在 Office 365 中共享日历和联系人

该指南是做什么用的?

本指南讨论了以下两个主题:

  • 如何为你的整个组织或大型用户组设置共享日历或联系人列表?
  • 如何与特定用户共享日历或联系人?

适用对象是哪些人?

想要与其他人共享日历或联系人列表的 Office 365 用户。

它是如何工作的?

首先,我们要询问你想要执行什么任务。然后,我们会引导你完成特定于你的情形的一系列步骤。

预计完成时间:

30-60 分钟。

欢迎使用本指南

请选择要尝试针对你的用户配置的场景。 选择场景后,请按照这些说明逐步操作。

欢迎使用本指南

请选择要尝试针对你的用户配置的场景。 选择场景后,请按照这些说明逐步操作。

你使用的是哪一个 Office 365 计划?

请在 Office 365 中选择贵组织所订阅的计划。

不确定贵组织使用的是哪一个 Office 365 计划? 请转到 http://portal.microsoftonline.com,并使用你的 Office 365 管理员凭据登录。

小型企业版: 

如果你看到以下管理界面,则你使用的是小型企业版计划。

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企业版 | 中型企业版 | 教育版: 

如果你看到以下管理界面,则你使用的是企业版/中型企业版或教育版计划。

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新建共享邮箱并分配权限

若要设置一个组织内人员可以访问和编辑的公共共享日历或联系人列表,你只需创建一个共享邮箱即可。 创建共享邮箱后,属于共享邮箱成员的用户将能够访问共享日历和联系人。

注意: 由于创建用于共享日历或联系人列表的邮箱涉及到创建共享邮箱,因此,可以访问共享日历或联系人列表的人员同样也可以访问或回复发送到该共享邮箱的电子邮件。

在开始之前,登录 Office 365 门户,然后单击顶部导航中的“管理”。

  1. 转到“管理”>“用户和组”
  2. 在“用户和组”页面上,单击“共享邮箱”,然后单击“添加”
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  3. 在“添加共享邮箱”页面上,输入以下信息:
    邮箱名称 此名称显示在通讯簿、电子邮件的“收件人”字段,以及“共享邮箱”页面的共享邮箱列表中。 这是必填信息,且应用户友好,以便人们识别其内容。
    电子邮件地址 输入共享邮箱的电子邮件地址。 这是必填信息。
  4. 单击“下一步”
  5. 在“添加成员”页面上,单击“添加”
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  6. 在搜索字段中,键入一个人的姓名,然后单击“搜索”。 此人将添加到成员列表中。
  7. 完成成员添加之后,单击“完成”

注意: 如果在组织中新建了用户,而该用户需要访问此共享日历或联系人列表,则你需要将其添加到共享邮箱的成员身份列表中。

如何访问共享邮箱?

根据你选择的电子邮件客户端,以下列出了如何访问共享日历或联系人列表的详细说明:

Outlook

在 Outlook 中打开一个共享日历

如果你有权访问一个共享邮箱,则与该共享邮箱关联的共享日历将自动添加到你的“我的日历”列表中。

  1. 在 Outlook 中,选择“日历”
  2. 在文件夹窗格的“我的日历”下,选择共享日历。
    3704_image5
     
在 Outlook 中打开一个共享联系人列表

如果你有权访问一个共享邮箱,则该共享邮箱的联系人文件夹将自动添加到你的“我的联系人”列表中。

  1. 在 Outlook 中,选择“人员”
  2. 在“我的联系人”下,选择共享联系人列表的联系人文件夹。
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Outlook Web App

注意: 你无法从 Outlook Web App 访问共享邮箱的共享联系人列表

使用 Outlook Web App 打开一个共享日历
  1. 使用 Web 浏览器登录你的 Office 365 帐户。 单击“日历”
  2. 右键单击“其他日历”,然后单击“打开日历”
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  3. 在“发件人目录”中,搜索要打开的共享日历。 选择要打开的共享邮箱,并单击“打开”
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  4. 共享日历将显示在你的日历文件夹列表中。
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此方法是否解决了你的问题?

