本文介绍如何查看数据收集回复、如何验证电子邮件处理设置，以及可以采取的步骤来排除常见类型的错误消息或回复问题。
“管理数据收集邮件”对话框有助于管理发送给电子邮件收件人的数据收集邮件以及 Outlook 收件箱中针对这些邮件收到的回复。
如果对话框不可见，请执行下列操作将其打开：
- 打开包含要管理的邮件的数据库。
- 在 “外部数据 ”选项卡的 “收集数据 ”组中，单击 “管理答复”。
您要做什么？
查看回复
以下是通过电子邮件发送数据收集表后发生的情况。 收件人通过单击 “答复”、完成表单和单击 “发送”来回复邮件。 本节介绍如何查看回复以及如果其中任何回复未正确处理时该怎么办。 无论您选择自动还是手动处理回复，您都可以手动打开回复或找出回复者。 有关设置回复流程选项的详细信息，请参阅文章将 通过电子邮件收集的数据添加到 Access 数据库。
若要查看回复，请执行以下操作：
打开 Microsoft Outlook 2007 或 2010，浏览到指定用于存储数据收集答复的文件夹。
提示
如果您忘记了文件夹的名称，请在 “外部数据 ”选项卡的“ 收集数据 ”组中，单击 “管理答复”。 在“ 管理数据收集邮件 ”对话框中，您将在Outlook 文件夹 列中找到文件夹名称，该行与要查看其回复的邮件相对应。
若要在 Outlook 中打开答复，请双击答复。 你将看到表单，因为它是由发件人填写的。
Access 将不会处理对答复消息的回复。 因此，如果看到收件人的一个或多个表单为空、不完整或未正确完成，则必须将原始电子邮件重新发送给这些用户，而不是使用 “答复 ”命令。 有关重新发送数据收集消息的详细信息，请参阅 重新发送数据收集消息。
同样，如果要将请求发送给其他人，则必须重新发送原始消息，而不是转发它。
验证自动处理回复的设置
如果选择自动处理答复，请执行下列操作以确保正确处理答复：
对于每个回复，请查看 跟进标志、 数据收集状态和 类别 列中的值。
提示
如果在视图中看不到 “跟进标志”、“ 数据收集状态”和 “类别 ”列，请使用 字段选择器添加这些列。 右键单击列标题，然后单击“ 字段选择器”。 在“ 字段选择器 ”对话框中，将每个字段拖放到现有列标题的右侧或左侧。
在 Outlook 文件夹中，如果 “跟进标志 ”设置为“ 数据收集操作成功”，“ 数据收集状态 ”列为空，并且“ 类别 ”列中有一个绿色指示器，则已成功处理答复。
此外，您可能希望查看目标表的内容，以确保看到收集的数据存储为新记录或现有记录的更新。
注意
如果收件人使用 Hotmail 或 Yahoo 向你发送数据收集表单，你将无法从电子邮件答复中添加数据。
自动处理答复的问题疑难解答
您的电子邮件收件人可能会报告他们已填写表格并将其作为回复发回给您。 但是，在 Access 或 Outlook 中看不到预期的结果。 例如：
- 在 Access 中看不到目标表中的数据。 未添加新记录或未更新现有记录。
- Outlook 中邮件的 “数据收集状态 ”列显示错误消息或字符串“邮件未处理”。此外，邮件的 “类别 ”列显示红色方块或为空白。
如果遇到这些类型的问题，请参阅 我的数据收集答复未自动处理中的故障排除步骤。
此外，如果你想要验证是否已正确设置自动处理，请参阅将 通过电子邮件收集的数据添加到 Access 数据库 。
手动处理答复
手动处理回复涉及从 Outlook 启动导出操作。 一次只能导出一个回复。 避免“ 数据收集状态 ”列设置为“ 使用电子邮件收集数据成功”的回复。 此状态指示答复已成功处理。 必须手动处理“ 数据收集状态” 列设置为 “未处理消息 ”的答复。 此列中包含错误消息的回复无法自动处理，需要进行一些故障排除才能手动导出。 有关故障排除的帮助，请参阅我的数据 收集答复未自动处理。
- 在 Outlook 中，右键单击要手动处理的回复。
- 单击 “将数据导出到 Microsoft Office Access”。
