使用条件格式可以帮助你直观地查看和分析数据、发现关键问题以及识别模式和趋势。

采用条件格式易于达到以下效果:突出显示所关注的单元格或单元格区域;强调异常值;使用数据栏、色阶和图标集(与数据中的特定变体对应)直观地显示数据。

条件格式根据指定的条件更改单元格的外观。 如果条件为 True,则设置单元格区域的格式。如果条件为 False,则不设置单元格区域的格式。 有许多内置条件,你也可以自行创建(包括使用计算结果为 True 或 False 的公式)。

注意: 条件格式规则中未提供影响行或列大小的格式设置选项。 这包括字体和字号以及某些边框样式。

你的浏览器不支持视频。

各个位置的月度记录高温数据的条件格式,以直观的方式将颜色与值相对应(较热的值为橙色/红色,而较冷的值则为黄色/绿色)

使用三种颜色色阶的条件格式

使用单元格背景色突出显示不同产品类别的条件格式,它使用一个三向箭头图标集显示成本趋势(上升、水平、下降)并使用数据条显示产品加价之间的差异。

用作条件格式的单元格背景、图标集和数据条

你可以将条件格式应用于单元格区域(选择或命名区域)、Excel 表甚至是 Excel for Windows 中的数据透视表。 请注意,在数据透视表中有一些关于条件格式的其他注意事项 - 请参阅 Windows 选项卡下的“在数据透视表中应用条件格式”部分。

条件格式在单元格区域、Excel 表或数据透视表中的工作方式通常相同。 但是,数据透视表中的条件格式有一些其他注意事项:

  • 某些条件格式不适用于数据透视表的“值”区域中的字段。 例如,不能基于这些字段是否包含唯一值或重复值来设置此类字段的格式。 本文的其余部分提及了这些限制(如果适用)。

  • 如果通过筛选、隐藏级别、折叠和展开级别或移动字段来更改数据透视表的布局,则只要没有删除底层数据中的字段,条件格式就会保留。

  • “值”区域中字段的条件格式范围可以基于数据层次结构,由一列或多列的行或一行或多行的列上的父级(层次中下一个较高级别)的所有可见子级(层次中下一个较低级别)决定。

    注意: 在数据层次结构中,子级不继承父级的条件格式,父级也不继承子级的条件格式。

  • 设置值区域中字段的条件格式范围的方法有三种:按选定内容、按相应字段和按值字段。

设置“值”区域中字段范围的默认方法是按选定内容设置。 可使用“将格式规则应用于”选项按钮、“新建格式规则”对话框或“编辑格式规则”对话框,将范围设置方法更改为按相应字段或值字段设置。

方法

如果要选择以下内容,请使用此方法:

按选定内容设置范围

  • 值区域中一组连续的字段,如一个地区的所有产品总计。

  • 值区域中一组不连续的字段,如数据层次结构中各级别上不同地区的产品总计。

按值字段设置范围

  • 避免进行许多不连续的选择。

  • 对数据层次结构中所有级别的值区域中的一组字段应用条件格式。

  • 包括分类汇总和全部汇总。

按相应字段设置范围

  • 避免进行许多不连续的选择。

  • 对数据层次结构中一个级别的值区域中的一组字段应用条件格式。

  • 不包括分类汇总。

如果对“值”区域中最大、最小、高于平均值或低于平均值的字段应用条件格式,默认情况下,规则基于所有可见值。 不过,如果按相应字段而非使用所有可见值设置范围,可对以下每种组合应用条件格式:

  • 列及其父行字段。

  • 行及其父列字段。

注意: “快速分析”在 Excel 2010 及先前版本中不可用。

使用“快速分析”按钮 “快速分析”按钮 对所选数据应用所选的条件格式。 选择数据时,“快速分析”按钮会自动显示。

  1. 选择要设置条件格式的数据。 “快速分析”按钮显示在所选区域的右下角。

    所选数据带有“快速分析”按钮

  2. 单击“快速分析”按钮 “快速分析”按钮,或者按 Ctrl+Q。

  3. 在显示的弹出窗口中,在“格式”选项卡上,在不同选项上移动鼠标以查看数据的实时预览,然后单击所需的格式选项。

    “快速分析”库中的“格式”选项卡

    注意: 

    • 格式”选项卡中显示的格式选项具体取决于所选的数据。 如果所选数据仅包含文本,则可用选项为“文本”、“复制”、“唯一”、“等于”和“清除”。 如果所选数据仅包含数字,或同时包含文本和数字,则选项为“数据栏”、“颜色”、“图标集”、“大于”、“前 10%”和“清除”。

    • 实时预览将只呈现可用于你的数据的格式选项。 例如,如果所选单元格不包含匹配数据而你选择了“复制”,则实时预览将不起作用。

  4. 如果显示“文本中包含”对话框,请输入要应用的格式选项,并单击“确定”。

若要观看显示如何使用“快速分析”应用条件格式的视频,请观看视频:使用条件格式

可下载一个示例工作簿,其中包含应用条件格式的不同示例,包括顶部和底部、重复项、数据条、图标集和色阶等标准规则,以及手动创建自定义规则。

下载:Excel 中的条件格式示例

色阶作为一种直观的指示,可以帮助您了解数据分布和数据变化。 双色刻度使用两种颜色的渐变来帮助您比较单元格区域。 颜色的深浅表示值的高低。 例如,在绿色和黄色的双色刻度中(如下所示),可以指定较高值单元格的颜色更绿,而较低值单元格的颜色更黄。

提示: 可按颜色对具有这种格式的单元格进行排序 - 只需使用上下文菜单。

使用双色刻度设置所有单元格的格式

提示: 如果选定区域中的任何单元格包含的公式返回错误,则条件格式不会应用于这些单元格。 若要确保条件格式应用于这些单元格,请使用 IS IFERROR 函数来返回正确值。

快速格式设置

  1. 选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格。

  2. 在“开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“色阶”。

    条件格式

  3. 选择双色刻度。

    悬停在色阶图标上,以查看哪个图标为双色刻度。 顶部颜色代表较高值,底部颜色代表较低值。

可以使用应用了条件格式的数据透视表字段旁所显示的“格式选项”按钮来更改数据透视表的值区域中字段的范围设置方法。

高级格式设置

  1. 选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格。

  2. 在“开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“管理规则”。 将出现“条件格式规则管理器”对话框。

    “条件格式规则管理器”对话框

  3. 执行下列操作之一:

    • 若要添加全新条件格式,请单击“新建规则”。 将出现“新建格式规则”对话框。

    • 若要基于已列出条件格式添加新条件格式,请选择规则,然后单击“重复规则”。 重复规则出现在对话框中。 选择重复,然后选择“编辑规则”。 将出现“编辑格式规则”对话框。 

    • 若要更改条件格式,请执行下列操作:

      1. 确保在“显示其格式规则”列表框中选择了相应的工作表、表或数据透视表。

      2. 或者,也可以采用以下方式更改单元格区域:在“应用于”框中单击“压缩对话框”临时隐藏对话框,在工作表上选择新的单元格区域,然后选择“展开对话框”。

      3. 选择规则,然后单击“编辑规则”。 将出现“编辑格式规则”对话框。

  4. 在“规则应用于”下,根据需要按以下方法更改数据透视表的“值”区域中的字段范围:

    • 按选定内容:请单击“所选单元格”。

    • 按值标签的所有单元格:请单击“所有显示 <值标签> 值的单元格”。

    • 按值标签的所有单元格(不包括分类汇总和总计):请单击“所有为 <行标签> 显示 <值标签> 值的单元格”。

  5. 在“选择规则类型”下,单击“基于各自值设置所有单元格的格式”(默认值)。

  6. “编辑规则说明”下的“格式样式”列表框中,选择“双色刻度”

  7. 若要在“类型”框中选择“最小值”和“最大值”的类型,请执行下列操作之一:

    • 设置最低值和最高值的格式:    选择“最低值”和“最高值”。

      此时并不输入“最小值”“最大值”

    • 设置数字、日期或时间的格式:    选择“数字”,然后输入“最小值”和“最大”。

    • 设置百分比的格式:    输入“最小”和“最大

      有效值为 0(零)到 100。 不要输入百分号。

      如果要按比例直观显示所有值,则使用百分比,因为值的分布是成比例的。

    • 设置百分点值的格式:    选择“百分点值”,然后输入“最小值”和“最大”。 有效的百分点值为 0(零)到 100。

      百分点值可用于以下情形:要用一种颜色深浅度比例直观显示一组上限值(如前 20个百分点值),用另一种颜色深浅度比例直观显示一组下限值(如后 20个百分点值),因为这两种比例所表示的极值有可能会使数据的显示失真。

    • 设置公式结果的格式:    选择“公式”,然后输入“最小值”和“最大值”。

      • 公式必须返回数字、日期或时间值。

      • 公式以等号 (=) 开头。

      • 无效的公式将导致所有格式设置都不被应用。

      • 最好对公式进行测试,以确保它不会返回错误值。

        注意: 

        • 请确保“最小值”小于“最大值”

        • 可以为“最小值”和“最大值”选择不同的类型。 例如,可以选择数字型“最小值”和百分比型“最大值”。

  8. 要选择色阶的“最小值”“最大值”,请单击每个刻度的“颜色”,然后选择颜色。

    如果要选择其他颜色或创建自定义颜色,请单击“其他颜色”。 选择的色阶将在“预览”框中显示出来。

色阶作为一种直观的指示,可以帮助您了解数据分布和数据变化。 三色刻度使用三种颜色的渐变来帮助您比较单元格区域。 颜色的深浅表示值的高、中、低。 例如,在绿色、黄色和红色的三色色阶中,可以指定较高值单元格的颜色为绿色,中间值单元格的颜色为黄色,而较低值单元格的颜色为红色。

提示: 可按颜色对具有这种格式的单元格进行排序 - 只需使用上下文菜单。

快速格式设置

  1. 选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格。

  2. 在“开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“色阶”。

    条件格式

  3. 选择三色刻度。 在三色刻度中,最上面的颜色代表较高值,中间的颜色代表中间值,最下面的颜色代表较低值。

    悬停在色阶图标上,以查看哪个图标为三色刻度。

可以使用应用了条件格式的数据透视表字段旁所显示的“格式选项”按钮来更改数据透视表的值区域中字段的范围设置方法。

高级格式设置

  1. 选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格。

  2. 在“开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“管理规则”。 将出现“条件格式规则管理器”对话框。

    “条件格式规则管理器”对话框

  3. 执行下列操作之一:

    • 若要添加新条件格式,请单击“新建规则”。 将出现“新建格式规则”对话框。

    • 若要基于已列出条件格式添加新条件格式,请选择规则,然后单击“重复规则”。 重复规则被复制并出现在对话框中。 选择重复,然后选择“编辑规则”。 将出现“编辑格式规则”对话框。 

    • 若要更改条件格式,请执行下列操作:

      1. 确保在“显示其格式规则”列表框中选择了相应的工作表、表或数据透视表。

      2. 或者,也可以采用以下方式更改单元格区域:在“应用于”框中单击“压缩对话框”临时隐藏对话框,在工作表上选择新的单元格区域,然后选择“展开对话框”。

      3. 选择规则,然后单击“编辑规则”。 将出现“编辑格式规则”对话框。

  4. 在“规则应用于”下,根据需要按以下方法更改数据透视表的“值”区域中的字段范围:

    • 按选定内容:    请单击“仅这些单元格”。

    • 按相应字段:    请单击“具有相同字段的所有 <值字段> 单元格”。

    • 按值字段:    请单击“所有 <值字段> 单元格”。

  5. “选择规则类型”下,单击“基于各自值设置所有单元格的格式”

  6. “编辑规则说明”下的“格式样式”列表框中,选择“三色刻度”

  7. 选择“最小值”、“中间值”和“最大值”的类型。 请执行下列操作之一:

    • 设置最低值和最高值的格式:    选择一个中间值

      此时并不输入“最低值”“最高值”

    • 设置数字、日期或时间值的格式:    选择“数字”,然后输入“最小值”、“中间值”和“最大值”。

    • 设置百分比的格式:    选择“百分比”,然后输入“最小值”、“中间值”和“最大值”。 有效值为 0(零)到 100。 不要输入百分号 (%)。

      如果要按比例直观显示所有值,则使用百分比,因为使用百分比可确保值的分布是成比例的。

    • 设置百分点值的格式:    选择“百分点值”,然后输入“最小值”、“中间值”和“最大值”。

      有效的百分点值为 0(零)到 100。

      百分点值可用于以下情形:要用一种颜色深浅度比例直观显示一组上限值(如前 20个百分点值),用另一种颜色深浅度比例直观显示一组下限值(如后 20个百分点值),因为这两种比例所表示的极值有可能会使数据的显示失真。

    • 设置公式结果的格式:    选择“公式”,然后输入“最小值”、“中间值”和“最大值”。

      公式必须返回数字、日期或时间值。 公式以等号 (=) 开头。 无效的公式将导致所有格式设置都不被应用。 最好对公式进行测试,以确保它不会返回错误值。

      注意: 

      • 可以设置单元格范围的最小值、中间值和最大值。 请确保“最小值”小于“中间值”,中间值又小于“最大值”。

      • 可以为“最小值”、“中间值”和“最大值”选择不同的类型。 例如,可以选择数字“最小值”、百分点值“中间值”和百分比“最大值”。

      • 在许多情况下,默认的 50% 的中间值效果最好,但您可以根据自己的需要调整这个默认值。

  8. 要选择色阶的“最小值”“中间值”“最大值”,请单击每个刻度的“颜色”,然后选择颜色。

    • 要选择其他颜色或创建自定义颜色,请单击“其他颜色”。

    • 选择的色阶将在“预览”框中显示出来。

数据条可帮助您查看某个单元格相对于其他单元格的值。 数据条的长度代表单元格中的值。 数据条越长,表示值越高,数据条越短,表示值越低。 在观察大量数据(如节假日销售报表中最畅销和最滞销的玩具)中的较高值和较低值时,数据条尤其有用。

此处显示的示例使用数据条突出显示引人注目的正值和负值。 您可以设置数据条的格式,使数据条从单元格中的中间开始,延伸至负值的左侧。

突出显示正值和负值的数据条

提示: 如果区域中的任何单元格包含的公式返回错误,则条件格式不会应用于这些单元格。 若要确保条件格式应用于这些单元格,请使用 IS IFERROR 函数返回值(如 0 或“N/A”),而不是错误值。

快速格式设置

  1. 选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格。

  2. “开始”选项卡的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,单击“数据条”,然后选择数据条图标。

