Microsoft Dynamics GP 中总账的年终结帐过程

本文概述了 Microsoft Dynamics GP 的建议年终结算过程。 本文包含过程中的步骤清单、每个步骤的详细信息以及一系列常见问题。

适用于: Microsoft Dynamics GP
原始 KB 编号: 888003

摘要

在执行任何步骤之前,请阅读本文,并确保拥有公司和 Dynamics 数据库的当前备份。 有关总帐年终结帐过程的技术支持的信息,Microsoft 合作伙伴可以访问Microsoft 支持部门业务以打开支持事件。

注意

在年终结束例程中,将移动的所有记录在移动到GL30000表之前都放在临时表中。 必须具有与GL20000表大小相等的可用磁盘空间才能执行例程。

年终结核对清单

  1. 完成其他模块的过帐过程和结束过程。

    注意

    仅当总帐与其他模块集成时,才需要执行此步骤。

  2. 在总帐中过帐最终调整条目。

  3. 打印帐户列表以验证每个帐户的过帐类型。

  4. 关闭会计年度的最后一个周期。

    注意

    此为可选步骤。

  5. 可选:对财务系列模块组执行文件维护。

  6. 验证“总帐设置”窗口中的设置。

  7. 进行备份。

  8. 打印最终的详细试用余额报表。

  9. 打印年终财务报表。

  10. 设置新的会计年度。

  11. 关闭会计年度。

  12. 关闭所有系列的所有财政周期。

    注意

    此为可选步骤。

  13. 调整新年的预算数字,然后打印财务报表。

  14. 进行备份。

步骤 1:完成其他模块的过帐过程和结束过程。 (请参阅下面的建议顺序。)

仅当总帐与其他模块集成时,才执行此步骤。 如果总帐未与其他模块集成,请跳过此步骤。

  1. 在除总帐之外的所有模块中过帐最终事务。

  2. 完成除总帐以外的所有模块的月末过程和季度末过程。

  3. 按以下顺序完成每个模块的年终结算过程:

    1. 清单

      有关详细信息,请参阅 Microsoft Dynamics GP 中的库存控制中的年终结算过程

    2. 应收账款管理

      有关详细信息,请参阅 Microsoft Dynamics GP 中应收账款管理的年终结算过程

    3. 应付账款管理

      有关详细信息,请参阅 Microsoft Dynamics GP 中应付账款管理模块的年终结帐过程

    4. 固定资产管理

      有关详细信息,请参阅 Microsoft Dynamics GP 中固定资产管理模块的年终结算过程

    5. 分析会计

      添加了用于合并分析会计 (回到 GP 10.0 SP2) 中的维度余额的功能。 查看 Microsoft Dynamics GP 中分析会计的年终结算过程 ,以确保你已正确标记了要在年终过程中合并的维度。 (因此 AA 维度代码链接到余额前移条目。)

      注意

      分析会计模块中没有单独的年终流程需要运行。 当为总账运行年终结算流程时,它会自动合并余额,并在分析会计中移动正确标记 (维度的交易,以将 AA 代码链接到 AA 表 [而不是 GL 表] ) 中的 BBF 条目。

      有关详细信息,请参阅 Microsoft Dynamics GP 中分析会计的年终结算过程

步骤 2:在总帐中过帐最终调整条目

调整项包括更正记录事务时发生的错误的所有条目。 调整条目还包括用于将收入或支出分配给收入或产生费用的时间段的日记帐条目。

如果必须进行任何调整条目,以便为即将结束的年份提供收入、支出或折旧,请使用“交易项”窗口或“快速日记输入”窗口在总帐中调整条目。

如果必须跟踪与其他会计周期分开的初始调整条目或过帐审核条目,则可以在总帐中设置审核期。 此功能可单独跟踪在关闭年份后进行的调整条目。 有关如何创建审核周期的详细信息,请参阅 如何在 Microsoft Dynamics GP 中的总帐中设置调整期