为组织或用户组创建安全组

若要设置一个组织内人员可以访问和编辑的共享日历或联系人列表,你首先需要创建一个安全组,其中应包括你希望能访问共享日历或联系人列表的人员。

注意: 如果你已经拥有一个安全组,而且其中包括你希望能访问共享日历或联系人的人员,则可以跳至此部分。

在开始之前,请使用你的 Office 365 租户管理员凭据在 https://outlook.office365.com/ecp/ 登录 Exchange 管理中心 (EAC)。 作为 Office 365 企业版、中型企业版或教育版管理员,你也可以通过在 Microsoft Online 门户单击“管理”>“Exchange”访问 EAC。

  1. 在 EAC 中,导航到“收件人”>“组”
  2. 单击“新建”
    3704_image18
    >“安全组”
  3. 在“新建安全组页面”上,提供相应的安全组详细信息,包括新安全组的成员身份。
注意: 如果在组织中新建了用户,而该用户需要访问此共享日历或联系人,则你需要将其添加到安全组中。

创建一个共享邮箱并对安全组分配完全访问权限

在拥有一个安全组,且其中包括你希望能访问共享日历或联系人列表的人员之后,你需要创建一个共享邮箱,并将你在上一步骤中创建的安全组用作成员身份列表。
设置共享邮箱后,属于安全组成员的用户将能够访问共享日历和联系人列表。
注意: 由于创建用于共享日历或联系人列表的邮箱涉及到创建共享邮箱,因此,可以访问共享日历或联系人列表的人员同样也可以访问并回复发送到该共享邮箱的电子邮件。
在开始之前,请使用你的 Office 365 租户管理员凭据在 https://outlook.office365.com/ecp/ 登录到 Exchange 管理中心 (EAC)。 作为 Office 365 企业版、中型企业版或教育版管理员,你也可以通过在 Microsoft Online 门户单击“管理”>“Exchange”访问 EAC。

第一步: 创建共享邮箱

  1. 转到“收件人”>“共享”>“添加”
    3704_image18
  2. 在必填的“显示名称”和“电子邮件地址”字段中键入值。
    注意: “代理发送”权限字段并不是让用户访问共享日历和共享联系人列表的必填字段。 若要向安全组成员提供访问共享日历和联系人列表的权限,你需要向他们分配对共享邮箱的“完全访问”权限,方法是在创建共享邮箱后对其进行编辑。
  3. 单击“保存”,在“未授权”警告对话框中单击“是”

第二步: 向安全组分配对共享邮箱的完全访问权限

  1. 在 EAC 的“收件人”>“共享”下,双击你在上一步骤中创建的共享邮箱,然后选择“邮箱委派”。 在“完全访问”下单击“添加”
    3704_image18
    ,然后选择你希望能够访问共享邮箱的共享日历和联系人列表的安全组。
  2. 单击“保存”以保存更改,并创建共享邮箱。
通过上述步骤,安全组成员可以访问共享日历和共享列表。

如何访问共享邮箱?

根据你选择的电子邮件客户端,以下列出了如何访问共享日历或联系人列表的详细说明:

Outlook

在 Outlook 中打开一个共享日历
如果你有权访问一个共享邮箱,则与该共享邮箱关联的共享日历将自动添加到你的“我的日历”列表中。
  1. 在 Outlook 中,选择“日历”
  2. 在文件夹窗格的“我的日历”下,选择该共享日历。
    3704_image5
     
在 Outlook 中打开一个共享联系人列表

如果你有权访问一个共享邮箱,则该共享邮箱的联系人文件夹将自动添加到你的“我的联系人”列表中。

  1. 在 Outlook 中,选择“人员”
  2. 在“我的联系人”下,选择共享联系人列表的联系人文件夹。
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Outlook Web App

注意: 你无法从 Outlook Web App 访问共享邮箱的共享联系人列表

使用 Outlook Web App 打开一个共享日历
  1. 使用 Web 浏览器登录你的 Office 365 帐户。 单击“日历”
  2. 右键单击“其他日历”,然后单击“打开日历”
    3704_image8
     
  3. 在“发件人目录”中,搜索要打开的共享日历。 选择要打开的共享邮箱,并单击“打开”
    3704_image9
     
  4. 共享日历将显示在你的日历文件夹列表中。
    3704_image10
     

此方法是否解决了你的问题?

