使用“即时搜索”查找邮件或项目

使用“即时搜索”查找邮件或项目

需要在拥挤的收件箱或文件夹中查找重要邮件? “即时搜索”可助你快速查找 Outlook 中的项目。 “即时搜索”窗格在邮件、日历和任务等所有 Outlook 文件夹中始终可用。

有关使用“即时搜索”获得更好的搜索结果的提示,请参阅学习缩小搜索条件的范围

您要做什么?

  1. 在屏幕底部的导航栏中,单击“邮件”。

    以文本形式显示视图的导航栏

    如果没有看到此信息,则表示可能启用了“紧凑型导航”,此时显示的将是图标,如下所示:

    以图标形式显示视图的导航栏

    除了启用“紧凑型导航”之外,还有可能最小化了文件夹窗格,因此这些图标呈垂直排列。 此时,您可以单击“最小化/展开”按钮展开文件夹窗格,如下所示:

    最小化的文件夹窗格中以图标形式显示的视图

  2. 找到搜索框。 它位于邮件顶部,如下所示:

    邮件上方的“即时搜索”框

  3. 要查找包含已知单词的邮件或者特定人员发送的邮件,可在搜索框中键入这个单词或人员的姓名(可以使用名称、姓氏和部分名称)。 结果中将显示包含指定单词或姓名的邮件,并突出显示搜索文本。

    与一个单词匹配的搜索结果

  4. 您可以通过更改搜索进一步缩小结果范围。 下面提供了几个常见示例:

    • 键入“费用报表”(包括引号),查找包含完全匹配短语“费用报表”的邮件。

    • 键入费用 AND 报表(这里的“AND”需要大写)以查找同时包含“费用”和“报表”这两个词的邮件,但两个词的出现不分先后顺序。 还可以使用“OR”。

    • 键入费用 NOT 报表(这里的“NOT”需要大写)以查找包含“费用”但不包含“报表”的邮件。

  5. 注意:仅当你搜索整个单词或单词开头时,搜索才会找到相应项目;如果搜索单词的中间或结尾,则不会找到该项目。 例如,如果邮件主题包含“Email about Office365”,则以下搜索将找不到该项目:

    • “mail”- 因为这是“email”一词的结尾

    • “365”- 因为这是“Office365”一词的结尾

    • “ice”- 因为它位于“Office365”一词的中间

  6. 完成后,单击搜索框中的 X 即可清除搜索。

如果你无法找到所需的内容,请使用功能区上的搜索工具缩小搜索范围。 当你单击搜索框时,可以在功能区左侧选择范围选项。 确定好范围后,便可以选择主题行或发件人等选项来进一步优化搜索。

范围(要搜索的位置):在这里,你可以选择在特定文件夹中搜索(例如所有邮箱),也可以选择仅在已选择的当前文件夹(大多数情况下是收件箱)中搜索。

选择范围缩小搜索结果

优化(搜索内容):选定范围后,可在“优化”组中添加其他条件。 选中某个选项后,Outlook 会向搜索框添加特定脚本以限制其搜索。

使用“精简”组选项缩小搜索结果

我们来看一下这些选项。

  • 发件人:筛选搜索结果,仅显示由特定人员发送的邮件。 例如,你可以搜索丁娜发送的所有邮件。

  • 主题:根据电子邮件的主题行筛选搜索结果。 例如,你可以搜索主题行中含有关键字“报表”的所有邮件。

  • 有附件:提供含有附件的所有邮件。

  • 已分类:选择类别以查看你已用特定类别标记的所有邮件。

  • 本周:在下拉菜单中,选择一个期限以根据邮件接收时间缩小搜索结果的范围。

  • 收件人:在下拉菜单中,选择一个选项以基于电子邮件收件人筛选结果。 例如,抄送给你的邮件或发送给特定人员的邮件。

  • 未读:显示所选文件夹中的所有未读邮件。

  • 已标记:显示已标记要关注的邮件。

  • 重要:显示标记为重要性高的所有邮件。

  • 更多:在菜单上选择一个选项,以进一步缩小搜索结果。 例如,你可以按敏感度或邮件大小进行筛选。

请记住,可混合匹配这些选项。

示例如下: 你可以搜索上个月 Sara 发送给你、主题行带关键字“报表”的所有邮件。

若要设置此示例的搜索:

  1. 确保选择了“收件箱”,然后在“搜索”框中单击。

  2. 范围组中选择子文件夹

  3. 单击“发件人”,然后键入“Sara”以替换搜索框中突出显示的文本。

  4. 单击“主题”,然后键入“报表”以替换搜索框中突出显示的文本。

  5. 从“本周”旁边的下拉菜单中,选择“上个月”。

    搜索工具选项的示例

获得的结果太多? 或者没有找到所需内容?