    条件格式

可以使用“将格式规则应用于”选项按钮来更改数据透视表的值区域中字段的范围设置方法。

高级格式设置

  1. 选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格。

  2. 在“开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“管理规则”。 将出现“条件格式规则管理器”对话框。

    “条件格式规则管理器”对话框

  3. 执行下列操作之一:

    • 若要添加条件格式,请单击“新建规则”。 将出现“新建格式规则”对话框。

    • 若要基于已列出条件格式添加新条件格式,请选择规则,然后单击“重复规则”。 重复规则被复制并出现在对话框中。 选择重复,然后选择“编辑规则”。 将出现“编辑格式规则”对话框。 

    • 若要更改条件格式,请执行下列操作:

      1. 确保在“显示其格式规则”列表框中选择了相应的工作表、表或数据透视表。

      2. 或者,也可以采用以下方式更改单元格区域:在“应用于”框中单击“压缩对话框”临时隐藏对话框,在工作表上选择新的单元格区域,然后选择“展开对话框”。

      3. 选择规则,然后单击“编辑规则”。 将出现“编辑格式规则”对话框。

  4. 在“规则应用于”下,根据需要按以下方法更改数据透视表的“值”区域中的字段范围:

    • 按选定内容:    请单击“仅这些单元格”。

    • 按相应字段:    请单击“具有相同字段的所有 <值字段> 单元格”。

    • 按值字段:    请单击“所有 <值字段> 单元格”。

  5. “选择规则类型”下,单击“基于各自值设置所有单元格的格式”

  6. “编辑规则说明”下的“格式样式”列表框中,选择“数据条”

  7. 选择“最小值”“最大值”类型。 请执行下列操作之一:

    • 设置最低值和最高值的格式:    选择“最低值”和“最高值”。

      此时并不输入“最小值”和“最大值”。

    • 设置数字、日期或时间值的格式:    选择“数字”,然后输入“最小值”和“最大”。

    • 设置百分比的格式:    选择“百分比”,然后输入“最小值”和“最大值”。

      有效值为 0(零)到 100。 不要输入百分号 (%)。

      如果要按比例直观显示所有值,则使用百分比,因为使用百分比可确保值的分布是成比例的。

    • 设置百分比的格式    选择“百分比”,然后输入“最小值”和“最大值”。

      有效的百分点值为 0(零)到 100。

      百分点值可用于以下情形:要用一种数据条比例直观显示一组上限值(如前 20个百分点值),用另一种数据条比例直观显示一组下限值(如后 20个百分点值),因为这两种比例所表示的极值有可能会使数据的显示失真。

    • 设置公式结果的格式     选择“公式”,然后输入“最小值”和“最大值”。

      • 公式必须返回数字、日期或时间值。

      • 公式以等号 (=) 开头。

      • 无效的公式将导致所有格式设置都不被应用。

      • 最好对公式进行测试,以确保它不会返回错误值。

    注意: 

    • 请确保“最小值”小于“最大值”

    • 可以为“最小值”和“最大值”选择不同的类型。 例如,可以选择数字“最小值”和百分比“最大值”。

  8. 若要选择“最小值”和“最大值”色阶,请单击“数据条颜色”。

    如果要选择其他颜色或创建自定义颜色,请单击“其他颜色”。 选择的数据条颜色将在“预览”框中显示出来。

  9. 要在单元格中只显示数据条不显示数据值,请选择“仅显示数据条”

  10. 若要向数据条应用实心边框,请在“边框”列表框中选择“实心边框”,然后选择边框的颜色。

  11. 若要在实线和渐变线之间选择,请在“填充”列表框中选择“实心填充”或“渐变填充”。

  12. 若要设置负数据条的格式,请单击“负值和坐标轴”,然后在“负值和坐标轴设置”对话框中,为负数据条填充和边框颜色选择适当的选项。 可以选择坐标轴的位置设置和颜色。 选择完选项后,单击“确定”。

  13. 可以通过在“数据条方向”列表框中选择适当的设置来更改数据条的方向。 默认情况下,该方向设置为“上下文”,但您可以将其更改为从左到右或从右到左,具体取决于呈现数据的方式。

使用图标集可以对数据进行注释,并可以按阈值将数据分为三到五个类别。 每个图标代表一个值的范围。 例如,在三向箭头图标集中,绿色的上箭头代表较高值,黄色的横向箭头代表中间值,红色的下箭头代表较低值。

提示: 可通过图标对具有这种格式的单元格进行排序 - 只需使用上下文菜单。

此处显示的示例处理条件格式图标集的几个示例。

相同数据的不同图标集

可以选择只对符合条件的单元格显示图标;例如,对低于临界值的那些单元格显示一个警告图标,对超过临界值的单元格不显示图标。 为此,可以在设置条件时,从图标旁边的下拉列表中选择“无单元格图标”以隐藏图标。 还可以创建自己的图标集组合;例如,一个绿色的“象征性”对号、一个黄色的“交通信号灯”和一个红色的“旗帜”。

提示: 如果选定区域中的任何单元格包含的公式返回错误,则条件格式不会应用于这些单元格。 若要确保条件格式应用于这些单元格,请使用 IS IFERROR 函数返回值(如 0 或“N/A”),而不是错误值。

快速格式设置

  1. 选择要设置条件格式的单元格。

  2. “开始”选项卡的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,单击“图标集”,然后选择图标集。

    条件格式

可以使用“将格式规则应用于”选项按钮来更改数据透视表的值区域中字段的范围设置方法。

高级格式设置

  1. 选择要设置条件格式的单元格。

  2. 在“开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“管理规则”。 将出现“条件格式规则管理器”对话框。

    “条件格式规则管理器”对话框

  3. 执行下列操作之一:

    • 若要添加条件格式,请单击“新建规则”。 将出现“新建格式规则”对话框。

    • 若要基于已列出条件格式添加新条件格式,请选择规则,然后单击“重复规则”。 重复规则被复制并出现在对话框中。 选择重复,然后选择“编辑规则”。 将出现“编辑格式规则”对话框。 

    • 若要更改条件格式,请执行下列操作:

      1. 确保在“显示其格式规则”列表框中选择了相应的工作表、表或数据透视表。

      2. 或者,也可以采用以下方式更改单元格区域:在“应用于”框中单击“压缩对话框”临时隐藏对话框,在工作表上选择新的单元格区域,然后选择“展开对话框”。

      3. 选择规则,然后单击“编辑规则”。 将出现“编辑格式规则”对话框。

  4. 在“规则应用于”下,根据需要按以下方法更改数据透视表的“值”区域中的字段范围:

    • 按选定内容:    请单击“仅这些单元格”。

    • 按相应字段:    请单击“具有相同字段的所有 <值字段> 单元格”。

    • 按值字段:    请单击“所有 <值字段> 单元格”。

  5. “选择规则类型”下,单击“基于各自值设置所有单元格的格式”

  6. “编辑规则说明”下的“格式样式”列表框中,选择“图标集”

    1. 选择图标集。 默认为“三色交通灯(无边框)”。 图标的个数以及各个图标的默认比较运算符和阈值随图标集的不同而不同。

    2. 您可以调整比较运算符和阈值。 每个图标的默认取值范围是相同的,但您可以根据自己的需要进行调整。 请确保阈值的逻辑顺序为自上而下从最高值到最低值。

    3. 执行下列操作之一:

      • 设置数字、日期或时间值的格式:    选择“数字”。

      • 设置百分比的格式:    选择“百分比”。

        有效值为 0(零)到 100。 不要输入百分号 (%)。

        如果要按比例直观显示所有值,则使用百分比,因为使用百分比可确保值的分布是成比例的。

      • 设置百分点值的格式:    选择“百分点值”。 有效的百分点值为 0(零)到 100。

        百分点值可用于以下情形:要使用特定图标直观显示一组上限值(如前 20个百分点值),使用另一种图标直观显示一组下限值(如后 20个百分点值),因为这两种比例所表示的极值有可能会使数据的显示失真。

      • 设置公式结果的格式:    选择“公式”,然后在每个“”框中输入公式。

        • 公式必须返回数字、日期或时间值。

        • 公式以等号 (=) 开头。

        • 无效的公式将导致所有格式设置都不被应用。

        • 最好对公式进行测试,以确保它不会返回错误值。

    4. 要使第一个图标代表较低值,最后一个图标代表较高值,请选择“反转图标次序”

    5. 要在单元格中只显示图标不显示数据值,请选择“仅显示图标”

      注意: 

      • 可能需要调整列宽以容纳图标。

      • 显示的图标大小取决于该单元格中使用的字号。 字体的大小增加时,图标的大小会按比例增加。

若要更轻松地查找特定单元格,可使用比较运算符对其进行格式设置。 例如,在一个按类别排序的库存工作表中,可以用黄色突出显示现有量少于 10 个的产品。 而在一个零售店汇总工作表中,可以标识利润超过 10%、销售额低于 ¥100,000、地区为“东南”的所有零售店。

此处显示的示例处理内置条件格式准则(例如“大于”和“排名靠前百分比”)的示例。 这设置人口超过两百万(绿色背景)和平均高温排名靠前 30%(橙色)的城市的格式。

格式显示人口超过两百万并且高温排名靠前 30% 的城市

注意: 不能按文本或日期对数据透视表的值区域中的字段应用条件格式,只能按数字应用条件格式。

快速格式设置

  1. 选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格。

  2. “开始”选项卡的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“突出显示单元格规则”

    条件格式

  3. 选择所需的命令,如“介于”、“文本包含”或“发生日期”。

  4. 输入要使用的值,然后选择格式。

可以使用“将格式规则应用于”选项按钮来更改数据透视表的值区域中字段的范围设置方法。

若要观看这些技术的视频,请参阅视频:为文本设置条件格式视频:为日期设置条件格式

高级格式设置

  1. 选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格。

  2. 在“开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“管理规则”。 将出现“条件格式规则管理器”对话框。

    “条件格式规则管理器”对话框

  3. 执行下列操作之一:

    • 若要添加条件格式,请单击“新建规则”。 将出现“新建格式规则”对话框。

    • 若要基于已列出条件格式添加新条件格式,请选择规则,然后单击“重复规则”。 重复规则被复制并出现在对话框中。 选择重复,然后选择“编辑规则”。 将出现“编辑格式规则”对话框。 

    • 若要更改条件格式,请执行下列操作:

      1. 确保在“显示其格式规则”列表框中选择了相应的工作表、表或数据透视表。

      2. 也可以采用以下方式更改单元格区域:在“应用于”框中单击“折叠对话框”以临时隐藏对话框,在该工作表或其他工作表上选择新的单元格区域,然后选择“展开对话框”。

      3. 选择规则,然后单击“编辑规则”。 将出现“编辑格式规则”对话框。

  4. 在“规则应用于”下,根据需要按以下方法更改数据透视表的“值”区域中的字段范围:

    • 按选定内容:    请单击“仅这些单元格”。

    • 按相应字段:    请单击“具有相同字段的所有 <值字段> 单元格”。

    • 按值字段:    请单击“所有 <值字段> 单元格”。

  5. “选择规则类型”下,单击“只为包含以下内容的单元格设置格式”

  6. “编辑规则说明”下的“只为满足以下条件的单元格设置格式”列表框中,请执行下列操作之一:

    • 按数字、日期或时间设置格式:    选择“单元格值”,选择比较运算符,然后输入数字、日期或时间。

      例如,选择“介于”然后输入 100200,或选择“等于”然后输入 1/1/2009

      必须输入返回数字、日期或时间值的公式。

      • 如果输入公式,则必须以等号 (=) 开头。

      • 无效的公式将导致所有格式设置都不被应用。

      • 最好对公式进行测试,以确保它不会返回错误值。

    • 按文本设置格式:    选择“特定文本”,选择比较运算符,然后输入文本。

      例如,选择“包含”然后输入 Silver,或选择“始于”然后输入 Tri

      搜索字符串中包含引号,且可以使用通配符。 字符串的最大长度为 255 个字符。

      您还可以输入一个返回文本的公式。

      • 如果输入公式,则必须以等号 (=) 开头。

      • 无效的公式将导致所有格式设置都不被应用。

      • 最好对公式进行测试,以确保它不会返回错误值。

      若要观看此技术的视频,请参阅视频:为文本设置条件格式

    • 按日期设置格式:    选择“发生日期”,然后选择日期比较。

      例如,选择“昨天”“下周”

      若要观看此技术的视频,请参阅视频:为日期设置条件格式

    • 设置空值或无空值单元格的格式    选择“空值”或“无空值”。

      空值即单元格不包含任何数据,不同于包含一个或多个空格(空格被视为文本)的单元格。

    • 设置包含错误值或无错误值单元格的格式    选择“错误”或“无错误”。

      错误值包括:#####、#VALUE!、#DIV/0!、#NAME?、#N/A、#REF!、#NUM! 和 #NULL!。

  7. 要指定格式,请单击“格式”。 将显示“设置单元格格式”对话框。

  8. 选择当单元格值符合条件时要应用的数字、字体、边框或填充格式,然后单击“确定”。

    可以选择多个格式。 选择的格式将在“预览”框中显示出来。

可以根据指定的截止值查找单元格区域中的最高值和最低值。 例如,可以在地区报表中查找最畅销的 5 种产品,在客户调查表中查找最不受欢迎的 15% 产品,或在部门中查找薪水最高的 25 名雇员。

快速格式设置

  1. 选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格。

  2. “开始”选项卡的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“项目选取规则”

    条件格式

  3. 选择所需的命令,如“10 个最大的项”或“10% 最小的值”。

  4. 输入要使用的值,然后选择格式。

可以使用“将格式规则应用于”选项按钮来更改数据透视表的值区域中字段的范围设置方法。

高级格式设置

  1. 选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格。

  2. 在“开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“管理规则”。 将出现“条件格式规则管理器”对话框。

    “条件格式规则管理器”对话框

  3. 执行下列操作之一:

    • 若要添加条件格式,请单击“新建规则”。 将出现“新建格式规则”对话框。

    • 若要基于已列出条件格式添加新条件格式,请选择规则,然后单击“重复规则”。 重复规则被复制并出现在对话框中。 选择重复,然后选择“编辑规则”。 将出现“编辑格式规则”对话框。 

    • 若要更改条件格式,请执行下列操作:

      1. 确保在“显示其格式规则”列表框中选择了相应的工作表、表或数据透视表。

      2. 或者,也可以采用以下方式更改单元格区域:在“应用于”框中单击“压缩对话框”临时隐藏对话框,在工作表上选择新的单元格区域,然后选择“展开对话框”。

      3. 选择规则,然后单击“编辑规则”。 将出现“编辑格式规则”对话框。

  4. “规则应用于”下,要选择采用以下方法更改数据透视表的值区域中字段的范围:

    • 按选定内容:    请单击“仅这些单元格”。

    • 按相应字段:    请单击“具有相同字段的所有 <值字段> 单元格”。

    • 按值字段:    请单击“所有 <值字段> 单元格”。

  5. “选择规则类型”下,单击“仅对排名靠前或靠后的值设置格式”

  6. “编辑规则说明”下的“为以下排名内的值设置格式”列表框中,选择“前”“后”

  7. 执行下列操作之一:

    • 要指定最大或最小数值,请输入一个数字,然后清除“所选范围的百分比”框。 有效值为 1 到 1000。

    • 要指定最大或最小百分比,请输入一个数字,然后选中“所选范围的百分比”框。 有效值为 1 到 100。

  8. 也可以更改对数据透视表的值区域中按相应字段设置其范围的字段应用格式的方式。

    默认情况下,条件格式基于所有可见值。 不过,当您按相应字段而非使用所有可见值设置范围时,可以对以下每种组合应用条件格式:

    • 列及其父行字段,方法是选择“每个列组”

    • 行及其父列字段,方法是选择“每个行组”

  9. 要指定格式,请单击“格式”。 将显示“设置单元格格式”对话框。

  10. 选择当单元格值符合条件时要应用的数字、字体、边框或填充格式,然后单击“确定”。

    可以选择多个格式。 选择的格式将在“预览”框中显示出来。

可以在单元格区域中查找高于或低于平均值或标准偏差的值。 例如,可以在年度业绩审核中查找业绩高于平均水平的人员,或者在质量评级中查找低于两倍标准偏差的制造材料。

快速格式设置

  1. 选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格。

  2. “开始”选项卡的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“项目选取规则”

    条件格式

  3. 选择所需的命令,如“高于平均值”或“低于平均值”。

  4. 输入要使用的值,然后选择格式。

可以使用“将格式规则应用于”选项按钮来更改数据透视表的值区域中字段的范围设置方法。

高级格式设置

  1. 选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格。

  2. 在“开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“管理规则”。 将出现“条件格式规则管理器”对话框。

    “条件格式规则管理器”对话框

  3. 执行下列操作之一:

    • 若要添加条件格式,请单击“新建规则”。 将出现“新建格式规则”对话框。

    • 若要基于已列出条件格式添加新条件格式,请选择规则,然后单击“重复规则”。 重复规则被复制并出现在对话框中。 选择重复,然后选择“编辑规则”。 将出现“编辑格式规则”对话框。 

    • 若要更改条件格式,请执行下列操作:

      1. 确保在“显示其格式规则”列表框中选择了相应的工作表、表或数据透视表。

      2. 或者,也可以采用以下方式更改单元格区域:在“应用于”框中单击“压缩对话框”临时隐藏对话框,在工作表上选择新的单元格区域,然后选择“展开对话框”。

      3. 选择规则,然后单击“编辑规则”。 将出现“编辑格式规则”对话框。

  4. 在“规则应用于”下,根据需要按以下方法更改数据透视表的“值”区域中的字段范围:

    • 按选定内容:    请单击“仅这些单元格”。

    • 按相应字段:    请单击“具有相同字段的所有 <值字段> 单元格”。

    • 按值字段:    请单击“所有 <值字段> 单元格”。

  5. “选择规则类型”下,单击“仅对高于或低于平均值的值设置格式”

  6. “编辑规则说明”下的“为满足以下条件的值设置格式”列表框中,请执行下列操作之一:

    • 要为高于或低于区域中所有单元格的平均值的单元格设置格式,请选择“高于”“低于”

    • 要为高于或低于区域中所有单元格一个、两个或三个标准偏差的单元格设置格式,请选择标准偏差。

  7. 也可以更改对数据透视表的值区域中按相应字段设置其范围的字段应用格式的方式。

    默认情况下,条件格式基于所有可见值。 不过,当您按相应字段而非使用所有可见值设置范围时,可以对以下每种组合应用条件格式:

    • 列及其父行字段,方法是选择“每个列组”

    • 行及其父列字段,方法是选择“每个行组”

  8. 单击“格式”以显示“设置单元格格式”对话框。

  9. 选择当单元格值符合条件时要应用的数字、字体、边框或填充格式,然后单击“确定”。

    可以选择多个格式。 选择的格式将在“预览”框中显示出来。

注意: 无法按唯一值或重复值对数据透视表的值区域中的字段应用条件格式。

在此处所示的示例中,“教师”列上使用条件格式来查找教授多个班级的教师(重复的教师姓名以淡红色突出显示)。 在“年级”列中仅找到一次的年级值(唯一值)将以绿色突出显示。

C 列中不唯一的值为玫瑰红,D 列中的唯一值为绿色

快速格式设置

  1. 选择要设置条件格式的单元格。

  2. “开始”选项卡的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“突出显示单元格规则”

    条件格式

  3. 选择“重复值”

  4. 输入要使用的值,然后选择格式。

高级格式设置

  1. 选择要设置条件格式的单元格。

  2. 在“开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“管理规则”。 将出现“条件格式规则管理器”对话框。

    “条件格式规则管理器”对话框

  3. 执行下列操作之一:

    • 若要添加条件格式,请单击“新建规则”。 将出现“新建格式规则”对话框。

    • 若要基于已列出条件格式添加新条件格式,请选择规则,然后单击“重复规则”。 重复规则被复制并出现在对话框中。 选择重复,然后选择“编辑规则”。 将出现“编辑格式规则”对话框。 

    • 若要更改条件格式,请执行下列操作:

      1. 确保在“显示其格式规则”列表框中选择了相应的工作表或表。

      2. 或者,也可以采用以下方式更改单元格区域:在“应用于”框中单击“压缩对话框”临时隐藏对话框,在工作表上选择新的单元格区域,然后选择“展开对话框”。

      3. 选择规则,然后单击“编辑规则”。 将出现“编辑格式规则”对话框。

  4. “选择规则类型”下,单击“仅对唯一值或重复值设置格式”

  5. “编辑规则说明”下的“全部设置格式”列表框中,选择“唯一”“重复”

  6. 单击“格式”以显示“设置单元格格式”对话框。

  7. 选择当单元格值符合条件时要应用的数字、字体、边框或填充格式,然后单击“确定”。

    可以选择多个格式。 选择的格式将在“预览”框中显示出来。

如果上面所有选项都不是你要查找的内容,你可以使用几个简单的步骤创建自己的条件格式规则。 

注意: 如果已有一个定义规则与你的工作方式略有不同,请重复并编辑此规则。

  1. 选择“开始”>“条件格式”>“管理规则”, 然后在“条件格式规则管理器”对话框中,选择已列出规则,然后选择“重复规则”。 重复规则然后出现在列表中。

  2. 选择重复规则,然后选择“编辑规则”。

  1. 选择要设置格式的单元格。

  2. 在“开始”选项卡上,单击“条件格式”>“新建规则”。

    新建格式规则

  3. 自行创建规则并指定格式选项,然后单击“确定”。

    如果未看到所需的选项,可使用公式确定要设置格式的单元格 - 有关步骤,请参阅下一节。

如果在创建自己的条件格式规则时未看到所需的确切选项,则可以使用逻辑公式指定格式设置条件。 例如,你可能需要将选定区域中的值与函数返回的结果进行比较,或计算所选区域之外的单元格中的数据,这些数据可位于同一工作簿中的其他工作表中。 你的公式必须返回 True 或 False(1 或 0),但是你可以使用条件逻辑将一组对应的条件格式串在一起,例如,为一小组文本值(例如产品类别名称)中的每个值都使用不同的颜色。