你希望共享什么?

请指出你希望与特定用户共享日历还是联系人。

注意: 联系人只能通过 Microsoft Office Outlook 电子邮件客户端共享。

你使用的是哪种电子邮件客户端?

单个用户可以使用 Microsoft Office Outlook 客户端或 Outlook Web App 与特定用户共享日历。 请指定你希望使用哪种客户端开始共享。

你要与之共享日历的用户所在的组织位置在哪里?

你可以与组织内的特定用户或者任何外部组织内的特定用户(如外部合作伙伴、供应商等)共享日历。

使用 Microsoft Outlook 在组织内共享日历

共享你的日历

  1. 单击“日历”
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  2. 单击“主页”>“共享日历”
    3704_image14
     
  3. 在打开的电子邮件中,在“收件人”框中键入你要与其共享日历的组织内人员的姓名。 在“详细信息”中,指定要与组织内人员共享的详细信息级别,然后单击“发送”
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  4. 组织内的人员将收到共享邀请电子邮件,然后单击“打开此日历”
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  5. 共享日历将显示在该人员的日历列表中。

更改日历共享权限

  1. 单击“日历”。
    3704_image13
     
  2. 单击“主页”>“共享日历”。
    3704_image17
     
  3. 在“权限”选项卡上,对日历共享权限进行更改。
    3704_image15
     
  4. 单击“确定”

此方法是否解决了你的问题?

使用 Microsoft Outlook 在组织外共享日历

共享你的日历

  1. 单击“日历”。
    3704_image13
     
  2. 单击“主页”>“共享日历”
    3704_image14
     
  3. 在打开的电子邮件中,在“收件人”框中键入你要与其共享日历的组织外人员的姓名。 在“详细信息”中,指定要与组织外人员共享的详细信息级别,然后单击“发送”
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    当你尝试发送共享邀请时,如果显示以下错误,则表明你已尝试共享的详细信息超出了组织中的设置所支持的范围。 如果发生这种情况,请在“详细信息”下选择共享其他级别的详细信息。 只有组织内的管理员可以更改组织的共享策略设置。 有关更多信息,请参阅本节的结尾部分。
    3704_image21
     
  4. 组织外的人员将收到共享邀请电子邮件,然后单击“打开此日历”。
    3704_image36
     
  5. 共享日历将显示在该人员的日历列表中。

更改日历共享权限

  1. 单击“日历”
    3704_image13
     
  2. 单击“主页”>“共享日历”
    3704_image17
     
  3. 在“权限”选项卡上,对日历共享权限进行更改。
    3704_image15
     
  4. 单击“确定”

当你尝试与组织外的人员共享联系人时,你是否遇到了错误?

你要与之共享日历的用户所在的组织位置在哪里?

你可以与组织内的特定用户或者任何外部组织内的特定用户(如外部合作伙伴、供应商等)共享日历。

使用 Outlook Web App (OWA) 在组织内共享日历

共享你的日历

  1. 使用 Web 浏览器登录你的 Office 365 帐户。 单击“日历”>“共享”。
    3704_image23
     
  2. 在“共享对象”框中键入你要与之共享日历的人员的姓名或电子邮件地址。 此框的工作方式与电子邮件中的“收件人”框相同。 你可以添加多个要与之共享日历的人员。
    3704_image24
     
  3. 添加要与之共享日历的人员之后,选择你希望他们使用的信息量。 “完整详细信息”将显示时间、主题、位置及日历中其他所有项的详细信息。 “有限详细信息”将显示时间、主题和位置,但不显示其他信息。 “仅可行性”将只显示日历项目的时间。
  4. 如果需要,你可以编辑“主题”
  5. 默认情况下,将共享你的主日历。 如果你创建了其他日历,则可以选择这些日历之一进行共享。
  6. 添加要与之共享的人员、设置其访问级别并选择要与之共享哪个日历之后,选择“发送”。 如果决定现在不共享日历,请选择“放弃”

