Outlook 中的自动存档功能说明

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    Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook for Microsoft 365, Outlook 2010 with Business Contact Manager

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Outlook 邮箱会随着项目的创建而增长，其创建方式与在办公桌上堆积的纸张相同。 在基于纸张的世界中，有时可以随机浏览文档并存储重要但很少使用的文档。 可以根据年龄丢弃不太重要的文档，例如报纸和杂志。

您可以在 Outlook 2003 及更高版本中快速完成相同的过程。 可以通过在“文件”菜单中选择“ 存档 ”，手动将旧项目传输到存储 文件 。 或者，可以使用自动存档功能自动传输旧项目。 当项目达到指定的年龄时，它们将被视为旧项。 使用自动存档功能，可以删除或移动旧项目。 Outlook 可以存档所有类型的项目，但它只能查找电子邮件文件夹中存储的文件，例如 Microsoft Excel 电子表格或附加到电子邮件的 Microsoft Word 文档。 无法存档未存储在电子邮件文件夹中的文件。

自动存档功能包含两步过程。 首先，打开“自动存档”功能。 其次，为要存档的每个文件夹设置自动存档功能的属性。

注意

如果同一 Outlook 配置文件中有多个 Exchange 帐户，则默认的自动存档设置将应用于所有帐户。 若要避免这种情况，请在文件夹级别应用自动存档设置。

在文件夹级别，可以确定要存档的项目及其存档频率。 可以自动存档单个文件夹，也可以为所有文件夹配置默认的自动存档设置。 然后为不想使用默认自动存档设置的单个文件夹配置自动存档设置。 每当启动 Outlook 时，自动存档功能都会自动运行。 Outlook 按日期检查每个文件夹的自动存档属性，并将旧项目移动到存档文件。 将删除移动到“已删除邮件”文件夹的项目。

Outlook 2003 和 Outlook 2007

默认情况下，会设置多个 Outlook 文件夹，并启用自动存档功能。 以下列表是启用了自动存档功能的文件夹，以及每个文件夹的默认过期期限：

  • 日历文件夹 (六个月)
  • 任务文件夹 (六个月)
  • 日记文件夹 (六个月)
  • “已发送邮件”文件夹 (两个月)
  • “已删除邮件”文件夹 (两个月)

“收件箱”、“便笺”、“联系人”和“草稿”文件夹未自动启用自动存档功能。 不能对“联系人”文件夹使用自动存档功能，因为“联系人”文件夹没有存档属性。

Outlook 2010 和更高版本

默认情况下，自动存档功能在 Outlook 2010 及更高版本中处于关闭状态。 默认情况下，Outlook 2003 和 Outlook 2007 中启用了自动存档功能。 如果未在 Outlook 2003 或 Outlook 2007 中禁用自动存档功能并升级到 Outlook 2010 或更高版本，则自动存档功能将保持启用状态。

存档项和导出项之间的差异

存档项目时，只能将项目存档到个人文件夹 (.pst) 文件。 导出项目时，可以将项目导出到许多不同的文件类型，包括 .pst 文件和带分隔符的文本文件。 现有文件夹结构将保留在新的存档文件中。 如果存档的文件夹上方有父文件夹，则会在存档文件中创建父文件夹。 但是，父文件夹中的项目不会存档。 这样，存档文件和邮箱之间就存在相同的文件夹结构。 文件夹在存档后会保留到位，即使它们是空的。 只能存档一种文件类型，即 .pst 文件。

导出项目时，原始项目将复制到导出文件，但不会从当前文件夹中删除它们。

如何打开自动存档功能

对于 Outlook 2010 和更高版本：

  1. 选择“文件”选项卡，然后选择“文件”菜单上的“选项”选项卡。
  2. 选择“高级”选项卡。
  3. 选择“ 自动存档设置”。
  4. 选择“自动存档每个检查”框。 在“ 天 ”框中键入一个数字，以指定自动存档进程的运行频率。
  5. 如果要在项目存档之前收到通知，请选择“自动存档前提示检查”框。
  6. 在 “默认存档文件 ”框中，键入要传输到的存档项的文件名，或选择“ 浏览 ”从列表中选择。
  7. 选择“确定”两次。

对于 Outlook 2007 和 Outlook 2003：

  1. 在 “工具 ”菜单上，选择“ 选项”，然后选择“ 其他 ”选项卡。
  2. 选择“ 自动存档”。
  3. 选择以选中“自动存档每个检查”框，然后通过在“天”框中键入数字来指定自动存档进程的运行频率。
  4. 如果要在项目存档之前收到通知，请选择“自动存档前提示检查”框。
  5. 在 “默认存档文件 ”框中，键入要传输到的存档项的文件名，或选择“ 浏览 ”从列表中选择。
  6. 选择“确定”两次。

启用自动存档功能后，必须为每个文件夹设置自动存档属性。

重要

选择作为默认存档文件的 Outlook Data (.pst) 文件必须位于本地计算机上。 仅在 Outlook 2010 和非常特定的条件下支持使用联网的 .pst 文件。 有关通过网络使用 .pst 文件的限制的详细信息，请参阅 对通过 LAN 和 WAN 链接使用个人文件夹 (.pst) 文件的限制。

如何设置文件夹的自动存档属性

对于 Outlook 2010 和更高版本：

方法 1：

  1. 选择要自动存档的文件夹。
  2. 选择“ 文件夹 ”选项卡，然后选择“ 自动存档设置”。

方法 2：

  1. 右键单击要自动存档的文件夹，然后选择“ 属性”。
  2. 选择“ 自动存档 ”选项卡。
  3. 若要设置此文件夹的自动存档属性，请选择“清除早于检查的项目”框。
  4. 若要指定何时必须将项目自动传输到存档文件，请在“ 月份 ”框中键入数字。
  5. 若要指定要将存档项传输到的文件，请选择“将旧项目移动到”。
  6. 在 “将旧项目移动到 ”框中，键入存档项的文件名。 或者选择“ 浏览 ”以从列表中选择，然后选择“ 确定”。

对于 Outlook 2007 和 Outlook 2003：

  1. 在 “文件夹列表”中，右键单击要自动存档的文件夹，然后选择“ 属性”。
  2. 选择“ 自动存档 ”选项卡。
  3. 若要设置此文件夹的“自动存档”属性，请选择“ 清除早于此文件夹的项目”。
  4. 若要指定何时必须将项目自动传输到存档文件，请在“ 月份 ”框中键入数字。
  5. 若要指定要将存档项传输到的文件，请选择“将旧项目移动到”。
  6. 在 “将旧项目移动到 ”框中，键入存档项的文件名。 或者选择“ 浏览 ”以从列表中选择，然后选择“ 确定”。