在 Microsoft Dynamics GP 的总帐中关闭年份后更改帐户的过帐类型

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本文提供了在 Microsoft Dynamics GP 总帐中关闭年份后帐户的过帐类型更改的问题的解决方案。

适用于： Microsoft Dynamics GP
原始 KB 编号： 864913

症状

过帐类型确定如何在 Microsoft Dynamics GP 中的总帐中处理年终结帐过程中的帐户余额。 资产负债表帐户将前滚到下一年，损益账户将滚入留存收益帐户。

原因

如果在 Microsoft Dynamics GP 中设置总帐帐户时，在“帐户维护”窗口中为帐户选择了不正确的过帐类型，则会出现此问题。 过帐类型有两个选项： 资产负债表 或 损益。

解决方案

对正在使用的 Microsoft Dynamics GP 版本使用以下适当的方法：

Microsoft Dynamics GP 2013 R2 (12.00.1745) 及更高版本

添加了新功能，使你能够自行重新打开已经成功关闭的一年。 使用此新功能，可以重新打开 GL 年份，更改 GL 帐户设置上的过帐类型，然后再次关闭 GL 年份，以便帐户正确关闭。 要执行此操作，请执行以下步骤：

  1. 让所有用户退出所有公司，并创建公司数据库的当前 备份 。

    注意

    如果任何其他用户登录到此 Microsoft Dynamics GP 安装中的任何公司，你将收到一条消息：
    “无法撤消历史年份，因为其他用户已登录到系统。”
    所有用户都需要从所有公司注销。

  2. 依次选择“Microsoft Dynamics GP”、“工具”、“例程”、“财务”，然后选择“年终结算”。

  3. 在“关闭 Year-End”窗口中，选择底部的“ 反向历史年份 ”按钮。

  4. 选择“ 进程 ”以重新打开上一个关闭的历史年份，如“要打开的年份”字段中所示。

  5. 选择“ 继续 ”，验证是否已备份公司数据库。 如果没有，请选择“ 取消 ”，并在继续操作之前备份公司数据库。

    注意

    此过程将以物理方式将所有历史数据从 GL 历史记录表移动到 GL Open Transaction 表，并反转我们提出的所有起始余额条目。 此过程将重新打开 GL 年，就好像它一开始从未关闭过一样。

  6. 重新打开年份后，下一个历史年份将填充窗口，因此你可以根据需要重新打开任意年份重复。 从以前关闭最多的年份开始，历史年份只能按连续顺序重新开放。 在想要重新打开的年份 () 后，请退出这些窗口。

  7. 接下来，选择“ 卡片”，指向“ 财务 ”，然后选择“ 帐户”。 选择所需的 GL 帐户，根据需要将 “过帐类型” 字段更改为 “资产负债表 ”或“ 损益 ”，然后选择“ 保存”。

  8. 编辑完 GL 帐户类型后，选择“ Microsoft Dynamics GP”，指向 “工具”，指向 “例程”，指向“ 财务 ”，然后选择“ 年终结算 ”，然后再次关闭 GL 年份。 根据需要打印/查看年终结束报表。

    注意

    重新打开并重新关闭 GL 年份时，请确保使用的“保留收益”帐户未更改，并且没有清除该年份的历史数据。

  9. 根据需要验证 GL 帐户是否具有初始余额。

问：为什么某些未更改过帐类型的 GL 帐户的起始余额不同？

答：系统允许你回过一个历史年份，并为这些事务创建单独的 BBF 条目。 但是，现在，如果重新打开并重新关闭该年份，这些事务现在将包含在新的 BBF 条目中，就好像在开放年份中进行了密钥一样。 它现在被视为该年份的当年交易，而不是历史年份过帐，并将包含在重新计算的 BBF 条目中。

Microsoft Dynamics GP 2013 SP2、Microsoft Dynamics GP 2010、Microsoft Dynamics GP 10.0 和所有以前的版本

