使用 Excel 和 Microsoft 组创建和共享仪表板

仪表板是关键指标的可视表示形式,可让你在一个位置快速查看和分析数据。 仪表板不仅提供合并的数据视图,还提供了自助业务智能机会,用户可在其中筛选数据以仅显示重要内容。 过去,Excel 报告经常需要你根据其需求为不同的人员或部门生成多个报告。

带有切片器和 Timline 的 Excel 仪表板示例

概述

在本主题中,我们将讨论如何使用多个数据透视表、数据透视图和数据透视表工具来创建动态仪表板。 然后,我们将让用户能够使用切片器和日程表快速筛选数据,这使数据透视表和图表能够自动展开并收缩以仅显示用户想要查看的信息。 此外,您可以在添加或更新数据时快速刷新仪表板。 这使它非常方便,因为您只需创建一次仪表板报表。

在此示例中,我们将从单个数据源创建四个数据透视表和图表。

创建仪表板后,我们将向你介绍如何通过创建 Microsoft 组将其与人员共享。 我们还拥有一个交互式 Excel 工作簿,您可以下载该工作簿并自行执行这些步骤。

下载 Excel 仪表板教程工作簿。

获取数据

  1. 可以直接将数据复制并粘贴到 Excel 中,也可以从数据源设置查询。 对于本主题,我们使用罗斯文商贸模板中的 "销售分析" 查询进行 Microsoft Access。 如果想要使用它,可以打开 Access 并转到 "文件" > "新建" > 搜索 "罗斯文",然后创建模板数据库。 完成后,你将能够访问模板中包含的任何查询。 我们已经将此数据放入 Excel 工作簿,因此如果您没有访问权限,无需担心。

  2. 验证数据的结构是否正确,并且不缺少任何行或列。 每行都应代表单个记录或项目。 有关设置查询或需要操作数据的帮助,请参阅在 Excel 中获取 & 转换

    要用作数据透视表数据源的 Excel 表中的示例数据
  3. 如果尚未将数据设置为 Excel 表格格式,请将数据设置为Excel 表格格式。 从 Access 导入时,数据将自动导入到表中。

创建数据透视表

  1. 选择数据区域内的任意单元格,然后转到 "插入>数据透视表>"新建工作表"。 有关更多详细信息,请参阅创建数据透视表以分析工作表数据

  2. 添加所需的数据透视表字段,然后设置所需的格式。 此数据透视表将成为其他人的基础,因此你应该花一些时间来对样式、报表布局和常规格式进行必要的调整,以便你无需多次执行此操作。 有关详细信息,请参阅:设计数据透视表的布局和格式

    在这种情况下,我们按产品类别创建销售额的顶级汇总,并按降序排序 "销售额" 字段。

    按类别列出的示例数据透视表,销售额 & 总计

    有关详细信息,请参阅对数据透视表或数据透视图中的数据进行排序

  3. 创建主数据透视表后,选择它,然后根据需要将其复制并粘贴到工作表中的空白区域。 对于我们的示例,这些数据透视表可以更改行,但不能更改列,因此我们将它们放在同一行中,每个行之间有一个空白列。 但是,如果您的数据透视表可以展开列,您可能会发现需要将数据透视表放在彼此之下。

    重要: 数据透视表不能相互重叠,因此请确保你的设计允许它们之间有足够的空间,以允许它们在筛选、添加或删除值时进行扩展和收缩。

    此时,你可能需要为数据透视表提供有意义的名称,以便知道它们的功能。 否则,Excel 会将其命名为 PivotTable1、PivotTable2 等。 你可以选择每个名称,然后转到 "数据透视表工具" > "分析" > 在 "数据透视表名称" 框中输入新名称。 如果将数据透视表连接到切片器和日程表控件,这将非常重要。

    从数据透视表工具中重命名数据透视表 > 分析 > 数据透视表名称框

创建数据透视图

  1. 单击第一个数据透视表中的任意位置,然后转到 "数据透视表工具" >分析>数据透视图> 选择图表类型。 我们选择一个组合图表,其中包含 "销售额" 作为簇状柱形图,并将 "总百分比" 作为在次坐标轴上绘制的折线图的百分比。

    带有簇状柱形图和折线图的组合图的 "图表 seelction" 对话框
  2. 从 "数据透视图工具" 选项卡中选择图表,然后选择 "大小" 和 "格式"。 有关更多详细信息,请参阅我们在设置图表格式的系列。

