Year-End Microsoft Dynamics GP 中的库存控制中的关闭过程

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03/22/2024

本文在 Microsoft Dynamics GP 中的库存控制中讨论如何关闭年份以及如何为新的会计年度准备库存记录。

适用于： Microsoft Dynamics GP
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库存年终结算程序

按照以下步骤关闭年份，并为新的会计年度准备库存记录。关闭一年会将所有汇总的当年数量 (成本和销售金额) 转移到你一直保留汇总销售历史记录的项的交易历史记录。每个项目的“已售数量”字段设置为零。这些步骤还会将每个项目的“起始数量”字段中的金额更新为每个站点的“手头数量”字段。

步骤 1：过帐当年的所有交易

请确保已输入当前年度的所有开票交易、销售订单处理交易和库存交易，然后在关闭年份之前过帐。这是真的，以便历史信息是准确的，你即将结束的年份，并准确说明新的一年至今的金额。如果要在结束年份之前输入未来期间交易，请创建一个包含新交易的新批。但是，在关闭年份之前，不要发布批处理。

步骤 2：核对库存数量

使用“协调库存数量”窗口协调所有项的数量，以确保库存控制数据在一年内不会损坏。若要打开“协调库存数量”窗口，请执行以下步骤：

在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 Microsoft Dynamics GP 菜单上的“工具”，指向“实用工具”，指向“清单”，然后选择“协调”。

如果在对帐过程中发现任何差异，将调整数量。如果进行了调整，它们将反映在协调报表中。此外，还包括为调整后的项添加的任何序列号和批号。如果要更改这些序列号和批号，可以使用“项事务输入”窗口。输入减少调整交易以删除现有序列号和现有批号。然后，输入增加调整交易以输入正确的序列号和正确的批号。若要打开“项事务条目”窗口，请在“事务”菜单上指向“库存”，然后选择“事务项”。

步骤 3：完成物理库存计数，然后过帐任何调整

使用“库存日历维护”窗口设置并维护有关何时可以执行股票计数以及当系统计算特定项目-站点组合的下一个股票计数的建议日期时，将计算哪些天数的信息。若要打开“库存日历维护”窗口，请执行以下步骤：
- 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向“Microsoft Dynamics GP”菜单上的“工具”，指向“设置”，指向“库存”，然后选择“库存日历”。
如果要为多个项目分配一个库存盘点频率，则可以使用“库存计数周期分配”窗口。若要打开“库存盘点周期分配”窗口，请指向“卡片”菜单上的“库存”，然后选择“盘点周期分配”。
创建股票计数计划。库存计数计划是特定站点上将在特定计数期间进行计数的特定项的列表。启动库存盘点计划时，将捕获库存盘点计划中每一行的手头数量。稍后，会将实际计数数量与捕获的值进行比较，以创建默认方差事务。在此过程中，可以打印股票计数表单。若要打开“库存计数计划”窗口，请在“交易”菜单上指向“库存”，然后选择“库存计数计划”。
使用“股票计数输入”窗口可输入有关股票计数结果的信息。处理股票计数时，将创建差异交易。如果选中“自动过帐股票计数差异检查”框，交易也将过帐。若要打开“库存计数条目”窗口，请在“交易”菜单上指向“库存”，然后选择“库存计数条目”。可以手动创建调整条目，而不是执行步骤 3。为此，请使用“库存活动报告”窗口打印物理库存清单，然后对库存项进行物理计数，以验证手头数量是否适用于所有项。若要打开“清单活动报告”窗口，请指向“报表”菜单上的“清单”，然后选择“活动”。

如果有任何差异，请在“项事务条目”窗口中输入必要的调整，然后过帐交易。若要打开“项事务条目”窗口，请在“事务”菜单上指向“库存”，然后选择“事务项”。

步骤 4：打印其他报表

打印规划或永久记录所需的任何其他报表。建议的报告如下所示：

库存状态报告
购买收据报表
营业额报告
事务历史记录报告
序列号列表
批号列表

若要访问“报表”面板，请指向“报表”菜单上的“清单”。使用“清单报表”面板中的选项打印这些报表。如果计划在年终结算过程中删除已售出的购买收据，建议打印“购买收据报告”以查看将删除的收据。