每个你要与之共享日历的组织内人员都将收到电子邮件,获知你已与他们共享日历。 组织内的人员将在邀请上看到两个按钮,一个用于立即将你的日历添加到他们的日历视图,另一个用于与你共享他们的日历。 此电子邮件中还包含一个 URL,可用于访问该日历。



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该日历将在人员的日历下显示。

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更改日历共享权限

  1. 右键单击要更改其权限的日历,然后单击“权限”。
    3704_image27
     
  2. 按以下方法之一进行操作,然后单击“保存”
    • 使用下拉菜单更改与某个人员共享的详细信息级别。
    • 选择删除图标
      3704_image28
       以停止与某人共享你的日历。
      3704_image29
        
此方法是否解决了你的问题?
使用 Outlook Web App (OWA) 在组织外共享日历

共享你的日历

  1. 使用 Web 浏览器登录你的 Office 365 帐户。 单击“日历”>“共享”。
    3704_image23
     
  2. 在“共享对象”框中键入你要与之共享日历的人员的姓名或电子邮件地址。 此框的工作方式与电子邮件中的“收件人”框相同。 你可以添加多个要与之共享日历的人员。
    3704_image24
     
  3. 添加要与之共享日历的人员之后,选择你希望他们使用的信息量。 “完整详细信息”将显示时间、主题、位置及日历中其他所有项的详细信息。 “有限详细信息”将显示时间、主题和位置,但不显示其他信息。 “仅可行性”将只显示日历项目的时间。
  4. 如果需要,你可以编辑“主题”
  5. 默认情况下,将共享你的主日历。 如果你创建了其他日历,则可以选择这些日历之一进行共享。
  6. 添加要与之共享的人员、设置其访问级别并选择要与之共享哪个日历之后,选择“发送”。 如果决定现在不共享日历,请选择“放弃”

注意: 如果你的组织或你要与之共享的人员所在的组织已通过 Office 365 或 Exchange 联合,则邀请上也将显示两个按钮:一个用于将你的日历添加到他们的日历视图,另一个用于与你共享他们的日历。

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如果外部用户的组织和你的组织已通过 Office 365 或 Exchange 联合,则该人员将在人员的日历下看到你的日历。 但是,如果外部用户的组织和你的组织未通过 Office 365 或 Exchange 联合,则该用户需要通过单击邮件正文中的 URL 来访问你的邮箱。

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更改日历共享权限

  1. 右键单击要更改其权限的日历,然后单击“权限”
    3704_image27
     
  2. 按以下方法之一进行操作,然后单击“保存”:
    • 使用下拉菜单更改与某个人员共享的详细信息级别。
    • 选择删除图标
      3704_image28
       以停止与某人共享你的日历。
      3704_image29
       

此方法是否解决了你的问题?

你使用的是哪种电子邮件客户端?

你可以与只使用 Microsoft Office Outlook 客户端的特定用户共享联系人。 

注意: Outlook Web App (OWA) 当前不支持与其他人共享联系人文件夹。

你要与之共享联系人的用户所在的组织位置在哪里?

你可以使用 Microsoft Outlook 与组织内的人员或者组织外的人员共享联系人文件夹。 例如,你可以与合作伙伴或供应商共享联系人文件夹。

使用 Microsoft Outlook 在组织内共享联系人

共享你的联系人

  1. 在“人员”的“文件夹窗格”中,单击要与组织内人员共享的联系人文件夹。
  2. 单击“主页”。 然后,在“共享”组中,单击“共享联系人”
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  3. 在“收件人”框中,输入共享邀请邮件收件人的姓名。 如果需要,你可以更改“主题”
    3704_image31
     