注意: 若要在公式中输入单元格引用,只需直接在工作表或其他工作表上选中单元格即可。 在工作表上选中单元格之后,将插入绝对单元格引用。 如果希望 Excel 调整所选区域中每个单元格的引用,请使用相对单元格引用。 有关详细信息,请参阅创建或更改单元格引用在相对引用、绝对引用和混合引用间切换

提示: 如果任何单元格包含的公式返回错误,则条件格式不会应用于这些单元格。 若要解决此问题,请在公式中使用 IS 函数IFERROR 函数返回你指定的值(例如 0 或“N/A”),而不是错误值。

  1. “开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“管理规则”

    条件格式

    将出现“条件格式规则管理器”对话框。

    “条件格式规则管理器”对话框

  2. 执行下列操作之一:

    • 若要添加条件格式,请单击“新建规则”。 将出现“新建格式规则”对话框。

    • 若要基于已列出条件格式添加新条件格式,请选择规则,然后单击“重复规则”。 重复规则被复制并出现在对话框中。 选择重复,然后选择“编辑规则”。 将出现“编辑格式规则”对话框。 

    • 若要更改条件格式,请执行下列操作:

      1. 确保在“显示其格式规则”列表框中选择了相应的工作表、表或数据透视表。

      2. 也可以采用以下方式更改单元格区域:在“应用于”框中单击“折叠对话框”以临时隐藏对话框,在该工作表或其他工作表上选择新的单元格区域,然后单击“展开对话框”。

      3. 选择规则,然后单击“编辑规则”。 将出现“编辑格式规则”对话框。

  3. 在“规则应用于”下,根据需要按以下操作方法更改数据透视表的“值”区域中的字段范围:

    • 按选定内容设置范围:    请单击“所选单元格”。

    • 按相应字段设置范围:    请单击“所有显示 <值字段> 值的单元格”。

    • 按值字段设置范围:    请单击“所有为 <行> 显示 <值字段> 的单元格”。

  4. “选择规则类型”下,单击“使用公式确定要设置格式的单元格”

    1. 在“编辑规则说明”下的“为符合此公式的值设置格式”列表框中,输入一个公式。

      公式必须以等号 (=) 开头且必须返回逻辑值 TRUE (1) 或 FALSE (0)。

    2. 单击“格式”以显示“设置单元格格式”对话框。

    3. 选择当单元格值符合条件时要应用的数字、字体、边框或填充格式,然后单击“确定”。

      可以选择多个格式。 选择的格式将在“预览”框中显示出来。

      示例 1:使用两个带有准则(使用 AND 和 OR 测试)的条件格式    

      以下示例显示了两个条件格式规则的使用。 如果第一条规则不适用,则应用第二条规则。

      第一条规则:购房者预计需要 ¥75,000 作为首期付款,每月 ¥1,500 作为按揭还款。 如果预付定金和每月还款满足这些要求,则单元格 B4 和 B5 的格式设置为绿色。

      第二条规则:如果首期付款或每月还款未满足购房者的预算,则 B4 和 B5 的格式设置为红色。 更改某些值(例如,APR、贷款期限、预付定金和购买金额)以查看条件格式单元格将发生什么情况。

      第一个规则的公式(应用绿色)

      =AND(IF($B$4<=75000,1),IF(ABS($B$5)<=1500,1))

      第二个规则的公式(应用红色)

      =OR(IF($B$4>=75000,1),IF(ABS($B$5)>=1500,1))

      单元格 B4 和 B5 满足其条件,因此格式设置为绿色

      示例 2:使用 MOD 和 ROW 函数每隔一行加上底纹    

      应用于此工作表中的每个单元格的条件格式会为单元格区域中的每隔一行加上蓝色单元格颜色底纹。 你可以通过单击第 1 行上的正方形和 A 列的左侧来选择工作表中的所有单元格。MOD 函数返回一个数(第一个参数)除以除数(第二个参数)之后的余数。 ROW 函数返回当前行编号。 如果将当前行编号除以 2,那么对于偶数编号,余数始终为 0,对于奇数编号,余数始终为 1。 由于 0 为 FALSE 而 1 为 TRUE,因此对每个奇数行设置格式。 规则使用此公式:=MOD(ROW(),2)=1。

      每隔一行添加蓝色底纹

      注意: 若要在公式中输入单元格引用,只需直接在工作表或其他工作表上选中单元格即可。 在工作表上选中单元格之后,将插入绝对单元格引用。 如果希望 Excel 调整所选区域中每个单元格的引用,请使用相对单元格引用。 有关详细信息,请参阅创建或更改单元格引用在相对引用、绝对引用和混合引用间切换

以下视频介绍了将公式用于条件格式的基础知识。

你的浏览器不支持视频。

若要将现有的格式样式应用到工作表中的新数据或其他数据,可使用“格式刷”将条件格式复制到相应数据。

  1. 单击包含要复制的条件格式的单元格。

  2. 单击“开始”>“格式刷”。

    在主页选项卡上的复制和粘贴按钮

    指针会变为画笔。

    提示: 如果希望继续使用画笔将条件格式复制到其他单元格中,您可以双击“格式刷”。

  3. 若要复制条件格式,请在要复制其格式的单元格周围或单元格区域拖动画笔。

  4. 要停止使用画笔,请按 Esc。

注意: 如果你已在应用条件格式的规则中使用了公式,则可能必须粘贴条件格式,然后调整公式中的任何单元格引用。 有关详细信息,请参阅在相对引用、绝对引用和混合引用间切换

如果工作表包含条件格式,则可以快速找到这些单元格以便复制、更改或删除条件格式。 使用“定位条件”命令仅查找具有特定条件格式的单元格,或查找所有具有条件格式的单元格。

查找所有具有条件格式的单元格

  1. 单击不具有条件格式的任意单元格。

  2. 在“开始”选项卡上的“编辑”组中,单击“查找和选择”旁边的箭头,然后单击“条件格式”。

    “开始”选项卡上的“编辑”组

仅查找具有相同条件格式的单元格

  1. 单击具有要查找的条件格式的单元格。

  2. 在“开始”选项卡上的“编辑”组中,单击“查找和选择”旁边的箭头,然后单击“定位条件”。

  3. 单击“条件格式”。

  4. 在“数据有效性”下面单击“相同”。

    “开始”选项卡上的“编辑”组

使用条件格式时,可以设置 Excel 用于确定何时应用条件格式的规则。 若要管理这些规则,你应该了解按照哪种顺序来计算这些规则、当两个或多个规则发生冲突时会出现什么情况、复制和粘贴如何影响规则计算、如何更改规则的计算顺序以及何时停止规则计算。

  • 了解条件格式规则优先级

    通过使用“条件格式规则管理器”对话框,你可以在工作簿中创建、编辑、删除和查看所有条件格式规则。 (在“开始”选项卡上,单击“条件格式”,然后单击“管理规则”。)

