如何在 Outlook 中使用 Internet 忙/闲功能

  • 项目
  • 适用于:
    Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook for Microsoft 365

原始 KB 编号： 291621

摘要

Internet 忙/闲 (IFB) 是 Microsoft Outlook 的一项功能，它允许你查看其他人何时空闲或忙碌，以便你可以有效地安排会议。 Outlook 用户可以选择将其忙/闲信息发布到用户指定的统一资源定位符 (URL) 文件服务器。 可以与所有用户共享此 URL 文件服务器，或将其限制为一组特定的用户。

IETF) 名为 iCal 的标准 (Internet 工程任务组是 IFB 的基础。 IFB 使用名为 iCalendar 的 iCal 标准的一部分，iCalendar 是计划信息格式和存储的新兴标准。 iCalendar 定义了一个结构，用于以标准化方式表示忙/闲信息。

本文讨论以下信息：

如何将忙/闲信息发布到 Internet

对于Microsoft Outlook 2010或更高版本：

  1. 选择“文件”选项卡，然后选择“选项”。

  2. 在左窗格中，选择“ 日历”，然后选择“ 忙/闲选项” 按钮。

  3. 选择“ 权限 ”选项卡，然后选择“ 其他忙/闲”。

  4. 选择以选中“Internet 忙/闲”部分下的“发布位置检查”框，然后键入将发布闲/忙信息的服务器的完全限定路径。 可以使用任何有效的 URL 格式，例如 http://... 、file://\\... 或 ftp://... 。 忙/闲文件具有 .vfb 文件扩展名。 下面是有效 URL 格式的示例：

    ftp://Myserver/Freebusy/Myname.vfb

    注意

    如果 FTP 服务器需要身份验证，并且 Outlook 安装在 Windows Vista 或 Windows 7 上，则必须使用以下格式：

    ftp:// username：password@Ftpservername/Freebus/Myname.vfb

    其中 username：password 是你的用户名和密码。

对于 Microsoft Outlook 2007 和 Microsoft Office Outlook 2003：

  1. 在“工具”菜单上，选择“选项”。

  2. 在“ 首选项 ”选项卡上，选择“ 日历选项”。

  3. 选择 “忙/闲选项”。

  4. 在 “在我的位置发布”中，键入要在其中发布闲/忙信息的服务器的完全限定路径。 可以使用任何有效的 URL 格式，例如：http://... 、file://\\... 或 ftp://... 。 下面是有效格式的示例：

    ftp://Myserver/Freebusy/Myname.vfb

    忙/闲文件的扩展名为 .vfb。

    注意

    如果 FTP 服务器需要身份验证，并且你在 Windows Vista 或 Windows 7 上使用 Outlook 2007，则必须使用以下格式：

    ftp:// username：password@Ftpservername/Freebus/Myname.vfb

    其中 username：password 是你的用户名和密码。

  5. 选择 “确定” 三次以关闭所有对话框。

如果 FTP 服务器需要身份验证，并且 Outlook 安装在 Windows XP 上，则必须按照以下步骤配置 FTP 站点：

对于 Outlook 2010：

  1. 启动 Outlook 2010，然后在上选择“ 文件 ”选项卡。
  2. 选择“ 打开”，然后选择“ Outlook 数据文件”。
  3. 在 “查找范围 ”列表中，选择 “添加/修改 FTP 位置”。
  4. 在 “添加/修改 FTP 位置 ”对话框中的“FTP 站点名称”框中键入 FTP 站点的 地址。 地址的格式为 ftp。site_name.com，其中地址为 FTP 站点地址。 请注意，不需要 ftp://。
  5. 在 “登录为”下，选择“ 用户”，然后输入用户名。
  6. 在 “密码”下，键入密码。
  7. 选择“ 添加 ”，将站点添加到 FTP 站点列表。 配置此选项时，将保留用于发布到站点的登录信息。
  8. 选择“ 确定” 关闭 “添加/修改 FTP 位置 ”对话框。
  9. 选择“ 取消 ”关闭“ 打开 Outlook 数据文件 ”对话框。
  10. 在“工具”菜单上，选择“选项”。
  11. 在 “首选项 ”选项卡上，选择“ 日历选项”，然后选择“ 忙/闲选项”。
  12. 选择以选中“在我的位置发布检查”框，然后键入将发布闲/忙信息的服务器的完全限定路径。 可以使用任何有效的 URL 格式，例如 http://... 、file://\\... 或 ftp://... 。 忙/闲文件具有 .vfb 文件扩展名。 下面是有效 URL 格式的示例：

