使用唯一列和查找列创建列表关系

使用唯一列和查找列创建列表关系

你可以通过使用唯一列、查找列和关系强制的组合来创建列表之间的关系 (级联并限制删除) ,所有这些都将增强创建更复杂的业务解决方案和帮助保持数据完整性的能力。

可以在 Microsoft SharePoint、Microsoft 365 中的 "列表" 应用或 "团队" 中创建列表。 了解如何开始使用 Microsoft 团队中的列表

列表关系概述

以下各节提供了有关在源列表和目标列表之间创建关系、创建唯一和查找列以及强制列表关系行为的重要背景信息。 你将了解如何添加主要和辅助查找列、查看、编辑和删除列表关系中的项目,以及如何在列表具有多个项目时管理列表关系。

使用唯一和查找列将书籍分配给课程

带有标注的 Cources 列表

要与课程列表匹配的标注的阅读列表

  1. 源列表称为 "阅读列表",目标列表称为 "课程"。

  2. 每个列表都具有唯一的列,以确保匹配正确的数据。

  3. 源列表中的主查找列 (阅读列表 ") " 查找 "" 目标 "列表中的" ID "列, (课程) 基于匹配的值。

  4. 源列表中的次查找列会自动从目标列表插入课程名称列。

创建列时,可以指定该列必须包含唯一值。 这意味着该列表中的列中不能有任何重复值。 不能添加包含重复值的列表项,修改将导致创建重复值的现有列表项,或者从回收站还原项目(如果它将导致重复值)。 此外,如果在源列表中创建查找列,并且定义该列是唯一的,则目标列表中的列也不能包含重复值。

注意: 唯一性不区分大小写。 例如,ORD-231 和 ORD-231 被视为重复值。

唯一列还必须有索引。 创建唯一列时,系统可能会提示你创建索引,并且在你单击 "确定"时会自动创建该索引。 只有在唯一列有索引后,才能从该列中删除索引,除非您首先重新定义列以允许重复值。

下表总结了哪些列类型可以和不能用于创建唯一列。

支持的列类型

不支持的列类型

单行文本

多行文本

选择(单值)

选择(多值)

数字

计算

货币​

超链接或图片

日期和时间

自定义栏

查找 (单个值)

查找 (多值)

(单个值) 的人员

(多值) 的人员

是/否​​

若要在两个列表之间创建关系,请在源列表中创建一个查找列,用于检索 (或 "查阅" ) 目标列表中的一个或多个匹配值。 创建此查阅列后 (主列) ,您可以继续添加其他列 (从目标列表到源列表的列) 。 其他辅助列必须具有如下所述的受支持的数据类型。

下表汇总了可以和不可以用于创建查阅列的列类型。

支持的列类型

不支持的列类型

单行文本

多行文本

数字

货币

日期和时间

用户或组

计算

超链接或图片

自定义栏

是/否​​

选项

查找

可以创建两种类型的查找列:具有强制关系的查找列,以及具有非强制关系的查找列。

在具有强制关系的查找列中 (也称为引用完整性) ,您可以通过以下两种方式之一查找单个值并维护目标列表中的数据的完整性:

级联删除    删除目标列表中的项时,源列表中的相关项也会被删除。 在这种情况下,你想要确保删除所有相关项目作为一个数据库事务的一部分。 例如,如果您在目标列表中删除订单,则可以确保源列表中的相应顺序项也会被删除。 您不希望订单项目没有对应的订单,因为这将创建可能会在以后导致混乱的 "孤立" 订单项目。

限制删除    当您尝试删除目标列表中的某个项目,并且该项目在源列表中有一个或多个相关项目时,您将被阻止删除目标列表中的项目。 在这种情况下,你希望确保保留目标列表中的相关项。 例如,如果某人尝试从目标列表中删除订单项目,则客户可能仍有该订单处于待处理状态,并且您希望阻止该删除操作,直到处理完订单。 您不希望客户的订单被意外删除,因为这将影响您完成订单的能力。

课程列表尝试删除两个项目。

已删除项目的阅读列表

  • 级联删除操作可确保在一个数据库事务中删除所有相关项。 例如,如果你删除了列表 ID 为1的课程列表中的项目,它也会删除引用已删除项目的阅读列表中的项目。

  • 如果存在相关的源列表项,则 "限制删除" 操作将阻止删除目标列表中的项目。 因此,如果你尝试删除列表 ID 为3的课程列表中的项目,则会阻止你执行此操作,因为在 "阅读" 列表中至少有一个项目引用了该项目。

强制列表关系行为有助于保持数据的有效性,并防止可能导致问题出现的不一致。

注意: 必须对列表具有 "管理列表" 权限才能创建或修改强制关系。

强制实施关系的查阅列还必须具有索引。 创建强制实施关系的查阅列时,系统可能会提示您创建索引。 选择"确定" 时,将自动创建索引。 在强制实施关系的查阅列有索引后,您不能删除该列中的索引,除非您首先删除了强制关系。

具有非强制关系的查找列

在具有非强制关系的查找列中,可以在目标列表中的源列表中查找单个值或多个值。 如果您有权删除源列表中的项目,则不会在目标列表中出现其他删除限制或删除操作。

创建列表关系的好处之一是,您可以在一个页面上显示和编辑两个或多个列表中的列。 在源列表中创建查找列时,主列显示目标列表列中的值,但你也可以指定来自目标列表的其他辅助列还会显示在主列和其他源列表列旁边。

