Microsoft Dynamics GP 中应收账款管理的年终结算程序

  • 项目

本文包含 Microsoft Dynamics GP 应收账款管理中的年终结算流程清单。 本文还包含有关年终结算过程中每个步骤的详细信息，以及如何在 12 月和 1 月的客户对账单中添加本年度至今财务费用信息。

适用于： Microsoft Dynamics GP
原始 KB 编号： 857444

摘要

注意

在按照本文中的说明操作之前，请确保拥有数据库的完整备份副本，可在出现问题时还原该副本。

本文介绍 Microsoft Dynamics GP 中应收账款管理的建议年终结算过程。 在执行一个或多个过程之前，请阅读本文。

年终结核对清单

可以将此清单用于会计年度结束和日历年结束。

注意

虽然应收账款管理是区分日期的，但会根据应收账款管理的结束时间更新以下项目：

  • SmartList 对象
  • 应收账款管理摘要报告
  • “客户摘要”窗口中的“自上次收盘后的金额”视图

因此，建议按照以下步骤操作，以便 SmartList 对象、应收账款管理摘要报表和“自上次关闭以来的金额”视图包含正确的信息：

  1. 过帐当年的所有销售和应收账款交易。
  2. 创建年末前的结束备份。
  3. 关闭年份。
  4. 关闭会计周期。 （可选步骤。
  5. 关闭纳税年度。
  6. 创建年终后结束备份。

步骤 1：过帐当年的所有销售和应收账款交易

在关闭年份之前，过帐当年的所有销售和应收账款交易。 如果要在关闭年份之前输入未来期间的任何销售和应收账款交易，请创建包含这些交易的批。 接下来，保存批处理。 然后，在关闭年份后发布批处理。

必须关闭年份，因为 Microsoft Dynamics GP 的某些区域不区分日期。 如果在输入所有当年交易之后和输入下一年的交易之前没有关闭该年份，则这些区域将包含不正确的信息。 但是，如果必须更改信息，则可以在“客户摘要”窗口和“客户财务费用摘要”窗口中的“自上次结算后的金额”视图中更改信息。 以下区域是 Microsoft Dynamics GP 不区分日期的区域。

  • “客户摘要”窗口中的“自上次收盘后的金额”视图

    若要在“客户摘要”窗口中打开“自上次关闭后的金额”视图，请执行以下步骤：

    1. 在“ 卡片 ”菜单上，指向“ 销售”，然后选择“ 摘要”。
    2. 在“客户摘要”窗口中，在“客户 ID”框中键入 客户 ID 。
    3. 在 “摘要视图 ”列表中，选择“ 自上次关闭以来的金额”。

  • “客户财务费用摘要”窗口

    若要打开“客户财务费用摘要”窗口，请执行以下步骤：

    1. 在“ 卡片 ”菜单上，指向“ 销售”，然后选择“ 摘要”。
    2. 在“客户摘要”窗口中，在“客户 ID”字段中键入 客户 ID 。
    3. 选择“ 财务费用”。

  • SmartList 对象

    若要查看受影响的 SmartList 列，请执行以下步骤：

    1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，选择 Microsoft Dynamics GP 菜单上的“列”，选择“SmartList”，展开“销售”，展开“客户”，然后选择“添加”。

    2. 在“ 可用列” 列表中选择以下项。

      注意

      标有星号的项目受日历年终收盘的影响。 所有其他项目都受财政年终收盘的影响。

      • 平均付款天数 - 年份
      • 财务费用 CYTD
      • 财务费用 LYR 日历
      • 高平衡 LYR
      • 高余额 YTD
      • ADTP 文档数 - LYR
      • ADTP 文档数 - 年份
      • NSF 检查 YTD 数
      • Total # FC LYR
      • Total # FC YTD
      • 总计 # 发票 LYR
      • Total # Invoices YTD
      • NSF 检查累计总数
      • 总坏账 LYR
      • 累计坏账总额
      • 收到的总现金 LYR
      • 累计收到现金总额
      • 累计可用总折扣
      • LYR 的总折扣
      • 累计总折扣
      • 总财务费用 LYR
      • 累计财务费用总额
      • 总回报 LYR
      • 累计总回报
      • 总销售额 LYR
      • 累计销售总额
      • 已放弃的 FC LYR 总数
      • 已放弃的 FC YTD 总数
      • 总注销 LYR
      • 累计注销总额
      • 未付财务费用 YTD
      • 注销 LYR
      • 累计注销