    条件格式菜单,其中“管理规则”突出显示

    将出现“条件格式规则管理器”对话框。

    “条件格式规则管理器”对话框

    当应用两个或更多条件格式规则时,将按其在此对话框中列出的优先级顺序(自上到下)计算这些规则。

    在此示例中,ID 徽章具备失效日期。 我们希望用黄色背景色标记将在 60 天内失效但尚未失效的徽章,并用红色背景色标记已失效的徽章。

    根据条件设置数据格式

    在本例中,含有“证书日期在 60 日内即将过期的雇员 ID 号码”的单元格设为黄色,含有“证书已过期的雇员 ID 号码”的单元格设为红色。 规则显示在下图中。

    根据要求设置规则格式

    第一个规则(如果为真,则将单元格背景颜色设为红色)针对当前日期(通过使用公式中的 TODAY 函数得到)测试 B 列中的日期值。 将此公式分配到 B 列中的第一个数据值,即 B2。 此规则的公式为 =B2<TODAY()。 此公式测试 B 列中的单元格(单元格 B2:B15)。 如果 B 列中任何单元格的公式计算值为真,其在 A 列中相应的单元格(例如,A5 对应 B5,A11 对应 B11)的背景颜色将设为红色。 使用第一个规则对“适用于”下指定的所有单元格进行评估之后,将测试第二个规则。 此公式检查 B 列中的值是否在当天日期的 60 天以内(例如,假设当天日期为 2010 年 8 月 11 日)。 B4 单元格中的值为 2010 年 10 月 4 日,在当天日期的 60 天以内,因此计算值为真,其背景颜色将设为黄色。 此规则的公式为 =B2<TODAY()+60。 列表中由最高规则先设置为红色的任何单元格单独留下。

    列表中较高处的规则的优先级高于列表中较低处的规则。 默认情况下,新规则总是添加到列表的顶部,因此具有较高的优先级,所以您要留意它们的顺序。 您可以使用对话框中的“上移”和“下移”箭头更改优先级顺序。

    上移和下移箭头

  • 多个条件格式规则计算值为真时将发生何种情况

    有时,可以有多个条件格式规则计算值为 True。 下面介绍如何应用规则,首先是规则不冲突的情况,然后是规则冲突的情况:

    规则不冲突     例如,如果一个规则将单元格格式设置为字体加粗,而另一个规则将同一个单元格的格式设置为红色,则该单元格的字体将被加粗并设为红色。 因为这两种格式间没有冲突,所以两个规则都得到应用。

    规则冲突     例如,一个规则将单元格字体颜色设置为红色,而另一个规则将单元格字体颜色设置为绿色。 因为这两个规则冲突,所以只应用一个规则。 应用优先级较高的规则(在对话框列表中的较高位置)。

  • 粘贴、填充和格式刷如何影响条件格式规则

    编辑工作表时,可以复制和粘贴具有条件格式的单元格值,用条件格式填充单元格区域,或者使用格式刷。 这些操作对条件格式规则优先级的影响是:为目标单元格创建一个基于源单元格的新条件格式规则。

    如果您将具有条件格式的单元格值复制并粘贴到在另一个 Excel 实例中打开的工作表(同时在计算机上运行的另一个 Excel.exe 程序),则不在另一个实例中创建条件格式规则,且该格式也不会被复制到该实例。

  • 条件格式和手动格式冲突时将发生何种情况

    如果条件格式规则的计算值为 True,则它优先于同一选定区域的任何现有手动格式。 这意味着,如果它们发生冲突,则条件格式适用,而手动格式则不适用。 如果删除条件格式规则,单元格区域的手动格式将保留。

    手动格式没有列在“条件格式规则管理器”对话框中,也不用于确定优先级。

  • 通过使用“如果为真则停止”复选框可控制规则计算停止的时间。

    考虑到对低于 Excel 2007 的 Excel 版本的向后兼容性,您可以选中“管理规则”对话框中的“如果为真则停止”复选框,以模仿条件格式在早期版本的 Excel(不支持对同一区域应用三个以上的条件格式规则或多个规则)中的呈现方式。

    例如,如果您有三个以上的条件格式规则应用于一个单元格区域,并正在使用 Excel 2007 之前的 Excel 版本,则该 Excel 版本:

    • 仅计算前三个规则。

    • 按照优先级应用为真的第一个规则。

    • 忽略为真的优先级较低的规则。

    下表汇总了针对前三个规则的所有可能的条件:

    如果规则

    并且如果规则

    并且如果规则

    那么

    真或假

    真或假

    应用规则一,忽略规则二和三。

    真或假

    应用规则二,忽略规则三。

    应用规则三。

    不应用任何规则。

    可以选中或清除“如果为真则停止”复选框来更改默认行为:

    • 若要只计算第一个规则,请选中第一个规则对应的“如果为真则停止”复选框。

    • 若要只计算第一和第二个规则,请选中第二个规则对应的“如果为真则停止”复选框。

    如果通过使用数据条、色阶或图标集来设置规则格式,则无法选中或清除“如果为真则停止”复选框。

若要观看显示如何管理条件格式规则的视频,请参阅视频:管理条件格式

条件格式规则的计算顺序(它们的优先级)也反映了它们的相对重要性:规则在条件格式规则列表中的位置越靠前,其重要性就越高。 这意味着,在两个条件格式规则相互冲突的情况下,系统将应用列表中位置靠前的规则,而不应用列表中位置靠后的规则。

  1. 在“开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“管理规则”。

    条件格式菜单,其中“管理规则”突出显示

    将出现“条件格式规则管理器”对话框。

    “条件格式规则管理器”对话框

    将显示当前所选内容的条件格式规则,包括规则类型、格式、应用规则的单元格区域,以及“如果为真则停止”设置。

    如果没有找到所需的规则,请在“显示其格式规则”列表框中,确保已选中正确的单元格区域、工作表、表格或数据透视表。

  2. 选择一个规则。 一次只能选择一个规则。

  3. 若要在优先级中向上移动所选规则,请单击“上移”。 若要在优先级中向下移动所选规则,请单击“下移”。

    上移和下移箭头

  4. 或者,若要停止对某特定规则的规则评估,请选中“如果为真则停止”复选框。

清除工作表中的条件格式    

  • 在“开始”选项卡上,单击“条件格式”>“清除规则”>“清除整个工作表的规则

如果工作表中有条件格式,并需要将其删除,请执行以下步骤。

针对整个 工作表

  • 在“开始”选项卡上,单击“条件格式”>“清除规则”>“清除整个工作表的规则

在单元格区域

  1. 选择包含条件格式的单元格。

  2. 单击显示在选定数据右下方的“快速分析镜头按钮图像 按钮。

    注意: 在出现以下情况时,“快速分析镜头”不显示:

    • 所选区域中的所有单元格均为空,或

    • 仅所选区域左上角的单元格中有条目,区域中的其他所有单元格均为空。

  3. 单击“清除格式”。

    清除选项

查找并删除整个工作表中相同的条件格式

  1. 单击包含想从整个工作表删除的条件格式的单元格。

  2. 在“开始”选项卡上,单击“查找和选择”旁边的箭头,然后单击“定位条件”。

  3. 单击“条件格式”。

  4. 在“数据有效性”下面单击“相同”。 选择包含相同条件格式规则的所有单元格。

  5. 在“开始”选项卡上,单击“条件格式”>“清除规则”>“清除所选单元格的规则”。

色阶是帮助理解数据分布和变化的直观指导。 色阶分为两种类型 - 双色色阶和三色色阶。

双色色阶使用两种颜色的渐变来帮助你比较单元格区域。 颜色的深浅表示值的高低。 例如,在绿色和黄色的双色色阶中,可以指定较高值单元格的颜色更绿,而较低值单元格的颜色更黄。