ftp://Myserver/Freebusy/Myname.vfb

对于 Outlook 2007 和 Outlook 2003：

  1. 启动 Outlook。

  2. 在“ 文件 ”菜单上，选择“ 打开”，然后选择“ Outlook 数据文件”。

  3. 在 “查找范围 ”框中，选择 “添加/修改 FTP 位置”。

  4. 在 “添加/修改 FTP 位置 ”对话框中的“FTP 站点名称”框中键入 FTP 站点的 地址。 地址的格式为 ftp.site.com，其中地址为 FTP 站点地址。 请注意，不需要 ftp://。

  5. 在 “登录身份”下，选择“用户”，然后输入用户名。

  6. 在“密码”下，键入密码。

  7. 选择“ 添加 ”，将站点添加到 FTP 站点列表。 配置此选项会保留用于发布到站点的登录信息。

  8. 选择“ 确定” 关闭 “添加/修改 FTP 位置 ”对话框。

  9. 选择“ 取消 ”关闭“ 打开 Outlook 数据文件 ”对话框。

  10. 在“工具”菜单上，选择“选项”。

  11. 在 “首选项 ”选项卡上，选择“ 日历选项”，然后选择“ 忙/闲选项”。

  12. 选中“在我的位置发布检查”框，然后键入将发布闲/忙信息的服务器的完全限定路径。 可以使用任何有效的 URL 格式，例如 http://... 、file://\\... 或 ftp://... 。 忙/闲文件具有 .vfb 文件扩展名。 下面是有效 URL 格式的示例：

ftp://Myserver/Freebusy/Myname.vfb

如何在 Internet 上查看其他人的忙/闲信息

可以查看在 Internet 上发布此数据的任何联系人的忙/闲信息。 如果所有联系人将此信息存储在同一个忙/闲服务器上，则可以为所有联系人全局设置此信息的搜索路径。 或者，如果此信息的位置因联系人而异，则可以专门为每个联系人设置搜索路径。

如何为所有联系人设置全局忙/闲搜索路径

对于Microsoft Outlook 2010或更高版本：

  1. 选择“文件”选项卡，然后选择“选项”。

  2. 在左窗格中，选择“ 日历”。

  3. 选择“ 闲/忙选项” 按钮，选择“ 权限 ”选项卡，然后选择“ 其他忙/闲”。

  4. 在 “Internet 忙/闲 ”部分的“ 搜索位置 ”框中，键入要搜索闲/忙信息的位置的完全限定路径。 可以使用任何有效的 URL 格式，例如：http://... 、file://\\... 或 ftp://... 。

    Outlook 支持 %NAME% 和 %SERVER% 替换。

    下面是如何使用这些替换的示例：

    ftp://%SERVER%/Freebusy/%NAME%.vfb

    在简单邮件传输协议 (SMTP) 地址中，Outlook 将 %NAME% 替换为 at (@) 符号之前的所有字符，并将 %SERVER% 替换为 @ 符号后的所有字符。