  4. 如果需要,请求获得查看收件人默认“人员”文件夹的权限。 为此,请选中“请求权限以查看收件人的联系人”文件夹复选框。
    注意: 如果你要请求访问联系人文件夹而不是收件人的默认“人员”文件夹,则必须发送一封电子邮件,申请获得访问该特定文件夹的权限。 此权限只会请求获得收件人的默认“人员”文件夹的访问权限。
  5. 在邮件正文中,键入要添加的任何信息,然后单击“发送”。 查看确认对话框,如果内容正确,则单击“确定”
  6. 组织内的人员将收到共享邀请电子邮件,然后单击“打开此联系人”文件夹。
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更改联系人文件夹共享权限

  1. 在“人员”的“文件夹窗格”中,单击要更改其权限的联系人文件夹。
  2. 单击“文件夹”。 然后,在“属性”组中,单击“文件夹权限”
  3. 在“权限”选项卡上,执行下列操作之一:
    • 在“姓名”框中针对每个人的“撤销或更改访问权限”,单击“默认”。 在“权限”下的“权限级别”列表中,单击“无”以撤销权限,或者单击任何其他选项以更改权限。
    • 在“姓名”框中针对一个人的“撤销或更改访问权限”,单击要更改其访问权限的人员的姓名。 在“权限”下的“权限级别”列表中,单击“无”以撤销权限,或者单击任何其他选项以更改权限。
      3704_image33
       
  4. 单击“确定”

此方法是否解决了你的问题?

使用 Microsoft Outlook 在组织外共享联系人

共享你的联系人

  1. 在“人员”的“文件夹窗格”中,单击要与组织内人员共享的联系人文件夹。
  2. 单击“主页”。 然后,在“共享”组中,单击“共享联系人”
    3704_image30
     
  3. 在“收件人”框中,输入共享邀请邮件收件人的姓名。 如果需要,你可以更改“主题”
    3704_image35
     
  4. 如果需要,请求获得查看收件人默认“人员”文件夹的权限。 为此,请选中“请求权限以查看收件人的联系人”文件夹复选框。
    注意: 如果你要请求访问联系人文件夹而不是收件人的默认“人员”文件夹,则必须发送一封电子邮件,申请获得访问该特定文件夹的权限。 此权限只会请求获得收件人的默认“人员”文件夹的访问权限。
  5. 在邮件正文中,键入要添加的任何信息,然后单击“发送”。 查看确认对话框,如果内容正确,则单击“确定”
    在你尝试发送共享邀请时,如果出现以下错误,则表示组织的共享策略不支持你与组织外的人员共享联系人。 只有组织内的管理员可以更改组织的共享策略。 有关更多信息,请参阅本节的结尾部分。
    3704_image34
     
  6. 组织内的人员将收到共享邀请电子邮件,然后单击“打开此联系人”文件夹。
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更改联系人文件夹共享权限

  1. 在“人员”的“文件夹窗格”中,单击要更改其权限的联系人文件夹。
  2. 单击“文件夹”。 然后,在“属性”组中,单击“文件夹权限”
  3. 在“权限”选项卡上,执行下列操作之一:
    • 在“姓名”框中针对每个人的“撤销或更改访问权限”,单击“默认”。 在“权限”下的“权限级别”列表中,单击“无”以撤销权限,或者单击任何其他选项以更改权限。
    • 在“姓名”框中针对一个人的“撤销或更改访问权限”,单击要更改其访问权限的人员的姓名。 在“权限”下的“权限级别”列表中,单击“无”以撤销权限,或者单击任何其他选项以更改权限。
      3704_image33
       
  4. 单击“确定”

当你尝试与组织外的人员共享联系人时,你是否遇到了错误?

