使用 Access 或 Excel 管理数据

Microsoft Access 和 Microsoft Excel 有许多相似之处,这会使你难以决定应该使用哪种程序。 例如,这两个程序都可以存储大量数据、运行功能强大的查询和分析工具来对这些数据进行切片和切块,以及执行返回所需的数据的复杂计算。

但是,每个程序都有明显的优势,具体取决于要管理的数据类型以及想要对该数据执行哪些操作。 例如,如果您的目标是以多个用户访问的格式保持数据完整性,则 Access 是最佳选择,而 Excel 更适合要深入分析的复杂数值数据。

在许多情况下,可以使用这两个程序,根据最适合的目的使用每个程序。 一般而言,Access 更适用于管理数据:帮助你保持数据的井井有条、易于搜索,并且可供多个同时使用的用户使用。 Excel 通常更适用于分析数据:执行复杂计算、探索可能的结果,以及生成高质量的图表。 如果使用 Access 来存储数据,使用 Excel 对其进行分析,则可以获得这两个程序的好处。

在决定使用哪种计划之前,你可能希望比较每个计划的好处,了解何时最好使用其中一个计划,并了解如何使用这两个程序,以准确实现想要的结果。

注意: 所有Microsoft Office套件都包括 Excel,但并非所有套件都包括 Access。

比较每个计划的好处

若要以最大性能和准确性访问和更新信息,选择正确的程序至关重要。 若要了解哪种计划最适合要完成的任务,可以比较每个计划在数据存储、数据分析、多用户协作和安全性方面提供的好处。

平面数据与关系数据    为了帮助确定哪种程序最适合存储数据,请自问以下问题:数据是否关系? 可以有效包含在单个表或工作表 中的数据称为平面 或非 关系数据 。 例如,如果要创建一个简单的客户列表,其中每个客户只有一个地址和联系人,则 Excel 可能是更好的选择。 但是,如果要存储更复杂的客户列表,其中包含每个客户的帐单和送货地址,或者每个客户的多个联系人,则 Access 是更好的解决方案。

在 关系数据库 中,将信息组织成多个表。 在精心设计的关系数据库中,每个表都是平面的,只包含有关一种类型的数据的信息。 例如,如果创建客户数据库,客户的名称应存储在一个表中,而这些客户的帐单和送货地址应存储在单独的表中。 建议将地址与名称分开存储,因为每个客户可以有多个地址,并且您希望能够输入每个客户的多个地址,而无需重新输入每个地址的客户名称。

本地数据与外部数据    可以使用 Access 连接到来自各种外部数据源的数据,以便无需导入即可查看、查询和编辑该数据。 例如,Access 提供用于连接到 Microsoft SQL Server 数据库、dBASE 文件或 Outlook 文件夹中的现有数据的命令,以及许多其他数据源。 可以使用 Excel 连接到各种数据源,包括 Access、SQL Server 和 Analysis Services 数据库、文本和 XML 文件以及 ODBC 和 OLE DB 数据源。 但是,不能编辑数据以通过 Excel 用户界面更改源数据。

Access 和 Excel 都提供用于连接到列表中数据 Windows SharePoint Services 命令。 但是,Excel 仅提供与 SharePoint 列表的只读连接;而 Access 允许您从 SharePoint 列表读取数据以及将数据写入 SharePoint 列表。

数据完整性与灵活性    唯一标识符有助于保持数据的完整性,并且确保没有两行数据 (或) 包含完全相同的数据。 在搜索或排序数据时,唯一标识符也提供检索数据的最快方式。 在 Access 中,可以使用自动编号数据类型自动生成每条记录的唯一标识符。 然后,可以使用这些标识符将一个表中的记录与另一个表中的一个或多个记录关联。

Access 应用于数据的结构有助于确保数据完整性。 Access 可能要求一个表中的新记录具有另一个表中的现有对应值,因此无法创建"孤立"记录。 例如,你不希望有不包含客户信息的订单。 Access 可能要求"订单"表中的每个新记录在"客户"表中都有相应的客户值。 此必需的值对应关系称为 引用完整性 。

还可以施加自己的约束和规则,进一步确保正确输入数据。 Excel 允许您以更自由的方式输入数据,但由于 Excel 不支持关系数据,因此它不支持引用完整性。 但是,您可以使用"数据 验证" 命令在 Excel 中控制数据输入。

查询    如果经常必须按各种方式查看数据,具体取决于不断变化的条件或事件,Access 可能是存储和处理数据的更好选择。 通过 Access,结构化查询语言 (SQL) 查询快速检索需要的数据行和列,无论数据是否包含在一个表或多个表中。 还可以在查询中使用表达式来创建计算字段。 在 Access 中使用表达式类似于使用 Excel 中的公式计算值的过程。 也可使用 Access 查询汇总数据并呈现聚合值,例如总和、平均值和计数。