注意

如果使用结算期并协调,则交易将全部移动到具有开始日期的第一个周期。

步骤 3:打印帐户列表以验证每个帐户的过帐类型

过帐类型确定帐户是否关闭到保留收益帐户,或者帐户是否将余额前推到下一个会计年度。 如果帐户余额将在年底结出,则必须将过帐类型设置为 “资产负债表”。 如果帐户余额将在年底关闭为保留收益帐户,则过帐类型必须设置为 “损益”。 如果必须更改帐户的过帐类型,请使用“帐户维护”窗口。

按照以下步骤打印帐户列表:

  1. 在“ 报表 ”菜单上,指向“ 财务”,然后选择“ 帐户”。

  2. “报表 ”列表中,选择“ 所有帐户”,然后选择“ 新建”。

  3. “选项 ”框中,键入所有帐户。

  4. 选中“非活动帐户检查”框。

    注意

    年终结算过程旨在删除没有当前年份活动的非活动总帐帐户。 有关详细信息,请参阅 常见问题 部分中的 Q17。

  5. 选择“ 目标 ”以指定报表目标,然后选择“ 确定”。

  6. 选择“ 打印”。

步骤 4: (可选) 关闭会计年度的最后一个周期

在“工具”下关闭会计年度的最后一个周期 (| 设置 | 公司 |会计期间) ,以防止用户在关闭前一年并滚动余额时过帐到上一年。

可以使用“会计周期设置”窗口关闭该年度仍开放的所有会计周期。 它可以防止将交易过帐到错误的时间段或错误的年份。

注意

在关闭会计期间之前,请确保为所有模块过帐期间和年份的所有交易。 稍后,如果必须将交易过帐到已关闭的会计期间,则必须返回到“会计期间设置”窗口才能重新打开该期间。

步骤 5: (可选) 对财务系列模块组执行文件维护

对财务系列模块组运行检查链接过程。 (为此,请选择“Microsoft Dynamics GP>维护>检查”链接>“”财务系列”。请注意,检查链接无法撤消,因此应始终首先在测试公司中运行它,然后查看报告,以确保你同意它所做的所有更改,并且没有任何意外。)

步骤 6:验证“总帐设置”窗口中的设置

如果要保留历史记录,必须在“总帐设置”窗口的“维护历史记录”区域中选择“帐户检查”框和“事务检查”框。 通过帐户历史记录,可以从历史信息中打印财务报表和计算预算。 使用交易历史记录,可以打印详细的历史试用余额。 事务历史记录还允许查看事务详细信息。 如果选择了这些检查框,则会在年终结算例程期间更新帐户历史记录和交易历史记录。

步骤 7:进行备份

备份所有公司数据,然后将备份置于安全的永久存储中。 备份会提供公司年底财务状况的永久记录。 然后,如果需要,稍后可以还原备份。

步骤 8:打印最终的详细试用余额报表

使用“试用余额报告”窗口打印年终详细试用余额报表。

注意

建议在打印详细试用余额报表之前,先过帐所有模块的期间和年份的所有交易。 如果稍后发布其他交易,建议打印新的详细试用余额报表。

步骤 9:打印年终财务报表

打印所需的任何年终财务报表。 最常见的财务报表包括以下报表:

  • 资产负债表
  • 损益表
  • 现金流量表
  • 留存收益报表

步骤 10:设置新的会计年度

在可以执行年终结算例程之前,必须使用 Microsoft Dynamics GP>Tools> SetupCompany>Fiscal Periods.) 下的“会计期间设置>”窗口 (设置下一个会计年度。

步骤 11:关闭年份

若要结束会计年度,请执行以下步骤:

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中,选择“ Microsoft Dynamics GP>工具>例程>财务>年终结算”。

  2. 在“ 保留收益帐户 ”框中指定一个帐户。

    在“保留收益帐户”框中指定的帐户是关闭当年损益账户的帐户。 默认帐户是在 Microsoft Dynamics GP>Tools> SetupFinancial>General Ledger.) 下的“总帐设置>”窗口中 (指定的帐户。