  5. 选择 “确定” 退出。

对于 Outlook 2007：

  1. 在“工具”菜单上，选择“选项”。

  2. 在“ 首选项 ”选项卡上，选择“ 日历选项”。

  3. 选择 “忙/闲选项”，选择“ 权限 ”选项卡，然后选择“ 其他忙/闲”。

  4. 在 “Internet 忙/闲 ”部分的“ 搜索位置 ”框中，键入要搜索闲/忙信息的位置的完全限定路径。 可以使用任何有效的 URL 格式，例如：http://... 、file://\\... 或 ftp://... 。

    Outlook 支持 %NAME% 和 %SERVER% 替换。

    下面是使用这些替换项的示例：

    ftp://%SERVER%/Freebusy/%NAME%.vfb

    在简单邮件传输协议 (SMTP) 地址中，Outlook 将 %NAME% 替换为 at (@) 符号之前的所有字符，并将 %SERVER% 替换为 @ 符号后的所有字符。

  5. 选择 “确定” 退出。

对于 Outlook 2003：

  1. 在“工具”菜单上，选择“选项”。

  2. 在“ 首选项 ”选项卡上，选择“ 日历选项”。

  3. 选择 “忙/闲选项”。

  4. 选择 “使用 Microsoft Office Internet 忙/闲服务发布和搜索”。

  5. 在“ 搜索位置 ”框中，键入要搜索忙/闲信息的位置的完全限定路径。 可以使用任何有效的 URL 格式，例如：http://... 、file://\\... 或 ftp://... 。

    Outlook 支持 %NAME% 和 %SERVER% 替换。

    下面是使用这些替换项的示例：

    ftp://%SERVER%/Freebusy/%NAME%.vfb

    在简单邮件传输协议 (SMTP) 地址中，Outlook 将 %NAME% 替换为 at (@) 符号之前的所有字符，并将 %SERVER% 替换为 @ 符号后的所有字符。

  6. 选择 “确定” 三次以关闭所有对话框。

如何为特定联系人设置忙/闲搜索路径

对于Microsoft Outlook 2013或更高版本：

  1. 在“ 开始 ”选项卡的“ 当前视图”下，选择“ 名片”。

  2. 双击打开联系人。

  3. 在“ 联系人 ”选项卡的“ 显示”下，选择“ 详细信息”。

  4. 在“Internet 忙/闲”的文本下，在“ 地址 ”框中，键入要搜索此联系人的忙/闲信息的位置的完全限定路径。 可以使用任何有效的 URL 格式，例如：http://... 、file://\\... 或 ftp://... 。

    下面是有效格式的示例：

    ftp://Contactserver/Freebusy/Contactname.vfb

    Internet 忙/闲信息显示在约会和会议的“ 日程安排 ”选项卡上。

对于 Outlook 2010、2007 和 2003：

  1. 在“联系人”文件夹中，双击打开联系人。

  2. 选择“ 详细信息 ”选项卡。

  3. 在“ 地址 ”框中读取 Internet Free-Busy 的文本下，键入要搜索此联系人的忙/闲信息的位置的完全限定路径。 可以使用任何有效的 URL 格式，例如：http://... 、file://\\... 或 ftp://... 。

    下面是有效格式的示例：

    ftp://Contactserver/Freebusy/Contactname.vfb

    Internet 忙/闲信息显示在约会和会议的“ 日程安排 ”选项卡上。

如何使用 Internet 忙/闲信息计划会议

  1. 在“日历”文件夹中，选择“操作”菜单上的“新建会议请求”。
  2. 在“ 日程安排 ”选项卡上的“所有与会者”框中键入每个 与会者 的姓名。

Outlook 遵循前面指定的 URL 路径 () 邀请的个人，并在规划器中自动插入其忙/闲信息。

默认情况下，Outlook 每隔 15 分钟发布和检索一次忙/闲信息。 可以通过在“工具”菜单上指向“发送和接收”，然后选择“忙/闲信息”来手动替代此时间增量。 这会立即更新忙/闲信息。

在某些情况下，Web 发布向导 1.6 版本适用于 Microsoft Windows 2000，具体取决于网络配置。 但是，它未经测试，不受支持。