建模    在 Excel 中, 模拟分析 工具预测工作表模型的结果。 假设分析允许对数据运行不同的方案(例如最佳方案和最差情况方案)并比较摘要报告中多个方案的结果数据。 Access 中未提供类似的功能。

透视和图表    在这两个程序中,都可以创建数据透视表和数据透视表图表。 但是,Excel 提供比 Access 更高级的数据透视表报告和图表功能。 如果计划创建广泛的数据透视表或定期提供具有专业水准的图表,应在 Excel 中使用数据透视表或数据透视表图表,而不是在 Access 中使用相同的功能。

Access 和 Excel 都可以在协作环境(例如 Windows SharePoint Services 和网络文件共享)中使用,但多个用户访问数据的方式存在差异。

多个用户访问数据    在正常操作下,Access 允许多个用户同时打开单个数据库;这很有效,因为 Access 仅锁定正在编辑的数据;因此,其他用户可以在不发生冲突的情况下编辑不同的记录。 在 Excel 中,您可以与其他用户共享工作簿,但当用户在不同时间(而不是同时)处理该工作簿的数据时,多用户协作功能最佳。 实际上,Access 数据库的用户可以协作处理一组数据,Excel 工作簿的用户可以协作处理文档

使用Windows SharePoint Services协作    这两个程序与 Microsoft Windows SharePoint Services技术(如 SharePoint 列表和文档库)集成。

Access 提供多种方法与 SharePoint 网站上多个用户进行协作。 例如,您可以将完整数据库上传到 Windows SharePoint Services 文档库,使窗体和报表以 Windows SharePoint Services 视图的形式提供,以及将数据库链接到 SharePoint 列表中存储的数据。

Excel 仅提供一种方法来与多个用户协作处理SharePoint Services网站。 您可以将工作簿上载到Windows SharePoint Services库,个人用户可以签出工作簿进行更改,防止其他用户同时修改工作簿。 用户可以在不签出工作簿的情况下编辑工作簿,在这种情况下,他们必须与其他用户协调以避免数据冲突。

使用网络文件夹进行协作    如果将 Access 数据库存储在共享网络文件夹中,则多个用户可以打开该数据库并同时处理其数据。 当用户编辑单个记录时,这些记录会被锁定。 如果将 Excel 工作簿存储在共享网络文件夹中,则一次只能有一个用户编辑该工作簿。 出于查看目的,多个用户可以在另一个用户编辑工作簿时打开该工作簿,但在编辑工作簿的用户关闭数据之前,这些用户无法对数据做出任何更改。

这两个程序都提供类似的功能(密码和加密)来帮助防止数据丢失,并防止数据遭到未经授权的访问。 但是,Access 和 Excel 在用户级数据保护的工作方式上存在一些差异。

数据丢失防护    在 Access 中,工作会持续保存,因此,如果发生意外故障,则 (丢失) 。 但是,由于 Access 会持续保存您的工作,因此您也可以进行更改,您以后决定不想提交这些更改。 为了确保可以按所需方式还原数据库,应按计划创建数据库文件的备份副本,以满足需求。 可以从备份中恢复整个数据库,也可以只还原所需的表或其他数据库对象。 如果使用文件系统备份实用工具,则还可使用文件系统备份中的数据库副本还原数据。 在 Excel 中,可以在更新数据时以设置的时间间隔保存自动恢复信息。

用户级数据保护    在 Excel 中,您可以通过隐藏数据列和行从视图中删除关键或私有数据,然后保护整个工作表以控制用户对隐藏数据的访问。 除了保护工作表及其元素,您还可以锁定和解锁工作表中的单元格,以防止其他用户无意中修改重要数据。

文件级安全性    在文件级别,可以在这两个 加密 使用文件,防止未经授权的用户看到数据。 您也可以要求输入 密码 打开数据库文件或工作簿。 此外,您还可以使用一个库,帮助保护数据库文件或 数字签名 。

限制对数据的访问    在 Excel 中,可以指定基于用户的权限来访问数据,或设置只读权限,防止其他用户更改他们有权访问的数据。 Access 不提供用户级安全功能,但 Access 支持其连接到的任何数据库服务器的用户安全模型。 例如,如果链接到 SharePoint 列表,Access 会管理 SharePoint 列表的用户权限。 如果要阻止未经授权的用户访问 Access 数据,可以通过设置密码来加密数据库。 用户必须输入密码才能从数据库读取数据,即使他们使用 Excel 等其他程序访问它。

若要详细了解如何帮助保护数据,请参阅在 Access 2007 或更高版本中设置或更改 Access 2003 用户级安全性,以及 Excel 中的保护 和安全性

