Microsoft Dynamics GP 中固定资产管理模块的年终结算程序

项目
03/20/2024

本文档概述了 Microsoft Dynamics 中固定资产管理的建议年终结算过程。

适用于： Microsoft Dynamics GP
原始 KB 编号： 865653

摘要

注意

在按照本文中的说明操作之前，请确保拥有数据库的完整备份副本，可在出现问题时还原该副本。

本文包含完成这些过程必须遵循的步骤清单。以下部分包含有关每个步骤的详细信息。一系列常见问题解答 (常见问题解答) 遵循过程说明。

简介

在执行以下任何过程之前，请阅读本文档。如有任何问题，请联系 Microsoft Dynamics 技术支持。

年终清单

若要执行此操作，请执行以下步骤：

步骤 1：在 Microsoft Dynamics GP 中执行应付账款管理的所有年终结帐过程

首先关闭应付账款管理。此操作可确保所有未完成的固定资产交易都资本化。有关关闭应付账款管理的详细信息，请参阅 Microsoft Dynamics GP 中应付账款管理模块的 KB 年终结帐过程。

步骤 2：输入当前会计年度的所有固定资产交易

发布当前财政年度的所有新增内容、更改、转移和停用。

注意

转移和撤消停用交易不应在历史年份进行。

步骤 3：在当前会计年度的最后一天折旧所有资产

在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 Microsoft Dynamics GP 菜单上的“工具”，指向“例程”，指向“固定资产”，然后选择“弃用”。
在 “折旧目标日期 ”框中，键入当前会计年度的最后一个日期。
若要插入所有固定资产账簿，请选择“ 全部”。
选择“ 弃用”。

注意

在当前 FA 财政年度的最后一天贬值所有资产非常重要。如果所有资产在处理年终之前未在当前 FA 会计年度的最后一天贬值，则折旧金额将不正确。有关详细信息，请参阅下面的常见问题解答部分中的 Q3 和 A3。

步骤 4：执行 GL 过帐 (GL 接口) 流程 (此步骤是可选的。)

在 Microsoft Dynamics GP 中，指向“Microsoft Dynamics GP”菜单上的“工具”，指向“例程”，指向“固定资产”，然后选择“GL 过帐”。
在“ 开始周期 ”框中，键入 2024-012。

注意

2024-012 占位符表示 2024 财年的第 12 个周期。如果不是在日历会计年度上运行，或者超过 12 个时间段，则键入的时间段会有所不同。
在“ 结束期间 ”框中，键入 2024-012。
在“ 交易日期 ”框中，键入当前会计年度的最后一个日期，或键入需要过帐以影响总帐的日期。
选择继续。
收到一条消息，指出正在创建批号时，请选择“ 继续”。
在“报表目标”窗口中，选择“打印机检查”框，然后选择“确定”。

步骤 5：运行要作为年终财务记录一部分保留的任何年终报表

前一个会计年度的本年度至今折旧金额不保留在固定资产管理中。因此，在关闭年份之前，必须打印包含此信息的任何报表。

有一些报表可用于固定资产。建议打印以下报表：

年度活动

若要打印年度活动报表，请在“报表”菜单上指向“固定资产”，然后选择“活动”。
增加

若要打印“添加”报表，请在“报表”菜单上指向“固定资产”，然后选择“事务”。
退休

若要打印“停用”报表，请指向“报表”菜单上的“固定资产”，选择“事务”，然后在“报表”列表中选择“停用”。
转移

若要打印“转移”报表，请指向“报表”菜单上的“固定资产”，选择“事务”，然后在“报表”列表中选择“转移”。
折旧账本

若要打印折旧账本报表，请在“报表”菜单上指向“固定资产”，选择“折旧”，然后在“报表”列表中选择“折旧账本”。
属性账本

若要打印“属性账本”报表，请指向“报表”菜单上的“固定资产”，选择“库存”，然后在“报表”列表中选择“属性账本”。
固定资产到总帐对帐

若要打印“固定资产到总帐对帐”报表，请在“报表”菜单上指向“固定资产”，选择“活动”，然后在“报表”列表中选择“固定资产到总帐对帐”。

如果有多个固定资产簿，建议同时打印以下报表：

书到书对帐

若要打印“书籍到书籍对帐”报表，请在“报表”菜单上指向“固定资产”，然后选择“比较”。
书籍与书籍的 YTD 折旧比较

若要打印“书籍到书籍的 YTD 比较报表”，请指向“报表”菜单上的“固定资产”，选择“比较”，然后在“报表”列表中选择“书籍到书籍的 YTD 折旧比较”。

步骤 6：确保正确生成固定资产日历 (此步骤是可选的。)

在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 Microsoft Dynamics GP 菜单上的“工具”，指向“设置”，指向“固定资产”，然后选择“日历”。
选择日历，然后选择 “验证”。当系统提示验证时间段时，请选择“ 确定”。
在“报表目标”窗口中，选择“ 屏幕”，然后选择“ 确定”。

步骤 7：验证是否已针对所有会计年度正确设置季度

在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 Microsoft Dynamics GP 菜单上的“工具”，指向“设置”，指向“固定资产”，然后选择“季度”。
确保以下框不为空：
- "开始日期"
- 日期中
- "结束日期"
注意

每个季度都必须存在这些框。如果任何框为空，请在该框中键入相应的日期。

步骤 8：创建备份

此备份应与年终文档的其余部分一起存储在场外。此备份可让你永久记录公司年底的财务状况。此外，如果需要，以后可以还原此备份。进行备份可确保在年终关闭过程中发生电源波动或其他问题时可以快速恢复。