使用以下方法之一来更正下一年的过帐类型。

  • 如果帐户应该是 盈亏 账户，请使用下面的 方法 1 。

  • 如果帐户应该是 资产负债表 帐户，请使用下面的 方法 2 。

注意

在按照本文中的说明操作之前，请确保拥有数据库的完整备份副本，可在出现问题时还原该副本。

方法 1：该帐户应该是盈亏账户

作为资产负债表帐户，此帐户在完成年终结算过程后将有一个初始余额。 若要将帐户更改为损益帐户并反转初始余额，请执行以下步骤：

  1. 在“ 卡片 ”菜单上，指向“ 财务”，然后选择“ 帐户”。 在“帐户维护”窗口中，在“帐户”字段中键入 帐号 。 确保“ 过帐类型” 区域设置为 “资产负债表”，然后选择“ 保存”。 此时，类型必须是“资产负债表”类型，因此我们抵消了结转的余额，并且现在不会影响 RE 帐户。

  2. 使用下列方法之一，具体取决于是注册了多币种还是未注册：

    • 如果在 Microsoft Dynamics GP 中注册了多货币管理，请执行以下步骤：

      1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 Microsoft Dynamics GP 菜单上的“工具”，指向“设置”，指向“财务”，然后选择“多货币”。
      2. 在“维护历史记录”区域中，选择以清除“总帐帐户检查”框。

    • 如果未注册多货币管理，请打开SQL Server Management Studio，然后针对公司数据库运行以下语句：

      UPDATE MC40000 SET MNSUMHST = 0

  3. 更改“总帐设置”窗口中的“ 维护历史记录 ”设置，这样我们就不会保留上一年的实际日记条目，因为我们只想抵消创建的 BBF。 若要更改设置，请执行以下步骤：

    1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 Microsoft Dynamics GP 菜单上的“工具”，指向“设置”，指向“财务”，然后选择“总帐”
    2. 在“维护历史记录”区域中，选择以清除“帐户检查”框和“事务检查”框。

  4. 在“允许”区域中，选中“检查发布到历史记录”框。 我们希望能够使用前一年日期过帐偏移日记条目。 选择“确定”。

  5. 重新打开上一个财政年度的时间段。 若要执行此操作，请执行以下步骤。

    1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 Microsoft Dynamics GP 菜单上的“工具”，指向“设置”，指向“公司”，然后选择“会计期间”。
    2. 在“会计期间设置”窗口中，确保最近关闭年份的“财务期间”处于打开状态。

  6. 输入日记帐条目以抵消不正确的起始余额。 要执行此操作，请执行以下步骤：

    1. 在“ 事务 ”菜单上，指向“ 财务”，然后选择“ 常规”。

    2. 在“事务输入”窗口中，输入一个交易，该交易会反转损益账户的错误起始余额。

    3. 在“ 交易日期” 字段中，输入关闭的会计年度中的日期，例如 12/31/201x。

      例如，如果损益帐户的借方起始余额不正确为 100.00 美元，则创建一个将损益帐户记入 $100.00 的交易，然后借记保留收益帐户 $100.00。

    4. 选择“ 发布”。 (常规发布日记应显示两次列出的条目。第一个用于原始条目，但由于我们的设置，我们不会保留该设置，第二个设置用于将偏移余额的 BBF 条目。)

      注意

      事务仅更新当前年份，因为未启用 “维护历史记录 ”设置。

  7. 将“总帐设置”窗口中的“ 维护历史记录 ”设置更改回原来的状态。 要执行此操作，请执行以下步骤：

    1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 Microsoft Dynamics GP 菜单上的“工具”，指向“设置”，指向“财务”，然后选择“总帐”。
    2. 在“维护历史记录”区域中，选择以选中“帐户检查”框和“事务检查” 框。
    3. 若要将交易过帐到交易历史记录，请选择“允许”下的“过帐到历史记录检查”框。 如果不想将事务过帐到事务历史记录，请选择以清除此检查框。 然后，选择“确定”。

  8. 使用以下方法之一将 Multicurrency 设置更改回原来的状态，具体取决于是否使用多货币：

    • 如果已注册多货币管理，请执行以下步骤：

      1. 在 Microsoft Dynamics GP 的 Microsoft Dynamics GP 菜单上，依次指向“工具”、“设置”和“财务”，然后选择“多货币”。
      2. 在“维护历史记录”区域中，选择以选中“总帐帐户检查”框。