    所有本年度收益或本年度亏损将转移到您在 “保留收益帐户 ”框中指定的帐户。 如果要将当年的留存收益分配给多个帐户,可以指定一个分配帐户,将留存收益金额分配给相应的帐户。 例如,可以设置一个分配帐户,以在业务中的多个部门之间分配收益。

    或者,可以将当年的利润或亏损转移到包含特定帐户细分的帐户。 此过程称为关闭部门保留收益帐户。 有关详细信息,请参阅 如何在 Microsoft Dynamics GP 中的总帐中使用部门保留收益帐户

    有关如何关闭部门保留收益帐户的详细信息,请参阅 常见问题解答 部分。

  3. 在“开始日记条目”框中,指定要用作下一个会计年度第一个日记条目编号的数字

    可以接受默认数字。 默认数字是当前年度发布的最高日记帐条目编号的一倍。 或者,可以指定一个新数字。 指定的日记帐条目编号用作 Year-End“关闭”报表的日记条目号。

  4. 若要启动例程,请选择“ 关闭年份”。

    重要

    选择 “关闭年份 一次”。 如果选择多个时间,则在此过程中将关闭一年多。 此外,如果进度窗口显示为 50% 停止,请不要重启例程。 只要硬盘正在处理,就让该过程继续。

如果要维护帐户历史记录,则年终结算例程会将会计科目表中每个帐户的所有当前年度信息传输到帐户历史记录。 如果要维护交易历史记录,则年终结算例程还会将会计科目表中每个帐户的所有当前年度信息传输到交易历史记录。 然后,该过程为新的会计年度准备会计系统。 除了将当年数字转移到交易历史记录和帐户历史记录之外,年终结算例程还执行以下步骤:

  • 年终结算例程协调和汇总了全年累积的总账余额。
  • 如果帐户符合删除过帐帐户的条件,则年终结算例程会删除标记为非活动状态的帐户。 如果设置为预算帐户的非活动帐户,也可以删除当年没有活动的非活动帐户。 即使过去几年的预算金额与这些帐户相关联,也可以删除这些帐户。
  • 年终结算例程将所有损益账户余额转移到留存收益账户。
  • 年终结算例程汇总资产负债表科目,并将余额提前作为新会计年度帐户的起始余额。
  • 年终结算例程打印 Year-End 结报表。

完成年终结算例程后,将打印 Year-End 结束报表。 此报表列出了已关闭的帐户以及为关闭这些帐户而创建的事务。 Year-End 关闭报表是审核线索的一部分。 保存公司永久记录的此报告。 无法重印 Year-End 关闭报表。

步骤 12: (可选) 关闭所有系列的所有会计周期。 (工具 |setup |公司 |会计期间)

完成所有模块的结束过程后,使用“会计周期设置”窗口将所有系列的所有周期标记为“已关闭”。 建议这样做,以防止事务从任何模块发布到关闭的任何时间段。 在某个时间段标记为“已关闭”后,除非重新打开该时间段,否则无法将交易过帐到该时间段。 以后,如果必须将交易过帐到已关闭的期间,请返回到“会计周期设置”窗口以重新打开该期间。

步骤 13:调整新一年的预算数字,然后打印财务报表

使用以下窗口之一调整预算数字:

  • Excel-Based 预算 (选择>财务>预算>选择预算 ID> 选择使用> Excel)
  • 预算维护 (选择 >财务>预算> 选择预算 ID >OPEN>使用 Microsoft Dynamics GP)
  • Single-Account 预算维护

打印损益表,验证利润和亏损账户是否已关闭到保留收益帐户。 打印资产负债表以验证资产负债表帐户是否指示余额已提前。

如果使用高级财务分析 (AFA) 来打印财务报表,则必须更新报表布局以反映当前会计年度。 要执行此操作,请执行以下步骤:

  1. 在“ 报表 ”菜单上,指向“ 财务”,然后选择“ 高级财务”。
  2. “报表 ”列表中,选择财务报表,选择“ 打开”,然后选择“ 布局”。
  3. 双击每个列按钮以验证列的列定义。 例如,双击 C1 按钮或 C2 按钮。
  4. 如果列类型设置为 “时间段范围”、“ 年份到日期”或“ 可变年份到日期”,请在“ 年份 ”列表中选择当前会计年度,然后选择“ 确定”。
  5. 对每个报表的每一列重复步骤 13-1 到 13-4。

步骤 14:进行备份

备份所有公司数据,然后将备份置于安全的永久存储中。 备份会提供公司新年初财务状况的永久记录。 如果需要,以后可以还原此备份。

常见问题

问题 1:我是否必须在下一个会计年度的第一天之前关闭会计年度?

答1:在开始下一个会计年度之前,不必完成总账的年终结算例程。 但是,我们建议你尽快关闭年份。

问题 2:我是否可以在关闭年份后调整条目?

A2:如果在“总帐设置”窗口中选中“过帐到历史记录检查”框,则可以将条目过帐到最近的历史年份。 你被允许发布一个历史年份。 如果将条目过帐到关闭的年份,系统会自动进行第二个条目,以更新当前会计年度的起始余额。

下表显示了调整条目以及该条目在常规过帐日记中的显示方式。 在此示例中,调整条目已过帐到最近关闭的年份的 P&L 帐户。 (20XX 表示您发布到的最近关闭年份。) 可以看到原始条目列在常规过帐日记上,以及 12/31 的保留收益帐户的单独条目。

调整条目

20XX/12/20 管理费用 $500 -
- 现金 - $500

常规过帐日记帐

20XX/12/20 管理费用 $500 -
- 现金 - $500
20XX/12/31 保留收益 $500 -
- 现金 - $500

问题 3:完成年终结算程序后,我的一些销售和支出帐户的开始余额被提前了。 我的一些资产帐户也已关闭到保留收益帐户。 为什么会出现此问题,我该怎么纠正它?

答3:在帐户的“帐户维护”窗口中指定的过帐类型确定是为帐户调出余额,还是将帐户关闭到保留收益帐户。 使用 资产负债表 过帐类型的帐户结转余额远期。 使用 损益 过帐类型的帐户接近保留收益帐户。 若要解决此问题,请使用适当的方法:

方法 1:从备份还原,更正过帐类型,然后再次运行年终结束例程。

方法 2:有关如何更正过帐类型不正确的帐户而不还原到备份的详细信息,请参阅 在 Microsoft Dynamics GP 总帐中关闭年份后更改帐户的过帐类型

方法 3:对于 Microsoft Dynamics GP 2013 R2 (12.00.1745) 及更高版本,可以转到“年终结束例程”窗口并选择“反向历史年份”按钮,验证“要打开的年份”显示,然后选择“ 处理”。 该年份将重新打开,就像一开始从未关闭过一样,因此可以更改帐户上的过帐类型,然后再次运行年终结算例程。

问题 4:我尝试使用部门保留收益帐户运行年终结算例程,但收到以下错误消息:

找不到保留收益帐户。

如何解决导致此错误消息的问题?

A4:在例程可以继续之前,年终结算例程必须验证所有必需的部门保留收益帐户是否存在。 例如,Fabrikam, Inc. 演示公司使用 nnn-nn-nn-nn 的帐户格式。 第一个部分表示部门。 对于每个具有损益帐户的部门,都必须存在一个保留收益帐户。 例如,如果存在销售帐户 400-4100-00,但不存在 400-nnnn-nn 保留收益帐户,则会收到此错误消息。 有关如何关闭部门保留收益帐户的详细信息,请参阅:

问题 5:在年终结算例程期间,单位帐户会发生什么情况

A5:单位帐户被视为资产负债表帐户。 单位帐户有一个余额,该余额在关闭年份时提前提出。 有关如何清除单位帐户的起始余额的详细信息,请参阅 如何在 Microsoft Dynamics GP 中的总帐中清除单位帐户的起始余额

问题 6:我正准备在总帐中结束这一年。 在完成年终例程之前,每个人都必须退出 Microsoft Dynamics GP?

