Access 中的“汇总”行有助于让你一眼看出数据表上的各列的总计。 例如,在具有购买信息的表格中,可以通过向数据表中添加“汇总行”来显示价格或购买数量之和,或者项目总数。

包括数据的汇总行

注意:  要显示列的总值,必须将列的数据类型设置为“数字”、“小数”或“货币”。 对于非数字列,您只能选择“计数”汇总类型。

添加汇总行

  1. 从导航窗格中双击表、查询或分割窗体以在数据表视图中将其打开。

  2. 在“开始”选项卡上的“记录”组中,单击“合计”。

    汇总”行将添加到数据表的末尾:

    数据表上的汇总行

  3. 对于您希望显示总计的“汇总”行中的每个单元格,请单击单元格并选择所需的总计类型。

选择总计类型

在添加“汇总”行后,您选择为每列显示什么类型的总计值。 例如,当数据类型设置为“数字”、“十进制”或“货币”时,可以显示诸如求和之类的合计。 数据类型为文本值时,可以对值计数。

下图此示例中的数据表向我们显示“购买价格”“购买数量”列的总计值,以及“项目”列的总数:

  1. 除了在第一列中使用单词“汇总”,我们也可以显示总记录计数。 单击“项目”列的“汇总”行,单击箭头,然后选择“计数”以查看项目总数或数量。

  2. 下一步,单击“购买价格”列中的箭头并选择“求和”以查看所有项目的购买价格总价。

  3. 对于”购买数量“列,重复上一步骤,以查看购买数量的汇总。

    带有 SUM 和 COUNT 函数的汇总行

    注意:  虽然不能删除或剪切“汇总”行,但可以通过单击“开始”选项卡上的“汇总”来隐藏它。

了解 SUM 和其他聚合函数

聚合函数对数据列执行计算并返回单个结果。 当需要计算单个值(例如总和或平均值)时,可以使用聚合函数。 在继续时,请记得对数据列使用聚合函数。 这似乎是显而易见的,但在设计和使用数据库时,一般人倾向于关注数据行和各条记录 - 确保用户可以在字段中输入数据,将光标移到右侧或左侧,并填写下一个字段,诸如此类。 相比之下,使用聚合函数来专注于列中的记录组。

例如,假设你使用 Access 来存储和跟踪销售数据。 你可以使用聚合函数在某一列中计算产品销售量,在第二列中计算总销售额,并在第三列中计算每个产品的平均销售额。

此表格列出并描述了 Access “汇总”行中提供的聚合函数。 请记住,Access 提供了其他聚合函数,但必须在查询中使用它们。

函数

说明

适用的数据类型

是否在“汇总”行中可用?

平均值

计算某列的平均值。 列中必须包含数值、货币或日期/时间数据。 该函数会忽略空值。

数字、小数、货币、日期/时间

计数

对列中的项数进行计数。

除复杂重复的标量数据外的所有数据类型,如多值列表的列。 有关多值列表的信息,请参阅多值字段和创建或删除 多值字段的文章指南

最大值

返回具有最大值的项。 对于文本数据,最大值是最后一个字母值;Access 忽略大小写。 该函数会忽略空值。

数字、小数、货币、日期/时间

最小值

返回具有最小值的项。 对于文本数据,最小值是第一个字母值;Access 忽略大小写。 该函数会忽略空值。

数字、小数、货币、日期/时间

标准偏差

计算值与平均值(均值)相差的程度。 有关详细信息,请参阅下一节标准偏差和方差​​函数详述

数字、小数、货币

合计

累加列中各项的值。 仅适用于数值和货币数据。

数字、小数、货币

方差

计算列中所有值的统计方差。 该函数仅可用于数值和货币数据。 如果该表内容少于两行,则 Access 返回空值。 有关方差函数的详细信息,请参阅下一节标准偏差和方差​​函数详述

数字、小数、货币

标准偏差和方差​​函数详述

标准偏差”和“方差​​”函数计算统计值。 具体而言,它们计算值在标准分布(钟形曲线)中在其均值(平均值)周围聚集的位置。

例如,假设从同一台机器上随机收集 10 个工具,并测量它们的抗断强度,此过程用于测试机器和质量控制措施。 如果计算平均抗断强度,可以看到大多数工具的抗断强度接近平均值,而有一小部分的强度较大、一小部分强度较小。 但是,如果只计算平均抗断强度,该值并不能显示出质量控制流程的好坏,因为一些抗断能力特别强或特别弱的工具可能会使平均值出现升高或下降的偏差。

方差”和“标准偏差”函数通过告诉你这些值与平均值的接近程度来解决这个问题。 对于抗断强度来说,二者中任一函数返回的数字越小,表明制造流程运行越好,因为具有高于或低于抗断强度平均值的工具很少。

对于方差和标准偏差的完整讨论不在本文的范围内。 可以任意咨询统计网站,获取有关这两个主题的详细信息。 在使用“方差”和“标准偏差”函数时请记住这些规则:

  • 这两个函数会忽略空值。

  • 方差函数使用以下公式:
    公式

  • 标准偏差函数使用以下公式:
    公式

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