祝贺你!你的方案已完成
问题未解决

很抱歉,我们无法通过本指南解决你的问题。 请对此演练提供反馈,然后使用以下资源继续进行故障排除。

访问 Office 365 社区获取自助支持。 执行下列操作之一:

  • 通过搜索找到适合你问题的解决方案。
  • 使用每个社区页面顶部提供的帮助中心和故障排除工具。
  • 使用你的 Office 365 管理员凭据登录,然后在社区发布问题。

访问联系 Office 365 支持页面,了解有关如何提交支持服务请求的信息。

使用 Microsoft Outlook 在组织外共享日历和联系人

当你尝试向组织外的人员发送日历或联系人文件夹共享请求时,如果你收到共享策略错误,则你的组织共享策略中未配置必需的共享策略设置。 组织内的 Office 365 管理员必须启用与组织外的人员共享联系人和日历信息这一功能。 


请选择你在组织内的角色,然后继续。

使用 Microsoft Outlook 在组织外共享日历

如果你是最终用户,而非 Office 365 管理员,请联系你的 Office 365 管理员,并让其了解你在尝试与组织外的人员共享日历或联系人时遇到了错误。 启用外部共享后,你便可以与组织外的人员共享你的日历和联系人。


此方法是否解决了你的问题?

在 Office 365 中更改默认共享策略

如果你是 Office 365 管理员,并且你希望允许组织内的人员与组织外的人员共享完整的日历详细信息,则你可以更改组织的默认共享策略。 此外,你还可以允许组织内的人员与组织外的人员共享联系人文件夹。 在 Office 365 中选择贵组织所订阅的计划。

Office 365 小型企业版计划

在开始之前,请使用你的 Office 365 租户管理员凭据在 https://outlook.office365.com/ecp/ 登录 Exchange 管理中心 (EAC)。 作为 Office 365 小型企业版管理员,你需要通过直接 URL 访问 EAC。 Office 365 小型企业版 Microsoft Online 门户没有用于访问 EAC 的选项。 有关更多信息,请参阅如何在 Office 365 小型企业版中登录 Exchange 管理中心 (EAC)

  1. 导航到“组织”>“共享”
  2. 在列表视图中,选择“单个共享”下的“默认共享策略”,然后单击“编辑”
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  3. 在“共享策略”对话框中,选择“与所有域共享”,然后单击“编辑”
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  4. 若要允许用户与组织外的人员共享完整的日历详细信息,请选择“共享日历”文件夹。 然后,在“指定要共享的信息”下,选择“所有日历约会信息,包括时间、主题、位置和标题”
  5. 若要允许用户与组织外的人员共享联系人文件夹,请在“指定要共享的信息”下,选择“共享联系人”文件夹。
  6. 在“共享规则”对话框中,单击“保存”
  7. 在“共享策略”对话框中,单击“保存”以设置共享策略的规则。

Office 365 企业版 | 中型企业版 | 教育版计划: 

在开始之前,请使用你的 Office 365 租户管理员凭据在 https://outlook.office365.com/ecp/ 登录 Exchange 管理中心 (EAC)。 作为 Office 365 企业版、中型企业版或教育版管理员,你也可以通过在 Microsoft Online 门户单击“管理”>“Exchange”访问 EAC。

  1. 导航到“组织”>“共享”
  2. 在列表视图中,选择“单个共享”下的“默认共享策略”,然后单击“编辑”
    3704_image20
  3. 在“共享策略”对话框中,选择“与所有域共享”,然后单击“编辑”
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  4. 若要允许用户与组织外的人员共享完整的日历详细信息,请选择“共享日历”文件夹。 然后,在“指定要共享的信息”下,选择“所有日历约会信息,包括时间、主题、位置和标题”
  5. 若要允许用户与组织外的人员共享联系人文件夹,请在“指定要共享的信息”下,选择“共享联系人”文件夹。
  6. 在“共享规则”对话框中,单击“保存”
  7. 在“共享策略”对话框中,单击“保存”以设置共享策略的规则。

更改共享策略后,组织中的人员将能够与组织外的人员成功共享完整的日历详细信息和联系人。


此方法是否解决了你的问题?

完成与组织外的日历共享

当你向组织外的人员发送共享邀请时,如果你未收到错误,则你的组织已启用所需的共享策略设置。 你可以与组织外的人员成功共享日历和联系人。


此方法是否解决了你的问题?

属性

文章 ID:10157 - 上次审阅时间:2016年10月6日 - 修订版本: 3

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