若要在 Microsoft Dynamics GP 中创建备份，请执行以下步骤：

在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 Microsoft Dynamics GP 菜单上的“维护”，然后选择“备份”。
在“ 公司名称” 列表中，选择公司名称。
如果必须更改备份的路径，然后选择“ 确定”。

步骤 9：做好固定资产年终结算例程

在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 Microsoft Dynamics GP 菜单上的“工具”，指向“例程”，指向“固定资产”，然后选择“年结束”。
验证为每本书显示的会计年度是否为当前会计年度。 (当前会计年度是即将结束的年份。)

注意

如果为书籍显示的会计年度不是当前会计年度，请参阅常见问题 (常见问题解答) 部分中的问题 1。
选择要关闭的书籍 () ，然后选择“ 插入”。重复此步骤，直到插入要关闭的所有书籍。
选择“ 继续 ”以启动该过程。选择“ 继续 ”以确认。
系统会提示确认资产已贬值到最后一天或当前 FA 年份。如果没有，请确保在此处选择 “否 ”，并在继续关闭年份之前执行此操作。如果有，请选择“ 是”。

注意

在 Microsoft Dynamics GP 2013 和早期版本的固定资产年终结算例程期间不会生成报告。对于 Microsoft Dynamics GP 2015 及更高版本，可以选择打印固定资产 Year-End 关闭报表。此报表将按账簿提供受年终结算流程影响的所有资产的列表，以及这些资产的状态。

注意

Microsoft Dynamics 在年终结算例程中执行以下过程：

在“资产常规信息”窗口中，“ 数量” 字段复制到“展开 数量”窗口的“开始 数量”字段。
在“展开上次维护”窗口中，清除了 YTD 维护 量。
在“资产簿”窗口中，已清除 “YTD 折旧金额 ”。
将执行以下过程：
- “ 成本基础 ”域将复制到“ 开始年份成本 ”字段。
- “ LTD 折旧” 字段将复制到 “开始保留” 字段。
- “ Salvage 值” 字段将复制到 “开始打捞 ”字段。
在“书籍设置”窗口中，“ 当前会计年度” 字段增加了一个。

常见问题 (FAQ)

问题 1：在“资产年度结束”窗口中为我的书籍显示的会计年度不是我想关闭的年份。我关闭了去年显示的年份，而我还没有关闭当年。我该怎么办？

A1：请参阅问题 4 的解答。

问题 2：我已关闭 Microsoft Dynamics GP 中的总帐，现在我意识到我尚未关闭固定资产管理。此时是否可以执行固定资产年终结算例程？

A2：建议在关闭所有附属模块后，最后关闭总帐。但是，固定资产管理可以在总帐关闭后关闭。可以执行 GL 过帐 (GL 接口) 流程，然后将交易或交易过帐到总帐中的已关闭年份或历史年份。有关 GL 过帐 (GL 接口) 流程的详细信息，请参阅年终清单部分中的步骤 4。

若要将交易过帐到总帐中的历史年份，请确保在“总帐设置”窗口中选择了以下选项：

允许发布到历史记录
维护历史记录帐户
维护历史记录事务

注意

若要访问 Microsoft Dynamics GP 中的“总帐设置”窗口，请指向“Microsoft Dynamics GP”菜单上的“工具”，指向“设置”，指向“财务”，然后选择“总帐”。

已发布的交易将更新历史年份，并将作为开始余额滚动到开放年份。如果交易中包含任何费用帐户或任何收入帐户，则它们将自动关闭“保留收益”帐户。

问题 3：我在固定资产管理中运行了年终例程，然后在新的一年里运行了折旧。我看到折旧被高估了，并且某些资产在“账面净值”字段中有负数。为什么系统计算这么多折旧？

答3：如果满足以下条件，则会出现此问题：

这一年已经结束。
资产在会计年度的最后一天没有贬值。请考虑下面的示例：
会计年度是) 年 1 月 1 日至 12 月 31 日 (日历年。
资产在12月28日结束时贬值。在此示例中，下次运行折旧时折旧将不正确。完成年终结算例程时，系统不会重新计算年费率。因此，在前几天，固定资产在前一年的折旧 (12月29日至12月31日) 。折旧率是当前每个资产的年率。此外，如果有资产接近其原始生命周期结束，则 “净账面价值 ”字段可能会变为负值。

此问题有两种解决方法：

建议的解决方法：

从备份还原数据，在一年的最后一天运行折旧，然后执行年终结帐过程。
替代解决方法：

重置所有资产的生存期。

注意

如果曾为 “YTD 折旧” 字段或 “LTD 折旧 ”字段输入过资产上的金额，则重置资产的生存期将更改这些金额，结果可能有所不同。如果通过重置资产的生存期来更改 “YTD 折旧 ”字段或 “LTD 折旧” 字段，则会导致固定资产管理和总帐之间的不一致。必须解释这些不一致之处。

问题 4：我手动将“书籍设置”窗口中的“当前会计年度”字段更改为下一年，而不是完成固定资产管理的年终例程。我是否必须返回并运行年终结算例程，或者是否可以在新的一年里继续处理固定资产管理中的活动？

A4：如果新年未运行任何活动（如添加、更改、转移、停用或折旧），则可以将“书籍设置”窗口中的 “当前会计年度” 字段更改回上一年，然后可以处理年终结算例程。

如果任何活动（如添加、更改、转移、停用或折旧）已在新年运行，请从备份还原数据，然后继续执行年终结算例程。

无论哪种情况，都必须运行年终结算例程。如果未完成年终结算例程，则 “YTD 折旧” 字段中的金额将在包含已停用或已完全贬值的上一年的资产的任何报表上高报。如果未完成年终结算例程，则不会清除 “YTD 折旧” 字段中的金额。不会将 “YTD 折旧” 字段中的金额归零。因此，这些金额将错误地包含在新年的报告中。