三色色阶使用三种颜色的渐变来帮助你比较单元格区域。 颜色的深浅表示值的高、中、低。 例如,在绿色、黄色和红色的三色色阶中,可以指定较高值单元格的颜色为绿色,中间值单元格的颜色为黄色,而较低值单元格的颜色为红色。

提示: 可按颜色对具有这些格式中一种的单元格进行排序 - 只需使用上下文菜单。

  1. 选择要设置条件格式的单元格。

  2. 单击“开始”>“条件格式”>“色阶”,然后选择色阶。

数据条可帮助你查看某个单元格相对于其他单元格的值。 数据条的长度代表单元格中的值。 数据条越长,表示值越高,数据条越短,表示值越低。 在观察大量数据(如节假日销售报表中最畅销和最滞销的玩具)中的较高值和较低值时,数据条尤其有用。

  1. 选择要设置条件格式的单元格。

  2. 单击“开始”>“条件格式”>“数据条”,然后选择数据条。

使用图标集可以对数据进行注释,并可以按阈值将数据分为三到五个类别。 每个图标代表一个值的范围。 例如,在三向箭头图标集中,绿色的上箭头代表较高值,黄色的横向箭头代表中间值,红色的下箭头代表较低值。

提示: 可通过图标对具有这种格式的单元格进行排序 - 只需使用上下文菜单。

  1. 选择要为其设置条件格式的单元格。

  2. 单击“开始”>“条件格式”>“图表集”,然后选择图标集。

若要更方便地查找单元格区域中的特定单元格,可以基于比较运算符设置这些特定单元格的格式。 例如,在一个按类别排序的库存工作表中,可以用黄色突出显示现有量少于 10 个的产品; 而在一个零售店汇总工作表中,可以标识利润超过 10%、销售额低于 ¥100,000、地区为“东南”的所有零售店。

  1. 选择要设置条件格式的单元格。

  2. 在“开始”选项卡上的“”组中,单击“突出显示单元格规则”。

  3. 选择所需的命令,如“介于”、“文本包含”或“发生日期”。

  4. 输入要使用的值,然后选择格式(填充、文本或边框颜色),然后单击“确定”。

若要观看这些技术的视频,请参阅视频:为文本设置条件格式视频:为日期设置条件格式

可以根据指定的截止值查找单元格区域中的最高值和最低值。 例如,可以在地区报表中查找最畅销的 5 种产品,在客户调查表中查找最不受欢迎的 15% 产品,或在部门中查找薪水最高的 25 名雇员。

  1. 选择要设置条件格式的单元格。

  2. 在“开始”选项卡上的“”组中,单击“项目​​选取规则”。

  3. 选择所需的命令,如“10 个最大的项”或“10% 最小的值”。

  4. 输入要使用的值,然后选择格式(填充、文本或边框颜色),然后单击“确定”。

可以在单元格区域中查找高于或低于平均值或标准偏差的值。 例如,可以在年度业绩审核中查找业绩高于平均水平的人员,或者在质量评级中查找低于两倍标准偏差的制造材料。

  1. 选择要设置条件格式的单元格。

  2. 在“开始”选项卡上的“”组中,单击“项目​​选取规则”。

  3. 选择所需的命令,如“高于平均值”或“低于平均值”。

  4. 输入要使用的值,然后选择格式(填充、文本或边框颜色),然后单击“确定”。

可以在单元格区域中找到唯一值或重复值。

  1. 选择要设置条件格式的单元格。

  2. 在“开始”选项卡上的“”组中,单击“突出显示单元格规则”,然后选择“重复值”。

  3. 输入要使用的值,然后选择格式(填充、文本或边框颜色),然后单击“确定”。

若要将现有的格式样式应用到工作表中的新数据或其他数据,可使用“格式刷”将条件格式复制到相应数据。

  1. 单击包含要复制的条件格式的单元格。

  2. 单击“开始”>“格式刷”。

    在主页选项卡上的复制和粘贴按钮

    指针会变为画笔。

    提示: 如果希望继续使用画笔将条件格式复制到其他单元格中,您可以双击“格式刷”。

  3. 若要复制条件格式,请在要复制其格式的单元格周围或单元格区域拖动画笔。

  4. 要停止使用画笔,请按 Esc。

注意: 如果您已在应用条件格式的规则中使用了公式,则可能必须粘贴条件格式,然后调整公式中的相对引用和绝对引用。 有关详细信息,请参阅在相对引用、绝对引用和混合引用间切换

使用条件格式时,可以设置 Excel 用于确定何时应用条件格式的规则。 若要管理这些规则,请务必了解按照哪种顺序来计算这些规则、当两个或多个规则发生冲突时会出现什么情况,以及复制和粘贴如何影响规则计算。

重要: 你可在 Excel 网页版中查看和删除规则,但要编辑它们或更改其优先级顺序,则必须使用桌面版 Excel 编辑文件。

你可在 Excel 网页版中使用“条件格式”窗格查看条件格式规则。

  1. 在“开始”选项卡上,单击“条件格式”,然后单击“管理规则”。 "条件格式" 菜单,然后点击 "管理规则" 按钮

  2. 条件格式”窗格出现在数据的右侧。 以下注意事项可帮助你确定所列规则的影响。

    • Excel 如何确定应用条件格式规则的顺序

      当两个或更多条件格式规则应用于一个单元格区域时,将按其在此窗格中列出的优先级顺序(自上到下)计算这些规则。

      列表中较高处的规则的优先级高于列表中较低处的规则。 默认情况下,新规则总是添加到列表的顶部,因此具有较高的优先级,所以您要留意它们的顺序。

    • 多个条件格式规则计算值为真时将发生何种情况

      对于一个单元格区域,可以有多个条件格式规则计算值为真。 下面介绍如何应用规则,首先是规则不冲突的情况,然后是规则冲突的情况:

      规则不冲突     例如,如果一个规则将单元格格式设置为字体加粗,而另一个规则将同一个单元格的格式设置为红色,则该单元格的字体将被加粗并设为红色。 因为这两种格式间没有冲突,所以两个规则都得到应用。

      规则冲突     例如,一个规则将单元格字体颜色设置为红色,而另一个规则将单元格字体颜色设置为绿色。 因为这两个规则冲突,所以只应用一个规则。 应用优先级较高的规则(在窗格列表中的较高位置)。

    • 粘贴、填充和格式刷如何影响条件格式规则

      编辑工作表时,可以复制和粘贴具有条件格式的单元格值,用条件格式填充单元格区域,或者使用格式刷。 这些操作对条件格式规则优先级的影响是:为目标单元格创建一个基于源单元格的新条件格式规则。

    • 条件格式和手动格式冲突时将发生何种情况

      对于单元格区域,如果格式规则计算值为真,它将优先于现有的手动格式。 通过使用“开始”选项卡上“字体”组 (Excel 2016/2013) 或“开始”选项卡上“单元格”组 (Excel 2010/2007) 中的按钮,可以应用手动格式。 如果删除条件格式规则,单元格区域的手动格式将保留。

      手动格式未在“条件格式”窗格中列出,也不用于确定优先级。

可以清除选定的单元格或整个工作表的条件格式。

  • 清除选定单元格的条件格式:

    1. 选择工作表中的单元格。

    2. 单击“开始”选项卡 >“条件格式”>“清除规则”>“清除所选单元格的规则”。

  • 若要清除整个工作表的条件格式,单击“开始”选项卡 >“条件格式”>“清除规则”>“清除整个工作表的规则”。

注意: 不能对其他工作簿的外部引用使用条件格式。

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