在 Outlook 2010 中按照您自己的方式对电子邮件进行整理

适用于: Microsoft Outlook 2010Outlook 2010 with Business Contact Manager

简介


本文介绍了如何使用 Outlook 2010 中的分类规则将海量的电子邮件自动分类归入不同的文件夹。
Face of male co-worker in a panic
因为我在 Outlook 2010 中收到大量电子邮件,因此我在收件箱中创建了一些文件夹,并将电子邮件分类归入这些文件夹。如果通过拖动邮件的方式进行移动,这实在是一项繁重的任务。
Girl co-worker noticing something
如果您在 Outlook 2010 中配置分类规则,则接收的邮件可归入您指定的文件夹。
Male co-worker neutral face
哦!我不知道 Outlook 2010 还有这么有用的功能。
girl co-worker explaining something
例如,使用分类规则可以配置将来自 A 先生的邮件归入文件夹 1,将来自 B 先生的邮件归入文件夹 2。您可以将发件人设置为分类条件。也可以将“主题”中的文本设置为分类条件。
face of male co-worker questioning something
因此,如果一个邮件的主题中有“邮件杂志”的字样,它就会被归入邮件杂志的文件夹中,对吗?
girl co-worker smiling
没错。
picture of man with a wonder expression on his face.
如何在 Outlook 2010 中设置分类规则?
girl co-worker face
如果您希望按发件人对邮件进行分类,请单击要分类的邮件,然后依次单击“主页”选项卡、“规则”和“总是移动来自此人的邮件”。


Face of male coworker saying something
即会出现“规则和警报”对话框。
girl co-worker smiling
单击要将邮件归入的文件夹,然后单击“确定”。设置完成。来自同一发件人的邮件将被自动放入该文件夹。如果您想创建新的目标文件夹,请单击“新建...”。

face of male co-worker questioning something
原来这么容易啊!那么,如何按“主题”中包含的文字对邮件分类呢?
girl co-worker face
选择要分类的邮件,然后依次单击“主页”、“规则”和“创建规则”。


Face of male coworker
这次会显示“创建规则”对话框。
girl co-worker explaining something
您可以设置规则,并指定要将邮件归入的文件夹。如果您希望将“主题”中的文字设置为分类条件,请勾选“主题包含”复选框,并在右侧的文本框中输入文本。您可以通过选中“将该项目移至文件夹”来选择要将邮件归入的文件夹,然后单击“选择文件夹...”来选择文件夹。最后,单击“确定”完成设置。


Face of male coworker saying something
即会显示一则消息,指示规则已创建。
girl co-worker smiling
如果您选中“对当前文件夹中的现有邮件立即运行此规则”复选框,并单击“确定”,该规则将不仅应用于现有的邮件,还会应用于未来接收的邮件。


face of male co-worker questioning something
如果我不再需要该规则该怎么办?
girl co-worker face
在这种情况下,依次单击“主页”选项卡中的“规则”和“规则与管理规则和通知”,以显示分类规则列表。您可以在此处删除或编辑规则。


face of male co-worker smiling.
如果我们充分利用 Outlook 2010 中的邮件分类规则,邮件的整理分类就会变得非常容易。
Girl co-worker noticing something
您应当了解,Outlook 2010 中的“对话”功能可能也会帮助您处理大量邮件。按对话顺序进行排列显示了按邮件主题或“线程”分组的电子邮件项目。相关邮件按照线程中的主题在一个层次结构中进行可视化分组。

只要您实际看到它,就能明白是怎么回事。在“视图”选项卡中,找到“对话”并选中“显示为对话”复选框。


Male co-worker neutral face
即会出现“显示按照对话排列的邮件”对话框。

girl co-worker face
将询问您是将对话视图应用到此特定文件夹,还是应用到所有文件夹。此处单击“该文件夹”。
Face of male coworker saying something
在邮件左侧会出现几个白色的小三角形。

girl co-worker explaining something
是的,三角形是线程的标记。如果您选择邮件并单击该三角形,会显示该线程中的所有邮件,如果您再次单击该三角形,则邮件会被隐藏。

face of male co-worker smiling.
当您从多个组和个人接收许多不同主题的邮件时,会话功能就特别有用。我将充分利用该功能和分类规则。