- 在“ 将数据导出到 Microsoft Access ”对话框中，查看回复的详细信息，然后单击“ 确定” 进行导出。 如果导出操作成功，则会看到消息“ 数据成功导出到数据库”。 如果操作失败，你会看到消息“ 由于错误而无法导入数据”，然后是导致失败的问题的说明。 下表列出了可能导致导出操作失败的问题。
手动处理答复的问题疑难解答
| 问题或数据收集状态列消息 | 原因 | 解决方案 |
|---|---|---|
| 右键单击回复时，看不到 “将数据导出到 Microsoft Access 命令。 | 所选消息不是有效的数据收集回复。 | 从指定文件夹中删除非数据收集回复的邮件。 |
| 回复未转到正确的文件夹。 | 只有对邮件的原始回复才会转到指定文件夹。 你对自己邮件的回复 (除非使用“ 已发送项目 ”文件夹中的邮件副本生成回复) ，否则属于用于讨论的电子邮件线程中的回复可能不会移动到指定的文件夹。 其他可能的原因包括：未安装 Access，或者处理答复所需的加载项丢失或损坏。 |
如果其中一条答复未得到处理，请填写“已发送邮件”文件夹中已发送邮件中的表单。 如果用户在回复回复时填写了表单，请要求用户回复原始消息。 如果您怀疑加载项丢失或损坏，请切换到 Outlook 并完成以下步骤：
如果看不到用于 数据收集和发布的 Microsoft Access Outlook 加载项 ，请尝试重新安装 Access。 |
| 找不到数据库。 找到数据库并手动导入数据。 | 数据库要么已移动到另一个位置，要么已重命名或删除，要么已损坏。 | 将数据库还原到原始位置，然后重试。 |
| 数据库已在使用中。 | 数据库以排他模式打开，在释放排他锁之前，无法对数据库进行更改。 | 要求以独占模式打开数据库的用户关闭并以正常模式打开数据库。 然后尝试手动导出回复。 |
| 缺少表、查询或字段。 | 目标表或查询已被删除或重命名，或者其结构已被修改，因此窗体的内容无法添加到表中。 | 创建缺少的目标表和查询，或创建并发送新的数据收集消息。 |
| 窗体已损坏或已被修改。 | 回复中的表单已损坏，或者某人 (收件人或发件人) 修改了表单。 | 如果收件人修改了表单，请让他们将表单重新发送给你，然后手动导出回复。 如果原始邮件中的表单已损坏或无效，则必须创建并发送新邮件。 |
| 缺少完成处理所需的信息。 | 缺少将答复映射到必须更新的现有记录所需的信息。 | 邮件设置必须与 Outlook 同步。 在 Access 的 “外部数据 ”选项卡上的“ 收集数据 ”组中，单击 “管理答复”。 在 “管理答复 ”对话框中，选择该邮件。 Access 在 “邮件详细信息”下显示一个警告框。 单击警告以同步设置，然后关闭对话框。 切换回 Outlook，然后尝试手动导出回复。 |
| 无法添加或更新数据，因为数据将导致仅接受唯一值的字段中出现重复值。 | “ 索引” 属性设置为“ 是” (“无重复项”) 不能包含重复值的字段。 如果分配给窗体字段的值已存在于表的相应字段中，则操作将失败。 | 要求收件人发送另一个回复，并在表单字段中使用不同的值。 |
| 输入的值不是选项列表中的项。 | 窗体包含可以查找值的必填字段，但用户未为字段指定值，或者字段的 LimitToList 属性设置为 Yes ，而用户指定的值不在列表中。 | 要求收件人在填写所有字段后重新发送回复，或者填写并保存表单，然后再次尝试导出。 |
| 窗体域中的值无效。 | 收件人在一个或多个字段中输入了无效数据。 | 填写完所有字段后要求收件人重新发送回复，或者填写并保存表单，然后再次尝试导出。 |
| 回复包含你需要填写的表单。完成后，将其发送给此电子邮件的发件人。 | 收件人未填写表单。 | 要求收件人在填写表单后发送另一个回复。 |
如果原始消息未到达某些用户，请尝试重新发送消息而不是转发它。 有关重新发送邮件的详细信息，请参阅 重新发送数据收集邮件。