    3. 选择“确定”。

    4. 选择“确定”。

步骤 2：创建年末前的结束备份

在关闭年份之前创建备份。 将备份置于安全的永久存储中。 此备份可确保你在年底拥有公司财务状况的永久记录。 如果需要，可以从此备份还原信息。 例如，如果年终关闭过程中发生电源波动或其他问题，此备份可让你快速恢复。

若要在 Microsoft Dynamics GP 中创建备份，请执行以下步骤：

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 Microsoft Dynamics GP 菜单上的 “维护 ”，然后选择“ 备份”。
  2. 在“备份公司”窗口中，在“公司名称”列表中选择 公司名称 。
  3. 如果需要，请更改备份文件的路径，然后选择“ 确定”。

注意

建议将此备份命名 为 PreYearEndClosingBackup20XX。 (输入 XX 占位符的年份。)

步骤 3：关闭年份

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 Microsoft Dynamics GP 菜单上的 “工具” ，指向 “例程”，指向“ 销售”，然后选择“ 年终结算”。

  2. 如果要同时关闭会计年度和日历年，请选择“ 全部”。 如果只关闭日历年，请选择“ 日历”。 如果只关闭会计年度，请选择“ 会计”。

  3. 选中“打印报表检查”框，然后选择“关闭年份”。

    注意

    建议将年终报告的书面副本与永久年终审核记录一起保存。

日历年份详细信息

Microsoft Dynamics GP 中的日历年终流程清除“客户摘要”窗口中的以下字段：

  • 财务费用 CYTD
  • Total # FC YTD
  • 累计财务费用总额
  • 已放弃的 FC YTD 总数
  • 未付财务费用 YTD

日历年终流程更新以下字段中的金额：

  • 财务费用 LYR 日历
  • Total # FC LYR

会计年度详细信息

Microsoft Dynamics GP 中的会计年终流程清除“客户摘要”窗口中的以下字段：

  • 平均付款天数 - 年份
  • 高余额 YTD
  • ADTP 文档数 - 年份
  • NSF 检查 YTD 数
  • Total # Invoices YTD
  • NSF 检查累计总数
  • 累计坏账总额
  • 累计收到现金总额
  • 累计可用总折扣
  • 累计总折扣
  • 累计总回报
  • 累计销售总额
  • 累计注销总额
  • 累计注销

会计年度结束流程更新以下字段中的金额：

  • 高平衡 LYR
  • ADTP 文档数 - LYR
  • 总计 # 发票 LYR
  • 总坏账 LYR
  • 收到的总现金 LYR
  • LYR 的总折扣
  • 总回报 LYR
  • 总销售额 LYR
  • 总注销 LYR
  • 注销 LYR

步骤 4：关闭会计周期 (此步骤是可选的)

若要防止用户意外地将交易过帐到错误期间或错误年份，请使用“会计周期设置”窗口关闭该年度仍然开放的所有会计周期。 在结束会计期间之前，请验证是否已针对所有模块过帐该期间和年份的所有交易。 如果以后必须将交易过帐到已关闭的会计周期，则可以返回到“会计周期设置”窗口以重新打开该期间，以便可以过帐交易。

若要关闭会计期间，请执行以下步骤：

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 Microsoft Dynamics GP 菜单上的 “工具” ，指向 “设置”，指向“ 公司”，然后选择“ 会计期间”。
  2. 选择要关闭的时间段的“销售检查”框。