步骤 5：进行备份

备份所有公司数据！
这是真的，这样，如果电源波动或其他问题在年终关闭过程中发生，您将能够快速恢复。

步骤 6：关闭年份

为此，请在“Microsoft Dynamics GP”菜单中选择“工具”，指向“例程”，指向“库存”，然后选择“年终结算”。

结束一年，执行以下任务：

将所有汇总的当年数量 (成本和销售金额) 转移到你一直保留汇总销售历史记录的项的交易历史记录。
汇报项目“起始数量”字段中的金额到每个站点的“手头数量”字段。某些报表（例如“营业额报表”）使用“起始数量”字段中的金额进行报表计算。
将每个站点的“项数量维护”窗口中的“已售数量”字段归零。
删除已销售商品的购买收据和成本更改历史记录。
从已售出的项记录中删除任何已停用的项。
从批号项的记录中删除任何批属性（如果已售出）。
如果使用 FIFO 定期方法或 LIFO 定期评估方法，汇报每个项的标准成本与当前成本。
使用“库存 Year-End 关闭”窗口关闭年份。

可以选择以下选项：

删除：已停止使用的项目

如果选择“停产项检查”框，则所有余额为零的已停产项 (即，在年终结算过程中，不会从所有 IV 表中删除任何数量) 。可以使用“项维护”窗口将项指定为已停产。 ) 的工具包组件除外，并且没有未发布交易的已停产商品，其数量为零 (将从库存模块中删除。如果使用服务调用管理模块，请确定任何未发布的服务文档上是否存在任何停止使用的项目。如果任何未发布的服务文档中存在已停止使用的项目，则必须在继续之前发布文档。 “销售订单处理”报表、“开票”报表或“采购订单处理”报表和查询仍能够显示有关这些停产项的信息。但是，无法对“项编号”执行查找，因为它已从 Item Master 表中删除。如果要打印报表或查询已停产的项，则必须在“项编号”范围内包含该项。

注意

如果选择此选项，将删除已停用的项。此外，还将删除项的所有库存历史记录。无法深入了解这些项的库存历史记录。
删除：[日期]之前的已售收据和成本更改历史记录

如果选择“已售收据检查”框，将删除其接收数量和销售数量相等的所有已售收据。 (记录将从标记为已售 [RCPTSOLD=1] 的IV10200中删除，并从IV10201 [IV10201 链接）中删除相应的记录。RCTSEQNM = IV10200。SRCRCTSEQNM].) 这是一个可选步骤，它可能不是每年年底执行的过程。当通过开票返回项目时，这些值可能会有所帮助。因此，你可能不希望从文件中删除购买收据。

在 Microsoft Dynamics GP 中，删除：销售收据和成本更改历史记录之前。选中“销售收据和成本更改历史记录之前检查框可删除所有已售购买收据和历史成本更改，这些商品使用”永久平均“、”最后一次“、”先出 (LIFO) 永久“或”先入先出 (FIFO) 定期估值方法“，然后输入日期。将删除已售收据、销售数量详细信息和历史成本更改以及输入日期之前的日期。
删除：已售批次属性

如果选择“已售批数属性检查”框，则将删除已售批号的值。例如，如果已售出已分配红色值的所有批编号项，则可以删除批次属性 Color 的值红色。
更新：项目的标准成本

如果选择“项的标准成本检查”框，则已分配 FIFO 定期评估方法或 LIFO 定期评估方法的任何项目的“标准成本”将自动调整，以反映每个项目的当前成本或您最近为该项目支付的金额。如果已注册“制造”模块，则无法选中“项的标准成本检查”框。

