透過檢查文件、簡報或工作簿，移除隱藏的資料和個人資訊

文件檢查員在 Word 文件中發現並刪除的內容

文件檢查器顯示多種不同的檢查工具，幫助你在分享前發現並移除 Word 文件中的隱藏資料與個人資訊。

快速查找並移除資料與資訊：

1. 在文件檢查器中，選擇或清除以下說明 (選項) 移除或儲存。 
2. 選取 [檢查]。
3. 檢視檢查結果，並選擇刪除任何要刪除的項目的 「全部移除 」功能。
   關於移除資訊的注意事項及相關資訊，請參閱 使用文件檢查器。
4. 選擇 重新檢查 或 關閉。

隱藏資料及個人資訊的類型

Word 文件可以包含下列類型的隱藏資料及個人資訊：

• 註解、修訂標記、版本與墨水註解 如果你是與他人合作製作文件，文件可能會包含追蹤變更的修訂標記、註解、墨水註解或版本等項目。 這些資訊能讓其他人看到參與你文件的人員名單、審查者的意見，以及文件所做的修改，這些都是你不希望在團隊外分享的。
• 文件屬性與個人資訊 文件屬性或元資料包含關於你文件的詳細資料，如作者、主題和標題。 文件屬性還包括由 Microsoft 365 程式自動維護的資訊，例如最近儲存文件的人姓名及文件建立日期。 如果使用了特定的功能，則文件可能也會含有其他種類可識別個人身份的資訊 (PII)，如電子郵件標題、傳送供檢閱的資訊、傳閱名單及範本名稱。
• 標題、頁尾與浮水印 Word 文件可以包含頁首和頁尾的資訊。 此外，您可能會將浮水印新增到 Word 文件。
• 隱藏文字 Word 文件可能包含格式為隱藏文字的文字。 如果不知道您的文件是否包含隱藏文字，則可以使用 [文件檢查] 進行搜尋。
• 文件伺服器屬性如果您的文件儲存在文件管理伺服器上的某處，例如文件工作區網站或基於 Windows SharePoint Services 的函式庫，該文件可能包含與該伺服器位置相關的額外文件屬性或資訊。
• 自訂 XML 資料 文件中可以包含文件本身看不到的自訂 XML 資料。 [文件檢查] 可以尋找並移除這類 XML 資料。

透過文件檢查員尋找並移除隱藏的資料與個人資訊

1. 開啟想要檢查隱藏資料及個人資訊的 Word 文件。

2. 在 「檔案 」標籤中，選擇 「另存為」，然後在 「檔案名稱 」框輸入名稱，儲存原始文件的副本。

3. 在原始文件的副本中，於 「檔案 」標籤中選擇 「資訊」。

4. 選擇 「檢查問題」，然後選擇 「檢查文件」。

5. 在 [文件檢查] 對話方塊中，選取核取方塊以選擇您想要檢查的隱藏內容類型。

6. 選取 [檢查]。

7. 檢閱 [文件檢查] 對話方塊中的檢查結果。

8. 在檢查結果旁選擇「 全部移除 」，以顯示你想從文件中移除的隱藏內容類型。

   重要

   • 如果你從文件中移除隱藏內容，選擇 復原可能無法恢復。
   • 如果您想從儲存為 OpenDocument Text (.odt) 格式的文件中移除隱藏資料和個人資訊，每次儲存該格式文件時，都必須執行文件檢查器。

文件檢查員能協助你在分享前，找出並移除儲存在 Excel 文件中的隱藏資料與個人資訊。

文件檢查器在 Excel 文件中尋找並刪除的內容

此表列出文件檢查員能從您的工作簿中發現並移除的隱藏資料與個人資訊類型。

快速尋找並移除資料與資訊：

1. 在文件檢查器中，選擇或清除以下說明 (選項) 移除或儲存。
2. 選取 [檢查]。
3. 檢視檢查結果，並選擇刪除任何要刪除的項目的 「全部移除 」功能。
   關於移除資訊的注意事項及相關資訊，請參閱 使用文件檢查器。
4. 選擇 重新檢查 或 關閉。

