使用数据表

打开表或查看查询结果时, Access 数据表视图中显示表或查询结果。 在数据表视图中显示的表数据或查询结果通常称为数据表。 您可以自定义数据表的外观,以显示用作简单报表的特定数据。

想进行什么操作?

了解数据表

数据表是表中包含的数据或查询返回的结果的可视化表示形式。 它以表格格式显示表、窗体或查询结果中每个记录的字段, (行和列) 格式显示,如下所示。

数据表视图中的“雇员”表

默认情况下,表和查询在数据表视图中打开。 在导航窗格中,右键单击表或查询,然后单击快捷菜单上的"打开"以打开表或查询作为数据表。

向行和列应用特定格式或添加"总计"行时,数据表还可以充当简单报表。

通过修改和移动列或行来组织数据

您可以整理数据,使数据表更易于查看,或仅显示特定时间所需的数据。 本部分介绍实现此目的的多种方式。

调整列或行的大小

有时,并非数据表中的所有列都适合屏幕或打印输出,或者单个列占用的空间可能超过其内容所需的空间。 此外,你可能想要更改行高,以便不适合列的文本可以在新行上继续。

在数据表视图中打开表、查询或窗体后,可以手动调整各个列的大小或自动调整列的大小以适应其内容。

手动调整列的大小

  1. 将指针放在要调整大小的列的边缘。

  2. 当指针变为双向箭头时,拖动列边缘,直到其大小为您需要的大小。

    调整数据表中的列大小

自动调整列的大小

  1. 若要调整列的大小以最适合其内容,将指针放在要调整大小的列的边缘。

  2. 当指针变为双箭头时,双击列的边缘。

    调整列的大小以最佳适应其文本

调整多个列的大小

  • 若要同时调整多个列的大小,请按住 SHIFT 键,选择多个相邻列,然后调整所选列的大小。 还可以选择整个数据表并调整所有列的大小。

调整行的大小

  • 若要调整行大小,请将指针放在数据表中任意两个记录选择器之间,然后拖动直到行的大小为您需要的大小。

不能单独调整每行的大小 - 调整行大小时,会调整所有行的大小。

调整数据表中的行大小

将行调整为默认高度

  1. 若要将行调整为默认高度,请右键单击记录选择器,然后单击快捷 菜单上的 "行高"。

    右键单击记录选择器

    在快捷菜单上单击“行高”

  2. 在"行高"对话框中,选中"标准高度"复选框,然后单击"确定"。

注意: 通过单击快速访问工具栏上的"撤消"按钮,无法撤消对列宽或行高的更改。 若要撤消更改,请关闭数据表,然后在系统提示保存对数据表布局所做的更改时单击"否"。 单击 " 否"还将撤消您所做的更改。

移动列

可以通过将列拖动到数据表中的不同位置,快速更改数据表中的列顺序。 例如,可以这样做以确保特定列始终保留在视图中。

  • 单击列标题以选择列,或按住 SHIFT 键选择多个相邻列,然后将列或列拖动到新位置。

    将“名字”列移到最左侧

重命名列

有时,你可能想要重命名列,以便它更好地描述它包含的数据。 例如,如果包含电子邮件地址的列名为 EMAdd,可能需要将列标题更改为电子邮件地址,使其更易于理解。 为此,请右键单击列的标题,单击快捷菜单上的"重命名列",然后键入新名称。 例如,键入 电子邮件地址

重命名列

显示或隐藏栏

如果只想显示或打印数据表的某些列,可以隐藏不想显示的列。 例如,如果使用联系人信息数据库,可能只想查看每个联系人的全名和电子邮件地址。 可以通过隐藏所有其他列来创建此视图。