注意: 在创建主列时,应指定接受多个值以及与主列相关的其他列。 虽然您可以重命名列表中的列,但不能添加这些其他功能。 若要在创建列表后更改为多个值、添加列或其他选项,请转到 " 设置">"列表设置"。

将多个值和其他列添加到查阅列

主列值是一个链接,您可以选择该链接来显示目标列表中该项目的所有列值。 目标列表中的每个次要列值将显示为 "源列表" 列中的文本。 如果创建具有多个值的查阅列,则目标列表中的每一列(无论是主要的还是辅助的)都显示其以分号分隔的多个对应值。 你可以按照与源列表中的列相同的方式在列表视图中处理这些主要和辅助列,例如,添加、删除、筛选和排序。

主列名称是您在创建查找列时提供的名称。 默认情况下,每个次要列名称均遵循 "源列表" 中 <主列名称的标准命名约定>: "目标列表中 <列名称">。 更改主列的名称,因此更改所有辅助列的名称。 但是,你可以修改默认的次要列名称和说明以使名称更有意义。

已突出显示仪器 ID 和仪器的乐器列表

突出显示了 ID 和标题的 musicians 列表

  1. 1. 具有多个值的主查找列。

  2. 2. 具有多个值的辅助查找列。

  3. 3. 列名称已更改为乐器的默认名称: " 标题 " 到 " 乐器"。

注意: 默认情况下,"列名称 ID" 可用,但是隐藏的。 若要使用它,请选择 "视图选项",然后选择 "编辑当前视图"。 滚动并选中 " 显示 " 框。

使用具有强制关系的查找列、唯一列和列表创建列表关系时,你可以达到资源阈值或限制,并且可能会在以下情况下被阻止:

  • 如果在现有列表中使某一列具有的项目比列表视图 (阈值多,但请注意,将一个项目添加到使列表大于列表视图阈值的列表的操作通常不会被阻止) 。

  • 如果对列表中的查阅字段启用级联删除或限制删除,该列表中包含的项目比列表视图阈值多。

  • 您已超出列表视图查找阈值,默认情况下为十二个查阅列。

  • 删除操作中的项目数超过1000。

有关管理包含许多项目的列表的详细信息,请参阅 管理包含许多项目的列表和库

警告: 您不能执行以下操作:

  • 在定义了项目级权限的列表中创建一个唯一列。

  • 如果列表包含唯一列,则断开权限与列表项的继承。

  • 在包含具有独有权限的项目或启用了内容审批的项目的列表中,创建唯一列或修改列。

若要添加新列,请按照下列步骤操作:

  1. 导航到包含列表的网站。

  2. 选择网站上的列表名称,或选择 "设置" "SharePoint Online 设置" 按钮 ,选择 "网站内容",然后选择列表的名称。

  3. 查找列表顶部的列标题。 选择 "+ 在列标题右侧添加列 "。

    在 SharePoint Online 中添加列。

  4. 将显示一个下拉列表,其中包含你可以创建的各种类型的列。 选择以下一种列类型:

    • 单行文本

    • 多行文本

    • 位置

    • 数字

    • 是/否​​

    • 日期

    • 选项

    • 超链接

    • 图片

    • 货币

    注意: 如果要创建查阅列,请从下拉列表中选择 " 更多"。 为您的列命名,然后从 "列选项" 屏幕中选择查找类型。 此后,您可以跳过第5步和第6步。

  5. 在页面右侧显示的窗格中添加栏名和信息。

  6. 切换将 唯一值强制"是"

    选择强制使用唯一值

    如果为列选择了不受支持的数据类型,则不会显示 " 强制执行唯一值"。

  • 不能删除唯一列的索引。 若要删除索引,必须将列从唯一列更改为一个允许重复值的列,然后删除该索引。

  • 如果你尝试将现有列从重复值更改为唯一值,则可能会阻止你执行此操作(如果现有列包含重复值)。 必须首先删除所有重复值,然后将列从允许重复值更改为唯一列。

  • 如果要更改唯一列的数据类型,请执行下列操作:

    • 将列更改为允许重复值

    • 删除索引

    • 将列更改为支持的其他数据类型

    • 然后使该列唯一。

这些步骤将引导你完成以下步骤:将 "查阅" 列设置为显示主列,并选择 "第二列" (可选)到列表中。 主列可以被索引,但由于第二列 (或字段) 由主列控制,因此它不能是唯一的或索引的。

  1. 导航到包含列表的网站。

  2. 在网站导航上选择列表的名称,或选择 "设置" "SharePoint Online 设置" 按钮 ,选择 "网站内容",然后选择列表的名称。

  3. 查找列表顶部的列标题。 选择 "+ 在列标题右侧添加列 "。

    在 SharePoint Online 中添加列。

  4. 从下拉列表中,选择 " 更多"。

    "更多选项" 按钮已选中

  5. 在 " 此列中的信息类型为" 下,选择 " 此网站上已存在的查阅 (信息")

  6. 在 " 从此处获取信息" 字段中,选择目标列表。

  7. 在 " 此列" 字段中,选择一个主列。

  8. 在 " 添加列" 以显示每个要添加的次要列的其他字段,选中列名称旁边的复选框。 仅列出具有受支持的数据类型的列。

  9. 稍后,如果要添加或删除次要列,请修改查阅列并进行所需的选择。

    注意: 不能对次要列进行索引或使次要列唯一。

  10. 如果希望查阅列显示在默认视图中,请选择 " 添加到默认视图"。

  11. 若要创建强制关系,请选择 " 强制关系行为 ",然后选择 "限制删除 " 或 " 级联删除"。

  12. 选择“确定”。

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