什么是文档中心网站?

什么是文档中心网站?

SharePoint 提供可缩放且功能丰富的内容管理体验。 如果要管理大量文件,请考虑使用文档中心网站模板。 此模板针对大规模文档管理进行了优化。 它可节省时间并帮助您提高效率。 模板包含版本、文档 ID、文档集、元数据导航和内容类型。

文档中心网站适用于以下两种情况:

  • 创作环境    在文档中心创作环境中,用户创建和编辑存储在中央存储库中的数千个文档或媒体资产。

  • 内容存档    在内容存档(例如知识库)中,用户存储或查看文档。

本文介绍文档中心网站模板中的功能。

若要创建文档中心,请参阅 "使用模板创建不同类型的 SharePoint 网站"

文档中心网站中有什么内容?

文档中心网站模板包含一些功能,可简化和管理大型文档集的创建和管理。 在大多数情况下,网站所有者可以单独添加其中每个功能。 文档中心网站模板会自动启用推荐的文档管理功能。 以下部分简要介绍了这些功能。

可以将文档中心网站用作创作环境或内容存档。 在创作环境中,用户经常签入和签出文件并为这些文件创建文件夹结构。 将启用版本控制,并保留每个文档的早期版本。 此外,工作流可以控制文档生命周期。

相比之下,内容存档中的创作很少发生。 用户仅查看或上载文档。 文档中心网站模板支持创建一种称为知识库存档的内容存档。 通常,知识库包含文档的单个版本,并且网站可以缩放到数百万个文件。 在典型方案(例如大型组织的技术支持中心)中,成千上万的人可能会访问内容,主要是为了阅读内容。 只有一些用户会向网站上载新内容。

以下项目介绍了一些可在文档中心网站中包括的 SharePoint 功能。 除了这些功能,某些组织还自定义文档中心的外观和导航。 一些添加自定义Web 部件。

托管元数据是一种为 SharePoint 中的文档分配特定术语的系统。 然后,可以使用这些术语对文档进行分类。 您还可以使用元数据为用户创建功能强大的导航工具,以帮助他们快速找到他们的需求。

例如,假设你的公司有一个知识库,其中包含可帮助用户排查产品问题的文章。 您可以创建元数据术语,使用户能够按产品、问题类型或其他属性筛选信息。

在文档中心网站中,每段内容获取与文档位置无关的唯一 ID,例如 URL 链接。 这意味着,如果移动或重命名文档,ID 将保持不变。 可以使用 ID 为文档创建永久链接,并将断开的链接降至最低。

在文档中心网站中自动启用版本。 这意味着自动拥有文件的所有不同版本的历史记录。 例如,在文档审阅过程中,这意味着你有一条记录,记录在审阅周期内输入的所有更新。 可以跟踪更新、联系响应者等。 此外,如果文章的当前版本出现问题,可以快速还原到上次已知良好的版本。

内容类型是一种特定类型的内容以及一组内容设置。 当某人创建已定义内容类型的文档时,它会自动接收该内容类型的所有相应设置。 文档中心可能包含内容类型的集合 - 不同类型的文档、视频、模板等。

内容管理器不会自动包含在文档中心网站中,但是,许多用户会添加它。 内容管理器是一项 SharePoint 功能,可用于管理项目的整体组织和结构。 通过使用元数据或内容类型,内容管理器可以自动将文档和其他项目路由到特定位置。 例如,在知识库中,你可能让内容管理器自动将所有新提交路由到收集特定产品文章的特殊库。

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