到 Access。 你可以建立 Access 表格並以資料表檢視顯示，這與 Excel 工作表非常相似。 你可以在資料表檢視中直接做常見的資料表建立任務，例如定義資料型態、欄位名稱或新欄位。 例如，如果您在空白欄位輸入日期，Access 會設定該欄位的日期/時間資料類型。 如果你輸入像是名字這類文字，Access 會將文字資料類型套用到欄位上。 如果你想移動欄位，只要點擊並拖曳它即可。
當你從 Excel 複製資料並貼到 Access 時，甚至不需要先建立表格，或在資料表檢視中開啟表格。 Access 會自動詢問你的資料是否有標頭，並做出正確資料型態的正確猜測，並建立一個 Access 表格。 再簡單不過了。
欲了解更多資訊，請參閱 「開啟空白資料表」。
原因三：透過連結到 Access 的 Excel 工作表來分享資料
同時享受 Excel 與 Access 優點的最簡單方法之一，就是將 Excel 工作表連結到 Access 表格。 當你打算將資料保留在 Excel 中時，請使用 Access 連結，同時也經常利用 Access 的多種功能，例如報告和查詢。 你是從 Access 連結資料，而不是從 Excel。
Access 支援兩種根本不同的資料庫資料表建立方式。 使用者可以建立新的原生資料表，將資料儲存在 Access 資料庫中，或建立連結至資料庫外的現有資料。 連結資料表中的資料在許多方面呈現和行為，就像原生資料表一樣。 連結表格管理器精靈能幫助你追蹤、定位並更新 Excel 工作表或其他資料來源，當它移動且連結中斷時。
當你連結到 Excel 工作表或命名範圍時，Access 會建立一個新的表格，連結到 Excel 資料。 如果你想新增、編輯或刪除資料，可以在 Excel 裡做修改，然後在 Access 資料表中重新) (或重新查詢資料。 不過，你無法在 Access 中編輯表格內容。 將資料連結到 Excel，你可以在 Access 中建立報告、查詢及唯讀表單。
欲了解更多資訊，請參閱 匯入或連結至Excel工作簿中的資料。
原因四：透過匯入 Excel 資料到 Access 來移動資料
如果你決定要切斷資料線，可以透過匯入 Access 來把資料移到 Excel。 請注意， 「匯入 」這個詞在 Excel 和 Access 之間有兩種不同的含義。 在 Excel 裡，當你匯入 (或連接) 時，你會建立一個可以重新整理的資料的永久連結。 在 Access 匯入時，你只帶資料進入 Access，但沒有永久的資料連線。 當你匯入資料時，Access 會將資料儲存在新的或現有的資料表中，且不會修改 Excel 中的資料。 在 Access 中，你可以一次操作匯入 Excel 工作簿中的任何或全部工作表。
匯入精靈會引導你完成匯入步驟，並協助你做出是否要更改資料型別或新增標頭等重要決策。 若匯入資料時遇到錯誤，Access 會提醒您並將錯誤儲存在表格中，方便您快速找到並修正。 例如，你以為全是數字的欄位裡可能藏著一個字母數字郵遞區號，或是偵測到主鍵欄位有重複的 ID。 你可以在 Excel 工作簿中做修改並重新匯入資料，或是在新的 Access 表格中進行修改。 完成操作後，你可以儲存先前使用的步驟，甚至建立 Outlook 任務，提醒你何時定期執行匯入操作。
資料匯入後，它就原生於 Access，你可以用資料表和表單來新增、編輯和刪除資料。 匯入資料後，你可以決定是否從 Excel 刪除資料。 通常只在一個地方更新資料是個好主意。
注意
從 Excel 匯入資料到 Access 並不會匯入公式，只會匯入那些公式的結果。
如需詳細資訊，請參閱：
原因五：從 Excel 連接 Access 資料
你也可以重新連接 Access 資料到 Excel。 為此，請在 Excel 中建立一個連線，通常儲存在 Office Data Connection 檔案 (.odc) ，並從資料表或查詢中擷取所有資料。 連接資料後，當原始 Access 資料庫更新新資訊時，你也能自動刷新 (或更新 Excel 工作簿) 。
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原因六：使用 Access 報表搭配 Excel 資料
一旦你的資料進入 Access，你就能善用豐富的報告建立與自訂工具。 想用幾個點擊就能建立報告嗎？ 使用檢舉精靈。 想要即時設計和修改報表版面，並掌握即時資料，移動和調整資料區塊大小，新增和移除欄位，並在建置過程中即時看到變更？ 使用版面檢視。 想與報告互動以搜尋、篩選及排序即時資料嗎？ 請使用「報告」檢視。 想自己添加指令按鈕、頁碼、圖片、超連結和專業風格嗎？ 在 Ribbon 的設計標籤中，使用控制與版面組中的多個控制精靈與圖庫。 透過使用 Access，您可以輕鬆建立簡單的報告、群組與摘要報告、郵寄標籤、圖形報告及子報告。
報告建立後，請使用 Access 電子分發報告。 例如，你可以透過電子郵件發送報告，或以不同格式儲存報告，例如存取快照或 PDF 檔案，將其加入網頁或 SharePoint 網站。
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原因七：使用 Access 表單搭配 Excel 資料
一旦資料進入 Access，你就能利用多種表單建立與自訂工具。 想用幾次點擊建立表單嗎？ 使用表格精靈。 想要即時設計和修改表單版面，利用即時資料，移動和調整資料區塊大小，新增和移除欄位，並在建立時即時看到變更？ 使用版面檢視。 想自己新增指令按鈕、清單框、組合框、選項群組、圖片、輸入遮罩、圖表、超連結，以及專業風格嗎？ 在 Ribbon 的設計標籤中，使用控制與版面組中的多個控制精靈與圖庫。 透過使用 Access，你可以輕鬆建立簡單表單、分頁表單、連續表單、彈出表單、模態對話框和子表單。