注意

如果选择在标准成本项的库存 Year-End 结算过程中更新项目的标准成本，则必须将 标准成本重估帐户 填充在下面列出的两个位置之一中，才能完成 Year-End 关闭过程。如果未填充帐户，则异常报告将打印出需要填充的项目列表，然后才能处理年终结算。
1. 卡 > 每个定期项的库存 > 项 > 帐户 ()
2. Microsoft Dynamics GP >设置>过帐>过帐帐户>库存系列的工具>。

选择所需的所有选项后，选择“ 处理 ”以启动年终结算流程。当年份结束时，你将无法过帐、对帐数量、更改评估方法或更改项目的小数位数。

步骤 7：关闭库存系列的会计周期 (可选)

可以使用“会计周期设置”窗口关闭该年度仍然开放的会计周期。若要打开“会计期间设置”窗口，请执行以下步骤：

在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 Microsoft Dynamics GP 菜单上的“工具”，指向“设置”，指向“公司”，然后选择“会计期间”。它可以防止交易意外地过帐到错误的时间段或年份。

在结束会计期间之前，请确保已过帐所有模块的期间和年份的所有交易。如果以后必须将交易过帐到已关闭的会计周期，则必须返回到“会计周期设置”窗口以重新打开该期间，然后才能过帐交易。

步骤 8：进行最终备份

对公司数据文件进行最终备份，并将其保存在安全的永久存储中。它可为你提供在关闭当年时公司财务状况的永久记录。

库存年终结算提示

必须在新年的任何交易过帐之前完成年终结算。
可以选择“已停产商品检查”框、“已售收据检查”框或“已售批次属性检查” 框。如果选择这些检查框，则会在年终结算过程中删除所有余额为零的项目、已售收据和已售批次属性。
如果选择“更新项的标准成本检查”框，则已分配 FIFO 定期评估方法或 LIFO 定期评估方法的任何项目的标准成本将自动调整，以反映每个项目的当前成本。当前成本是最近为项支付的金额。
库存没有年终结算报表。

库存年终常见问题

问题 1：使用平均永久估值方法时，如何在全年和年终结算过程中更新项目的平均成本？

A1：如果使用“永久平均”估值方法，则将对每个项目的所有收据进行平均计算，以确定平均成本。年终结算过程不会更改平均成本。但是，它将删除已售出的购买收据。下次输入收据时，将使用库存购买收据文件中的收据重新计算平均成本。

注意

对 Microsoft Dynamics GP 9.0 中仍适用的平均成本计算进行了增强。有关平均成本计算的详细信息，请参阅 Microsoft Dynamics GP 中对平均成本计算的增强功能

问题 2：如果使用定期估值方法，是否可以全年使用库存 Year-End 结算窗口来更新项目的标准成本？

答2：我们不建议这样做，因为“开始数量”字段在年终结算过程中会更新。这会使该字段在营业额报表等报表上不正确。此外，所有汇总销售历史记录信息都会错误地移动到下一年。

问题 3：在大平原进行年末清点收盘有什么效果？

A3：此模块的年终结束是可选的。

总之，在年终结束期间更新的字段用于数量摘要的报表中。如果这些字段不重要，则可以决定不运行年终结束。

库存年终结算将汇总历史记录信息从当年移动到去年， (如卡片/库存/历史记录) 所示，并清零当前年度信息。

建议在新一年过帐销售和购买交易之前关闭库存模块，因为如果这样做，项的历史记录编号不会准确 (如卡片/库存/历史记录.) 此外，库存营业额报告可能不准确，因为当年的物料起始数量将不准确。为了说明，假设你在 2019 年售出了 100 件商品。然后，你在 2020 年又卖出了 10 件商品。你在 2020 年过帐这两个库存交易，然后才对库存进行 2019 年年终结算，因此 2020 年销售的数量将达到 110 个。执行 2019 年结束结算后，2020 年 (当年) 销售数量的值为 0 而不是 10,2019 (去年) 销售数量显示 110。

清单中具有日历或会计年度特定视图的摘要窗口区分日期。库存年度结束过程不区分日期。