  3. 为其余每个数据透视表重复上述操作。

  4. 现在,还可以很好地重命名数据透视图。 转到 "数据透视图工具" > "分析> 在"图表名称"框中输入新名称。

添加切片器和日程表

切片器和日程表允许你快速筛选数据透视表和数据透视图,因此你可以仅查看有意义的信息。

仪表板的分解视图和仪表板中的日程表控件
  1. 选择任意数据透视表,然后转到 "数据透视表工具" >分析>筛选> "插入切片器",然后选中要用于切片器的每个项目。 对于此仪表板,我们选择 "类别"、"产品名称"、"员工" 和 "客户名称"。 单击 "确定" 时,会将切片器添加到屏幕的中间,堆叠在一起,以便根据需要排列和调整它们的大小。

    从数据透视表工具中插入切片器选项 > 分析 > 筛选器
  2. 切片器选项-如果单击任何切片器,则可以转到 "切片器工具" >选项,并选择各种选项,如 "样式" 和 "显示多少列"。 你可以通过使用Ctrl + 左键单击,然后使用 "切片器工具" 选项卡上的 "对齐工具" 来对齐多个切片器。

  3. 切片器连接-切片器将仅连接到你用于创建它们的数据透视表,因此你需要选择每个切片器,然后转到切片器工具>选项>报表连接,并检查要连接到每个切片器的数据透视表。 即使工作表处于隐藏状态,切片器和日程表也可以控制任何工作表上的数据透视表。

    切片器报表 > 选项中的切片器工具的连接
  4. 添加日程表-选择任意数据透视表,然后转到 "数据透视表工具" >分析>筛选>插入日程表,然后选中要使用的每个项目。 对于此仪表板,我们选择订单日期。

  5. 日程表选项-单击时间线,转到 "日程表工具" >选项,然后选择 "样式"、"页眉" 和 "标题" 等选项。 选择 "报告连接" 选项,将日程表链接到所选的数据透视表。

了解有关切片器和日程表控件的详细信息。

后续步骤

你的仪表板现在已功能完善,但你可能仍需要按所需方式排列它并进行最终调整。 例如,你可能想要添加报表标题或背景。 对于我们的仪表板,我们在数据透视表周围添加了形状,并从 "视图" 选项卡中关闭了标题和网格线。

请确保测试你的切片器和日程表,以确保你的数据透视表和数据透视图正确运行。 你可能会发现,如果一个数据透视表想要调整另一个选定内容,这种情况会导致问题,但这不能执行,并且将显示一条错误消息。 在分发仪表板之前,应更正这些问题。

完成仪表板设置后,您可以单击本主题顶部的 "共享仪表板" 选项卡,了解如何分发仪表板。

恭喜创建你的仪表板! 在此步骤中,我们将向你介绍如何设置 Microsoft 组以共享你的仪表板。 我们要做的是将你的仪表板固定到 SharePoint 中的组文档库顶部,以便你的用户可以随时轻松访问它。

注意: 如果尚未设置组,请参阅在 Outlook 中创建组

将仪表板存储在组中

如果尚未在组中保存仪表板工作簿,则需要将其移动到该组中。 如果它已位于组的文件库中,则可以跳过此步骤。

  1. 转到 " Outlook 2016 " 或 " Outlook 网页版 " 中的组。

  2. 单击功能区中的 "文件" 以访问组的文档库。

  3. 单击功能区上的 "上传" 按钮,并将仪表板工作簿上传到文档库。

将其添加到你的组的 SharePoint Online 团队网站

  1. 如果您从 Outlook 2016 访问文档库,请单击左侧导航窗格中的 "开始"。 如果从 Outlook 网页版 访问文档库,请从功能区的右端单击 "更多>网站"。

  2. 单击左侧导航窗格中的 "文档"。

  3. 找到你的仪表板工作簿,然后单击其名称左侧的选择圆圈。

  4. 选中仪表板工作簿后,在功能区上选择 "固定到顶部"。

选择文件,然后单击 "固定到顶部" 以使其在文档库中轻松 acessible

现在,每当用户到达 SharePoint Online 团队网站的 "文档" 页面时,你的仪表板工作表将位于顶部。 他们可以单击该文件,轻松访问当前版本的仪表板。

提示: 用户还可以通过 Outlook 组移动应用访问组文档库,包括仪表板工作簿。

另请参阅

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