並非所有資訊都能被移除，更多資訊請參見 文件檢查員找到但無法移除的資訊。

尋找並移除隱藏資料及個人資訊

Document Inspector 協助你在 Excel 工作簿中尋找並移除隱藏的資料與個人資訊。

1. 開啟想要檢查是否有隱藏資料及個人資訊的活頁簿。

2. 在 檔案 標籤中，選擇 另存為，並在 檔案名稱 框輸入不同名稱，即可儲存原始工作簿的副本。

3. 在你原始工作簿的副本中，在 「檔案 」標籤中，選擇 「資訊」。

4. 選擇 「檢查問題」，然後選擇 「檢查文件」。

5. 在 文件檢查器 欄位，勾選你想檢查的隱藏內容類型。 欲了解更多關於個別檢查員的資訊，請參閱 「文件檢查員在 Excel 文件中尋找與刪除的內容」。

6. 選擇檢查。

7. 請在 文件檢查 員欄位中檢視檢查結果。

8. 在檢查結果旁選擇「 全部移除 」，以選擇你想從文件中移除的隱藏內容類型。

   重要

   • 如果你從工作簿中移除隱藏內容，選擇 復原可能無法恢復。
   • 如果移除含有資料的隱藏列、欄或工作表，則可能會變更活頁簿中的計算或公式結果。 如果您不知道隱藏列、欄或工作表所包含的資訊，請關閉 [文件檢查]，將隱藏的列、欄或工作表取消隱藏，然後檢閱其內容。
   • 註 解與註解、 文件屬性與個人資訊，以及 頁首與頁尾 的檢查器，無法用於已儲存為共享工作簿 (檢視>分享工作簿) 的工作簿。 這是因為共用活頁簿會使用個人資訊來讓不同的人員共同使用同一個活頁簿。 若要從共用活頁簿移除這項資訊，您可以複製活頁簿，然後再取消共用。 要取消分享工作簿，請在 「檢視 」標籤中選擇 「分享工作簿 」並清除 「允許多位使用者同時更改」。
   • 如果想要從儲存為 OpenDocument 試算表 (.ods) 格式的試算表中移除隱藏資料和個人資訊，則每次以這個格式儲存試算表時，都必須執行 [文件檢查]。

Excel 中隱藏資料與個人資訊的類型

以下是一些可能成為 Excel 工作簿中隱藏資料和個人資訊來源的項目：

• 評論與墨水註解 如果你和其他人合作製作工作簿，你的工作簿可能會包含註解或墨水註解等項目。 這些資訊能讓其他人看到參與你工作簿的人員名單、審稿人的評論，以及對你的工作簿所做的修改。
• 文件屬性與個人資訊 Excel 中的元資料或文件屬性，與其他 Microsoft 365 應用程式一樣，包含作者、主題與標題等細節。 Microsoft 365 會自動保存最近儲存工作簿的使用者姓名、文件建立日期及文件位置。 (PII) 可能還有其他類型的個人識別資訊，例如電子郵件標頭、寄送審查資訊、路由單、印表機屬性 (例如印表機路徑和安全列印密碼) ，以及用於發佈網頁的檔案路徑資訊。
• 頁首與頁腳 工作簿可以有頁首和頁尾的資訊。
• 隱藏的列、欄與工作表 工作簿可以有列、欄，甚至整個工作表都隱藏起來。 如果您散佈內含隱藏列、欄或工作表的活頁簿複本，其他人可能可以將這些列、欄或工作表取消隱藏，並且檢視其中所含的資料。
• 文件伺服器屬性儲存在文件管理伺服器上某位置的工作簿，例如文件工作區網站或基於 Windows SharePoint Services 的函式庫，可能會包含額外的文件屬性或與伺服器位置相關的資訊。
• 自訂 XML 資料 工作簿可以有自訂的 XML 資料，這些資料在文件本身看不到。 [文件檢查] 可以尋找並移除這類 XML 資料。
• 隱形內容 工作簿裡的物件可能因為格式化成隱形而看不見。
• 外部連結 工作簿可以連結到其他工作簿中的資料 (外部連結) 。 包含該資料的工作表名稱會隨作業簿儲存，但可能不會顯示。
• 嵌入檔案或物件 工作簿可以有嵌入的檔案 (，例如Microsoft 365或文字文件，) ，或嵌入物件 (如圖表或方程式) ，這些物件可能包含不可見的資料。
• VBA 程式碼的巨集 活頁簿可能包含巨集、VBA 模組、COM 或 ActiveX 控制項、使用者表單，或使用者定義函數 (UDF)，這些項目可能包含隱藏資料。
• 可能包含快取資料的項目 活頁簿可能包含樞紐分析表、樞紐分析圖、交叉分析篩選器、時間表及 Cube 公式的快取資料，這些資料可能不會顯示。
• Excel 調查工作簿中可能隱藏了 Excel 調查問題，這些問題曾輸入 Excel 網頁版並隨工作簿儲存，但不會在工作簿中顯示。
• 情境管理情境 工作簿可以包含使用情境管理器定義的情境。 這些情境可能包含快取或隱藏的資料。
• 篩選 活頁簿可能啟用自動篩選或表格篩選器，可能導致快取資料或隱藏資料隨活頁簿一併儲存。
• 隱藏名稱 活頁簿中可能包含隱藏名稱，這些隱藏名稱可能是隱藏資料的來源。