在 Access 中，你可以輕鬆建立分割表單，顯示同步的資料表和表單視圖，讓你能同時取得兩者的最佳效果。 一旦你建立了精緻的表單，就能輕鬆捲動、篩選，甚至透過表單底部的標準導覽按鈕和搜尋框來搜尋表單後方的資料。
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理由八：在 Access 裡的篩選、排序和查詢就像 Excel
不管你用哪種產品，你都會篩選資料以配合部分資料，然後依照你想要的方式排序資料。 在 Access 中，Excel 使用者可以在資料表檢視中篩選和排序資料，無需重新學習全新的使用者介面。 圖示、指令選單、指令、條件和對話框都非常相似，無論你是處理文字、數字、日期還是空白。 你甚至可以把篩選和排序功能和資料表檢視一起儲存。
你可以在 Access 裡建立查詢，卻根本不知道 SQL 代表什麼。 四個查詢嚮導幫助你建立簡單查詢、尋找重複、尋找未匹配的紀錄，以及建立交叉表查詢。 你甚至不需要建立查詢;只要把資料過濾和排序成你想要的樣子，資料就會隨資料表一起保存。
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原因九：進行郵件合併或建立標籤
![[標籤精靈] 的第一頁](media/labelwizardfirstpage.gif)
現在你的家庭成員越來越多，你的節日賀卡清單突然變多了，你需要記錄更多的生日和紀念日。 沒問題。 你可以使用 Access 表格或查詢作為郵件合併資料來源，並透過 Word 郵件合併精靈建立郵件合併操作，針對信件、卡片、電子郵件和信封。 如果你只需要建立郵寄標籤，可以使用 Access 裡的標籤嚮導，從你建立的報表中建立並列印標籤。 你甚至可以自動為每位客戶的地址加上條碼。
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理由 10：將 Excel 與 Access 結合 SharePoint 技術
Access 和 Excel 都提供連接 SharePoint 清單資料的指令。 Excel 提供唯讀 (單向) 連結 SharePoint 清單;而 Access 則允許你在連結的 SharePoint 列表中讀寫 (雙向) 資料。 Access 和 SharePoint 清單搭配得非常好。 存取與 SharePoint 資料類型——例如富文字、僅附加 (以支援追蹤備忘錄欄位的修訂歷史、) 、附件、自動編號、查詢及多值欄位——使整合順暢且幾乎沒有資料不一致。
一旦你將 SharePoint 清單資料連結到 Access 資料庫，你甚至可以將 SharePoint 清單資料離線放到本地的 Access 資料庫，在本地處理資料，然後再重新連接 SharePoint 網站上傳任何變更。 其他使用者所做的任何衝突資料變更，都會由衝突解決向導處理。 你在 Access 中建立的表單和報告是基於相同的資料，但連結到 SharePoint 清單。
Excel 提供了以下與 SharePoint Server 的整合點。
1. 可以一次性將 Excel 工作表資料匯入 SharePoint 清單，或匯出 Excel 工作表資料到 SharePoint 清單，建立永久的單向資料連線。
2. 使用永久的單向資料連線，從 SharePoint 清單中刷新 Excel 工作表中的資料。
3. 在 Excel Services 中發佈 Excel 工作簿，並透過 Excel 網頁存取網頁部分顯示與互動資料。
4. 從 OLAP 伺服器、SQL Server 與 Access 資料庫，以及平面檔案匯入) (並連接 Excel 工作簿。
Access 提供以下與 SharePoint Server 的整合點。
1. 在 Access 視圖和 SharePoint 清單之間，做一次資料匯入或匯出。
2. 透過建立永久雙向連線，將 Access 資料表與 SharePoint 清單之間的資料連結。 (更新的清單資料可在存取表中查看;更新後的存取表資料可在列表中查看 )
3. 將清單資料離線、在 Access 更新、重新上線、同步更新並解決衝突。
4. 可在存取資料表、表單及報告檢視中顯示及編輯清單資料。
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下一步：成為 Access 的高級用戶
你可以在完全不寫一行 VBA 程式碼的情況下，建立相當複雜的桌面資料庫應用程式。 每個 Access 物件都有豐富的屬性與事件集合，能從屬性表輕鬆存取，幫助你客製化解決方案。 每個物件都有詳細的設計器，展現所有可用的功能。 Office Online 提供更多資料庫範本。 欄位與表格範本幫助你快速建立和自訂新表格。 你可以用內建的資料庫設計工具從零開始設計新的資料庫。
Access 巨集使用宣告式環境，不需要寫任何 VBA 程式碼，所以你不需要是開發者。 每個巨集動作執行一項任務，例如開啟表單、執行查詢、尋找紀錄或顯示訊息。 你可以在任何報告、表單或控制項中嵌入巨集。 大多數巨集都有參數，你可以加條件邏輯讓它們照你想要的方式運作。 你甚至可以定義變數並進行錯誤檢查，同樣不需要寫 VBA 程式碼。
設計一個原型並交給 IT 部門審核。 當團隊需要時，盡快為他們創造解決方案，並以極簡的團隊完成。 記錄公司派對門票的銷售情況、製造材料的保存期限，或列印零件的驗收標籤。 追蹤團隊專案中的任務、議題與交付成果。 建立銷售管道資料庫，以監控一小群銷售專業人員的潛在銷售。