隐藏列

  1. 单击要隐藏的列的标题。

    若要选择相邻列,请按住 SHIFT 并单击其他列标题。

    注意: 不能选择不旁的列。 选择任何其他列并单独隐藏这些列。

  2. 右键单击列标题,然后单击 快捷菜单上的 "隐藏字段"。

显示列

  1. 右键单击任何列标题,然后单击快捷 菜单上的 "取消隐藏字段"。

  2. "取消隐藏列"对话框中,选中要显示的每列旁边的复选框,然后单击"关闭"。

更改网格线样式和背景色

使用数据表时,可以通过更改格式(如网格线样式或背景颜色)或为交替行创建不同的颜色来增强数据的外观。

设置网格线样式

  1. 在" 开始" 选项卡上的"文本 格式" 组中,单击"网格线"按钮 旁边的 箭头。

  2. 单击想要的网格线样式。

设置背景色

  1. 在" 开始" 选项卡上的"文本 格式" 组中,单击"背景颜色" 按钮旁边的 箭头。

  2. 单击想要的背景色。

更改交替行的背景色

可以在数据表中设置交替行的背景色,而不受默认背景色影响。 通过设置交替背景色,可以更轻松地区分相邻行。

  1. 在" 开始" 选项卡上的"文本 格式" 组中,单击"替换行颜色"按钮 旁边的 箭头。

  2. 单击要应用的背景色。

更改文本格式

在数据表视图中打开表、查询或窗体后,可以更改文本的外观,包括格式。 请注意,所做的更改将应用于整个数据表。 如果希望下次打开数据表时自动显示所做的更改,请记得在关闭数据表时单击"是",并提示保存对布局所做的更改。

使用"开始"选项卡上"文本格式"组中的其他命令更改数据表的字体特征。

  1. 单击数据表的任何单元格。

  2. 在" 主页" 选项卡上的"文本 格式" 组中,执行下列一项或一项操作:

    • 若要更改字体,请在"字体"框中键入或 单击字体

    • 若要更改字号,请在"字号"框中键入或 单击字号

    • 若要更改字体样式,请单击"加粗"、"italic"或"下划线"按钮 (或三者的任意组合) 。

    • 若要更改字体颜色,请单击"字体颜色"按钮旁边的箭头,然后从调色板中选择一种颜色。

通过添加汇总行汇总数据

通过将"总计"行添加到数据表,可以快速查看列的计算总计。 除了对一列数据求和外,您还可以使用"汇总"行执行其他计算,例如查找平均值、计算列中的项目数,以及查找数据列中的最小值或最大值。

若要显示"总计"行,请执行下列操作:

  1. 在“开始”选项卡上的“记录”组中,单击“合计”。

    数据表底部将显示一个新行,第一列中有 "总计 "一词。

  2. 单击与包含"总计"一词的单元格位于同一行的任何 单元格

  3. 单击显示的箭头,然后单击要显示在该单元格中的计算类型。

    可用的函数或计算类型列表取决于 数据类型 值。 例如,如果列包含货币值,则会看到适用于货币计算的函数列表,例如"最小值"和"最大值"。

    具有函数选项的数据表中的汇总行

有关使用"总计"行功能的详细信息,请参阅"使用总计"行在数据表内显示 列总计一文

应用排序和筛选

还有一些额外的快速更改可以使数据表更易于查看或打印。 例如,在下图中,公司名称按字母顺序排序。

包含按字母顺序排序的列的数据表

  • 若要应用排序,请右键单击 (或单击列标题中的箭头) ,然后单击想要的排序选项。

  • 若要应用筛选器,请单击列标题中的箭头,并选中要显示的值的复选框。 或者,可以单击"文本筛选器"或"数字筛选器"来创建更详细的筛选器。

保存布局更改

更改数据表的布局和外观后,如果要在下次打开数据表时保留更改,则需要保存更改。 更改数据表的布局后关闭数据表时,系统会提示保存这些更改。 如果单击 "是",则下一次打开数据表时,将保存并应用更改。 如果单击 "否",则更改将被丢弃,数据表将打开,默认布局设置 (或上次) 打开时保存的设置。

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