A6:建议客户端计算机用户在处理年终关闭例程时停止在 Microsoft Dynamics GP 中工作。 如果用户继续在程序中工作,如果年终结束例程出现问题,并且需要还原到最后一个备份,则其工作可能会丢失。

问题 7:我想每月将净利润分配给留存收益账户或资本账户。 此外,净利润应分配给三个保留收益账户或资本账户。 我能做到吗?

A7:不,你不能这样做。 但是,可以在“帐户维护”窗口中指定非财务帐户。 使用不在当前帐户编号方案中的数字。 此帐户充当净收入或净亏损的悬念帐户。 每月,你可以向要调整的三个资本帐户发布调整条目。 对于偏移帐户,请使用悬念帐户。 完成年终结算例程后,使用悬念帐户作为保留收益帐户。 这抵消了当年对悬念帐户所做的所有手动调整。 确保报表上未显示悬念帐户。

如果对财务报表使用高级财务分析,则在设置资产负债表格式时,将 NP 行作为高级财务分析对帐单上的最后一行。 然后,在 NP 行前面放置分页符。 资产负债表必须具有 NP 行。 但是,这条线使净收入或净亏损出现两次。 因此,设置 NP 行的格式,使其脱离财务报表。 还可以使用其他报表类型。

问题 8:为什么我的某些财务报告的状态设置为“无效”?

A8:如果将报表配置为使用快捷键文件,则对以下任一窗口中的帐户所做的任何更改都会导致财务报告打印选项的状态更改为 “无效”:

  • 帐户维护
  • 单元帐户维护
  • 批量修改会计科目表
  • Year-End 关闭

在打印财务报表之前,必须更新加速器文件。 要执行此操作,请执行以下步骤:

  1. 在“ 报表 ”菜单上,指向“ 财务”,然后选择“ 更新财务加速器”。
  2. 选择“ 更新”,然后选择“ 继续”。
  3. 关闭“更新财务加速器信息”窗口。

问题 9:非金融账户在年终结算过程中如何关闭?

A9:如果非财务帐户配置为使用 资产负债表 过帐类型,则帐户余额在年终结算例程中调出。 如果非财务帐户配置为使用 损益 过帐类型,则帐户余额会在年终结算例程中关闭到保留收益帐户。

问题 10:当我尝试在总帐模块中过帐批处理时,我收到以下消息:

当 Year-End 关闭正在进行时,无法发布批处理。

年终结算例程不在总帐中运行。 我该怎么办?

A10:若要解决此问题,请让所有用户关闭所有事务输入窗口。 然后,如果运行的是 Microsoft SQL Server 数据库,请删除 SY00800 文件。 为此,请在 DYNAMICS 数据库上运行以下语句。

delete SY00800 where BACHNUMB = 'GL_Close'

有关详细信息,请参阅在关闭年份 后在总帐中过帐交易时出现“年终结算仍在处理中,无法过帐批”错误

问题 11:尝试在总帐中关闭年份时收到以下消息:

很抱歉,另一个用户正在关闭该年份。

没有人试图结束这一年。 我该怎么办?

A11:若要解决此问题,请删除 SY00800 文件(如果使用 Microsoft SQL Server 数据库)。 为此,请在 SQL Server Management Studio 中针对 DYNAMICS 数据库运行以下语句。

delete SY00800 where BACHNUMB = 'GL_Close'

问题 12:我在总账中执行年终结算例程,它似乎被停止在 50%。 我的工作站似乎已停止响应。 我该怎么办?