[文件檢查] 可尋找但無法移除的資訊

[文件檢查] 會在活頁簿中偵測下列可能包含未顯示之資料的項目。 [文件檢查] 無法為您移除這些項目，因為這可能會導致活頁簿無法正常運作。 您可以檢查找到的每一個項目，並判定是否要手動移除，或將其取代為不含隱藏資料的項目，例如靜態圖片。

您可以使用文件檢查器（Document Inspector）找到並移除PowerPoint簡報中的隱藏資訊。

[文件檢查] 可尋找和移除的資訊

此表格列出文件檢查員能從您的PowerPoint簡報中發現並移除的隱藏資料與個人資訊類型。

快速尋找並移除資料與資訊：

1. 在文件檢查器中，選擇或清除以下說明 (選項) 移除或儲存。
2. 選取 [檢查]。
3. 檢視檢查結果，並選擇刪除任何要刪除的項目的 「全部移除 」功能。
   關於移除資訊的注意事項及相關資訊，請參閱 使用文件檢查器。
4. 選擇 重新檢查 或 關閉。

並非所有隱藏的資料和資訊都能用 Document Inspector 移除。 更多資訊請參閱 文件檢查員找到但無法移除的資訊。

如果您的組織透過新增檢查模組來客製化文件檢查器，您可能能檢查簡報中是否有更多類型的資訊。

尋找並移除隱藏資料及個人資訊

1. 打開你想檢查隱藏資料和個人資訊的PowerPoint簡報。

2. 在 檔案 標籤中，選擇 另存為，然後在 檔案名稱 框輸入名稱，即可儲存原始簡報的副本。

3. 在原始簡報的副本中，在 「檔案 」標籤中，選擇 「資訊」。

4. 選擇「檢查問題」，並選擇 「檢查文件」。

5. 在 [文件檢查] 對話方塊中，選取核取方塊以選擇您想要檢查的隱藏內容類型。 欲了解更多個別檢查員的資訊，請參閱 透過檢查文件、簡報或工作簿移除隱藏資料與個人資訊。

6. 選取 [檢查]。

7. 檢閱 [文件檢查] 對話方塊中的檢查結果。

8. 在檢查結果旁選擇「 全部移除 」，以顯示你想從文件中移除的隱藏內容類型。

   • 如果你從簡報中移除隱藏內容，選擇 復原可能無法恢復。
   • 若您想在儲存為 OpenDocument 簡報 (.odp) 格式的簡報中，移除其中的隱藏資料與個人資訊，則必須在每次儲存此格式的簡報時都執行「文件檢查」。

使用文件檢查器移除個人資訊後，若持續修改簡報，PowerPoint 仍會自動移除儲存此檔案的個人資訊。 不過，如果本簡報仍需更多協作編輯 (例如，你需要將合著者姓名與他們留言) 連結，你可以點擊「啟用個人資訊移除」通知中的「變更設定」按鈕，阻止 PowerPoint 自動移除個人資訊。