步骤 5：关闭纳税年度

注意

只有在完成所有销售和购买模块的年终结算程序后，才按照以下步骤操作。

若要关闭纳税年度，请执行以下步骤：

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 Microsoft Dynamics GP 菜单上的“工具”，指向“例程”，指向“ 公司”，然后选择“ 税务 Year-End 关闭”。

  2. 选择“关闭年份检查”框，然后选择“打印报表检查”框。

  3. 选择“ 进程”。

    注意

    建议将年终报告的书面副本与永久年终审核记录一起保存。

步骤 6：创建年终后结束备份

关闭年份后创建备份。 将备份置于安全的永久存储中。 此备份可确保你在年底拥有公司财务状况的永久记录。 如果需要，可以从此备份还原信息。 例如，如果年终关闭过程中发生电源波动或其他问题，此备份可让你快速恢复。

若要在 Microsoft Dynamics GP 中创建备份，请执行以下步骤：

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 Microsoft Dynamics GP 菜单上的 “维护 ”，然后选择“ 备份”。
  2. 在“备份公司”窗口中，在“公司名称”列表中选择 公司名称 。
  3. 如果需要，请更改备份文件的路径，然后选择“ 确定”。

注意

建议将此备份命名 为 PostYearEndClosingBackup20XX。 (输入 XX 占位符的年份。)

12 月和 1 月客户对账单的本年度迄今财务费用

12 月和 1 月的客户对账单上不会自动打印本年度至今财务费用。

12 月陈述

若要将本年度迄今的财务费用添加到 12 月报表，请执行以下步骤：

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 Microsoft Dynamics GP 菜单上的 “工具 ”，指向 “自定义”，然后选择“ 报表编写器”。

  2. 在 “产品 ”列表中，选择“ Microsoft Dynamics GP”，然后选择“ 确定”。

  3. 选择“报表”。

  4. 使用适当的方法：

    • 如果以前未修改语句窗体，请选择在“ 原始报表 ”列表中打印的语句窗体，选择“ 插入”，然后在“ 修改 的报告”列表中选择语句窗体。
    • 如果以前修改了语句窗体，请在“ 修改的报告 ”列表中选择语句窗体。

  5. 选择 “打开”。

  6. 在“报表定义”窗口中，选择“ 表”。

  7. 在“报表表关系”窗口中，选择“ RM Customer MSTR”，然后选择“ 新建”。

  8. 在“相关表”窗口中，选择“ 客户主摘要”，然后选择“ 确定”。

  9. 选择“关闭”。

  10. 选择 “布局”。

  11. 在 “工具箱” 框中的资源列表中，选择“ 客户主摘要”。

  12. 在字段列表中，将 “财务费用 CYTD ”拖动到报表的布局中。 可以在报表的任何部分中定位此字段。

  13. 在“ 文件 ”菜单上，选择“ Microsoft Dynamics GP”。 当系统提示保存更改时，选择“ 保存”。

  14. 如果以前未修改此报表，则必须向报表授予安全性。 为此，请使用以下步骤：

    1. 在 Microsoft Dynamics GP 菜单上，依次指向“工具”、“安装程序”和“系统”，然后选择“备用/修改的窗体和报表”。
    2. 在“ ID ”框中，输入用户 ID。
    3. 在 “产品 ”列表中，选择“ Microsoft Dynamics GP”。
    4. 在 “类型” 列表中，选择“ 报表”。
    5. 展开 “销售”，然后展开已修改窗体的节点。
    6. 选择“ Microsoft Dynamics GP (修改) ”。

1 月语句

若要将本年度至今的财务费用添加到 1 月对帐单，请执行以下步骤：

  1. 按照 12 月语句 部分中的步骤 1 到 11 进行操作。
  2. 在字段列表中，将 “财务费用 LYR 日历” 拖动到报表的布局。 可以在报表的任何部分中定位此字段。
  3. 按照 12 月语句 部分中的步骤 13 和 14 进行操作。