本主题介绍可用于修改现有 Access 报表的技术。 Access 两个视图,可用于对报表进行更改:布局视图和设计视图。 你选择使用哪个视图取决于你尝试完成的特定任务。 你最终可能会使用这两种视图进行更改。

你要做什么?

了解布局视图

布局视图是最直观的视图,可用于报表修改,可用于要对报表进行的所有更改 Access 。 在布局视图中,报表实际上正在运行,因此,您可以像打印时一样查看数据。 但是,也可以在此视图中更改报表设计。 由于在修改报表时可以看到数据,因此它对于设置列宽、添加分组级别或执行几乎会影响报表外观和可读性的其他任何任务非常有用。 下图显示了布局视图中的客户电话簿报表。

布局视图中的报表

在布局视图中看到的报表看起来与打印的报表不完全相同。 例如,布局视图中没有分页符。 此外,如果已使用"页面设置"为报表设置列格式,则列不会显示在布局视图中。 但是,布局视图提供非常接近打印报表的近似值。 如果要查看打印时报表的外观,请使用"打印预览"。

某些任务无法在布局视图中执行,需要切换到"设计"视图。 在某些情况下,Access 将显示一条消息,告诉你必须切换到设计视图以进行特定更改。

了解设计视图

设计视图提供报表结构的更详细视图。 可以看到报表、页面和组的页眉和页脚带。 报表实际上未在设计视图中运行,因此在工作期间看不到基础数据;但是,某些任务在设计视图中比在布局视图中更容易执行。 你可以:

  • 向报表添加更广泛的控件,例如标签、图像、线条和矩形。

  • 在文本框本身中编辑文本框控件来源,而无需使用属性表。

  • 更改布局视图中不可用的某些属性。

下图显示了设计视图中的客户电话簿报表。

“设计”视图中的报表

在视图之间切换

Access 提供多种方法在视图之间切换。 如果报表已打开,可以通过执行下列操作之一切换到另一个视图:

  • 在导航窗格中右键单击报表,然后在快捷菜单上单击想要查看的视图。

  • 右键单击报表的文档选项卡或标题栏,然后在快捷菜单上单击想要查看的视图。

  • 在"开始"选项卡上的"视图"组中,单击"视图"按钮以在可用视图之间进行切换。 或者,可以单击"视图"下的箭头 ,然后从菜单中选择一个可用视图。

  • 右键单击报表本身的空白区域,然后单击想要查看的视图。 如果报表在设计视图中打开,则必须在设计网格外部右键单击。

  • 单击 Access 状态栏上的一个小视图图标。

如果报表未打开,请在导航窗格中双击报表,在"报表"视图中打开它。 若要在另一个视图中打开报表,请在导航窗格中右键单击报表,然后在快捷菜单上单击想要查看的视图。

注意: 如果要修改已使用"页面设置"创建多个列的报表 (例如邮件标签报表) ,则只能查看打印预览中的列。 在"报表"视图或"布局"视图中查看报表时,Access 将在单个列中显示数据。

在布局视图中修改报表

本部分介绍可以在布局视图中执行的部分常见报表修改。

在布局视图中更改列或字段宽度

  1. 单击要调整的列中的某个项目。

    在项目周围绘制一个边框,以指示已选中该字段。

  2. 拖动边框的右边缘或左边缘,直到列为您需要的宽度。

在布局视图中更改行或字段高度

  1. 单击要调整的行中的项目。

    在项目周围绘制一个边框,以指示已选中该字段。

  2. 拖动边框的顶部或底部边缘,直到该行达到您需要的高度。

在布局视图中添加字段

  • “设计”选项卡上的“工具”组中,单击“添加现有字段”

    将显示可用字段的列表。 如果其他表中有可用的字段,这些字段将显示在其他表中可用的字段下:

  • 将字段从"字段 列表"拖动 到报表上。 移动字段时,突出显示的区域将指示释放鼠标按钮时该字段的放置位置。

    注意: 若要一次添加多个字段,请按住 Ctrl 键并单击字段列表中的每个字段。 然后,释放 Ctrl 键并将字段拖动到报表上。 这些字段将相邻放置。

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了解控件布局

控件布局是水平和垂直对齐控件的参考线,为报表提供统一的外观。 可以将控件布局视为表格,其中表格的每个单元格都包含一个控件。 以下过程将展示如何在控件布局中添加、删除或重新排列控件。