A12:如果今年至今事务打开文件 (GL20000) 很大,则完成年终结算例程可能需要很长时间。 如果硬盘仍在处理,则年终关闭例程尚未停止响应。 建议让例程运行。 如果硬盘未处理,建议从备份还原。 然后,从步骤 5 开始,再次执行本文中的步骤。

问题 13:如果调整条目已过帐到关闭的年份,我是否可以打印该年的更正试用余额报表?

A13:是的,可以打印已更正的年度试用余额报表。 要执行此操作,请执行以下步骤:

  1. 在“ 报表 ”菜单上,指向“ 财务”,选择“ 试用余额”,然后选择“ 新建”。
  2. “选项” 字段中,键入“具有调整”。
  3. “包括”区域中,选择“过帐帐户检查”框。
  4. 在“年份”区域中,选择“历史记录检查”框,然后在“年份”列表中选择历史年份。
  5. 选择“ 目标 ”以指定报表目标,然后选择“ 确定”。
  6. 选择“ 打印”。

问题 14:Microsoft Dynamics GP 如何确定为我添加的帐户打印的财务报表?

A14:类别确定对要添加的帐户使用快速财务报表时打印的财务报表类型。 类别为“资产负债表”类别或“损益”类别。 必须设置报表的格式才能在高级财务分析中打印所需的帐户。 过帐类型在年终结算例程中使用,以确定接近留存收益帐户的帐户,并确定具有远期余额的帐户。 过帐类型不会影响财务报表。

问题 15:当我尝试执行年终结算例程时,我收到了一条错误消息,指出一次性批处理或快速日记帐事务尚未发布。 此错误消息是什么意思?

A15:尝试执行年终结算例程时,可能会收到以下错误消息:

尚未发布单次使用批处理或快速日志事务。 是否继续关闭?

如果总帐中存在未发布的一次性批处理或未发布的快速日记事务,则会收到此错误消息。 此错误消息不会阻止你继续执行年终结束例程。 如果不想过帐一次性批处理或快速日记帐事务,请继续执行年终结算例程。

问题 16:当我尝试在总帐中执行年终结算例程时,为什么会收到以下错误消息:

[Microsoft][ODBC SQL Server驱动程序][SQL Server]违反 PRIMARY KEY 约束“PK##0671112”。 无法在对象“##0671112”中插入重复键

A16:年终结算交易包含未分配给帐户的货币。 有关如何解决此问题的详细信息,请参阅在 总帐中执行年终结算例程时出现“违反 PRIMARY KEY 约束 'PK##0671112'”错误

问题 17:为什么年终结算流程会删除一些可能与预算挂钩的 GL 帐户?

A17:在 GP 2015 及更高版本中 (添加了功能,) 在“Year-End 关闭”窗口中添加“维护非活动帐户”复选框。 选中此选项后,可以选择是希望保留所有非活动帐户,还是仅保留具有预算金额的帐户。 如果未标记此选项,则在年终关闭过程中,将从系统中删除所有非活动帐户。

有关非活动 GL 帐户和年终结算流程的详细信息,请参阅 Microsoft Dynamics GP 中总帐 Year-End 关闭过程中删除的非活动 GL 帐户

问题 18:如果我的年终关闭失败,我是否可以使用 Microsoft Dynamics GP 2013 R2 (及更高版本中) Year-End 关闭窗口中的“反向历史年份”复选框来尝试修复或取消?

A18:建议和支持的过程是在年终关闭过程失败时立即还原到以前的备份。 反向历史年流程旨在重新打开已成功关闭的 GL 年。 话虽然如此,它适用于某些情况 (,但并非所有) 。 所以,你真的可以自己尝试一下。 如果需要,请在测试公司进行当前备份并对其进行测试,以验证它是否正常工作,因为它可能不适用于所有数据方案。 如果年终关闭过程失败,建议的过程是屏幕打印任何错误消息,然后还原到关闭前备份。