使用 SharePoint 或 OneDrive 共享文档

这听起来是否很陌生? 您通过电子邮件向您的同事发送文件。 他们添加反馈后,您需要从原稿的 3 或 4 个副本中集成批注和更改。

还有另一种方法。 如果你拥有 SharePoint 或 Microsoft OneDrive 上的帐户,则可以将 Word 文件保存到其中一个位置,然后使用 "共享" 命令让其他人阅读或编辑您的文件副本。 没有更多的文件编号,只需一个副本和每个人的反馈。 (具体可以对文件执行哪些操作取决于您所授予的权限)。

以下是从开始到结束的整个过程。 直接跳到所需的部分。

首先在 Word 中,向位置列表中添加 SharePoint 或 OneDrive。

  1. 在 Word 中,单击“文件”>“另存为”>“添加位置”。

  2. 在“添加位置”下,单击要使用的服务,如 Office 365 SharePointOneDrive

  3. 填写为任一服务显示的“登录”屏幕。 您可能需要与 IT 部门联系,以获取用户名和密码。

    完成后,新位置会出现在 Word 的“另存为”窗格上。

保存到新位置并进行共享

在向位置列表中添加一个云位置后,便可以共享文档。 您只需为每个文件执行一次这样的操作。

  1. 打开要共享的文档。

  2. 单击“文件”>“另存为”。

  3. 在“另存为”页面上,双击要使用的位置(您的 SharePoint 文档库、您计算机上的位置、您的“我的网站”或您的 OneDrive)。

  4. 为文件命名,然后单击“保存”。 如果这让你返回到“信息”选项卡,请再次单击“共享”。

  5. 在“与人共享”(或者在 Word 2013 中,是“邀请他人”)下,输入要与之共享文件的用户的姓名或电子邮件地址。

  6. 如果需要,请选择“可编辑”或“可查看”。 第一个选项允许您的同事更改文件,第二个选项让您的文件更加安全。

  7. 在地址行下面的框中输入一条消息(如果需要),然后单击“共享”。

共享已保存的文档

如果您已将文件保存到 SharePoint 或 OneDrive,请执行以下步骤。

  1. 打开要共享的文档。

  2. 单击“文件”>“共享”>“与人共享”(或者在 Word 2013 中,是“邀请他人”)。

  3. 输入与你共享的用户的姓名或电子邮件地址。

  4. 如果需要,请单击 "可编辑" 或 "可查看"。 第一个选项允许同事更改文件。 第二种使文件更安全。

  5. 在地址行下面的框中输入一条消息(如果需要),然后单击“共享”。

停止与他人共享

停止共享文档的方法如下。

  1. 打开您不想要共享的文档。

  2. 单击“文件”>“共享”。

  3. 在“与人共享”(或者在 Word 2013 中,是“邀请他人”)下,右键单击要删除的用户,然后单击“删除用户”。

有关 OneDrive 和 Microsoft 365 的详细信息

  • 若要打开 OneDrive 帐户,请参阅注册 Microsoft 帐户

  • 若要订阅Microsoft 365 的 SharePoint 帐户,请参阅Microsoft 365主页。

  • 如果您的公司有 SharePoint 而且您有关于它的问题,请与您的系统管理员联系。

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