在 Project Online 中使用資料來預測資源需求 (英文)

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Project Online

作為資源管理者，你知道在正確的時間內，為正確的專案調動正確的資源總是一大挑戰，尤其是因為你必須以某種方式預測未來。好消息是，你可以使用 Project Web App for Project Online 來分析過去類似專案中擷取的歷史資源使用資料。有了這些數據，你可以更有信心地預測未來專案甚至整個組織的資源需求。接著，你可以在即將到來的專案中建立模型，更準確地定義資源投入的對象、方式與時間。

本主題內容

請參閱過去專案中使用的資源類型
看看過去專案中該資源的使用量
尋找更多歷史資源資料來源
透過建立通用資源，為即將到來的專案制定資源預測
為未來資源預測奠定基礎

請參閱過去專案中使用的資源類型

如果您的組織至少有一兩個已完成專案使用 Project Web App for Project Online，您可以利用這些專案中擷取的歷史資料，協助預測即將到來的類似專案所需的資源需求。例如，你可能能利用兩年前實施的系統部署專案資訊，來收集明年計畫進行的類似部署所需的資源資訊。利用歷史專案與資源資料，您可以分析所使用的資源類型及其技能組合。

請參閱建置團隊頁面的資源

尋找完成類似專案所使用的資源類型，第一個地方是建置團隊頁面。在這裡你可以看到所有分配給所選專案的資源名稱。

在快速啟動中，選擇專案。
在 專案中心，選擇你想檢視的已完成類似專案名稱。
要開啟 「建構團隊 」頁面，在專案標籤的 「導航 」群組中，選擇 「建構團隊」。
記下視圖右側列出的資源。這些是你將為預測研究所選專案的團隊成員。

秘訣

列印或將頁面截圖放到筆記中可能會比較簡單。

請參閱編輯資源頁面查看資源的詳細資訊

現在你已經知道參與專案的資源名稱，可以在 編輯資源 頁面逐一查看這些資源，並收集其功能技能組合、工作單位及成本等資訊。

在快速啟動中，選擇資源。
資源中心頁面打開。資源中心列出您組織資源池中所有已在 Project Web App 中設置的資源。你選擇的專案團隊成員也在這份名單中。
選擇你想研究的第一個資源名稱旁的勾選框。
在資源標籤的資源群組中，選擇編輯。
編輯資源頁面會開啟，顯示你所選資源的詳細資訊。
關於資源類型的資訊，請參考 RBS、 資源部門和代碼欄位。代碼欄位有時用於職稱或職務代碼。

秘訣

如果 RBS 欄位有代碼，你可以按下省略號按鈕 (選擇值按鈕) 查看完整的資源分解結構。 RBS 是一份階層式的功能大綱，常用於從專案中功能性或角色導向的角度定義資源。這與公司部門名稱或人力資源職稱形成對比。如果你的組織已經設立了RBS，詳細說明功能性技能組合，並且已經在Project Online上架設，這裡是判斷未來類似專案需要招募哪些資源的絕佳場所。
關於本專案分配了多少此類資源，請參閱 「當前最大單位 (%) 欄位。
關於資源成本的資訊，請參閱 Standard Rate、Overtime Rate 及 Cost/Use 欄位。記錄任何對你有用的資訊。同樣地，如果比較方便，也可以列印或擷取頁面。
完成後，選擇取消。
在資源中心，選擇你想研究的下一個資源名稱旁的勾選框，重複這個過程。

注意

雖然被分配到專案任務的人被視為工作資源，且是最常見的專案資源，但設備則是另一種工作資源。還有物質資源和成本資源。請參閱「新增資源至 Project Web App」以了解更多不同類型的資源。

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看看過去專案中該資源的使用量

透過分析資源實際花費在任務分配上的時間，深入了解專案生命週期中何時及使用了多少資源。資源分配檢視提供基於時間的資訊，有助於未來規劃，例如資源何時加入團隊、任務何時結束，以及專案高峰時間。除了查看每個時段實際花費在個別任務上的工時外，你還能看到各階段或整個專案的總和。

理想情況下，這些實際工作時數的資訊應該由資源透過提交的工時表報告，儘管專案經理也可能輸入這些時數。

在快速啟動中，選擇資源。
在你想研究實際時間的資源名稱旁邊勾選一個勾選框。
在資源標籤的導航群組中，選擇 資源分配。
甘特圖視圖顯示每個所選資源的專案分配。
在 「指派 」標籤的顯示群組中，選擇 「時間分相資料」。
檢視會切換為顯示專案中每個任務的 計畫、實際及加班工時，並依所選資源分組。視圖中時相部分顯示每個時間段的時數。
要查看各期間的摘要資訊，請在專案名稱旁的視圖分段部分，請參考合併後的實際值與超時值欄位。要取得整個專案資源的實際及加班總時數，請點擊視圖中分段的部分，然後按結束鍵導覽至總計欄位。