何时使用 Access

一般来说,需要定期跟踪和记录数据,然后显示、导出或打印该数据的子集时,Access 是最佳选择。 Access 表单提供比 Excel 工作表更方便的界面,用于处理数据。 可以使用 Access 自动执行经常执行的操作,Access 报表允许以打印或电子形式汇总数据。 Access 为数据提供了更多结构;例如,可以控制可以输入哪些类型的数据、可以输入哪些值,还可以指定一个表中的数据如何与其他表中的数据相关。 此结构有助于确保仅输入正确类型的数据。

Access 将数据存储在看起来与工作表相同的表中,但 Access 表设计用于针对其他表中存储的数据进行复杂的查询。

在:

  • 预计许多用户正在数据库中工作,并且你需要安全处理数据更新(例如记录锁定和冲突解决)的稳健选项。

  • 预计需要向源自平面表或非关系表的数据集添加更多表。

  • 想要运行复杂的查询。

  • 想要生成各种报表或邮件标签。

  • 管理联系人    您可以管理联系人和邮寄地址,然后在 Access 中创建报表,或将数据与 Microsoft Office Word 合并以打印套用信函、信封或邮件标签。

  • 库存和资产跟踪    你可以创建家中或公司中物品的清单,并将照片或其他相关文档与数据一起存储。

  • 订单跟踪    你可以输入有关产品、客户和订单的信息,然后创建按照员工、区域、时间段或一些其他值显示销售额的报表。

  • 任务跟踪    你可以跟踪一组人员的任务,并在其他人更新其现有任务的同时向同一数据库中输入新任务。

  • 组织库    您可以使用 Access 来存储有关书籍和 CD 的数据,并跟踪已购买书籍和 CD 的人。

  • 事件规划    可以输入有关活动日期、地点和参与者的信息,然后打印关于活动的日程表或摘要。

  • 食物跟踪    跟踪食谱,记录饮食和锻炼活动。

何时使用 Excel

作为电子表格程序,Excel 可以将大量数据存储在包含一个或多个工作表的工作簿中。 但是,Excel 针对数据分析和计算进行了优化,而不是用作 Access 等数据库管理系统。 可以使用此灵活的程序构建用于分析数据的模型、编写简单而复杂的公式以对该数据执行计算、以所需的任何方式透视数据,以及以各种专业水准的图表显示数据。

在:

  • 需要数据的平面或非关系视图,而不是使用多个 关系数据库 且数据主要为数字时的数据视图。

  • 经常对数据运行计算和统计比较。

  • 希望使用数据透视表以紧凑且灵活的布局查看分层数据。

  • 计划定期创建图表,并想要使用 Excel 中可用的新图表格式。

  • 想要使用条件格式图标、数据条和色阶来强调数据。

  • 想要对数据执行复杂的建模分析操作,例如统计、工程和回归分析。

  • 想要跟踪简单列表中的项目,以便个人使用或进行有限的协作。

  • 会计专用    您可以在许多财务会计报表(例如,现金流结算表、利润表或损益表)中利用 Excel 的强大计算功能。

  • 预算    无论是个人需求还是业务相关需求,都可以在 Excel 中创建任何类型的预算,例如市场营销预算计划、活动预算或停用预算。

  • 帐单和销售    Excel 还可用于管理帐单和销售数据,并且可以轻松创建所需的表单 ,例如销售发票、打包单或采购订单。

  • 报告    您可以在 Excel 中创建各种类型的报表来反映数据分析或汇总数据,例如,用于衡量项目性能、预测数据、汇总数据或显示差异数据的报表。

  • 计划    Excel 是创建专业计划或有用规划器(例如,每周课程计划、市场营销研究计划、年度税收计划或规划器)的出色工具,可帮助你规划每周餐饮、聚会或假期。

  • 跟踪    可以使用 Excel 跟踪时间表或列表中的数据,例如,用于跟踪工作的工作表或跟踪设备的库存列表。

  • 使用日历    由于 Excel 具有网格类型,因此适合创建任何类型的日历,例如,用于跟踪学年中的活动的学术日历,或用于跟踪业务活动和里程碑的会计年度日历。

有关这些类别中任何一个类别中的有用 Excel 模板,请参阅 Microsoft Office Online 上的 Excel 模板。

将 Access 和 Excel 一起使用

有时,你可能希望利用这两个计划所提供的优势。 例如,你在 Excel 中创建了一个工作表,可以在其中计算和分析数据,但工作表变得太大且过于复杂,其他许多用户需要有权访问数据。 此时,您可能希望将工作表导入或链接到 Access,并使用它作为数据库,而不是在 Excel 中使用它。 或者,你可能在 Access 数据库中有要创建一些详细 Excel 数据透视表和具有专业水准的 Excel 图表的数据。

无论您首先使用哪种程序,您始终都可以将数据从一个程序转移到另一个程序,您可以在其中继续处理这些数据。 有或没有数据连接时,可以将数据从 Excel (引入 Access,反之亦然) 复制、导入或导出数据。

若要详细了解如何在两个程序之间交换数据,请参阅"将数据从 Excel 移动到 Access"。

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