随着数据库的增长,定位特定记录将涉及数据表的速览。 本文介绍根据需求查找特定记录的五种方法。

想进行什么操作?

浏览所有记录

若要一次浏览一条记录,可以使用 TAB 键浏览记录,以便找到特定记录。 您也可以使用记录导航按钮浏览 数据表视图 表中的记录。 记录导航按钮位于表或窗体的底部。

导航按钮

1. 转到第一条记录

2. 转到上一条记录

3. 当前记录

4. 转到下一条记录

5. 转到最后一条记录

6. 打开新 (空白) 记录

7. 筛选器指示器

8. 搜索框

注意: 

  • 单击"当前记录 " 框时,可以键入记录编号,然后按 Enter 导航到该记录。 记录编号从窗体或数据表的开始按顺序计数。 它不对应于任何字段值。

  • 若要确定是否应用了筛选器,请查看筛选器指示符按钮。 如果未应用筛选器或所有筛选器均已清除,它将显示“无筛选器”。 如果它显示“已筛选”,您可以单击此按钮来删除筛选器。 同样,如果它显示“未筛选”,您可以单击此按钮来应用所使用的上一个筛选器(如果有)。

  • 在“搜索”框中输入文本时,随着您输入每个字符,将实时突出显示第一个匹配值。 可以使用此功能迅速搜索具有匹配值的记录。

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定位到指定的记录

当知道要查找的记录时,可以转到 Access 中的特定记录。 " 转到 "框允许您从下拉列表中选择特定记录,并且通常添加到窗体中。

“转到”框

  • 若要导航到特定记录,请单击"转到"框右侧箭头,然后从下拉列表中选择一条记录。

    注意: 如果你知道要导航到的记录的前几个字符,可以在"转到"框中键入这些字符,以帮助你快速找到该记录。

" 转到" 框仅显示足够的数据来唯一标识每条记录。 从列表中选择记录时,Access 会在窗体的主要区域中显示该记录的其余部分数据。

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搜索特定记录

可以使用"查找和替换"对话框中的"查找"选项卡在表格或窗体中搜索特定记录。 当要查找的记录满足特定条件(如搜索词)和比较运算符(如"equals"或"contains")时,这是查找特定记录的有效选择。

注意: 如果表或 窗体当前显示 数据,则只能使用"查找和替换"对话框。 即使由于已应用筛选器而没有任何可见记录,也是如此。

  1. 打开表或窗体,然后单击要搜索的字段。

  2. 在“开始”选项卡的“查找”组中,单击“查找”或者按 Ctrl+F。

    将显示 "查找和替换 "对话框,并选中 "查找" 选项卡。

  3. "查找内容 "框中,键入要搜索的值。

  4. 若要更改要搜索的字段或搜索整个基础表,请单击"查找范围" 列表中的相应选项

    提示: 匹配 列表 表示比较运算符 (如"equals"或"contains") 。 若要扩大搜索范围,请在"匹配"列表中单击"字段的任何部分"。

  5. 在“搜索”列表中选择“全部”,然后单击“查找下一个”。

  6. 当要搜索的项目突出显示时,请在"查找和替换"对话框中单击"取消"以关闭对话框。 突出显示符合条件的记录

有关如何使用"查找和替换"对话框的详细信息,请参阅"使用查找和替换"对话框更改数据的文章

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筛选以查看有限数量的记录

当只想查看满足特定条件的记录和比较运算符时,可以筛选以查看有限数量的记录。 例如,若要快速缩小显示的记录范围,请右键单击要匹配其值的字段,然后在快捷菜单底部选择"等于"、"不等于"、"包含"或"不包含"。 可以打开或关闭筛选器,从而轻松地在相同数据的已筛选视图和未筛选视图之间切换。 与搜索不同,筛选器仅限制显示哪些 记录

  1. 若要应用基于所选内容筛选器,请打开表或窗体。

  2. 若要确保表或窗体尚未筛选,请在"开始"选项卡上的"排序&筛选"组中,单击"高级",然后单击"清除所有筛选器"(如果该命令可用)。

  3. 导航到包含要用作筛选器一部分的值的记录,然后在数据表视图 (中的列) (内单击,或在窗体、报表或布局视图中 (控件) 。 若要根据部分选择进行筛选,请仅选择需要的字符。

  4. 在"开始"选项卡上的"排序&"组中,单击"选择",然后单击要应用筛选器。

  5. 要根据所选项目筛选其他字段,请重复步骤 3 和 4。

若要详细了解如何应用筛选器,请参阅"应用筛选器"一文, 查看 Access 数据库中的选择记录

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创建查询以查找特定记录

可用于搜索和筛选记录的技术对于查找当前案例的特定记录非常有用。 但是,可能需要定期执行相同的搜索或筛选操作。 无需每次重现一组搜索和筛选步骤,可以创建一个 查询 。 查询是定位特定记录的强大而灵活的方式,因为它允许您执行自定义搜索、应用自定义筛选器和对记录进行排序。 你可以构建自己的查询,以帮助你专注于特定记录并回答特定问题。 创建查询后,可以保存和重复使用查询,还可以在生成窗体和报表时使用。

使用查询进行搜索或筛选时,将使用基于要查找的数据类型的条件。 不同类型的信息存储为不同类型的数据。 例如,生日存储为日期/时间数据,而名称存储为文本数据。

有时,无法找到你知道存在的特定记录。 如果由于特定字段的值而查看窗体或查询中的记录,则可能会发生这种情况。 以下示例演示如何使用查询查找记录。

假设你正在使用使用访问问题模板创建的数据库来跟踪问题。 "问题"表有一个名为"状态"的字段,该字段指示特定问题是活动、已解决还是已关闭。 可以按照以下步骤创建一个查询,用于显示状态已关闭的问题:

  1. 在“创建”选项卡上的“查询”组中,单击“查询设计”。

  2. 双击"问题",然后单击"关闭"。

  3. 在查询设计器中,双击"问题" () *的星号。 这可帮助确保查询显示它返回的记录的所有字段。

    问题.* 显示在设计网格的第一列中的"字段 " 行中。 这表示应返回"问题"表中的所有字段。

  4. 在查询设计器中, 双击"问题 " 表上的"状态 "。

    状态 显示在设计网格的第二列中的"字段 "行 中。

  5. 在设计网格的第二列中,清除"显示"行 中的 复选框。 这可帮助确保查询不显示"状态"字段。

    如果未清除"状态"列中的"显示"复选框,"状态"字段将在查询结果中显示两次。

  6. 在设计网格的第二列中,在"条件"行中键入 ="Closed"。 这是搜索条件。 这是确保查询仅返回状态值为"已关闭"的记录。

    注意: 本示例仅使用一个搜索条件。 可以通过向更多字段添加条件,并使用以下或下方的行和其他行,为任何给定的搜索使用许多搜索条件

    查询已准备好运行,如下所示:

    “查询”设计网格

  7. 在“设计”选项卡上的“结果”组中,单击“运行”。

    注意: 除非已开始跟踪问题,因此"问题"表中包含数据,并且至少将一个问题的状态设置为"已关闭",否则查询不会返回任何结果。 但是,可以保存查询,并在将来随时使用它。

  8. 按 Ctrl+S 保存该查询。

  9. 在"另存为"对话框中,在"查询名称"字段中键入查询的名称,例如"已关闭的问题",然后单击"确定"。

现在,有一个查询显示其状态已关闭的问题。

若要详细了解如何创建查询以帮助查找记录,请参阅"创建简单的选择查询 "一文

若要详细了解搜索和筛选条件,请参阅"查询 条件示例"一文

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