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尋找更多歷史資源資料來源

你可以回顧之前類似專案的資源報告和經驗教訓摘要。

審查報告

若要查看已完成專案的資源概覽報告，在快速啟動中選擇報告。
在出現的 PWA 報告 頁面中，選擇您的語言。以下列出三份範例報告。
要在 Excel 網頁版開啟報告，請選擇資源概覽。
要下載到你的申報系統，請點擊報告名稱左側的氣泡，然後在選單欄選擇下載。在你的檔案系統中導航，找到你想儲存報告的位置，然後選擇儲存。

回顧所學經驗

如果完成的專案完成了經驗教訓練習，找出摘要文件，看看裡面有關於資源類型、技能組合、成本和使用情況的資訊。它可能會儲存在專案的文件庫中。

在快速啟動中，選擇專案。
在 專案中心，選擇你想開啟的專案名稱，該專案的經驗教訓文件。
在快速啟動中，選擇 文件。 專案 的文件 頁面開啟。
找到「經驗教訓文件」，並點擊檔名左側的氣泡選取。 (如果你選擇檔名本身，它可能會打開該檔案。)
在選單列中，選擇下載。
在檔案系統中找到你想儲存文件的位置，然後選擇儲存。

秘訣

如果你在專案的文件庫中找不到經驗教訓檔案，請聯絡專案經理及資源經理（如適用）。訪談他們，了解他們在資源需求的經驗。

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透過建立通用資源，為即將到來的專案制定資源預測

當你分析過先前類似專案的有用資源資訊後，你就能為未來專案，甚至整個組織的專案組合，制定預測。根據你的分析，建立一份資源類型及其技能組合清單，理想情況下最好有RBS的協助。

接著，在 Project Web App for Project Online 中，為未來專案中可能需要的每種資源類型或職稱新增一個通用資源。通用資源是你可以加入 Project Web App 資源池的資源，代表職稱、技能組合、每小時或每次使用成本，以及可用性等級。

新增一個通用資源

你把一個通用資源加入團隊，並像分配實際資源一樣分配給任務。差別在於資源標示為「通用」，資源名稱不像「Darlene Sanchez」，而是類似「Network Engineer」。

在快速啟動中，選擇資源。
在資源標籤的資源群組中，選擇新。
在 新資源 頁面的類型區塊，選擇 「通用 」勾選框。
在 顯示名稱 框中，輸入資源的通用功能名稱。例如，不要輸入人名，而是輸入標題或函式，如 Designer、Writer 或 Developer。
填寫其他可能有助於建模資源需求及其排程與成本的欄位。例如，輸入你可能擁有的基礎Calendar、Standard費率、加班費率、目前最高單位 (%) 或成本/使用欄位。
選擇 [儲存]。
新的通用資源已加入資源中心，現在可供專案團隊使用。

注意

通用資源通常適用於人類，但你也可以辨識裝備和物資的通用資源。

用通用資源來模擬即將推出的專案

在即將到來的專案中，你可以與專案經理合作，利用通用資源組合來建立團隊。如此一來，在建模即將到來的專案時，你可以預測資源需求與成本，而不必人為地將實際資源投入尚未存在的專案。

在快速啟動中，選擇專案。
在 專案中心，選擇你正在建模的專案名稱。
在專案分頁的導航群組中，選擇 建構團隊。
在頁面左側的表格中，列出您的 Project Online 資源池，請選擇通用資源旁的勾選框。
在兩個表格之間，選擇新增。
在團隊分頁， 團隊群組中 ，選擇 儲存 & 關閉。
通用資源現在會加入目前專案團隊。你或專案經理現在可以將任務指派到這個通用資源上。

用實際資源取代一般資源

當專案獲得管理利害關係人的批准後，你可以招募符合標準的實際資源，並取代一般的資源佔位符。

在快速啟動中，選擇資源。
選擇你想替換的通用資源名稱旁的勾選框。
在資源標籤的資源群組中，選擇編輯。
在 編輯資源 頁面的類型區塊，清除 「通用 」勾選框。
在 顯示名稱 框中，將資源的通用功能名稱替換成使用者名稱。
填寫你有資訊的其他欄位。在排程、使用及成本方面特別值得關注的是RBS、基礎Calendar、最早可用、最新可用、Standard費率、加班費率、目前最大單位 (%) 或成本/使用量欄位。
選擇 [儲存]。
在任何專案中，通用資源會被新的實際資源名稱與資訊取代，無論是在 建置團隊 頁面或專案任務指派中。