如何确定要发布一个自定义 Outlook 窗体的位置

Support for Office 2003 has ended

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点击这里察看该文章的英文版: 290802
这篇文章的 Microsoft Outlook 97 版本,请参见 264117.
这篇文章的 Microsoft Outlook 98 版本,请参见 264118.
这篇文章的 Microsoft Outlook 2000 版本,请参见 257796.
概要
本文介绍的一些因素考虑在内,如果您尝试确定在何处发布自定义 Outlook 窗体。

更多信息
在 Outlook 中,自定义窗体通常发布到窗体库中,以便只有一个窗体的副本存储在您的计算机上。各项包含指示要用于显示项中包含的数据的窗体的邮件类字段。时将自定义窗体发布到窗体库中,基于 Microsoft Exchange Server 的计算机上,Outlook 使用得较少的资源和带宽因为窗体自身不需要存储在每个单项。

Outlook 窗体解决方案可以差别很大,尤其是因为 Outlook 拥有很多不同类型的标准窗体。很难确定将窗体发布的最佳时机,有需要作出决定时,考虑到许多因素。

您可以在其中发布窗体

可以将窗体发布到三个位置中。下表概述了这些位置。

位置说明
文件夹 (或文件夹窗体库)对于大多数基于文件夹的窗体解决方案,将窗体发布到文件夹以便只要有人正在使用该文件夹,它就可用。如果在公用文件夹中发布该窗体时,窗体将可以访问该文件夹的任何人。如果该窗体发布到您的个人文件夹之一时,则仅供您使用该文件夹时。联系人、 张贴内容、 任务和日记窗体都属于通常与一个文件夹关联的窗体的类型。将窗体发布到文件夹的一个优点是当您位于文件夹时窗体是动作菜单上可用。
企业窗体库如果您想要使窗体 (如报告度假时间的窗体,您的组织中的每个人都可向此库中发布此表单。因为它们通常不基于特定文件夹,通常电子邮件窗体使用此库。当您要在多个文件夹中使用相同的自定义窗体时,可以发布到企业窗体库的窗体。当您执行此操作时,您可以维护只有一个已发布的表单。只要他们由管理员授予对库的权限,是组织中的每个人都可以访问窗体被发布到此库。基于 Microsoft Exchange Server 的计算机上存储库。管理员必须为您发布到组织表单库的权限。只有少数几个人或一个部门来管理基于 Exchange Server 的计算机通常授予此权限。
个人窗体库仅向您可以访问保存在该库中的窗体。当您将表单发布到个人窗体库中时,该窗体将被视为您的个人文件夹 (.pst) 文件或邮箱的根文件夹中的隐藏项,是默认的邮件送达位置。像存储在组织表单库中的窗体,这些窗体可通过使用选择窗体命令打开。为您自己个人使用,例如,标准的电子邮件的邮件窗体,即预先填好地址的收件人创建一个窗体时,窗体保存到此库。

就还可以将 Outlook 窗体存储为文件系统中文件或 Outlook 文件夹中的项目。Microsoft 建议您避免您的这两种方法,但是,因为该窗体将一次性窗体。 有关一次性窗体的其他信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
290657 窗体定义和一次性窗体,Outlook 2002 中的说明
您可以为 Outlook 模板 (.oft) 文件保存到文件系统的 Outlook 窗体。这使您可以将窗体附加到电子邮件,并将表单发送给其他人。您还可以使用.oft 文件作为窗体的备份。若要将窗体保存为.oft 文件:
  1. 文件菜单上,单击另存为
  2. 文件名框中,键入该窗体的名称。
  3. 保存类型框中,单击Outlook 模板,然后单击保存
您还可以保存窗体为当前文件夹中的项目。但是,Microsoft 不建议您这样做,原因如下:
  • 它很容易不小心删除了窗体。
  • 它倾向于模糊的窗体和项目之间的区别和典型的结果是充满不同的项包含同一表单的不同版本的文件夹。这通常不是一个好习惯设计 Outlook 窗体时。
  • 通常存储在一个文件夹中的项目具有与它们关联的数据,您通常不希望与窗体相关联的数据。因此,Microsoft 建议您不打开文件夹中的项,然后输入设计模式 ;打开窗体的新实例,然后输入设计模式。
  • 存储为项目的窗体都是"一次性"的窗体,并产生有害的副作用。
若要将窗体保存在当前文件夹中,单击文件菜单上的保存

决定在何处发布窗体时的注意事项

有很多的问题,决定将表单发布的位置时,需要考虑:
  • 窗体基于文件夹的解决方案,或者是它旨在将发送给收件人的电子邮件表单吗?
  • 您正在使用基于 Exchange Server 的计算机吗?如果您使用的基于 Exchange Server 计算机,是否有可能将窗体发布到组织窗体库或拥有何种类型的窗体上放置的限制可以存储在那里组织?
  • 究竟有多少人需要对表单的访问?
  • 将窗体更新通常情况下,使其必须只有一个窗体集中部署的副本吗?
  • 是否需要在脱机状态下可用窗体吗?
  • 如果这是电子邮件窗体,将它仅在内部使用该组织,或将其发送到组织外的其他收件人吗?
  • 如何打开新窗体?