  1. 单击搜索框内部。

  2. 在“搜索”选项卡上,单击“搜索工具”>“高级查找”。

    “搜索工具”下的“高级查找”

在“高级查找”对话框中,可以指定更多复杂条件,甚至可以在你的日历、联系人列表、便笺和任务中搜索。

  1. 单击“高级”选项卡。

  2. 在“定义其他条件”下,单击“字段”按钮,然后单击“所有‘邮件’字段”。 您将看到包含可搜索字段的菜单,例如“发件人”、“收件人”、“接收时间”、“主题”等。

    “高级搜索”字段菜单

  3. 首先选择一个字段,然后选择一个条件和要测试的值。 例如:

    发件人/包含/Katie”将搜索来自姓名包括“Katie”的某人的邮件。 请注意,我们使用“包含”作为条件,而不是“精确地为”,因此我们不必查找精确匹配项。 因此,如果 Katie 的电子邮件名为“Katie Jordan”,则“发件人/精确地为/Katie”将无法正常工作,因为我们需要指定 Katie 的完整姓名 Katie Jordan 以获得精确匹配项。 这就是“包含”作为条件的方便之处。

  4. 根据您的需要或者希望测试的内容添加任意多个其他条件。 我们将添加另外三个条件:

发件人 | 包含 | Katie”将搜索来自姓名包括“Katie”的某人的邮件。 请注意,我们使用“包含”作为条件,而不是“精确地为”,因此我们不必查找精确匹配项。 因此,如果 Katie 的电子邮件名为“Katie Jordan”,则“ 发件人 | 精确地为 |Katie”将无法正常工作,因为我们需要指定 Katie 的完整姓名 Katie Jordan 以获得精确匹配项。 这就是“包含”作为条件的方便之处。

然后,假设你还添加下述条件:

  • 接收时间 | 介于 | 13/5/01/ 和 13/5/31

  • 邮件 | 包括 | 预算

  • 发件人 | 包含 | Rob

    构建搜索条件列表

现在,Outlook 将搜索发件人的姓名中包含“月英”、在 2013 年 5 月送达收件箱、邮件正文中包含“预算”以及(除了发送给您之外)同时发送给姓名中包含“德威”的收件人的邮件。 下面是我们添加的四个条件的列表放大图。

字段、条件和值

最后,单击“立即查找”运行搜索。

“高级搜索”的结果

如果您可以接受超过 250 个结果数,您可以绕过该限制:

  1. 单击“文件”>“选项”>“搜索”。

  2. 在“结果”下,清除“限制显示的结果数来提升搜索速度”复选框。

对 Office 2010 的支持于 2020 年 10 月 13 日结束

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您要做什么?

  1. 在 导航窗格 中,单击要搜索的文件夹。

  2. “即时搜索”框中,键入搜索文本。

    “即时搜索”框

    • 包含您所键入的文本的项目将显示出来,且会突出显示搜索文本。

    • 可键入更多字符缩小搜索范围。

  3. 若要扩大搜索范围,使其包括所有文件夹,请在搜索结果结尾处单击“尝试重新搜索”

    注意: 

    • 若要将插入点返回到“即时搜索”框中,请按 Ctrl+E。

    • 完成搜索后,可单击“即时搜索”框旁边的“关闭搜索 “关闭搜索”按钮 ”来清除搜索内容。

    • 系统也会搜索附件,但不会突出显示附件的搜索结果。

可添加条件来缩小搜索范围。 单击“即时搜索”框或在其中键入内容时,将创建“搜索工具”选项卡。 “优化”组中有很多条件选项,可让搜索更特定。

功能区上的“搜索工具”选项卡

注意: 所添加的搜索字段特定于在 Outlook 中的位置,例如邮件、日历、联系人、任务、笔记、文件夹列表或日记。 搜索字段也特定于当前使用的 Outlook 电子邮件配置文件。 退出并重启 Outlook 后,搜索字段保持不变。 但不会保留搜索查询。

您最近执行的 10 次搜索将被保存,而且可以重用。

  • 单击“即时搜索”框,在“搜索工具”选项卡上的“选项”组中单击“最近执行的搜索”,然后单击要再次使用的搜索字词或短语。

    功能区上的“最近执行的搜索”命令

另请参阅

了解如何缩小搜索条件的范围以便在 Outlook 中更好地搜索

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