    • 如果未注册多货币管理，请打开SQL Server Management Studio，然后针对公司数据库运行以下语句：

      UPDATE MC40000 SET MNSUMHST = 1

  9. 返回“会计期间”设置并标记为“再次关闭上一年的会计期间”。

  10. 现在，可以验证 GL 帐户的余额为 0.00 美元，然后将帐户的类型更改为“利润和损失”。 为此，请在“ 卡片 ”菜单上指向“ 财务”，然后选择“ 帐户”。 在“帐户维护”窗口中，在“帐户”字段中键入 帐号 。 在 “过帐类型” 区域中，选择“ 利润和损失”，然后选择“ 保存”。

方法 2：该帐户应该是资产负债表帐户

作为盈亏账户，在完成年终结算过程后，此帐户将没有初始余额。 若要将帐户更改为资产负债表帐户并创建起始余额，请执行以下步骤：

  1. 在“ 卡片 ”菜单上，指向“ 财务”，然后选择“ 帐户”。 在“帐户维护”窗口中，在“帐户”字段中键入 帐号 。 在“ 过帐类型” 区域中，选择“ 资产负债表”，然后选择“ 保存”。 选择 “资产负债表 ”，以便在本部分后面的步骤 6 中所做的更正条目将正确更新当前年份的起始余额。

  2. 根据是否使用多币种，使用以下方法之一：

    • 如果在 Microsoft Dynamics GP 中注册了多货币管理，请执行以下步骤：

      1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 Microsoft Dynamics GP 菜单上的“工具”，指向“设置”，指向“财务”，然后选择“多货币”。
      2. 在“维护历史记录”区域中，选择以清除“总帐帐户检查”框。

    • 如果未注册多货币管理，请打开SQL Server Management Studio，然后针对公司数据库运行以下语句：

      UPDATE MC40000 SET MNSUMHST = 0

  3. 使用以下步骤更改“总帐设置”窗口中的“ 维护历史记录 ”设置：

    1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 Microsoft Dynamics GP 菜单上的“工具”，指向“设置”，指向“财务”，然后选择“总帐”。
    2. 在“维护历史记录”区域中，选择以清除“帐户检查”框和“事务检查”框。

  4. 在“允许”区域中，选中“检查发布到历史记录”框，然后选择“确定”。

  5. 验证会计期间是否开放，以便可以过帐到上一年。 若要执行此操作，请执行以下步骤。

    1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 Microsoft Dynamics GP 菜单上的“工具”，指向“设置”，指向“公司”，然后选择“会计期间”。
    2. 在“会计期间设置”窗口中，确保最近关闭年份的“财务期间”处于打开状态。

  6. 输入日记条目，为帐户创建起始余额。 要执行此操作，请执行以下步骤：

    1. 在“ 事务 ”菜单上，指向“ 财务”，然后选择“ 常规”。

    2. 在“事务条目”窗口中，输入创建资产负债表帐户的正确起始余额的事务。

    3. 在“ 交易日期” 字段中，输入结束的会计年度中的日期。

      例如，如果资产负债表帐户的借方起始余额应为 100.00 美元，则创建一个交易，将保留收益帐户记入 100.00 美元，并将资产负债表帐户借记为 100.00 美元。

    4. 选择“ 发布”。

      注意

      事务仅更新当前年份，因为未启用 “维护历史记录 ”设置。

  7. 将“总帐设置”窗口中的“维护历史记录”设置更改回原来的状态。 要执行此操作，请执行以下步骤：

    1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 Microsoft Dynamics GP 菜单上的“工具”，指向“设置”，指向“财务”，然后选择“总帐”。
    2. 在“维护历史记录”区域中，选择“帐户检查”框和“事务检查” 框。
    3. 若要将交易过帐到交易历史记录，请选择“允许”下的“过帐到历史记录检查”框。 如果不想将事务过帐到事务历史记录，请选择以清除此检查框。 然后，选择“确定”。

  8. 返回会计期间设置并标记为再次关闭上一年的会计期间

  9. 使用以下方法之一将多货币设置更改回原来的状态，具体取决于是使用多货币还是不使用：

    • 如果已注册多货币管理，请执行以下步骤：

      1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 Microsoft Dynamics GP 菜单上的“工具”，指向“设置”，指向“财务”，然后选择“多货币”。
      2. 在“维护历史记录”区域中，选择“总帐帐户检查”框。

    • 如果未注册多货币管理，请打开SQL Server Management Studio，然后针对公司数据库运行以下语句：

      UPDATE MC40000 SET MNSUMHST = 1