在决定在哪里发布基于文件夹的窗体

创建窗体的主要焦点所在的项目显示在单个文件夹中一个基于文件夹的解决方案时,通常将窗体发布到文件夹本身。当窗体发布到文件夹时,文件夹是一个独立的实体,该窗体是动作菜单上可用。

但是,有情况下,您可能不希望基于文件夹的典型窗体发布到文件夹。如果您在多个文件夹中,使用窗体,每个文件夹始终使用相同版本的窗体,请考虑将窗体发布到组织窗体库或个人窗体库。执行此操作时,没有只有一个已发布的窗体副本并且很方便地更新 (如果需要进行更改。如果您是唯一需要访问此窗体的人,在个人窗体库中发布此表单。如果其他用户需要访问的窗体,并且窗体位于典型基于 Exchange Server 计算机上的公用文件夹,请调查可以将窗体发布到企业窗体库。这种方法的一个潜在缺点是,除非它被发布到的文件夹,否则不会在操作菜单下可用窗体。但是,如果它是文件夹的默认窗体,通常都是这种情况,这不会太多差异因为您或用户可以使用工具栏按钮来打开新的项目。

在决定在哪里发布基于邮件的窗体

如果窗体所基于的电子邮件,它由您,只有几个其他用户为所有用户的个人窗体库中发布此表单。但是,如果要创建基于该窗体的新项目,您可能想要将其发布到您的收件箱中,以便您可以在操作菜单上访问它。如果窗体是由组织内部的许多人,将其发布在企业窗体库中,以便只有一个窗体,以维护副本,并且所有用户有权访问它。这种方法,但是,可以使窗体打开的难度。

注意事项和用于打开窗体的选项

下表描述了用户通常的打开方式取决于存储窗体的 Outlook 窗体:

窗体类型要在何处打开
文件夹的窗体如果您打开包含窗体的文件夹,则窗体是动作菜单上可用。
企业窗体库

-和-

个人窗体库
存储在企业窗体库和个人窗体库中的窗体用于通过使用选择窗体对话框中进行访问。若要访问这些窗体,请在文件菜单上,指向新建,然后单击选择窗体

可以使用下面的方法以使用户更易于访问的窗体。

将"选择窗体"命令添加到工具栏上

Outlook 2007 和 Outlook 2003

若要缩短访问选择窗体命令所需的步骤数,请向工具栏添加命令,以便您可以显示在对话框中单击一次鼠标:
  1. 视图菜单上,指向工具栏,然后单击自定义
  2. 单击自定义对话框中的命令选项卡。
  3. 类别框中,请确保选择了文件
  4. 命令框中,找到选择窗体命令,然后将其拖动到所需的工具栏位置。
  5. 单击关闭

Outlook 2013 和 Outlook 2010 中

若要缩短访问选择窗体命令所需的步骤数,添加到功能区开发人员选项卡,以便您可以显示几个鼠标点击选择窗体对话框中:
  1. Outlook 功能区上,右键单击,然后单击自定义功能区
  2. 主选项卡的列表中,选择开发人员,然后单击确定
在 Outlook 功能区上开发人员选项卡上,您会看到显示选择窗体

通过使用 Visual Basic for Applications 或 COM 加载项中打开的窗体

有关如何使用 Visual Basic for Applications 的工具栏或菜单中打开的窗体的其他信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
290803 OL2002: 如何从工具栏按钮打开窗体

将窗体发布到文件夹

如果窗体发布到个人窗体库或企业窗体库中,您可能需要考虑,使其出现在动作菜单上,将窗体发布到文件夹。但是,如果更新该窗体,则确保该窗体是重新部署,因此您不需要创建 Outlook 窗体缓存的问题。 有关窗体缓存的其他信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
290806 Outlook 2002 的描述窗体缓存

保存到桌面或开始菜单.oft 文件

尽管 Microsoft 通常不建议将.oft 文件保存到桌面或开始菜单,您可以将 Outlook 模板 (.oft) 文件保存到任一位置。通过执行此操作将创建的项目的包含"一次性"的窗体,通常会导致不希望的副作用 (根据窗体以及如何使用它的设计。

有关一次性窗体的其他信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
290657 窗体定义和一次性窗体,Outlook 2002 中的说明
参考
有关可用的资源以及有关 Microsoft Outlook 解决方案的常见问题的解答的其他信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
287530 有关自定义窗体,Outlook 解决方案的常见问题
OfficeKBHowTo OutSol OutSol2002

属性

文章 ID:290802 - 上次审阅时间:03/25/2015 00:00:00 - 修订版本: 1.0

Microsoft Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003

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