隱藏資料及個人資訊的類型

PowerPoint簡報可以儲存多種隱藏資料和個人資訊。 雖然這些資訊可能不會立即顯示，但仍可從簡報中取得。

隱藏資訊可能包括PowerPoint新增的資料，讓你能與其他人合作製作簡報。 也可能包含你刻意標示為隱藏的資訊。

PowerPoint 簡報可能包含以下類型的隱藏資料和個人資訊：

• 評論與墨水註解 如果你與他人合作製作簡報，簡報可能會包含註解或墨水註解等項目。 這些資訊能讓其他人看到所做的修改、參與簡報的人員名單，以及審稿人的意見。
• 修訂追蹤資料當你在雲端的共享文件上協作時，Microsoft 365 的 PowerPoint 2016 會儲存關於誰修改文件以及變更時間的資料。
• 文件屬性與個人資訊 文件屬性，也稱為元資料，包含關於你簡報的詳細資訊，如作者、主題和標題。 文件屬性還包括由 Microsoft 365 程式自動維護的資訊，例如最近儲存文件的人姓名及文件建立日期。 如果您使用了特定功能，文件中可能還包含其他可識別個人身份 (資訊) ，例如電子郵件標頭、送審資訊、路由單及網頁發佈時的檔案路徑資訊。
• 幻燈片上的隱形內容 你的簡報可能包含因格式化為隱形而無法看到的物件。
• 離滑套內容PowerPoint簡報中可能包含因被拖出投影片而無法立即看到的物件。 這些非幻燈片內容可能包含文字框、剪貼畫、圖表和表格。
• 發表說明 PowerPoint簡報的筆記部分可能包含你不希望公開分享的文字，尤其是當這些筆記是專為演講者撰寫時。
• 文件伺服器屬性如果您的簡報被儲存在文件管理伺服器上的某個位置，例如文件工作區網站或基於 Windows SharePoint Services 的函式庫，簡報可能會包含與該伺服器位置相關的額外文件屬性或資訊。
• 自訂 XML 資料 簡報可能包含文件本身無法看到的自訂 XML 資料。 [文件檢查] 可以尋找並移除這類 XML 資料。

[文件檢查] 可尋找但無法移除的資訊

文件檢查器會偵測以下可能包含簡報中未顯示資料的項目。 Document Inspector 無法幫你移除這些項目，因為這可能導致簡報無法正常運作。 您可以檢查找到的每一個項目，並判定是否要手動移除，或將其取代為不含隱藏資料的項目，例如靜態圖片。

文件檢查員與個人資料

修訂追蹤資料是在 PowerPoint 2016 版本 8403 中引入的，針對 Microsoft 365 Insiders，說明了文件檢查器的限制。 例如，Kelly 和 Linda 在 Microsoft 365 的簡報 A 上合作。 修訂追蹤資料 (也就是使用者名稱及他們編輯) 的次數會被加入簡報中。 如果 Mohammed 隨後在較早版本的 PowerPoint 中開啟簡報 A，並執行文件檢查器移除個人資料，該版本的文件檢查器將無法偵測並移除由 Kelly 和 Linda 使用的較新 Microsoft 365 PowerPoint 版本所新增的修訂追蹤資料。 Mohammed 無法移除修訂追蹤資料，除非升級到最新版本的 PowerPoint，然後再執行 Document Inspector

在 Visio 中，您可以在分享文件副本給他人之前移除隱藏及個人資訊。

個人及隱藏資訊可從 Visio 的以下功能區域移除：

• 在你文件頁面上插入的評論
• 檔案屬性 (作者、 管理者與 公司)
• 審稿人姓名、縮寫與標記
• 模板檔案路徑
• 範本檔案路徑與名稱

你可以依照以下步驟找到並移除 Visio 簡報中的隱藏資訊。

1. 在 [檔案] 索引標籤中，選取 [資訊]。

2. 選擇「檢查問題」，並選擇 「移除個人資訊」。

3. 在「 個人資訊 」標籤中，選擇 「從文件中移除這些項目」。

   秘訣

   如果你想在嘗試重新插入個人資訊時看到警告，請選擇「 警告我若我嘗試重新插入此資訊 」的勾選框。

4. 若要從外部資料來源移除潛在敏感資料，請選擇 「移除存放在文件中的外部來源資料」。

   注意

   選擇此勾選框 不會 移除已連結到形狀的資料。 它會把資料來源從圖中移除，但如果圖中有資料來源的資料，你就必須手動移除。