控件布局有两种:表格和堆叠。

  • 在表格控件布局中,控件以行和列(如电子表格)排列,标签位于顶部。 表格控件布局始终跨报表的两个部分;无论控件在哪个部分,标签都放在控件上方的部分中。 下图显示了基本的表格控件布局。

    基本表格式控件布局

  • 在堆叠式布局中,控件垂直排列,就像在纸张窗体上看到的一样,每个控件左侧都有一个标签。 堆叠布局始终包含在单个报表部分中。 下图显示了基本的堆叠控件布局。

    基本堆叠式控件布局

您可以在一个报表上具有任一类型的多个控件布局。 例如,可以使用表格布局为每个记录创建一行数据,然后在下方创建一个或多个堆叠布局,其中包含同一记录中的更多数据。

创建新的控件布局

在下列情况下,Access 会自动创建纵栏式控件布局:

  • 通过单击"创建"选项卡 按钮图像报表"组中创建新报表。

  • 在"创建"选项卡上的"报表"组中单击"空报表" 按钮图像,然后将字段从"字段列表"窗格拖动到报表,即可创建新报表。

在现有的报表上,可以通过执行以下操作创建新的控件布局:

  1. 选择要添加到布局的控件。

  2. 如果要将其他控件添加到同一布局,请按住 SHIFT 键并选择这些控件。

  3. 执行下列操作之一:

    • 在"排列"选项卡上的"表格"组中,单击"表格"或"堆积"。

    • 右键单击所选控件或控件,指向"布局",然后单击"表格"或"堆叠"。

Access 将创建控件布局,并将选定的控件添加到该布局中。

将控件布局从表格切换到堆叠,或者从堆叠切换到表格

若要将整个布局从一种类型的布局切换到另一种类型的布局,请:

  • 通过单击布局左上角的橙色布局选择器选择控件布局。

    将选中布局中所有单元格。

  • 执行下列操作之一:

    • 在"排列"选项卡上的"表格"组中,单击要 (表格或堆叠的布局) 。

    • 右键单击控件布局,指向 "布局",然后单击想要的布局类型。

Access 将控件重新排列为所选布局类型。

将一个控件布局拆分为两个布局

可以使用以下过程将控件布局拆分为两种布局:

  1. 按住 SHIFT 键,然后单击要移动到新控件布局的控件。

  2. 执行下列操作之一:

    • 在"排列"选项卡上的"表格"组中,单击要用于新布局的布局类型 (表格或堆叠) 。

    • 右键单击所选控件,指向 "布局",然后单击要用于新布局的布局类型。

Access 将创建新的控件布局,并将选定的控件添加到该布局中。

重新排列控件布局中的控件

  • 可以通过将控件拖动到所需的位置,在控件布局中移动控件。 拖动字段时,水平或垂直条指示释放鼠标按钮时将放置该字段的位置。

  • 你可以将控件从一个控件布局移动到同一类型的另一个控件布局。 例如,您可以将控件从一个堆叠布局拖动到另一个堆叠布局,但不能拖动到表格布局。

向控件布局添加控件

将"字段列表"窗格中的新 字段添加到 现有控件布局    

  • 只需将字段从"字段列表 "窗格 拖动到布局。 水平或垂直条指示释放鼠标按钮时字段的放置位置。

将现有控件添加到现有控件布局    

  1. 选择要添加到控件布局的第一个控件。

  2. 如果要将其他控件添加到同一布局,请按住 SHIFT 键并选择这些控件。 可以选择其他控件布局中的控件。

  3. 执行下列操作之一:

    • 如果报表在设计视图中打开,请将所选字段拖动到布局。 水平或垂直条指示释放鼠标按钮时字段的放置位置。

    • 如果报表在布局视图中打开:

      1. 在"排列"选项卡上的"表格"组中,单击要添加到的布局的类型。 如果要添加到表格布局,请单击"表格"。 如果要添加到堆叠布局,请单击"堆叠"。

        Access 将创建新的布局,并将选定的控件添加到该布局中。

      2. 将新布局拖动到现有布局。 水平或垂直条指示释放鼠标按钮时字段的放置位置。

从控件布局中删除控件

从控件布局中删除控件可将其放在报表的任意位置,而不会影响任何其他控件的位置。

  1. 选择要从布局中删除的控件。 若要选择多个控件,请按住 Shift 键,然后单击要删除的控件。 若要选择布局中所有控件,请单击布局左上角的布局选择器框。

  2. 右键单击所选控件之一,指向"布局",然后单击"删除布局"。

    Access 从布局中删除选定的控件。

提示: 若要防止控件在移动时插入到控件布局中,请按住 Ctrl 键,然后将控件拖动到想要的位置。

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删除字段或列

  1. 单击要删除的字段或列,或单击其标签或列标题。

    Access 在项目周围绘制一个边框,以指示已选中该项目。

  2. 按 Delete。

更改页面设置

使用"页面设置"选项卡上的"页面大小和页面布局"组更改大小、方向、边距等。

  1. 单击" 页面设置" 选项卡。

  2. 在" 页面大小" 组中,单击 "大小 "以选择不同的纸张大小。

  3. "页面大小" 组中,单击 "页 边距"以调整报表的页边距。

  4. 在" 页面布局" 组中,单击 "纵向 "或 "横向 "以更改纸张方向。

更改字段的格式

  1. 选择要设置格式的域。

  2. "格式 "选项卡上,使用 "字体 "组中的工具应用所需的格式。

将文本框绑定到其他字段 (更改控件的)

  1. 在要更改其控件源的列或字段内单击。

    在项目周围绘制一个边框,以指示已选中该字段。

  2. 如果属性表,请按 F4 以显示它。

  3. 在字段 "属性表选项卡上,将 ControlSource 属性设置为新字段。 可以从下拉列表中选择一个字段,也可以在框中键入表达式。

更改报表的记录源

  1. 如果未属性表,请按 F4 以显示它。

  2. 在报表顶部的下拉列表中,属性表"报表"。

  3. 在属性表中,单击“数据”选项卡。

  4. "记录源 "下拉列表中,选择要用于记录源的表或查询,或单击 “生成器”按钮以显示查询生成器。

    注意: 如果报表当前基于表,Access 会询问是否要基于该表创建查询。 单击 "是 "以显示查询生成器并创建查询,或单击" "取消操作。 如果选择创建查询,新查询将成为报表的记录源。 它将创建为"嵌入式"查询,即存储在报表 的 RecordSource 属性中的查询,而不是作为单独的查询对象。

在字段中自动换行

  1. 如果未属性表,请右键单击要换行文本的字段,然后单击"属性"。 否则,只需单击字段将其选中。

  2. 在表的"格式"选项卡属性表,将 CanGrow属性设置为"是"。

添加网格线

如果你的控件包含在控件布局中,你可以添加网格线以在控件之间提供更直观的分隔。

  1. 单击控件布局中的任意字段。

    在字段周围绘制一个边框以指示已选中它。

  2. 在"排列"选项卡上的"表格"组中,单击"网格线"。

  3. 从下拉列表中选择想要的网格线样式。

注意: 还可以添加网格线,方法是右键单击控件布局中的任意字段,指向"布局",指向网格线,然后选择想要的网格线类型。

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添加或修改徽标或其他图像

以下过程将展示如何使用徽标工具向报表添加徽标,以及如何调整图像控件或图像控件内图像的大小。

添加徽标

  • 在"设计"选项卡上的"页眉/页脚"组中,单击"徽标"。

    将显示 "插入图片 "对话框。

  • 浏览到存储徽标文件的文件夹,然后双击该文件。

    Access 会将徽标添加到报表的左上角。

调整包含徽标或其他图像的控件的大小

  1. 单击包含图像的控件。

    控件周围绘制了一个边框,表示已选中该控件。

  2. 将指针放在边框上。 当指针变为双箭头时,你可以按箭头指示的方向拖动它,以放大或缩小图像控件。

请注意,图像的"大小模式"属性的默认值为"剪辑",这意味着无论图像控件的大小如何,图像都将保持相同的大小。 如果希望在调整控件大小时图像变大或变小,请执行下列操作:

调整控件内的徽标或图像大小

  1. 选择图像。

  2. 如果尚未显示属性表,请按 F4 显示该表。

  3. "设置 大小属性表选项卡上,将 "大小模式 "属性设置为想要的选项:

设置

说明

剪辑

无论创建图像控件的大小如何,图像都保持相同大小。 如果使图像控件小于图像,则图像会被剪裁。

伸展

图像垂直和水平拉伸,以匹配图像控件的大小。 不会保留图像的原始纵横比,因此此设置可能会导致图像失真,除非精确设置图像控件的高度和宽度。

缩放

调整图像控件的大小时,图像将调整为尽可能大,而不会影响图像的原始纵横比。

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添加或编辑报表标题

以下过程将展示如何添加或编辑包含报表标题的标签。

向报表添加标题

  • 在"设计"选项卡上的"页眉/页脚"组中,单击"标题"。

    新标签将添加到报表页眉,并输入报表名称作为报表标题。

  • 创建标签后,将选中标签中的文本,以便如果要更改文本,只需开始键入标题。

  • 完成后按 Enter。

编辑报表标题

  1. 双击包含报表标题的标签,将光标置于标签中。

  2. 键入要用作报表标题的文本,完成后按 Enter。

添加页码、当前日期或当前时间

以下过程将展示如何将页码添加到报表,以及如何添加当前日期或当前时间。

添加页码

  • 在"设计"选项卡上的"页眉/页脚"组中,单击"页码"。

    将显示 "页码 "对话框。

  • 选择页码的格式、位置和对齐方式。

  • 如果 不希望首页显示 数字,请清除"显示首页编号"复选框。

  • 单击“确定”

    页码将添加到报表。 切换到"打印预览"以查看打印报表时数字的外观。

添加日期或时间

  • 在"设计"选项卡上的"页眉/页脚"组中,单击"日期和时间"。

    将显示 "日期和时间 "对话框。

  • 如果不想包含日期,请清除“包含日期”复选框。

  • 如果要包括日期,请单击想要的日期格式。

  • 如果不想包含时间,请清除“包含时间”复选框。

  • 如果要包括时间,请单击想要的时间格式。

    日期和时间示例(采用所选格式)显示在对话框的"示例"区域中。

  • 单击“确定”

在设计视图中修改报表

在某些情况下,无法在布局视图中对报表执行某些修改,必须改为使用设计视图。

添加行号

  1. 在“设计”选项卡上的“控件”组中,单击“文本框”。

  2. 单击要显示行号的分区的打开区域。 在大多数情况下,这将是"详细信息"部分。 稍后将文本框移动到其最终位置。

    单击报表时,Access 会创建一个新的未绑定文本框。

  3. 单击新 (文本框左侧的标签,) DELETE。

  4. 单击新文本框中的一次以将其选中,然后再次单击以将光标置于文本框中。

  5. 键入 =1, 然后按 Enter。

  6. 如果尚未显示属性表,请按 F4 显示该表。

  7. 在数据集"数据"属性表,将"运行总和"属性设置为"全部"。

    注意: 如果这是分组报表,并且希望每个组的编号从 1 开始,则该属性设置为"Over Group"。

  8. 将指针放在文本框右边缘的大小控点上,然后向左拖动,将文本框调整为较小的宽度。 为此报表上预期显示的最大行号留有足够的空间。

  9. 如果需要,请通过向右拖动该分区中的现有控件,或调整该部分最左侧控件大小,为"详细信息"部分最左侧的文本框留有空间。

  10. 将新文本框拖动到报表上需要它的位置。

  11. 切换到报表视图、打印预览或布局视图以查看行号。

使组页眉显示在每页顶部

对于跨多个页面的组,让组页眉显示在每个页面顶部非常有用,以便可以轻松查看数据位于哪个组。 可以在"布局"视图中选择组标题,但在"设计"视图中可以更轻松地执行此操作。

  1. 双击组标题部分选择器 (组标题部分上方的水平栏) 。

  2. 在分区的"格式"选项卡属性表"重复节"属性设置为"是"。

在其自己的设计视图窗口中打开子报表

在设计视图中打开报表时,报表上包含的所有子报表也会在设计视图中打开。 但是,每个子报表都显示在其子报表控件内,而不是作为单独的窗口显示。 由于子报表控件通常太小,无法轻松处理,因此通常更方便地在其自己的窗口中打开子报表,然后对其进行编辑。 若要打开新窗口中的子报表,请执行下列操作之一:

  • 选择子报表,然后在"设计"选项卡上的"工具"组中,单击"新建窗口中的子报表"。

  • 在子报表控件外部单击一次以确保未选中它,然后在子报表控件内右键单击,然后单击"新建窗口"中的"子报表"。

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